ہوٹل: کمرے، PMS اور مہمانوں کی خدمت

Cenaly اپنی PMS اور مہمانوں کی خدمت کو یکجا کرتا ہے: کمروں کا ذخیرہ، بکنگز، ریٹ پلانز، چیک ان، مہمان کا فولیو، صفائی اور کھانا۔ کاروبار کی قسم «ہوٹل» ہوٹل کی اصطلاحات اور ابتدائی حصے مقرر کرتی ہے؛ انٹیگریشنز اور نئے ماڈیولز کی دستیابی الگ سے جانچی جاتی ہے۔

کھولیں: ایڈمن پینل → کمرے (وہی حصہ جو ریستوران میں «ہال کا نقشہ» ہے — admin.cenaly.com/tables، ہوٹل کے لیے نام بدلا گیا ہے)۔ یہ حصہ پلان ایڈیٹر میں کھلتا ہے؛ کمروں کا ورکنگ بورڈ ہیڈر میں «🛏️ کمرے» بٹن سے آن ہوتا ہے — اسی سے نقشے پر واپس بھی جایا جاتا ہے۔ ساتھ ہی «کمرے کی اقسام»، «ریٹ پلانز»، «🔌 PMS» اور — روسی برانچوں میں، اگر «امیگریشن رجسٹریشن» ایکسٹینشن بند نہ ہو — «🛂 امیگریشن رجسٹریشن» کے بٹن موجود ہیں۔

منزلیں اور کمرے#

نقشے کا ایڈیٹر معمول کے مطابق کام کرتا ہے (ہال کا نقشہ)، فرق صرف یہ ہے کہ ہالوں کو منزلیں کہا جاتا ہے اور میزوں کی جگہ «کمرہ» اور «بستر» عناصر ہیں (ہاسٹل اور مشترکہ سونے کے کمروں کے لیے)۔ ہر کمرے کا ایک لیبل ہوتا ہے (نمبر شماری 101 سے)، اور میز کی طرح کیمرے سے QR کوڈ منسلک کیا جا سکتا ہے۔ کمرے میں رکھا گیا بستر اس کے بعد صرف اسی کمرے میں حرکت کرتا ہے: کمرے کی دیواریں اسے اسی طرح تھامتی ہیں جیسے ہال کی دیواریں، اور ایڈیٹر بستر کو دیوار کے آرپار یا آدھا راہداری میں رکھنے نہیں دیتا — وہ سرخ ہو کر واپس آ جاتا ہے۔ مشترکہ سونے کے کمرے میں بغیر بنائے گئے کمروں کے بستروں پر یہ پابندی لاگو نہیں۔

کمرے ایک ایک کر کے بنانا ضروری نہیں — «+ کمرے شامل کریں» بٹن بڑی تعداد میں بنانے کا فارم کھولتا ہے: رینج (مثلاً 201–230، ایک بار میں زیادہ سے زیادہ 500 کمرے)، اختیاری پریفکس، لائیو پیشگی گنتی «N بنیں گے · M منزلیں»، ان کمروں کی سطر جو پہلے سے موجود ہیں اور چھوڑ دیے جائیں گے۔ یہی مرحلہ آن بورڈنگ وزرڈ میں بھی دستیاب ہے جب «ہوٹل» ورٹیکل منتخب کیا جائے۔

کمرے کا QR کارڈ میں «QR بنائیں اور منسلک کریں» بٹن سے منسلک ہوتا ہے، اور بڑی تعداد میں «بغیر کوڈ والے تمام کمروں کے لیے QR بنائیں (N)» بٹن سے، جو برانچ کے تمام کمروں پر ایک ساتھ چلتا ہے۔ پرنٹ انفرادی طور پر (کارڈ سے SVG) یا سب ایک ساتھ — A4 شیٹس پر ہو سکتا ہے۔

کمرے کی اقسام اور ریٹ پلانز#

«کمرے کی اقسام» بٹن ایک ڈائریکٹری کھولتا ہے: نام (Standard/Deluxe/…)، فی رات بنیادی قیمت اور گنجائش۔ قسم کمرے یا بستر کو نقشے پر خصوصیات کے پینل میں تفویض کی جاتی ہے — وہاں سے قیمت خود بخود چیک ان فارم میں آ جاتی ہے (کسی مخصوص قیام پر دستی طور پر تبدیل کی جا سکتی ہے)۔

قیمتوں کی سب سے سادہ سطح موسمی ترتیب ہے: کمرے کی قسم کے لیے یا تمام کمروں کے لیے ایک ساتھ الگ قیمت والے ادوار مقرر کیے جاتے ہیں۔

