Показатель процесса
Считайте расходы, для которых не удалось найти подтверждающий документ.
Документы и расчёты
Найдите основание закупки без поиска по чатам
Храните накладные и сопутствующие файлы в согласованной структуре. Проверку закупки можно начать с документа, даже если принимал другой сотрудник.
Типовой кейс
Примеры на возможностях платформы, не истории конкретных клиентов. Результат проверяется на вашем процессе.
Экран платформы · демонстрационные данные
Кому знакома эта задача
Компания закупает товары или материалы. Накладная, счёт и подтверждение оплаты должны оставаться доступными для последующего разбора.
До внедрения
Что мешает работе
- Файлы сохраняют в личной переписке сотрудника.
- При сверке расхода нельзя быстро найти исходный документ.
После настройки
Как меняется процесс
- Ответственный сохраняет документы в согласованной структуре.
- При проверке закупки команда знает, где искать её основания.
Разберём на конкретной ситуации
Накладная нужна через месяц
- 01
Ситуация
Поставщик уточняет состав прошлой поставки, а принимавший её сотрудник в отпуске.
- 02
Действие
Ответственный открывает папку и находит файл по согласованным названию, поставщику и дате.
- 03
Что проверяем
Команда сверяет закупку с первичным документом, сохранившимся в общем рабочем пространстве.
Кто делает каждый шаг
Как это работает
ПРОЦЕСС В РАБОТЕОт запроса к результату
- 01ЗакупщикСобрать документы
Получает актуальные файлы по поставке.
- 02ОтветственныйПроверить содержание
Сверяет поставщика, дату, позиции и сумму.
- 03СотрудникСохранить комплект
Размещает файлы в предусмотренном разделе документов.
- 04ВладелецСверить операцию
Проверяет расход и его основания отдельным действием.
Действия выполняет команда. Система хранит внесённые данные.
Первый запуск
С чего начать
- 1Определите, кто вправе создавать документы и подтверждать расчёты.
- 2Сохраните комплект одной закупки и попросите другого ответственного найти его.
- 3Сверьте результат с исходными документами и фактическими поступлениями.
Проверка на вашем бизнесе
Как оценить результат
Сначала зафиксируйте исходный процесс, затем сравните сопоставимые смены или рабочие дни после настройки. Ниже — показатели для вашей проверки, а не результаты внедрения клиента.
Проверка запуска
Сохраните комплект одной закупки и попросите другого ответственного найти его.
Подходит этим типам бизнеса
Перед подключением
Ответы на практические вопросы
Как перенести документы из личных папок сотрудников?
Начните с активного периода и договоритесь об именовании. Проверьте читаемость файлов и доступ коллег, затем постепенно добавляйте архив.
Загрузка накладной автоматически создаёт приход на склад?
Нет. Хранение файла и проведение складской операции — разные действия. Если используется обработка накладной, результат отдельно проверяют и подтверждают.
Можно начать с одного процесса?
Да. Выберите одну задачу, подготовьте данные и назначьте ответственного. Пройдите процесс на пробном примере, затем подключайте остальные шаги по мере готовности команды.
От чего зависит стоимость подключения?
От выбранных модулей, объёма использования и внешних сервисов. Перед запуском уточните доступность для вашей страны и облака, права сотрудников и оплату подключаемых услуг. Состав решения обсуждают под вашу задачу.
Другие процессы
Все кейсы автоматизации →Ваш процесс может отличаться
Разберём задачу вашего бизнеса
Расскажите, что сейчас делаете вручную, кто участвует и где теряется информация. Обсудим подходящие модули и первый проверяемый шаг.