Dnevnik rezervacija

Dnevnik rezervacija — radni ekran salona lepote (i drugih servisa koji primaju termine). To je dnevna mreža: po kolonama — majstori, po vertikali — vreme. Ovde kreirate termine za usluge, pomerate ih i vodite ih kroz statuse.

Otvoriti: Administratorski panel → Rezervacije (admin.cenaly.com).

Kabineti, hardver i planiranje posete#

Specijalisti se vode kao ljudi, kabineti i aparati — kao odvojeni resursi rezervacije. Navedite koji resursi su potrebni za svaku uslugu. Provera dostupnosti kombinuje raspored specijaliste, zauzetost resursa i pauze usluge.

U dnevniku osoblja možete sastaviti posetu od više usluga ili seriju poseta. Ove radnje ne znače istu mogućnost u gostujućem vidžetu. Pre potvrde proverite predložene datume i konflikte.

Raspored koristi vremensku zonu lokacije. Podesite je pre otvaranja onlajn rezervacija, posebno ako registrator radi iz druge zemlje. Promena statusa sa oznakom čekanja još zahteva potvrdu servera: grešku ili nepotvrđenu radnju treba razrešiti pre nastavka rada.

Za kliniku izaberite preset „Klinika“: lekar, kabinet, pacijent, prijem. Istorija pacijenta je ovde administrativna; medicinski kartoni, dijagnoze i protokoli lečenja nisu deo modula. Radnje lekara ograničene su njegovom ulogom i dodeljenim mu posetama.

U školi koristite termin za probne i individualne časove. Posećenost stalne grupe i novac porodice pripadaju školskom scenariju, opisanom u prvom danu.

Dnevna mreža#

Na vrhu je panel dana sa dugmadima danas / prethodni dan / sledeći dan. Pod svakim majstorom je njegova kolona sa terminima po vremenu; za termine bez dodeljenog majstora postoji posebna kolona „Bez majstora“. Mreža se sama osvežava: termin koji je zakazao gost ili kolega pojavljuje se u njoj bez ponovnog učitavanja stranice.

Zvuk i obaveštenja o novim terminima#

Ikona 🔔 / 🔕 u zaglavlju dnevnika uključuje zvuk i iskačuća obaveštenja o novim terminima. Rade samo dok je ova stranica otvorena: ako je pregledač zabranio obaveštenja, dugme postaje ćilibarno uz savet da ih dozvolite u podešavanjima sajta.

Zato ispod zaglavlja stoji traka „Dok je admin panel zatvoren, nećete saznati za nove termine“ sa dugmetom „Poveži Telegram obaveštenja“ — ona otvara čarobnjak za povezivanje odmah na mestu, ne vodeći vas u prodavnicu aplikacija. Kada je bot lokacije već povezan, umesto trake ostaje tihi savet sa linkom: treba ga otvoriti iz onog Telegram naloga koji treba da prima obaveštenja. Traku možete sakriti dugmetom „Ne prikazuj“.

Imenik majstora#

Dugme „Majstori“ otvara registar specijalista. Majstor je zaposleni iz zajedničkog imenika zaposlenih sa ulogom majstora; nije obavezno da mu se pravi nalog — možete dodati „zaposlenog-resurs“, koji postoji samo kao kolona u rasporedu. Za svakog majstora:

• Ime;
• Boja — kojom se njegovi termini ističu u mreži;
• Aktivan — da li učestvuje u rasporedu;
• Usluge — koje usluge obavlja (sve ili izabrane);
• Raspored rada — radni sati po danima nedelje; dan bez kvačice smatra se neradnim;
• Dnevne pauze — ručak i slični vremenski termini, oni se isecaju iz svakog radnog dana;
• Odmor i bolovanje — periodi datuma u kojima je majstor nedostupan, sa opcionom napomenom;
• Pojedinačni dani — izuzetak za konkretan datum: da ga učinite neradnim ili da zadate posebne sate. Pojedinačni dan je jači od nedeljnog rasporeda — njime zatvarate „ove subote radimo do 15:00“ bez trajne izmene rasporeda.

Raspored, pauze i odmor važe ne samo u dnevniku, nego i u onlajn rezervacijama: ti sati se gostu jednostavno ne nude.

Ako majstora još nema, dodajte prvog — bez njih mrežu nećete moći da popunite.

Novi termin#

Dugme „Novi termin“ otvara formu:

• Klijent i telefon;
• Usluga (sa liste) i njeno trajanje u minutima;
• Majstor;
• Datum i vreme;
• Komentar.

Posle čuvanja termin se pojavljuje u mreži u koloni majstora. Dnevnik neće dozvoliti da zakažete „u prazno“: ako vreme izlazi iz okvira radnog vremena lokacije ili majstor tada ne radi, forma će to iskreno saopštiti.

Statusi posete#

Kada otvorite termin, vodite ga kroz statuse:

Statusa je tačno šest. Ako je bio potreban depozit, a nije plaćen za vreme zadržavanja vremenskog termina, poseban status se ne pojavljuje: termin prelazi u „Otkazan“, a razlog — „depozit nije uplaćen na vreme“ — dopisuje se uz status u kartici.

Radnje (potvrdi / „U stolici“ / završi / nejavljivanje / otkaži / pomeri) prebacuju status direktno u kartici termina. Pomeranje čuva već plaćeni depozit — gost ne mora ponovo da plaća.