جو سنجیدگی سے فروخت کرتے ہیں وہ ریٹ پلانز چلاتے ہیں — اقسام کی ڈائریکٹری کے ساتھ ایک الگ مینیجر۔ پلان میں ترتیب دی جاتی ہے: کھانا (صرف کمرہ، ناشتہ، نیم پینشن، سب شامل)، ماخوذ ریٹ پلانز (مثلاً «ناشتہ = بنیادی +15 %»)، مہمانوں کی تعداد کے مطابق قیمت بچوں کی عمر کے گروپوں اور اضافی بستر کے ساتھ، ہفتے کے دنوں کے مطابق اضافے، فروخت کی پابندیاں (کم از کم اور زیادہ سے زیادہ راتیں، بکنگ ونڈو، مخصوص دنوں میں چیک ان/چیک آؤٹ کی ممانعت)، منسوخی کی پالیسی (لچکدار، ناقابل واپسی، پہلی رات کا جرمانہ، فیصد یا مقررہ رقم)، فروخت کے چینلز (سب / صرف براہ راست / صرف OTA) اور کارپوریٹ رسائی کوڈ۔ وہیں — قیمتوں اور پابندیوں کا کیلنڈر: مخصوص تاریخوں کے لیے قیمت اور فروخت بند، «ریٹ پلان × دورانیہ» کی بڑی تعداد میں ترمیم اور حتمی قیمت کا پیش منظر۔

رات کی قیمت ترجیح کے مطابق بنتی ہے: قیمتوں کا کیلنڈر → ماخوذ ریٹ پلان → ریٹ پلان کی اپنی قیمت → قسم کا موسم → «سب کے لیے» موسم → چیک ان کے وقت طے شدہ قیمت → قسم کی بنیادی قیمت۔ دو باتیں سمجھنا ضروری ہیں: کیلنڈر فرنٹ ڈیسک پر درج معاہدہ قیمت پر بھاری ہے (جو ہوٹل کیلنڈر چلاتا ہے وہ یہی توقع کرتا ہے)، اور جس ریٹ پلان کی اپنی قیمت ہو اس پر موسم بالکل لاگو نہیں ہوتے — موسم ان کے لیے بیک اپ آپشن کے طور پر کام کرتے ہیں جو پلانز استعمال نہیں کرتے۔

برانچ کی سیٹنگز میں سیاحتی ٹیکس آن کیا جا سکتا ہے — ریٹ پلان کا فیصد جس میں فی رات کم از کم رقم ہو، یا فی رات مقررہ رقم؛ ٹیکس فولیو پر الگ سطر میں شامل ہوتا ہے۔

چیک ان اور چیک آؤٹ#

کمروں کا بورڈ فرنٹ ڈیسک اور صفائی کے عملے کی ورکنگ اسکرین ہے: ہر کمرے کا کارڈ جس میں اسٹیٹس، فولیو بیلنس، راتوں کی تعداد، مہمان کی درخواستیں اور «اضافی آرڈر» بٹن ہوتا ہے جو پہلے سے منتخب کمرے کے ساتھ POS پر لے جاتا ہے۔ کمرے کا اسٹیٹس اس سلسلے سے گزرتا ہے:

آنے والے چیک ان کمرے کے اسٹیٹس میں نظر نہیں آتے — وہ بکنگز کی صورت میں رہتے ہیں اور شطرنج بورڈ پر دکھائی دیتے ہیں: اس طرح اگلے ہفتے کے لیے بک کیا گیا کمرہ آج بھی فروخت کے قابل رہتا ہے۔

چیک ان ایک فارم کھولتا ہے: ریٹ پلان اور فی رات قیمت (کمرے کی قسم سے پہلے سے بھری ہوئی) اور مہمان کا کارڈ — فون، ای میل، دستاویز، شہریت، تاریخ پیدائش، نوٹس۔ اس مرحلے پر چیک آؤٹ کی تاریخ درکار نہیں: فوری چیک ان «چیک آؤٹ تک» کھلا رہتا ہے، اور چیک ان-چیک آؤٹ کی تاریخیں بکنگ میں ہوتی ہیں۔ اگر مہمان پہلے بھی ٹھہر چکا ہو (فون یا ای میل سے مماثلت)، تو سسٹم «بار بار آنے والا مہمان» کا بیج دکھاتا ہے اور وزٹ کا شمار بڑھاتا ہے؛ مہمان کے کارڈ میں ٹیگز، الرجیاں، ترجیحات، نوٹس اور نہ آنے کی تعداد جمع ہوتی رہتی ہے، اور پورے مہمان ڈیٹا بیس پر تلاش کام کرتی ہے۔

