Posta dhe autopërgjigjësi me AI

Biznesi i vogël zakonisht e merr postën në dy forma të papërshtatshme: llogaria personale e pronarit, ku shkruajnë furnitorët dhe mysafirët — ose një hostim poste që duhet blerë dhe konfiguruar veçmas. Seksioni "Posta" jep të tretën: llogari të vetë njësisë direkt në panel — dhe një klient të plotë për të punuar në to.

Për ta hapur: Paneli i administrimit → Posta (admin.cenaly.com/mail, grupi "Puna"). Zgjerimin nuk ka nevojë ta aktivizoni: seksioni është i hapur për të gjitha rolet, e vetmja portë është aksesi në seksion te cilësimet e rolit. Pronari i shikon dhe i administron të gjitha llogaritë e llogarisë, punonjësi — të vetën (këtë e filtron serveri, jo ndërfaqja).

Çfarë nevojitet për nisjen#

Hapi 1. Llogaria e parë#

Butoni "Llogari e re". Në formular ka katër fusha: "Emri para @-s" (shkronja të vogla latine, numra, pikë, vizë, nënvizë — anna, info, orders), "Njësia" — një njësi konkrete (adresa do të jetë në nëndomenin e saj) ose "Të gjitha lokacionet" (atëherë adresa jeton në nëndomenin e kompanisë, i cili caktohet një herë), "Lloji" dhe "Emri i shfaqur" — ajo që do të shohin marrësit.

Katër lloje llogarish:

Llogarinë mund ta çaktivizoni (adresa nuk do të pranojë më email) dhe ta fshini. Fshirja është vetëm e pronarit: ajo e liron adresën për një llogari të re dhe fshin email-et, prandaj konfirmimi e shfaq adresën direkt në tekst dhe nuk mund të anulohet. Për llogarinë e shërbimit "Telefonatat", paneli do të heqë njëkohësisht kartën e burimit në seksionin "Telefonatat".

Statistika e llogarisë (skeda "Statistika" te cilësimet e postës — e shikon edhe punonjësi për llogarinë e vet): pranuar, dërguar, sa mesazhe hyrëse me bashkëngjitje dhe çfarë vëllimi — për 24 orë, 7 ditë, 30 ditë dhe për gjithë kohën. Numrat llogariten në lexim nga lista e email-eve, prandaj përputhen gjithmonë me atë që shihet në dosje.

Hapi 2. Domeni juaj#

Butoni "Domeni juaj" — një magjistar me tre hapa:

1. Shkruani domenin. Më e sigurta është një nëndomen si mail.kompaniajuaj.ru: posta që punon tashmë në domenin kryesor do të vazhdojë të punojë.
2. Shtoni regjistrimet DNS te regjistruesi. Çdo regjistrim ka një buton "Kopjo", dhe pranë tij — dy paralajmërime, për të cilat është shpjeguar ky hap:
   • MX në apeks (vetë domeni, jo nëndomeni) do të fikë shërbimin e postës që përdorni atje tani (Google Workspace, Microsoft 365 etj.);
   • regjistrimi i dytë SPF e prish verifikimin plotësisht — nëse SPF ekziston tashmë, duhet ta shtoni fragmentin tonë te regjistrimi ekzistues, jo të shtoni një të re.
3. "Verifiko". Serveri i krahason regjistrimet dhe thotë për secilin: "regjistrimi shihet" ose "regjistrimi nuk është ende aty". Regjistrimet zakonisht përhapen brenda disa minutash.

Domeni i gatshëm shfaqet në formularin e krijimit të llogarisë si grup më vete — pastaj llogaritë në të krijohen si zakonisht.

