Pemilik · manajer kantor · kepala penerimaan permintaan
Email kerja bisnis: surat dan akses tim
Buka email klien atau pemasok di kotak surat kerja bisnis, bukan di kotak surat pribadi karyawan. Tim yang diberi akses melihat percakapan di tempat yang sama, dan setelah pergantian karyawan riwayat balasan tetap milik bisnis.
Bagian “Email” termasuk dalam Akun; penyedia eksternal, domain, dan draf AI terpisah.
Pendaftaran tanpa kartu. Untuk kotak eksternal diperlukan akses yang diizinkan dan pengaturan penyedia.
Pengiriman otomatis tidak diperlukan untuk memulai. Asisten AI menyiapkan draf; manusia bertanggung jawab atas isi balasan biasa dan pengirimannya.
- Kotak surat sendiri dan kotak surat eksternal yang terhubung
- Hak “baca” dan “kirim” untuk karyawan
- Balasan dan lampiran di bagian kerja
- alamat kerja
- Kotak surat
- membaca atau membalas
- Akses
- atas nama kotak surat
- Balasan
- apa yang terkirim
- Arsip
Email, balasan, dan pekerjaan selanjutnya
Terima email
- Kotak masuk dari kotak surat yang dipilih
- Pencarian, folder, dan tag
- Email dan lampiran untuk ditindaklanjuti
Berikan akses
- Kotak surat kerja bersama atau pribadi
- Hak baca terpisah dari hak kirim
- Karyawan bekerja dengan login masing-masing
Balas
- Pemeriksaan alamat pengirim dan penerima
- Teks, tanda tangan, dan lampiran
- Penyimpanan balasan yang terkirim
Bawa masalah hingga tuntas
- Penugasan terpisah untuk tindak lanjut
- Email dari tugas dengan keterkaitan padanya
- Pemeriksaan hasil oleh manajer
Yang dibutuhkan untuk memulai
Satu alamat kerja
Pilih kotak surat yang benar-benar dibutuhkan beberapa orang. Jangan pindahkan semua email pribadi demi pemeriksaan pertama.
Di penyedia: domain, kotak surat, dan DNS
Kotak surat, domain, dan rekaman DNS tetap di penyedia Anda; perubahan MX adalah keputusan tersendiri. Untuk kotak surat eksternal, ikuti instruksi koneksi; mungkin diperlukan kata sandi aplikasi. Ketentuan dan batas ditentukan oleh penyedia.
Di akun: membaca dan membalas
Tetapkan petugas jaga dan berikan hak “membaca” atau “mengirim”. Akses bersama tidak dengan sendirinya membagi tanggung jawab atas setiap email.
Pertukaran yang dapat diuji
Alamat kedua milik Anda, email uji netral, dan lampiran yang aman. Periksa kotak masuk, balasan, dan penerimaan yang sebenarnya.
Skenario kerja pertama
- 1
Hubungkan satu alamat
Di bagian “Email”, buat kotak kerja atau hubungkan kotak yang sudah ada sesuai instruksi penyedianya. Periksa aksesnya dulu, baru pindahkan alamat lainnya.
- 2
Pisahkan hak akses
Pemilik memberikan akses kepada karyawan yang membutuhkan: hanya baca atau hak kirim. Setiap orang masuk dengan loginnya sendiri.
- 3
Lakukan pertukaran penuh
Kirim email masuk uji dari alamat Anda yang lain, balas dari kotak kerja, lalu periksa “Terkirim” dan penerimaan balasannya. Pekerjaan selanjutnya susun sebagai tugas terpisah.
Uji dengan contoh Anda sendiri
Urutan tindakan di dalam produk. Contoh ini bukan ulasan atau janji hasil.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
Membaca email dan mengirim balasan: hak dipisahkan
Diuji dengan pengujian server lokal dengan penggantian layanan email dan penyimpanan. Email eksternal tidak dikirim.
- 1
Pembaca
Karyawan dengan akses hanya baca dapat melihat kotak surat, tetapi server menolak upayanya mengirim email.
Akses ke kotak surat → - 2
Pengirim
Balasan yang diizinkan diteruskan ke layanan email dan disimpan di “Terkirim”. Pengujian memeriksa jalur ini secara terpisah untuk kedua cloud.
Balasan dan arsip → - 3
Pemeriksaan penerimaan
Rekaman di “Terkirim” tidak membuktikan penerimaan email oleh penerima. Sebelum memindahkan korespondensi, periksa pertukaran antara alamat Anda sendiri.
