Dokumentet: shabllonet dhe plotësimi me AI

Seksioni «Dokumentet» është një ndërtues i dokumenteve të burimeve njerëzore, kontraktuale dhe të inventarit: urdhra, kontrata pune, kontrata furnizimi, prokurë dhe dokumente të tjera që një lokal duhet t'i përpilojë rregullisht. Hapni Paneli i administratorit → Dokumentet (admin.cenaly.com/documents).

Seksioni përbëhet nga tri skeda: «Skedarët», «Shabllonet» dhe «Dokumentet»; si parazgjedhje hapet skeda «Skedarët». Seksioni është i aktivizuar si parazgjedhje dhe shfaqet menjëherë në menynë anësore — nëse nuk ju nevojitet, mund ta hiqni nga paneli përmes kartelës «Dokumentet» në Dyqanin e aplikacioneve (mund të rikthehet përsëri me të njëjtin çelës).

Dokumentet menaxhohen sipas lokacionit të përzgjedhur. Seksioni është i hapur për pronarin dhe ata punonjës, roli i të cilëve përfshin «Dokumentet»: në konfigurimet e gatshme këta janë kontabilisti, përgjegjësi i prokurimit, magazinieri, specialisti i burimeve njerëzore (HR) dhe menaxheri i shitjeve — për çdo pozicion tjetër seksioni mund të shtohet në ndërtuesin e roleve. Punonjësit e tjerë i shohin dokumentet e adresuara për ta në llogarinë e tyre, te «Dokumentet e mia».

Skedarët: tekste, tabela dhe skedarë të ngarkuar#

Skeda «Skedarët» — skedarët e punës së lokalit që nuk krijohen nga një shabllon: shënime, llogaritje, lista çmimesh, skanime. Tri lloje:

• Dokument teksti — redaktues me tituj, lista, tabela, imazhe dhe lidhje, meny slash me /, kërkim dhe zëvendësim dhe asistent IA. I njëjti redaktues si për artikujt e faqes së internetit.
• Tabelë — tabelë elektronike e plotë: formula Excel, formatim, bashkim dhe ngrirje qelizash, renditje dhe filtra, validim të dhënash, formatim me kusht, shënime, disa fletë pune, zhbërje dhe ripërsëritje. Kopjimi nga Excel dhe anasjelltas funksionon. Butoni ⤢ e zgjeron tabelën në të gjithë faqen e shfletuesit; kthimi bëhet me të njëjtin buton ose me tastin Esc.
• Skedar i ngarkuar — PDF, imazhe, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD deri në 25 MB. PDF-të, imazhet dhe teksti hapen drejtpërdrejt në seksion, ndërsa formatet e zyrës shkarkohen.

Mund të krijoni një skedar përmes butonit «Krijo» (tekst / tabelë / ngarko), duke tërhequr skedarin në panel ose nëpërmjet «Importo XLSX/CSV» — skedari i importuar shndërrohet në një tabelë të modifikueshme me vlera, formula, bashkime qelizash dhe përmasa (stili vizual nuk transferohet). Tabela mund të eksportohet sërish në XLSX ose CSV.

Skedarët organizohen në dosjet e tyre përkatëse; rreshti ofron veprime: hap, shkarko, riemërto, dupliko, zhvendos, fshi.

Ndryshimet ruhen automatikisht — një sekondë e gjysmë deri në dy sekonda pasi të keni ndaluar së shkruari, si dhe gjatë mbylljes; statusi shfaqet me mbishkrimin «Ruajtur 14:32 / Duke ruajtur… / Pa ruajtur». Nëse skedari po modifikohet në të njëjtën kohë nga një koleg, në vend të mbishkrimit të heshtur do të merrni një paralajmërim dhe sugjerimin për të ngarkuar versionin më të ri.

Kërkimi në të gjithë seksionin#

Fusha e kërkimit mbi skedat kërkon kudo njëkohësisht: sipas shablloneve (emri, lloji, etiketat e fushave dhe teksti), sipas dokumenteve të gatshme (numri, emri i shabllonit, vlerat e plotësuara, emrat e bashkëngjitjeve) dhe sipas skedarëve — duke përfshirë tekstin e dokumenteve dhe vlerat e qelizave të tabelave; skedarët e ngarkuar PDF dhe skedarët e zyrës gjenden sipas emrit.

Kërkohet që të përputhen të gjitha fjalët e kërkimit — shkronjat e mëdha/të vogla nuk kanë rëndësi, ndërsa përputhja në emërtim ka peshë më të madhe. Në rezultate shfaqet lloji i regjistrimit, numri, rruga e dosjes dhe fragmenti me theksim; klikimi hap redaktuesin përkatës në skedën e duhur.