Hapi 3. Lidhni Gmail-in ose Yandex-in tuaj#

Nëse e keni tashmë një llogari dhe nuk doni ta ndryshoni adresën, mund ta lidhni: email-et do të vijnë dhe do të dërgohen direkt nga paneli. Butoni "Lidh llogarinë tuaj" — përsëri tre hapa:

1. Adresa e postës — e plotë, për shembull info@restoranti-juaj.ru.
2. Serveri përcakton sistemin e postës nga regjistrimet DNS të domenit dhe shfaq udhëzimin e pikërisht atij sistemi në gjuhën tuaj: ku të hyni dhe si të merrni fjalëkalimin e aplikacionit (sisteme të tilla nuk e pranojnë fjalëkalimin e zakonshëm të llogarisë). Nëse sistemi nuk mund të përcaktohet, adresat e serverëve IMAP dhe SMTP mund t'i shkruani me dorë.
3. Përfundimi — sa email-e u morën menjëherë. Fjalëkalimi shkon në server një herë dhe nuk kthehet mbrapsht.

Këtu zgjidhet edhe kush e ka aksesin në llogari: pronari dhe menaxherët ose një punonjës i vetëm.

⚠️ Një llogari e huaj e lidhur vetëm çaktivizohet, nuk fshihet: email-et mbeten te ofruesi juaj, ne nuk i prekim ato.

Hapi 4. Leximi dhe shkrimi#

Në të majtë — paneli i kutive postare, pranë tij shiriti i dosjeve: «Të marrë» → dosjet tuaja → «Të gjitha email-et» → «Të dërguar».

Lista dhe leximi. Email-et ngarkohen ndërsa lëvizni poshtë; email-i ka shenja, «lexuar» dhe «Shëno të gjitha si të lexuara». Formatimi i huaj i email-it shfaqet në një kornizë të izoluar dhe nuk mund të ndikojë në panel. Mbi listën — fusha e kërkimit dhe tre filtra: «Të palexuar», «Me bashkëngjitje» dhe sipas shenjave (cilado prej të zgjedhurave). ⚠️ Kërkimi bëhet në rreshtat e listës — adresat, subjektin dhe fillimin e email-it, — jo në trupin e email-eve: një fjalë nga mesi i një email-i të gjatë nuk do të gjendet.

Shkruaj. Butoni «Shkruaj» hap një dritare me grupin e zakonshëm: «Për», «Kopje», «Subjekt», tekst me formatim, bashkëngjitje. Nënshkrimi vendoset vetë në email-in e ri (aktivizohet në cilësimet), shabllonet e përgjigjeve — të përbashkëta për të gjithë llogarinë. Përgjigja citon origjinalin: trupi hapet bosh, poshtë tij nënshkrimi, më poshtë — «data, dërguesi shkroi:» dhe teksti i email-it origjinal. Cititet teksti, jo formatimi; një citim i vetëm nuk llogaritet si email — «Dërgo» pret derisa të shfaqet teksti juaj.

Drafti nuk humbet. Ajo që shkruani ruhet në shfletues: një klikim jashtë dritares, F5 ose një tablet me bateri të shkarkuar nuk e fshijnë email-in — kur ktheheni, shfaqet njoftimi «Drafti u rikthye» me butonin «Pastro». Drafti është i veçantë për çdo kuti postare dhe për çdo përgjigje, që drafti nga kutia e përbashkët të mos shfaqet në atë personale.

Fati i të dërguarëve. Në «Të dërguar», në rresht shihet çipi i dorëzimit: «Dorëzuar», «Nuk u dorëzua» ose «Ankesë për spam». Nëse fusha mungon — çipi nuk shfaqet fare: «e panjohur» është gjendje normale (ngjarja nuk ka mbërritur ende), dhe një pikëpyetje gri do të shqetësonte aty ku gjithçka është në rregull. «Nuk u dorëzua» zakonisht nënkupton një adresë të huaj që nuk ekziston, jo një defekt të shërbimit.

Hapi 5. Dosjet dhe rregullat e shpërndarjes#

Skeda «Dosjet dhe rregullat» në cilësimet e email-it.

Dosjet. Deri në 30 dosje tuajat për çdo kuti postare: emri dhe ngjyra. Email-i zhvendoset me dorë me përzgjedhësin në kartën e email-it, në listë shihet çipi i dosjes. Sapo shfaqet dosja e parë, «Të marrë» fillojnë të nënkuptojnë «ende e pashpërndarë» — prandaj pranë shfaqet «Të gjitha email-et»: përndryshe një email i shpërndarë do të dukej i humbur. Fshirja e dosjes nuk i fshin email-et — ato kthehen në «Të marrë», dhe rregullat që i vendosnin aty hiqen.