چیک ان پر کمرے کا فولیو کھل جاتا ہے، اور اسی لمحے سے کمرے کے QR کے ذریعے آرڈر ممکن ہو جاتے ہیں۔

چیک آؤٹ فولیو کو ایک ہی حساب سے بند کرتا ہے اور کمرے کو «صفائی درکار» میں منتقل کرتا ہے؛ اس پر شفٹ کے ٹاسک بورڈ پر «چیک آؤٹ کے بعد کمرہ N کی صفائی» کا ٹاسک ظاہر ہوتا ہے۔ دھیان دیں: کمرے کا بل فرنٹ ڈیسک ہی چیک آؤٹ پر بند کرتا ہے — POS سے اسے بند نہیں کیا جا سکتا، کمروں کے بلوں کے لیے بند کرنے کا بٹن دکھایا نہیں جاتا۔

روزانہ بورڈ کے علاوہ شطرنج بورڈ (21 دن کا کیلنڈر) بھی ہے — اسی صفحے پر ویو کا ٹوگل: کمروں کے مطابق بکنگز اور موجودہ قیام کی پٹیاں، آگے سے نظر آتا ہے کہ کیا خالی ہے اور اگلا مہمان کب آئے گا۔

فولیو اور چارجز#

فولیو — کمرے کا کھاتہ ہے، جو چیک ان کے وقت کھلتا ہے اور چیک آؤٹ تک رہتا ہے:

• ہر رات قیام کا معاوضہ خودکار طور پر شامل ہوتا ہے — سرور ہر گھنٹے ہوٹلوں کی جانچ کرتا ہے اور مقام کے وقت کے مطابق 03:00 کے بعد پہلی بار میں رات کا چارج لگاتا ہے، اس طرح کئی دن کا قیام خود بخود جمع ہوتا رہتا ہے، کوئی دستی کارروائی درکار نہیں (چیک ان والے دن کا چارج دو بار نہیں لگتا)؛
• اگر سیاحتی ٹیکس فعال ہو تو وہ بھی شامل ہوتا ہے؛
• مہمان کی طرف سے کمرے سے دیے گئے آرڈر (room service) خودکار طور پر فولیو میں شامل ہو جاتے ہیں — یہ لنک سرور پر آرڈر کے وقت بنتا ہے، عملے کو دستی طور پر کچھ منسلک کرنے کی ضرورت نہیں۔ یہ قاعدہ تنگ اور دانستہ ہے: فولیو میں صرف وہی آرڈر آتے ہیں جو کمرے کے QR کوڈ سے کیے گئے ہوں؛ POS پر بنائے گئے، کیوسک سے یا کسی ایگریگیٹر سے آنے والے آرڈر وہاں نہیں جاتے؛
• POS پر کمرے کے فولیو کے ذریعے دستی کارروائیاں دستیاب ہیں: چارج، سروس فیس، رعایت، ڈپازٹ اور آئٹمز کو کھاتوں کے درمیان منتقل کرنا؛
• بیلنس بورڈ پر کمرے کے کارڈ اور POS پر نظر آتا ہے — کھلے کھاتوں کی فہرست میں (POS کے انٹرفیس میں اسے ”کھاتہ“ کہا جاتا ہے، وہاں ”فولیو“ کی اصطلاح استعمال نہیں ہوتی)۔

چیک آؤٹ کے وقت فولیو تمام چارجز اور ادائیگی سمیت ایک تصفیہ سگنل سے بند ہو جاتا ہے۔

اگر ہوٹل کے پاس پہلے سے بیرونی PMS موجود ہے تو فولیو ہمارے پاس رکھنا ضروری نہیں: بٹن «🔌 PMS» کنٹور کو بیرونی نظام کے موڈ میں بدل دیتا ہے — چارجز کے جرنل اور ”مکمل / منسوخ“ کی حیثیتوں کے ساتھ۔ پھر ”کمرے کے کھاتے پر“ ہمارے فولیو کے بجائے آپ کے نظام میں جاتا ہے۔