Shabllonet: tuajat dhe nga katalogu#

Në skedën «Shabllonet» janë të disponueshme:

• Shabllonet tuaja vetjake — krijohen nga e para, me fusha vendmbajtëse të personalizuara ({{emri_i_fushës}}) brenda tekstit. Për shabllonin përcaktohen emri, kategoria (burimet njerëzore / klientët / furnitorët / të tjera), gjuha, lloji i dokumentit dhe seria e numërtimit të parazgjedhur, ndërsa për çdo fushë — etiketa, lloji (tekst, tekst me shumë rreshta, numër, datë, para, listë opsionesh), detyrueshmëria dhe këshilla ndihmëse.
• Katalogu global — 338 shabllone standarde të gatshme për 32 vende (urdhra të personelit, kontratë pune, kontratë furnizimi, kontratë shërbimesh, prokurë për marrjen e mallrave, etj.), të grupuara sipas kategorive — burimet njerëzore, furnitorët, klientët. Në krye shfaqen shabllonet universale, më pas — shabllonet e vendit të lokacionit tuaj, ndërsa vendet e tjera janë të fshehura në një meny fizarmonikë.

Një shabllon nga katalogu mund të lidhet në dy mënyra:

Zgjidhni «Kopje» nëse planifikoni t'i përshtatni formulimet sipas nevojave tuaja, dhe «I lidhur» nëse dëshironi të keni gjithmonë versionin standard më të fundit. Shablloni i lidhur mund të shndërrohet në kopje në çdo moment me butonin «Bëj një kopje».

I njëjti katalog është plotësisht i hapur në faqe, pa regjistrim — seksioni «Shabllonet e dokumenteve»: teksti i çdo shablloni mund të lexohet paraprakisht, mund të aktivizohen seksionet opsionale (periudha e provës, bonusi, forma e pagesës) dhe të shihet se cilat fusha plotësohen automatikisht nga sistemi prej të dhënave të kompanisë, punonjësit dhe palës kontraktuese. Është shumë praktike për të zgjedhur dokumentin e duhur përpara se të hapni një llogari, ose për t'ia dërguar lidhjen një kolegu.

Fushat e platformës#

Një pjesë e fushave nuk kanë nevojë të plotësohen me dorë: butoni «Vendos fushën e platformës» shton në tekst një vendmbajtës që tërheq të dhënat nga llogaria. Ka gjithsej 45 fusha të tilla në gjashtë grupe: kompania (të dhënat ligjore, banka, drejtori), lokacioni, punonjësi (emri i plotë, pozicioni, data e punësimit, paga bazë, të dhënat e pasaportës/kartës së identitetit, etj.), pala kontraktuese, vetë dokumenti (numri, data, titulli) dhe fushat e shërbimit (data e sotme, emri i përdoruesit). Nëse keni shtuar manualisht {{vendmbajtës}} të rinj në tekst, butoni «Përditëso fushat nga teksti» do t'i shtojë ato në tabelën e fushave.

Dosjet dhe numërtimi#

Shabllonet dhe dokumentet organizohen në dosje — këto janë dy pemë të pavarura me gjurmë navigimi (breadcrumbs), riemërtim dhe zhvendosje (gjatë kërkimit lista bëhet e sheshtë, duke treguar shtegun). Për numrat e dokumenteve konfigurohen seritë e numërtimit: shablloni i numrit (si parazgjedhje DOC-{YYYY}-{NNNN}), rivendosja vjetore e numëruesit dhe pamja paraprake e numrit të ardhshëm.

Për dokumentet e personelit merren parasysh afatet e ruajtjes sipas normave të vendit: në rast përpjekjeje për të fshirë një dokument të tillë para kohe, seksioni do t'ju paralajmërojë (pa fshirë asgjë vetë).

Krijimi i një dokumenti pune#

Nga shablloni krijohet një dokument pune (një urdhër konkret për një punonjës specifik, një kontratë konkrete me një furnitor të caktuar, etj.) — skeda «Dokumentet». Çdo dokument pune ka grupin e vet të vlerave për fushat e shabllonit, i pavarur nga dokumentet e tjera të krijuara nga i njëjti shabllon.

Asistenti «Dokument i ri» zhvillohet në dy hapa: së pari zgjidhet shablloni, pastaj konteksti: punonjësi dhe/ose pala kontraktuese nga baza juaj e të dhënave. Menjëherë shihet se çfarë do të plotësohet automatikisht dhe cilat fusha mungojnë — një dokument standard hartohet plotësisht pa AI. Fushat e tjera plotësohen manualisht direkt në formular, me butonin «Plotëso nga sistemi» ose me ndihmën e AI (shih më poshtë). Nëse të dhënat në llogari kanë ndryshuar, butoni «Përditëso nga platforma» do të shfaqë dialogun «ishte → bëhet»; lidhja e fushës me platformën mund të shkëputet («Modifiko manualisht»).