Rregullat. Deri në 20 për kuti postare, renditja vendos: aktivizohet i pari që përputhet, prandaj të rëndësishmit ngjiten lart. Rregulli ka dy mënyra:

Diferenca thuhet drejtpërdrejt në ndërfaqe; thirrja e modelit është me pagesë dhe kalon nëpër kontabilitetin e zakonshëm të shpenzimeve të IA-s, në cenaly.ru funksionon një model lokal. Rregulli mund të shënojë njëkohësisht email-in si të lexuar, dhe butoni «Zbato te email-et në kuti postare» kalon rregullat nëpër email-et e sipërme të pashpërndara. Zhvendosja me dorë është më e fortë se rregullat: dorëzimi i përsëritur dhe kalimi në sfond nuk e ndryshojnë shpërndarjen tuaj.

⚠️ Një rregull pa asnjë kusht dhe pa përshkrim për IA-në do të marrë të gjitha email-et — paneli do t'ju paralajmërojë dhe nuk do ta ruajë një rregull të tillë.

Hapi 6. Qasja e punonjësve në kuti postare#

Skeda «Qasja» (vetëm pronari). Për çdo punonjës me login — një nga tre nivelet:

Deri në 50 persona për kuti postare. «Lexim» fizikisht nuk mund të dërgojë email: ndalimi qëndron në server, jo vetëm në ndërfaqe. Cilësimet e vetë kutisë postare në të dyja rastet mbeten te pronari. Pronari i kutisë postare dhe pronari i llogarisë nuk shfaqen në listë — ata e kanë qasjen të plotë gjithsesi.

Përgjigjësi automatik#

Seksioni «Përgjigjësi automatik» në cilësimet e email-it — ekziston për të gjitha llojet e kutisë postare, përveç agjentit të IA-s (aty për përgjigjet përgjigjet vetë agjenti).

Çelësi «Përgjigju automatikisht email-eve të marrë» (përgjigjësi automatik i aktivizuar shihet me çipin «↩» në panelin e kutive postare), «Subjekti i përgjigjes» (bosh — merret subjekti i email-it të marrë me «Re:»), «Teksti i përgjigjes», dritarja «Aktiv nga» / «Aktiv deri» (data bosh — pa kufizim, të dyja përfshirëse) dhe «Pauzë midis përgjigjeve për një adresë, orë» — mbrojtje nga cikli, zero nënkupton vlerën e paracaktuar të serverit.

Përgjigjet serveri në momentin e dorëzimit të email-it, jo paneli i hapur, — nuk ka nevojë të mbyllni skedën. Nga cikli i dy përgjigjësve automatikë qëndrojnë tre barriera të pavarura: njohja e shenjave të shërbimit të përgjigjësve automatikë dhe të buletineve (përgjigjja jonë gjithashtu dërgohet e shënuar si automatike), pauza për dërguesin dhe shenja «këtij email-i i është përgjigjur tashmë» — dorëzimi i përsëritur nuk do të krijojë një përgjigje të dytë.

⚠️ Në cenaly.ru përgjigjësi automatik konfigurohet, por nuk përgjigjet — shërbimi që e ekzekuton funksionon vetëm në konturin AWS. Ky është vendi i vetëm ku cilësimi ruhet, por veprimi nuk ndodh; shihni «Kufizimet».

Asistentët AI të përgjigjes#

Këta janë trajnerë të thirrjeve, jo automatizim: ata shkruajnë një draft, ndërsa emailin e dërgoni ju.

