Email dan Penjawab Otomatis AI

Bisnis kecil biasanya mendapatkan email dalam dua bentuk yang tidak praktis: kotak masuk pribadi pemilik, tempat pemasok dan tamu menulis — atau hosting email yang harus dibeli dan dikonfigurasi secara terpisah. Bagian "Email" menawarkan cara ketiga: kotak masuk milik usaha Anda langsung di panel — lengkap dengan klien penuh untuk menggunakannya.

Buka: Panel Admin → Email (admin.cenaly.com/mail, grup "Pekerjaan"). Ekstensi tidak perlu diaktifkan: bagian ini terbuka untuk semua peran, satu-satunya gerbang adalah akses ke bagian tersebut di pengaturan peran. Pemilik melihat dan mengelola semua kotak masuk akun, karyawan hanya miliknya sendiri (ini difilter oleh server, bukan antarmuka).

Yang diperlukan untuk memulai#

Langkah 1. Kotak masuk pertama#

Tombol "Kotak masuk baru". Formulir memiliki empat kolom: "Nama sebelum @" (huruf latin kecil, angka, titik, tanda hubung, garis bawah — anna, info, orders), "Cabang" — cabang tertentu (alamat akan berada di subdomainnya) atau "Semua lokasi" (maka alamat berada di subdomain perusahaan, yang ditetapkan satu kali), "Jenis" dan "Nama tampilan" — yang akan dilihat penerima.

Empat jenis kotak masuk:

Kotak masuk dapat dinonaktifkan (alamat berhenti menerima email) dan dihapus. Penghapusan hanya dapat dilakukan pemilik: ini membebaskan alamat untuk kotak masuk baru dan menghapus email, sehingga konfirmasi menampilkan alamat langsung di teksnya dan tidak dapat dibatalkan. Untuk kotak masuk layanan "Panggilan", panel juga akan menghapus kartu sumber di bagian "Panggilan".

Statistik kotak masuk (tab "Statistik" di pengaturan email — karyawan juga dapat melihatnya untuk kotak masuknya sendiri): diterima, terkirim, berapa banyak email masuk dengan lampiran dan berapa volumenya — selama 24 jam, 7 hari, 30 hari, dan sepanjang waktu. Angka dihitung saat pembacaan dari daftar email, sehingga selalu sesuai dengan yang terlihat di folder.

Langkah 2. Domain sendiri#

Tombol "Domain sendiri" — panduan tiga langkah:

1. Masukkan domain. Paling aman menggunakan subdomain seperti mail.perusahaananda.ru: email yang sudah berjalan di domain utama akan tetap berfungsi.
2. Tambahkan catatan DNS di registrar. Setiap catatan memiliki tombol "Salin", dan di sebelahnya ada dua peringatan yang menjadi alasan langkah ini dijelaskan:
   • MX pada apex (domain itu sendiri, bukan subdomain) akan mematikan layanan email yang Anda gunakan saat ini di domain tersebut (Google Workspace, Microsoft 365, dll.);
   • catatan SPF kedua merusak verifikasi secara keseluruhan — jika SPF sudah ada, Anda perlu menambahkan fragmen kami ke catatan yang sudah ada, bukan menambahkan catatan baru.
3. "Periksa". Server memverifikasi catatan dan memberi tahu untuk masing-masing: "catatan terlihat" atau "catatan belum ada". Catatan biasanya tersebar dalam beberapa menit.

Domain yang siap muncul di formulir pembuatan kotak masuk sebagai grup terpisah — selanjutnya kotak masuk di domain tersebut dibuat seperti biasa.

Langkah 3. Menghubungkan Gmail atau Yandex Anda#

Jika Anda sudah memiliki kotak masuk dan tidak ingin mengganti alamatnya, Anda dapat menghubungkannya: email akan masuk dan terkirim langsung dari panel. Tombol "Hubungkan kotak masuk Anda" — lagi-lagi tiga langkah:

1. Alamat email — lengkap, misalnya info@restoran-anda.ru.
2. Server mengenali sistem email dari catatan DNS domain dan menampilkan instruksi khusus sistem tersebut dalam bahasa Anda: ke mana harus masuk dan cara mendapatkan kata sandi aplikasi (sistem seperti ini tidak menerima kata sandi akun biasa). Jika sistem tidak dapat dikenali, alamat server IMAP dan SMTP dapat dimasukkan secara manual.
3. Hasil — berapa banyak email yang langsung diambil. Kata sandi dikirim ke server satu kali dan tidak dikembalikan.

Di sini juga dipilih siapa yang dapat mengakses kotak masuk: pemilik dan manajer atau satu karyawan.