ایڈاپٹرز کے بارے میں وضاحت: اس وقت فہرست میں صرف مظاہرے کا ایڈاپٹر «Mock (ڈیمو)» دستیاب ہے — یہ خود کنٹور کو جانچنے کے لیے ہے، اس کے ساتھ کنکشن کے خانے استعمال نہیں ہوتے۔ بیرونی PMS سے لائیو کنیکٹرز زیرِ تعمیر ہیں؛ کسی فعال ہوٹل پر بیرونی نظام کے موڈ پر جانا ابھی قبل از وقت ہے۔

Room service — مہمان کا QR سے آرڈر#

مہمان کمرے میں QR اسکین کرتا ہے اور ریستوران کی میز کی طرح مینو سے آرڈر کرتا ہے۔ دو سرور قواعد ”خالی“ آرڈرز سے بچاتے ہیں:

• غیر مقیم کمرے سے آرڈر بلاک ہو جاتا ہے — اگر کمرے کے QR پر ابھی کوئی کھلا چیک ان نہ ہو تو آرڈر خودکار طور پر ”کمرہ غیر مقیم ہے“ کی وجہ سے منسوخ ہو جاتا ہے، اور مہمان آرڈر بھیجنے سے پہلے چیک آؤٹ میں انتباہ دیکھ لیتا ہے؛
• مقیم کمرے میں آرڈر کے وقت ادائیگی کا طریقہ ”کمرے کے کھاتے پر“ دستیاب ہوتا ہے — رقم فولیو میں شامل ہو جاتی ہے اور چیک آؤٹ پر پورے قیام کے ساتھ ادا کی جاتی ہے؛ تصدیق سے پہلے مہمان درست رقم اور کمرے کے نمبر کے ساتھ رضامندی کا متن دیکھتا ہے۔

مہمان کی درخواستیں اور صفائی کا پینل#

کھانے کے آرڈر کے علاوہ مہمان کے پاس سروس درخواستوں کا بٹن بھی ہے: تولیے، صفائی، ڈسٹرب نہ کریں، ویک اپ کال (وقت کے انتخاب کے ساتھ)، تکنیکی مسئلہ، دیگر۔ ہوٹل میں یہ عملے کو بلانے والے بٹن کی جگہ لیتا ہے — اور اسی کی طرح صرف اُس وقت دکھایا جاتا ہے جب مقام کی ترتیبات میں ”عملے کو بلانا“ فعال ہو۔ درخواست چیک ان کے گیٹ کے تابع ہے: خالی کمرے سے یہ نہیں بن سکتی۔

عملے کی طرف — بورڈ پر کمرے کے کارڈ میں ہی بلاک ”مہمانوں کی درخواستیں“: فعال درخواستوں کا کاؤنٹر، قسم، تبصرہ اور ویک اپ کے وقت کے ساتھ فہرست، اور ”کام شروع کریں“ اور ”مکمل“ کی کارروائیاں۔ اپڈیٹس حقیقی وقت میں آتی ہیں۔

مہمان کے پاس ”میرا کھاتہ“#

مہمان کے مینو میں (بکنگ اور عملے کو بلانے کے ساتھ ترتیبات کا آئٹم) ”میرا کھاتہ“ موجود ہے — مہمان اپنے فولیو کے چارجز (وقت کے نزولی ترتیب میں) اور ادائیگیوں کی فہرست اور حتمی بیلنس دیکھتا ہے، بغیر کسی عملے کے رکن سے وابستگی کے۔ چیک ان سے پہلے خالی حالت دکھائی جاتی ہے (”کھاتہ چیک ان کے بعد ظاہر ہوگا“)، تصفیے کے بعد ”ادا شدہ“ کا نشان۔

بکنگز، فروخت کے چینلز اور رپورٹس#

فوری چیک ان کے علاوہ ہوٹل میں مکمل بکنگز بمعہ چیک ان/چیک آؤٹ کی تاریخیں موجود ہوتی ہیں — یہ شطرنج بورڈ پر الگ پٹیوں کی صورت دکھائی دیتی ہیں اور چیک ان کی تاریخ پر ایک ہی عمل سے چیک ان میں تبدیل ہو جاتی ہیں۔ بکنگ کا ایک ذریعہ ہوتا ہے (walk-in/ایڈمن پینل، فون، براہِ راست مہمان، ویب سائٹ، OTA)، وجہ کے ساتھ منسوخی اور «نہیں آیا» کا نشان؛ اوورلیپ اور بہت جلد چیک ان کی صورت میں پینل انتباہ دیتا ہے۔