Në vetë dokumentin, e njëjta zgjedhje gjendet në bllokun «Objektet e dokumentit» — tri karta burimore: kompania jonë (nëse pika ka disa persona juridikë, zgjidhet i duhuri — i cili do të vendoset edhe në krye të formularit), punonjësi dhe pala kontraktuese (kërkohet në bazën e të dhënave). Ndërroni kartën — të dhënat në fusha do të merren menjëherë nga e reja, ndërsa të dhënat e së mëparshmes do të hiqen: në dokumentin e përfunduar të dhënat e huaja nuk dallohen me sy nga të saktat, kurse hapësira boshe theksohet në pamjen paraprake. Ajo që keni shkruar manualisht nuk preket kurrë. Pranë çdo karte ndodhet linku «hap kartën», për të korrigjuar të dhënat në burim.

Adresa e faqes tregon gjithmonë se ku ndodheni: dokumenti i hapur ose redaktori i shabllonit përfshihen në link, prandaj F5 ju kthen po aty, «mbrapa» e mbyll dokumentin, dhe linku mund të ndahet me një koleg.

Në grup për një grup punonjësish#

I njëjti dokument për të gjithë stafin nuk ka nevojë të krijohet një nga një: gjenerimi në masë krijon deri në 200 dokumente njëherësh. Zgjidhni shabllonin, përzgjidhni punonjësit (filtër sipas rolit, regjimi «vetëm për ata që nuk e kanë ende»), shikoni pamjen paraprake — dhe përcaktoni nëse dëshironi t'i finalizoni menjëherë dokumentet dhe të kërkoni konfirmimin e njohjes.

Dokumentet mund të hapen jo vetëm nga ky seksion: linqet drejt tyre gjenden te karta e punonjësit, karta e palës kontraktuese dhe te «Dokumentet e mia» në panelin e punonjësit.

Plotësimi i fushave me AI#

Dokumenti i punës ofron dy mënyra për të plotësuar me shpejtësi fushat duke përdorur AI:

1. Chat — përshkruani situatën në formë të lirë (për shembull, «përpilo urdhrin e punësimit për kamarieren Ivanova nga 1 gushti, paga 45000») — AI do të njohë vlerat e nevojshme dhe do t'i vendosë ato në fushat e shabllonit.
2. Foto — fotografoni një formular letre tashmë të plotësuar ose pasaportën/dokumentin nga i cili duhen transferuar të dhënat — AI do të njohë tekstin në foto dhe do të plotësojë fushat përkatëse.

AI nuk shpik vlera që nuk ekzistojnë në përshkrimin tuaj ose në foto — fushat e paplotësuara mbeten bosh dhe theksohen në pamjen paraprake, ndërsa fushat e plotësuara nga AI shënohen veçmas, në mënyrë që të mund t'i kontrolloni përpara printimit. Pas përfundimit të plotësimit, shfaqet një përmbledhje «u plotësuan N fusha, mungojnë M». Faktet e njohura nga sistemi rreth punonjësit të zgjedhur, AI i merr si kontekst, kështu që nuk është e nevojshme t'i përsëritni ato në përshkrim.

Plotësimi me AI nuk funksionon në të gjitha cloud-et: në qarkun rus ai është i çaktivizuar — atje fushat plotësohen manualisht dhe me butonin «Plotëso nga sistemi».

Draft, final dhe numër#

Dokumenti i punës ka dy gjendje:

• Draft — mund të modifikohet çdo fushë, numri nuk është caktuar ende;
• Final — dokumenti merr një numër nga seria e numërimit dhe datën e lëshimit, formulari bllokohet dhe në server gjenerohet PDF-ja përfundimtare.

Dokumenti mund të rikthehet në draft me butonin «Kthe në draft» — numri i lëshuar mbetet i caktuar për dokumentin dhe nuk jepet sërish.

Çdo veprim me dokumentin regjistrohet në ditarin e ngjarjeve të kartës: krijuar, modifikuar, finalizuar, caktuar numri, gjeneruar PDF, dërguar për njohje, dërguar kujtues, plotësuar nga AI, krijuar në grup.

Parapamje, printim dhe PDF#

Në të djathtë të formularit gjendet një parapamje e drejtpërdrejtë A4 e dokumentit: vlerat plotësohen në tekstin e shabllonit automatikisht gjatë plotësimit të fushave, ndërsa {{vendmbajtësit}} e paplotësuar theksohen me ngjyrë për të mos u anashkaluar.