⚠️ Kotak masuk milik pihak lain yang terhubung hanya dapat dinonaktifkan, bukan dihapus: email tetap ada di penyedia Anda, kami tidak menyentuhnya.

Langkah 4. Membaca dan menulis#

Di sebelah kiri — panel kotak surat, di sebelahnya rel folder: "Kotak Masuk" → folder Anda → "Semua Email" → "Terkirim".

Daftar dan membaca. Email dimuat seiring gulir; email memiliki tanda, "dibaca" dan "Tandai semua sebagai dibaca". Markup email orang lain ditampilkan dalam bingkai terisolasi dan tidak dapat memengaruhi panel. Di atas daftar — kolom pencarian dan tiga filter: "Belum dibaca", "Dengan lampiran" dan berdasarkan tanda (salah satu yang dipilih). ⚠️ Pencarian berjalan pada baris daftar — alamat, subjek dan awal email, — bukan pada isi email: kata dari tengah email panjang tidak akan ditemukannya.

Menulis. Tombol "Tulis" membuka jendela dengan set biasa: "Kepada", "Salinan", "Subjek", teks dengan pemformatan, lampiran. Tanda tangan disisipkan ke email baru secara otomatis (diaktifkan di pengaturan), templat balasan — berlaku umum untuk seluruh akun. Balasan mengutip aslinya: isi terbuka kosong, di bawahnya tanda tangan, di bawahnya lagi — "tanggal, pengirim menulis:" dan teks email asli. Yang dikutip adalah teks, bukan markup; satu kutipan tidak dianggap sebagai email — "Kirim" menunggu hingga teks Anda sendiri muncul.

Draf tidak hilang. Yang diketik tersimpan di browser: salah klik di luar jendela, F5 atau tablet yang kehabisan daya tidak menghapus email — saat kembali akan muncul plakat "Draf dipulihkan" dengan tombol "Bersihkan". Draf tersendiri untuk setiap kotak surat dan setiap balasan, agar draf dari kotak surat bersama tidak muncul di kotak surat pribadi.

Nasib email terkirim. Di "Terkirim" pada barisnya terlihat chip pengiriman: "Terkirim", "Tidak terkirim" atau "Laporan spam". Tidak ada kolom — tidak ada chip sama sekali: "tidak diketahui" — keadaan normal (peristiwa belum sampai), dan tanda tanya abu-abu akan menakutkan di tempat yang semuanya baik-baik saja. "Tidak terkirim" biasanya berarti alamat orang lain tidak ada, bukan kerusakan layanan.

Langkah 5. Folder dan aturan penataan#

Tab "Folder dan aturan" di pengaturan email.

Folder. Hingga 30 folder sendiri untuk setiap kotak surat: nama dan warna. Email dipindahkan dengan tangan melalui selektor di kartu email, di daftar terlihat chip foldernya. Begitu folder pertama muncul, "Kotak Masuk" mulai berarti "belum ditata" — karena itu di sebelahnya muncul "Semua Email": jika tidak, email yang sudah ditata akan tampak hilang. Menghapus folder tidak menghapus email — email kembali ke "Kotak Masuk", dan aturan yang menaruhnya ke sana dicabut.

Aturan. Hingga 20 per kotak surat, urutan menentukan: yang pertama cocok akan berjalan, karena itu yang penting dinaikkan ke atas. Aturan memiliki dua mode:

Perbedaannya dinyatakan langsung di antarmuka; pemanggilan model berbayar dan melalui pencatatan biaya AI biasa, di cenaly.ru berjalan model lokal. Aturan dapat sekaligus langsung menandai email sebagai dibaca, dan tombol "Terapkan ke email di kotak surat" menjalankan aturan pada email belum tertata di bagian atas. Pemindahan manual lebih kuat dari aturan: pengiriman ulang dan proses latar belakang tidak mengalahkan penataan Anda.

⚠️ Aturan tanpa satu pun kondisi dan tanpa deskripsi untuk AI akan mengambil semua email — panel akan memperingatkan tentang hal ini dan tidak akan menyimpan aturan seperti itu.

Langkah 6. Akses karyawan ke kotak surat#

Tab "Akses" (hanya pemilik). Untuk setiap karyawan dengan login — salah satu dari tiga tingkat:

Hingga 50 orang per kotak surat. "Baca" secara fisik tidak dapat mengirim email: larangan ada di server, bukan hanya di antarmuka. Pengaturan kotak surat itu sendiri dalam kedua kasus tetap di tangan pemilik. Pemilik kotak surat dan pemilik akun tidak ditampilkan dalam daftar — akses mereka sudah penuh.

Penjawab otomatis#

Bagian "Penjawab otomatis" di pengaturan email — tersedia untuk semua jenis kotak surat, kecuali agen AI (di sana yang menjawab adalah agen itu sendiri).