بکنگ دو جگہوں سے بنائی جا سکتی ہے، اور فارم ایک ہی ہے: شطرنج بورڈ کے خالی خانے پر کلک، اور — براہِ راست منزلوں کے نقشے پر — منتخب کمرے کی خصوصیات، بلاک «کمرے کی بکنگز» (قریب ترین چیک ان تاریخیں اور راتوں کی تعداد کے ساتھ، نیز بٹن «📅 کمرہ بک کریں»)؛ کمرے پر دائیں کلک بھی یہی پیش کرتا ہے۔ کمرے کی بکنگ ہمیشہ دو تاریخوں کا جوڑا، کم از کم ایک رات ہوتی ہے: کمرے کے لیے گھنٹوں کی بکنگ، جیسے ریستوران کے میز کی ہوتی ہے، موجود نہیں — کمرے میزوں کی فہرست میں نہ «ہال کے نقشے» کے بکنگ فارم میں آتے ہیں، نہ POS پر ہال پینل میں۔ اور «چیک ان کریں» جہاں بھی موجود ہو، حقیقی چیک ان ہے (فولیو، کمرے کی حیثیت، مہمان کی رجسٹریشن): کمرہ بورڈ پر بھی، بکنگز کی فہرست میں بکنگ پر بھی، اور POS پر ہال پینل میں بھی یہ بٹن وہی چیک ان ونڈو کھولتا ہے۔ اگر ہوٹل میں ریستوران ہے تو اس کے میز پہلے کی طرح گھنٹوں کے حساب سے بک ہوتے ہیں — میزوں کی بکنگز۔

جلد چیک ان اور دیر سے چیک آؤٹ۔ چیک ان اور چیک آؤٹ کا معمول کا وقت اور بامعاوض جلد چیک ان و دیر سے چیک آؤٹ «کمرے کی اقسام» → «چیک ان اور چیک آؤٹ» میں مقرر کیے جاتے ہیں: «چیک ان از» اور «چیک آؤٹ تا» (بطور ڈیفالٹ 14:00 اور 12:00 — یہی وقت مہمان بکنگ کے صفحے اور تصدیقی ای میل میں دیکھتا ہے)، ٹوگل «جلد چیک ان فروخت کریں» اور «دیر سے چیک آؤٹ فروخت کریں»، قیمت — مقررہ رقم یا رات کی قیمت کا فیصد (جلد چیک ان کے لیے پہلی رات کی، دیر سے چیک آؤٹ کے لیے آخری رات کی؛ ریٹ پلان اپنی قیمت مقرر کر سکتا ہے) اور حد «اس سے پہلے نہیں» / «اس کے بعد نہیں»۔ شامل خدمات خود کمرے کی بکنگ کا فارم پیش کرتا ہے — شطرنج بورڈ پر بھی اور نقشے پر «📅 کمرہ بک کریں» بٹن سے بھی: خدمت منتخب کریں اور وقت چنیں — بکنگ بننے کے بعد یہ اس پر قیمت کے ساتھ درج ہو جائے گی۔ اجازت یافتہ وقفے سے باہر کا وقت فارم قبول نہیں کرے گا؛ اگر کوئی خدمت کسی وجہ سے درج نہ ہو سکی تو بکنگ پھر بھی بن چکی ہوگی، اور ونڈو بتائے گی کہ خدمت بکنگ کے کارڈ میں شامل کرنی ہے۔ پہلے سے بنی بکنگ میں جلد چیک ان اور دیر سے چیک آؤٹ اس کے کارڈ میں شامل یا ہٹائے جاتے ہیں۔ قیام کے فولیو میں سطر چیک ان کے وقت شامل ہوتی ہے، اور اگر مہمان پہلے سے ٹھہرا ہو تو فوراً۔ نقشے پر «کمرے کی بکنگز» بلاک میں بکنگ کے ساتھ «جلد چیک ان از …» اور «دیر سے چیک آؤٹ تا …» نظر آتا ہے۔ جب تک خدمات شامل نہ ہوں، بکنگ کا فارم ہوٹل کا معمول کا وقت دکھاتا ہے اور بتاتا ہے کہ انہیں کہاں شامل کرنا ہے۔

صرف مخصوص کمرہ ہی نہیں، کمرے کی اقسام بھی فروخت کی جا سکتی ہیں: ایسی بکنگز غیر تفویض شدہ رہتی ہیں اور کوٹہ رکھتی ہیں (اس قسم کے کتنے کمرے کسی تاریخ پر فروخت ہوئے)، جبکہ حقیقی کمرہ تفویض کے بٹن سے چنا جاتا ہے — دستی طور پر یا خودکار۔ غیر تفویض شدہ بکنگز کا بلاک شطرنج بورڈ کے بالکل اوپر رہتا ہے تاکہ وہ فراموش نہ ہوں۔