Asistentët i krijon pronari te cilësimet e postës → «Asistentët» (deri në 20 për llogari). Secili ka:

• Emrin — «Shitjet», «Mbështetja», «Rezervimet»;
• Udhëzimet (deri në 4000 karaktere) — kush është dhe si përgjigjet: çfarë të ofrojë, çfarë të shmangë, si të reagojë ndaj ankesave;
• Tonin dhe gjuhën e përgjigjes («Si në email» ose një gjuhë konkrete);
• Njësinë, në emër të së cilës përgjigjet;
• Aksesin në të dhëna — me çelësa: «Katalogu dhe çmimet», «Porositë e dërguesit» (sipas adresës së tij), «Karta e biznesit» (emri, adresa, telefoni, orari) dhe baza e njohurive (mos e përdor / e gjitha / deri në tre koleksione të zgjedhura).

Në dritaren e përgjigjes punonjësi zgjedh asistentin nga lista, sipas dëshirës jep një sugjerim të vetëm («refuzo me mirësjellje») dhe shtyp «Sugjero përgjigje». Asistenti lexon emailin hyrës — pikërisht atë të cilit po i përgjigjeni — dhe kthen një draft; në një email të re pa origjinalin, paneli e thotë këtë. Asgjë nuk dërgohet dhe nuk rishkruhet në heshtje: teksti futet në email me dorën tuaj, para nënshkrimit dhe citimit. Fraza si «unë jam AI» në draft theksohen me një paralajmërim.

Pronarit nën listë i shfaqet rreshti «Aksesi: …» — cilët çelësa të asistentit të zgjedhur janë të aktivizuar; punonjësit nuk i shfaqen udhëzimet dhe çelësat. Nga baza e njohurive asistenti merr vetëm dokumentet e hapura për klientët: përgjigja shkon jashtë.

Agjenti AI i kutisë postare#

Nëse kutia postare është krijuar me llojin «Agjent AI», hyrjet i shqyrton ai vetë. Cilësimet — pesë skeda:

Ka dy butona për kontroll: «Kontrollo» — ekzekutim i rregullave pa asnjë email jashtë, rezultati shkon në regjistër; «Ekzekuto agjentin» — i jepet një email konkret agjentit edhe një herë sipas cilësimeve aktuale.

Aksesi i agjentit në dokumentet e bazës së njohurive private aktivizohet një nga një në vetë dokumentet — me çelësin «i aksesueshëm nga posta».

Lidhja me detyrat dhe CRM#

• Email nga detyra. Butoni «✉️ Shkruaj» në kartën e detyrës hap dritaren e emailit mbi detyrën — njeriu nuk nxirret nga detyra dhe nga korrespondenca — dhe emaili i dërguar mbahet mend në të: shihet se furnizuesit i është shkruar tashmë dhe nëse ka ardhur përgjigje. Shihni «Tabela e detyrave».
• Email në kartën e palës kontraktuale. Hyrja e dorëzuar shënohet si aktivitet në kartën e palës kontraktuale te «Kompanitë dhe faturat» — përputhja kërkohet sipas adresës, aktivizohet me çelës në seksionin «Automatizimi» të CRM. Anasjelltas, nga karta një lidhje të çon drejt e te emaili, në dosjen e duhur.
• Shkëndija e asistentit AI ndodhet në tre sipërfaqet e ndërlikuara të postës — «Dosjet dhe rregullat», cilësimet e agjentit AI dhe «Domenet e mia»: ai shpjegon pikërisht atë bllok.