Tombol "Balas email masuk secara otomatis" (penjawab otomatis yang aktif terlihat dengan chip "↩" di panel kotak surat), "Subjek balasan" (kosong — akan diambil subjek email masuk dengan "Re:"), "Teks balasan", jendela "Berlaku dari" / "Berlaku hingga" (tanggal kosong — tanpa batasan, keduanya inklusif) dan "Jeda antar balasan ke satu alamat, jam" — perlindungan dari loop, nol berarti nilai default server.

Yang menjawab adalah server pada saat pengiriman email, bukan panel yang terbuka, — tidak perlu menutup tab. Dari loop dua penjawab otomatis ada tiga penghalang independen: pengenalan tanda layanan balasan otomatis dan buletin (balasan kita juga terkirim bertanda sebagai otomatis), jeda per pengirim dan tanda "email ini sudah dibalas" — pengiriman ulang tidak akan menghasilkan balasan kedua.

⚠️ Di cenaly.ru penjawab otomatis dapat dikonfigurasi, tetapi tidak membalas — layanan yang menjalankannya hanya beroperasi di kontur AWS. Ini satu-satunya tempat di mana pengaturan tersimpan, tetapi tindakan tidak terjadi; lihat "Batasan".

Asisten AI untuk membalas#

Ini adalah Pelatih panggilan, bukan otomatisasi: mereka menulis draf, Andalah yang mengirim email.

Asisten dibuat oleh pemilik di pengaturan email → "Asisten" (hingga 20 per Akun). Masing-masing memiliki:

• Nama — "Penjualan", "Dukungan", "Reservasi";
• Instruksi (hingga 4000 karakter) — siapa dia dan bagaimana dia membalas: apa yang ditawarkan, apa yang dihindari, bagaimana menanggapi keluhan;
• Nada dan bahasa balasan ("Seperti di email" atau bahasa tertentu);
• Cabang, atas namanya dia membalas;
• Akses data — dengan tombol: "Katalog dan harga", "Pesanan pengirim" (berdasarkan alamatnya), "Kartu tempat" (nama, alamat, telepon, jam) dan basis pengetahuan (jangan gunakan / semua / hingga tiga kumpulan terpilih).

Di jendela balasan, karyawan memilih asisten dari daftar, jika perlu memberikan petunjuk sekali pakai ("tolak dengan sopan") dan menekan "Usulkan balasan". Asisten membaca email masuk — yang sedang Anda balas — dan mengembalikan draf; pada email baru tanpa email asli, panel akan mengatakannya. Tidak ada yang dikirim atau ditulis ulang secara diam-diam: teks disisipkan ke email oleh tangan Anda, sebelum tanda tangan dan kutipan. Frasa seperti "saya adalah AI" dalam draf disorot dengan peringatan.

Pemilik melihat baris "Akses: …" di bawah daftar — tombol mana yang aktif pada asisten terpilih; karyawan tidak melihat instruksi dan tombol. Dari basis pengetahuan, asisten hanya mengambil dokumen yang terbuka untuk klien: balasan keluar ke publik.

Agen AI kotak masuk#

Jika kotak masuk dibuat dengan jenis "Agen AI", dialah yang memproses email masuk sendiri. Pengaturan — lima tab:

Ada dua tombol untuk pengujian: "Periksa" — menjalankan aturan tanpa satu pun email keluar, hasilnya masuk ke log; "Jalankan agen" — memberikan email tertentu kepada agen sekali lagi berdasarkan pengaturan saat ini.

Akses agen ke dokumen basis pengetahuan privat diaktifkan satu per satu pada dokumen itu sendiri — dengan tombol "tersedia dari email".

Kaitan dengan tugas dan CRM#

• Email dari tugas. Tombol "✉️ Tulis" di kartu tugas membuka jendela email di atas tugas — orang tidak terlempar dari tugas dan dari percakapan — dan email yang terkirim diingat di dalamnya: terlihat bahwa pemasok sudah ditulis dan apakah balasannya sudah datang. Lihat "Papan tugas".
• Email di kartu rekanan. Email masuk yang terkirim menjadi aktivitas di kartu rekanan di "Perusahaan dan faktur" — kecocokan dicari berdasarkan alamat, diaktifkan dengan tombol di bagian "Otomatisasi" CRM. Sebaliknya, dari kartu ada tautan langsung ke email, ke folder yang tepat.
• Percikan Asisten AI ada di tiga permukaan email yang rumit — "Folder dan aturan", pengaturan Agen AI, dan "Domain sendiri": dia akan menjelaskan blok itu.