ادارے کی ویب سائٹ سے مہمان خود کمرہ بک کر سکتا ہے: تاریخیں اور ریٹ پلان منتخب کرے، موسموں اور ریٹ پلان کے مطابق لاگت کا حساب دیکھے (پابندیوں کی جانچ کے ساتھ — کم از کم راتیں، بکنگ کی ونڈو، اسٹاپ سیل؛ زیادہ سے زیادہ ایک بکنگ — 30 راتیں) اور بکنگ کوڈ حاصل کرے۔ درخواست پر کارروائی کے بعد نظام یا تو کوئی دستیاب کمرہ تفویض کرتا ہے، یا انکار کی وجہ بتاتا ہے۔ مہمان بھیجے گئے لنک سے رابطے کی تصدیق کرتا ہے۔ اگر ریٹ پلان میں ڈپازٹ، پیشگی ادائیگی یا کارڈ کی گارنٹی درکار ہو تو فارم Stripe کا محفوظ صفحہ پیش کرتا ہے — ہوٹل کے پرووائیڈر کے منسلک ہونے پر؛ اس کے بغیر ایسا ریٹ پلان بک نہیں کیا جا سکتا۔ تصدیق اور ادائیگی کی مدت فارم میں درج ہوتی ہے۔ Telegram یاد دہانی منسلک بوٹ کے Mini App سے آنے والی بکنگ کے لیے دستیاب ہے۔

فروخت کے چینلز (channel manager)۔ OTA کے ساتھ تبادلے کی دونوں سمتیں موجود ہیں:

• iCal درآمد — کمروں کی ترتیبات میں Booking.com، Airbnb یا کسی اور سروس کا ایکسپورٹ لنک پیسٹ کیا جاتا ہے؛ بیرونی بکنگز خودکار طور پر آپ کی یہ تاریخیں بلاک کر دیتی ہیں، ہم آہنگی تقریباً ہر 15 منٹ بعد ہوتی ہے، اور متنازع اوورلیپ «دستی طور پر نمٹائیں» کی فہرست میں جمع ہو جاتے ہیں؛
• iCal ایکسپورٹ — ہر کمرے کی اپنی فیڈ (ical-*.ics) ہوتی ہے، اگر مصروفیت کی اشاعت فعال ہو: لنک چینل کی طرف کیلنڈر کے طور پر شامل کیا جاتا ہے؛
• دو طرفہ چینل مینیجر (Channex.io کے ذریعے) — قیمتیں، پابندیاں اور دستیاب کمرے ہر تبدیلی پر خودکار طور پر چینلز کو جاتے ہیں، اور بکنگز واپس آتی ہیں (غیر تفویض شدہ، جنہیں فرنٹ ڈیسک تقسیم کرتا ہے)۔ کنکشنز کے پینل میں «کمرے کی اقسام × ریٹ پلان» کی بیرونی کے ساتھ مطابقت ترتیب دی جاتی ہے، ہم آہنگی کا جرنل اور «ابھی ہم آہنگ کریں» بٹن موجود ہے، نیز رات کی مکمل دوبارہ ہم آہنگی۔

مہمان کو خطوط۔ ہوٹل ان کو یاد دہانی بھیجتا ہے جو کل چیک ان کر رہے ہیں، اور «تشریف آوری کا شکریہ» ان کو جو کل چیک آؤٹ کر چکے۔ خط بکنگ کی زبان میں جاتا ہے، اور اگر وہ درج نہ ہو تو برانچ کی زبان میں۔ نظام بھیجے گئے خطوط یاد رکھتا ہے اور ناکام ترسیل کی کوششیں دہراتا ہے؛ میل سروس کے خط قبول کرنے کے بعد ناکامی کی صورت میں مہمان کو دہرایا گیا خط مل سکتا ہے۔

رپورٹس۔ کمرہ بورڈ پر مدت کے مطابق رپورٹس کا ٹیب موجود ہے: Occupancy، اوسط قیمت (ADR) اور فی کمرہ آمدنی (RevPAR)، نیز کل آمدنی اور الگ سے کھانے پینے کی، آرڈرز کی تعداد اور یومیہ جدول «مصروف کمرے · قیام · آرڈرز · کل» بمعہ کرنسیوں کے حساب سے تقسیم۔