Koneksi email →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
Di mana ini membantu pemilik
Permintaan pelanggan
Contoh: karyawan membalas dari kotak kerja, manajer dapat membuka balasan terkirim tanpa meneruskan ke email pribadi.
Konfirmasi ke pemasok
Contoh: dari tugas dikirim email tentang tenggat pengiriman. Tautan ke korespondensi tetap ada di tugas.
Karyawan baru
Contoh: berikan akses baca terlebih dahulu, lalu hak membalas setelah verifikasi. Kata sandi kotak bersama tidak perlu dibagikan ke setiap orang.
Contoh situasi kerja. Nilai penghematan waktu dan biaya pada operasi Anda sendiri.
Biaya kotak dan bantuan AI adalah pengeluaran yang berbeda
Biaya kotak dan bantuan AI adalah pengeluaran yang berbeda
Bagian “Email” adalah ekstensi yang disertakan. Paket Akun, email eksternal, domain, dan operasi AI berbayar memiliki ketentuannya sendiri.
Apa yang perlu dihitung sebelum memindahkan email
- Ekstensi “Email” sudah termasuk dalam Akun
- Penyedia email eksternal dan domain sendiri dibayar sesuai ketentuan masing-masing
- Draf AI dan tindakan agen menggunakan saldo terpisah dan aturan akses
- Bandingkan waktu untuk mencari korespondensi dan meneruskan pertanyaan ke rekan; tenggat balasan ke pelanggan ditentukan oleh tim Anda
Apa yang bisa dimulai gratis
Mulai dengan membaca dan membalas secara manual di satu kotak. Asisten AI dan agen otonom tidak diperlukan untuk pemeriksaan ini.
Aktifkan kotak kerjaPendaftaran tanpa kartu. Untuk kotak eksternal diperlukan akses yang diizinkan dan pengaturan penyedia.
Yang perlu dipertimbangkan sebelum memulai
- Koneksi bergantung pada protokol yang tersedia, pengaturan dan batas penyedia eksternal; tidak ada jaminan untuk kotak mana pun tanpa verifikasi.
- Domain email sendiri memerlukan pengaturan DNS. Perubahan MX dapat menghentikan penerimaan di penyedia sebelumnya; mulailah dengan uji terpisah.
- “Terkirim” tidak sama dengan “dibaca” atau “terkirim ke tujuan”.
- Kotak agen adalah mode terpisah dengan aturan dan tindakan yang diizinkan; email biasa tidak membalas secara otonom.
Sebelum memindahkan data, periksa skenario Anda dan koneksi yang diperlukan.
Pertanyaan umum
Apakah seluruh domain email perlu dipindahkan?
Tidak. Mulailah dengan satu kotak eksternal atau kotak kerja baru. Pemindahan domain adalah pengaturan terpisah setelah pertukaran diuji.
Bisakah karyawan hanya diberi akses lihat?
Ya. Hak baca terpisah dari hak kirim; pembatasan diperiksa oleh server.
Apakah AI akan mengirim balasan sendiri?
Asisten email menyiapkan draf yang diperiksa dan dikirim oleh manusia. Agen otonom adalah mode lain dengan pengaturan terpisah; di .ru mode ini tidak tersedia.
Bisakah menyiapkan balasan dan kembali ke sana nanti?
Ya. Tombol “Simpan draf” menaruh balasan di “Draf” kotak surat di server bersama kutipan email asli — balasan tidak akan hilang saat tab ditutup. Draf terlihat oleh semua yang memiliki akses ke kotak surat; karyawan dengan hak kirim yang mengedit dan mengirimnya. Tidak ada yang terkirim ke penerima sampai seseorang menekan “Kirim”.
Detail untuk setiap layar ada di bantuan. Mulai dari mana →
Tugas terkait
Semua solusi →Chat kerja dan tugas tim
Tugas untuk tim
Siapa yang mengerjakan, sampai tenggat kapan, dan dengan apa dibuktikan: tugas tetap di papan, bahkan saat diskusi sudah naik ke atas.
Teleponi bisnis
Panggilan klien
Nomor kerja, antrean, dan rekaman percakapan. Analisis panggilan dan saran membantu tim menjawab dengan lebih percaya diri.
Uji satu email, satu balasan, dan akses kolega
Hubungkan alamat kerja, berikan hak akses, dan lakukan pertukaran antar kotak surat Anda sendiri. Setelah itu, pindahkan korespondensi lainnya.
Pendaftaran tanpa kartu. Untuk kotak eksternal diperlukan akses yang diizinkan dan pengaturan penyedia.