Kufizimet#

• Kërkimi nuk shikon në trupat e emailave. Ai kërkon sipas adresave, subjektit dhe fillimit të emailit; lista e dosjes është e kufizuar nga lart dhe qëndron tërësisht në memorien e skedës.
• Nuk ka draft-e në server. Drafti jeton në shfletues: në një pajisje tjetër nuk do ta shihni, dhe më të vjetër se një javë nuk ofrohet.
• Në cenaly.ru nuk ka kuti postare me agjent AI, as autopërgjigjës, as çip dorëzimi. Një kuti postare me llojin «Agjent AI» atje nuk krijohet; cilësimet e autopërgjigjësit ruhen, por nuk ka kush t'u përgjigjet emailave; ngjarjet për dorëzimin dhe ankesat për spam vijnë vetëm në konturin AWS. Gjithçka tjetër — kutitë postare, dosjet, rregullat, asistentët — funksionon në të dyja rejat.
• Rregullat «Vendos AI» nuk aktivizohen menjëherë — brenda disa minutash pas dorëzimit, dhe çdo shqyrtim faturohet si një thirrje e zakonshme AI. Rregullat sipas kushteve funksionojnë menjëherë dhe falas.
• Një kuti postare e huaj e lidhur nuk fshihet, por shkëputet — emailat mbeten te ofruesi. Fshirja e kutisë tuaj, përkundrazi, është e pakthyeshme: adresa lirohet, emailat fshihen.
• Kufijtë: 30 dosje dhe 20 rregulla shpërndarjeje për kuti postare, 50 persona për kuti postare te «Aksesi», 20 asistentë për llogari, udhëzimet e asistentit deri në 4000 karaktere. Kutia postare ka një kufi ditor dërgimi dhe një kufi numri marrësish — paneli do t'ju thotë nëse i keni arritur.
• Domeni nuk konfirmohet menjëherë. Minutat e para pas krijimit të kutisë së parë të domenit, dërgimi mund të kthehet me shënimin «domeni po konfirmohet ende nga ofruesi i postës» — kjo është normale.

Zgjidhja e problemeve#

Analiza e përgjithshme sipas simptomave — zgjidhja e problemeve; nëse asgjë nuk ndihmoi, na shkruani — si të merrni ndihmë.

Pyetje të shpeshta#

A duhet të blej hostim postar?#

Jo. Kutitë e formës anna@njësia.cenaly.com funksionojnë menjëherë, pa domen dhe pa ofrues të jashtëm. Domeni juaj nevojitet vetëm nëse adresa duhet të duket si e juaja.

A mund ta mbaj Gmail-in tim dhe gjithsesi të punoj në panel?#

Po — magjistari "Lidh kutinë tuaj" në tre hapa do të marrë postën përmes IMAP dhe do të dërgojë përmes SMTP-së tuaj. Adresa dhe email-et mbeten te ofruesi juaj.

Si ndryshon asistenti i përgjigjes nga agjenti AI?#

Asistenti është trajner i thirrjeve: ai shkruan një draft, ndërsa emailin e dërgoni ju. Agjenti është një lloj i veçantë kutie: ai vetë i shqyrton të marrët sipas rregullave tuaja dhe, nëse e keni lejuar, përgjigjet vetë. Agjenti ekziston vetëm në konturin AWS.

A funksionon auto-përgjigjësi në cenaly.ru?#

Mund të konfigurohet, por auto-përgjigjet nuk dërgohen atje: shërbimi që u përgjigjet email-eve funksionon vetëm në konturin AWS. Për momentin ky është vendi i vetëm në seksion ku konfigurimi ruhet, por veprimi nuk ndodh.

Kush i lexon email-et e kutisë së përbashkët?#

Ata të cilëve pronari u ka dhënë akses në skedën "Akses", dhe vetë pronari. Niveli "Lexo" vërtet vetëm lexon: ndalimi i dërgimit qëndron në server.

Çfarë ndodh me email-et nëse fshihet kutia?#

Ato fshihen dhe adresa lirohet për një kuti të re. Kjo është e pakthyeshme, prandaj konfirmimi e shfaq adresën pikërisht në tekst. Nëse thjesht duhet të ndaloni marrjen e postës — çaktivizoni kutinë në vend të fshirjes.

Seksione të lidhura#

• Punonjësit dhe turnet — llogaritë për të cilat krijohen kuti dhe jepet akses
• Biseda e punës dhe mysafirët — korrespondenca e brendshme dhe dialogët me mysafirët, të mos ngatërrohen me postën
• Tabela e detyrave të turnit — email i dërguar drejtpërdrejt nga karta e detyrës
• Kompanitë dhe faturat — emaili hyrës si aktivitet në kartën e palës
• Baza e njohurive — nga ku asistentët dhe agjenti marrin faktet
• Modelet AI dhe çelësi juaj — përmes cilit ofrues funksionojnë funksionet AI të postës
• Telefonatat — kutia e shërbimit "Telefonatat" dhe transkriptet e bisedave
• Të dhënat dhe siguria — ku ruhen email-et dhe kush ka akses në to