Dokumenti i përfunduar mund të:

• printohet drejtpërdrejt nga shfletuesi;
• shkarkohet si PDF — ai gjenerohet nga serveri, me fonte të integruara për shkrimin latin, cirilik, grek dhe gjeorgjian. Çdo gjenerim i ri ruhet si version më vete, versionet e mëparshme nuk mbishkruhen; linku i shkarkimit është njëpërdorimësh dhe është i vlefshëm për 15 minuta.

Dizajni i fletës. Teksti i shabllonit mbështet formatim të thjeshtë (tituj, lista, tekst të theksuar, tabela), ndërsa vetë fleta printohet në letër me kokë zyrtare — me logon dhe të dhënat e lokacionit. Koka e faqes konfigurohet në redaktuesin e shabllonit, dhe parapamja në ekran përkon plotësisht me atë që eksportohet në PDF.

Bashkëngjitjet dhe dërgimi#

Dokumentit të punës mund t'i bashkëngjitni skedarë — skanimin e kopjes së nënshkruar, një shtojcë, një fotografi. Sipas dëshirës, bashkëngjitja mund t'i jepet asistentit me AI si kontekst gjatë plotësimit të fushave.

Dokumenti i gatshëm i dërgohet marrësit direkt nga skeda — me email (PDF si bashkëngjitje) ose në chat-in e punës. Marrësi plotësohet automatikisht nga konteksti i dokumentit: punonjës ose kontraktor. Të gjitha dërgimet janë të dukshme në historikun e dokumentit, ndërsa teksti i emailit mbërrin në gjuhën e ndërfaqes suaj (gjuhën e dërguesit) — mbështeten të gjitha 45 gjuhët e platformës.

Njohja e punonjësit#

Dokumenti përfundimtar, i lidhur me punonjësin, mund të dërgohet për njohje: punonjësi do ta shohë atë në kabinetin personal, te «Dokumentet e mia», dhe do ta konfirmojë ose refuzojë. Statusi shfaqet në kartelën e dokumentit (pret njohjen / i njohur / refuzuar), dhe nëse është e nevojshme, njohja mund të anulohet dhe të kërkohet përsëri.

Konfirmimi regjistrohet me një bazë provuese — kush, kur, nga cila adresë IP dhe pajisje, plus shuma e kontrollit (checksum) e tekstit të dokumentit — dhe printohet si vulë në faqen e fundit të PDF-së. Ky është një konfirmim i thjeshtë i faktit të njohjes, dhe jo një nënshkrim elektronik i kualifikuar apo sistem KEDO (qarkullim elektronik i dokumenteve të personelit).

Afatet e vlefshmërisë dhe kujtuesit#

Për një dokument mund të caktohet periudha e vlefshmërisë — «vlen nga» dhe «vlen deri më». Ky seksion i monitoron vetë afatet:

• pragjet e kujtuesve — deri në pesë vlera, si parazgjedhje 30, 7 dhe 1 ditë para përfundimit;
• filtrat «skadon» dhe «i skaduar» në listën e dokumenteve dhe përmbledhje sipas lokacionit;
• kontroll i përditshëm në server me njoftim në chat-in e punës; butoni «Kontrollo afatet tani» e nis atë manualisht.

Në këtë mënyrë nuk humbasin librezat shëndetësore, afatet e kontratave dhe të prokurave.

Seksionet e lidhura#

• Stafi dhe turnet — të dhënat e personelit, të cilat do të jenë të dobishme gjatë plotësimit të urdhrave dhe kontratave
• Palët kontraktuese — kartelat e furnitorëve dhe klientëve, nga ku plotësohen të dhënat e palës tjetër
• Inventari — furnitorët me të cilët lidhen kontratat e furnizimit
• Dyqani i aplikacioneve — modulet dhe zgjerimet e llogarisë

Pyetjet e shpeshta#

Si dallohet një shabllon «i lidhur» nga një «kopje»?#

Shablloni i lidhur nuk mund të redaktohet drejtpërdrejt, por ai merr automatikisht përditësimet nga katalogu. Kopja është tërësisht e juaja dhe mund të redaktohet, por përditësimet e katalogut nuk zbatohen për të.

A mund të shpikë AI të dhëna që nuk janë në foto?#

Jo — plotësimi është ndërtuar në mënyrë të tillë që të mos vendosë vlera që mungojnë në përshkrimin tuaj ose në foto. Fusha të tilla mbeten bosh për plotësim manual.

A mund të krijohen disa dokumente nga i njëjti shabllon?#

Po, nga një shabllon mund të krijoni sa të doni dokumente pune të pavarura — për shembull, një urdhër punësimi për çdo punonjës të ri.

Si ta marr dokumentin në letër?#

Hapni dokumentin e punës dhe përdorni butonin e printimit — do të hapet dritarja standarde e printimit e shfletuesit me versionin A4 të dokumentit.