رپورٹ کی تاریخیں ہوٹل کے ٹائم زون میں شمار ہوتی ہیں؛ رات کا نالش قیام کی تاریخ سے منسوب ہوتا ہے، بشمول دیر سے کارروائی کی صورت میں۔ مصروفیت نالشوں سے نہیں بلکہ قیام کے جرنل سے شمار ہوتی ہے: نظام ہر چیک ان، چیک آؤٹ، کمرہ تبدیلی اور کمرے کو فروخت سے نکالنے کا اندراج کرتا ہے، اور ہر رات ایک اسنیپ شاٹ محفوظ کرتا ہے — ہوٹل کے وقت کے مطابق اگلی صبح 03:00 بجے کتنے کمرے مصروف اور کتنے دستیاب تھے۔ مرمت والے کمرے (out-of-order) دستیاب سرمائے سے خارج رہتے ہیں، اور کمروں کی تعداد اسنیپ شاٹ میں دن کے لیے محفوظ ہو جاتی ہے، اس لیے آج کمروں کا اضافہ یا حذف گزشتہ مہینوں کے اعداد و شمار نہیں بدلتا۔ ADR اور RevPAR برانچ کی کرنسی میں فولیو کے حقیقی نالشوں کے مطابق شمار ہوتے ہیں۔ جن دنوں کا اسنیپ شاٹ ابھی نہیں (جرنل فعال ہونے سے پہلے)، وہ «ڈیٹا نہیں» کے طور پر دکھائے جاتے ہیں اور اوسط میں شامل نہیں ہوتے — رپورٹ ماضی کا خود سے اندازہ نہیں لگاتی۔

امیگریشن رجسٹریشن (روس)#

روسی ہوٹلوں کے لیے مہمانوں کی امیگریشن رجسٹریشن کی تیاری کا ایک الگ حصہ موجود ہے — کمروں کے بورڈ پر «🛂 امیگریشن رجسٹریشن» کا بٹن۔ ریکارڈ چیک ان کے وقت بنایا جاتا ہے؛ جرنل میں مہلتیں («جمع کرانے کی آخری تاریخ…»، «تاخیر») اور جمع کرانے کی حیثیت نظر آتی ہے۔ چیک آؤٹ پر سسٹم روانگی اور متعلقہ اطلاع کی ضرورت کو ریکارڈ کرتا ہے۔ جمع کرانا اور اس کا نتیجہ عملہ الگ سے نشان زد کرتا ہے: یہاں وزارت داخلہ کو خودکار ارسال موجود نہیں۔ جرنل سے اطلاع کے فارم پرنٹ ہوتے ہیں اور CSV برآمد ہوتا ہے، جبکہ میزبان فریق کی تفصیلات ایک بار ترتیبات میں بھری جاتی ہیں۔

ہوٹل کے اعلیٰ درجے کے منظرنامے#

PMS کمرے بک کرنے سے آگے بڑھ رہا ہے۔ درج ذیل منظرناموں کی سرور یا انٹرفیس میں عمل درآمد پہلے سے موجود ہے؛ انہیں مرحلہ وار متعارف کرایا جا رہا ہے۔ استعمال سے پہلے اپنے ہوٹل میں اسکرین اور کنکشن کی دستیابی ضرور جانچیں۔

iCal کا تبادلہ دونوں حصوں میں معاون ہے اور مصروف تاریخوں کو منتقل کرتا ہے، لیکن قیمتیں نہیں۔ Channex فی الحال ٹیسٹ ماحول استعمال کرتا ہے؛ OTA پر کمروں کی لائیو تقسیم کے لیے الگ کنکشن درکار ہے۔ بیرونی PMS کا مظاہرتی اڈاپٹر کسی بھی ہوٹل سسٹم کے ساتھ تیار انٹیگریشنز کا مطلب نہیں۔

مہمانوں کی رجسٹریشن ملک اور مخصوص کنکشن پر منحصر ہے۔ روس کے لیے بیان کردہ منظرنامہ یہ ہے — جرنل، فارم کی پرنٹنگ/برآمد اور جمع کرانے کے بارے میں عملے کا نشان۔ یہ محکمے کو خودکار ارسال نہیں کرتا۔

متعلقہ حصے#

• ہال کا نقشہ — منزلوں/کمروں کا مشترکہ ایڈیٹر، QR لنک
• میزوں کی بکنگز — وہی بکنگ میکانزم، میزوں پر لاگو
• POS — POS پر فولیو ٹیبز
• عملہ اور شفٹیں — صفائی کے کام اور عملے کی تفویض
• خدمات کی ملاقاتیں — بیوٹی سیلونز کے لیے ملتی جلتی بکنگ منطق