Batasan#

• Pencarian tidak melihat ke dalam isi email. Pencarian dilakukan berdasarkan alamat, subjek, dan awal email; daftar folder dibatasi di atas dan seluruhnya berada di memori tab.
• Tidak ada draf sisi server. Draf hidup di browser: di Perangkat lain Anda tidak akan melihatnya, dan draf yang lebih tua dari seminggu tidak diusulkan.
• Di cenaly.ru tidak ada kotak masuk Agen AI, penjawab otomatis, dan chip pengiriman. Kotak masuk dengan jenis "Agen AI" tidak dapat dibuat di sana; pengaturan penjawab otomatis tersimpan, tetapi tidak ada yang membalas email; peristiwa tentang pengiriman dan keluhan spam hanya datang di kontur AWS. Semua lainnya — kotak masuk, folder, aturan, asisten — berfungsi di kedua Cloud.
• Aturan "AI memutuskan" tidak langsung terpicu — dalam beberapa menit setelah pengiriman, dan setiap pemrosesan ditagih sebagai panggilan AI biasa. Aturan berdasarkan kondisi bekerja segera dan gratis.
• Kotak masuk milik orang lain yang terhubung tidak dihapus, melainkan dinonaktifkan — email tetap ada di penyedia. Sebaliknya, penghapusan kotak masuk milik sendiri tidak dapat dibatalkan: alamat dibebaskan, email dihapus.
• Batas: 30 folder dan 20 aturan penataan per kotak masuk, 50 orang per kotak masuk di "Akses", 20 asisten per Akun, instruksi asisten hingga 4000 karakter. Kotak masuk memiliki batas pengiriman harian dan batas jumlah penerima — panel akan memberi tahu jika Anda mencapainya.
• Domain tidak langsung terverifikasi. Beberapa menit pertama setelah membuat kotak masuk pertama domain, pengiriman bisa ditolak dengan keterangan "domain masih diverifikasi oleh penyedia email" — ini normal.

Pemecahan masalah#

Panduan umum berdasarkan gejala — pemecahan masalah; jika tidak ada yang berhasil, hubungi kami — cara mendapatkan bantuan.

Pertanyaan umum#

Apakah perlu membeli hosting email?#

Tidak. Kotak surat seperti anna@cabang.cenaly.com langsung berfungsi, tanpa domain dan tanpa penyedia pihak ketiga. Domain sendiri diperlukan hanya jika alamat harus terlihat seperti milik Anda sendiri.

Bisakah tetap menggunakan Gmail sendiri dan tetap bekerja di panel?#

Ya — wizard "Hubungkan kotak surat Anda" dalam tiga langkah akan mengambil email melalui IMAP dan mengirim melalui SMTP Anda. Alamat dan email tetap berada di penyedia Anda.

Apa perbedaan asisten balasan dengan agen AI?#

Asisten adalah pelatih panggilan: ia menulis draf, dan email dikirim oleh Anda. Agen adalah jenis kotak surat tersendiri: ia sendiri memproses kotak masuk sesuai aturan Anda dan, jika Anda mengizinkan, membalas sendiri. Agen hanya tersedia di lingkungan AWS.

Apakah penjawab otomatis berfungsi di cenaly.ru?#

Dapat dikonfigurasi, tetapi balasan otomatis tidak terkirim di sana: layanan yang membalas email hanya berfungsi di lingkungan AWS. Saat ini ini satu-satunya tempat di bagian ini di mana pengaturan tersimpan tetapi tindakan tidak terjadi.

Siapa yang membaca email kotak surat bersama?#

Mereka yang diberikan akses oleh pemilik di tab "Akses", dan pemilik sendiri. Tingkat "Baca" benar-benar hanya membaca: larangan mengirim ada di server.

Apa yang terjadi dengan email jika kotak surat dihapus?#

Email akan dihapus, dan alamat akan dibebaskan untuk kotak surat baru. Ini tidak dapat dibatalkan, karena itu konfirmasi menampilkan alamat langsung di teks. Jika hanya ingin berhenti menerima email — nonaktifkan kotak surat alih-alih menghapus.

Bagian terkait#

• Karyawan dan shift — login yang dibuatkan kotak surat dan diberikan akses
• Obrolan kerja dan tamu — korespondensi internal dan dialog dengan tamu, jangan bingung dengan email
• Papan tugas shift — email yang dikirim langsung dari kartu tugas
• Perusahaan dan faktur — email masuk sebagai aktivitas di kartu mitra
• Basis pengetahuan — dari mana asisten dan agen mengambil fakta
• Model AI dan kunci sendiri — melalui penyedia mana fungsi AI email bekerja
• Panggilan — kotak surat layanan "Panggilan" dan transkrip percakapan
• Data dan keamanan — di mana email disimpan dan siapa yang memiliki akses