اکثر پوچھے جانے والے سوالات#

اگر مہمان ایسے کمرے سے آرڈر کرے جس میں ابھی کوئی ٹھہرا ہی نہ ہو؟#

آرڈر خودکار طور پر منسوخ ہو جاتا ہے اور «کمرہ خالی ہے» کی علامت لگتی ہے — سرور کمرے کے QR سے آنے والے ہر آرڈر پر چیک ان کی حیثیت جانچتا ہے، چاہے کلائنٹ کچھ بھی دکھائے۔

مہمان room service کی ادائیگی کیسے کرتا ہے — فوراً یا چیک آؤٹ پر؟#

آپ کی مرضی: عام ادائیگی (نقد/کارڈ موقع پر) یا «کمرے کے فولیو میں» — پھر رقم فولیو میں شامل ہو جاتی ہے اور چیک آؤٹ پر پورے قیام کے ساتھ ایک ہی تصفیے میں ادا ہوتی ہے۔

کیا کمرے کے کیلنڈر کو Booking.com کے ساتھ ہم آہنگ کیا جا سکتا ہے؟#

جی ہاں، دونوں طرف۔ برآمد — کمرے کا iCal لنک، اسے چینل کی طرف کیلنڈر میں شامل کیا جاتا ہے۔ درآمد — ترتیبات میں Booking.com یا Airbnb سے برآمد لنک پیسٹ کریں: بیرونی بکنگز آپ کی تاریخیں بلاک کرنے لگیں گی (تقریباً ہر 15 منٹ بعد اپ ڈیٹ)۔ آج یہی قابل عمل راستہ ہے۔ دو طرفہ چینل مینیجر (قیمتوں اور دستیابی کا تبادلہ) لکھا جا چکا ہے، لیکن فراہم کنندہ کے پارٹنر اکاؤنٹ کا انتظار ہے — فی الحال یہ ٹیسٹ پلیٹ فارم پر چل رہا ہے۔

رات کا چارج کیا کرتا ہے اور کیا اس کا انتظار نہیں کیا جا سکتا؟#

یہ ہر ٹھہرے ہوئے کمرے کے فولیو میں گزری ہوئی رات کی قیمت خودکار طور پر شامل کرتا ہے — دستی طور پر چلانے کی ضرورت نہیں۔ سرور ہر گھنٹے ہوٹلوں کو جانچتا ہے اور آپ کی برانچ کے وقت کے مطابق 03:00 کے فوراً بعد رات کا چارج لگاتا ہے۔

چیک آؤٹ پر فسکل رسید جاری ہوتی ہے؟#

نہیں۔ چیک آؤٹ فولیو کو تصفیے کے ساتھ بند کرتا ہے اور کمرے کو صفائی میں منتقل کرتا ہے؛ فسکلائزیشن اس راستے میں شامل نہیں، رسید ضرورت پڑنے پر POS پر الگ سے جاری ہوتی ہے۔

آمد سے پہلے مہمان کی خود خدمت#

ای میل یا SMS میں موجود نجی لنک سے مہمان رابطے کی تصدیق کرتا ہے، ریٹ پلان کی شرائط کے مطابق بکنگ منسوخ کرتا ہے یا نئی قیمت کی تصدیق کے ساتھ تاریخیں اور مہمانوں کی تعداد بدلتا ہے۔ ادائیگی یا گارنٹی والی بکنگ کے لیے قیام میں تبدیلی منسوخی اور نئی بکنگ کے ذریعے، یا ہوٹل سے رابطے کے ذریعے کی جاتی ہے۔

آمد کے دن سے پہلے مہمان «آمد کی تیاری» کے بٹن سے اپنا نام، فون یا ای میل اور آمد کا متوقع وقت بھیج سکتا ہے۔ صفحہ بتاتا ہے کہ فارم کب موصول ہوا؛ ناکامی پر حیثیت جانچنے یا دوبارہ بھیجنے کی تجویز دیتا ہے۔ موصول شدہ فارم کی درستی کے لیے ہوٹل سے رابطہ کرنا ہوگا۔ دستاویزات چیک ان کے وقت جانچی جاتی ہیں۔ منسوخی یا عدم آمد پر فارم 30 دن رکھا جاتا ہے؛ چیک ان پر رابطے مہمان کے کارڈ میں منتقل ہو جاتے ہیں۔ صفحہ بند ہونے کے بعد ڈرافٹ محفوظ نہیں رہتا۔