Depozit i kazna za nepojavljivanje#

Klasična bol salona — „zakazao i nije došao“. Protiv toga postoji avansno plaćanje: u prozoru „Podešavanja termina“ uključuje se blok „Politika depozita“:

• prekidač „zahtevaj depozit pri onlajn zakazivanju“;
• iznos — procentom od cene usluge ili fiksnom sumom (za konkretnu uslugu može se zadati sopstveni uslov);
• besplatno otkazivanje N sati pre posete.

Kako to izgleda u praksi:

• gost pri onlajn zakazivanju vidi iznos i uslove, vremenski termin se drži ograničeno vreme do plaćanja; ako ne plati — termin se sam otkazuje uz napomenu „depozit nije uplaćen na vreme“, a vreme se vraća u prodaju;
• status depozita je vidljiv u kartici termina: plaćen, čeka plaćanje, vraćen, propao;
• ako je gost otkazao na vreme — novac se vraća automatski; ako je otkazao kasno ili se nije pojavio — depozit se zadržava, a dnevnik prikazuje obaveštenje o tome;
• pomeranje termina ne poništava depozit.

Depozit zahteva povezan onlajn akvajring. Sličan, ali fleksibilnije podesiv mehanizam postoji kod rezervacija stolova — vidi Rezervacije stolova.

Onlajn zakazivanje klijenta#

Klijent može sam da zakaže — usluga → majstor → slobodan vremenski termin → kontakti:

• na vašoj izlozi;
• na vašem sopstvenom sajtu — vidžetom „Onlajn zakazivanje“, vidi Moj sajt. Vidžet se pojavljuje kada u meniju postoji bar jedna stavka tipa „Usluga“;
• u Telegram — mini-aplikacija za zakazivanje u vašem botu.

Svi termini, odakle god da dođu, dospevaju u isti dnevnik.

Slobodno vreme se računa po rasporedu majstora, njegovim pauzama, odmorima i pojedinačnim danima, po trajanju usluge (plus pauza za čišćenje radnog mesta, ako je zadata kod usluge) i po već zauzetom vremenu. Opšti okviri za celu lokaciju — zupčanik podešavanja sekcije u dnevniku, prozor „Podešavanja termina“, blok „Sati onlajn zakazivanja“.

Kod same usluge u sekciji „Cenaly“ može se zadati ne samo trajanje: pauza posle posete, koliko gostiju prima istovremeno, kojim majstorima je dostupna i sopstveni uslovi depozita.

Ako je sve zauzeto, gost može da pritisne „Obavesti ako se oslobodi“ — i dobiće obaveštenje kada se vremenski termin otvori (uključujući i ako se oslobodio zbog neplaćenog depozita na vreme).

Napis „Zakazani ste“ gost vidi tek nakon što je termin zaista kreiran. Ako su za one sekunde dok je popunjavao kontakte vreme uspeli da zauzmu, gost će dobiti iskreno odbijanje, a mreža će se odmah ponovo sastaviti — dva gosta na isto vreme kod jednog majstora sistem neće pustiti. Kada gost sam ne bira majstora, slobodnog dodeljujemo pri kreiranju termina.

Ako je potvrda iz nekog razloga zakasnila, umesto „Zakazani ste“ gost će videti „Potvrda još nije stigla, ustanova će vas kontaktirati“. Takav termin obično ipak dospeva u dnevnik — proverite ga i pozovite gosta.

Šta gost dobija odmah posle zakazivanja#

Na ekranu potvrde — broj termina, a pored, u zavisnosti od vaše lokacije:

• 🔔 Podsetnici u Telegram — dugme vodi u vaš bot (pojavljuje se ako je bot povezan);
• Upravljaj terminom — link na stranicu za pomeranje i otkazivanje;
• Dodaj u kalendar — događaj za kalendar telefona ili računara;
• pismo na mejl — ako je gost ostavio e-mail.

Upravljanje terminom preko linka#

Link „Upravljaj terminom“ otvara posebnu stranicu. Ni lični nalog, ni lozinka, ni aplikacija gostu nisu potrebni — dovoljan je sam link; on isti stiže i u pismu-potvrdi.

Na ovoj stranici gost može da:

• pogleda uslugu, majstora, datum i vreme;
• pomeri termin na drugo slobodno vreme;
• otkaže termin;
• uplati depozit, ako se zahteva (za termine iz vidžeta na vašem sajtu ovo je jedino mesto plaćanja);
• uključi podsetnike u Telegram.

Pomeranje i otkazivanje su odmah vidljivi u dnevniku — nije ih potrebno posebno potvrđivati.

⚠️ Link i jeste ključ termina: onaj kome je gost prosledio link takođe će moći da pomeri ili otkaže posetu.

Pismo-potvrda na mejl#

U formi zakazivanja postoji opciono polje e-mail. Ako je gost ostavio adresu — odmah posle potvrde dobija pismo: usluga, datum i vreme (u vremenskoj zoni ustanove), trajanje, adresa ustanove, broj termina i dugme „Upravljaj terminom“. Ako nije ostavio — jednostavno ništa ne šaljemo, na sam termin to nikako ne utiče.

Pismo ne stiže ako je termin kreirao administrator u dnevniku, ako je sistem odbio zakazivanje ili ako je za uslugu potreban depozit i on još nije plaćen. Ponovni pokušaj gosta ne rađa drugo pismo.

Pisma stižu na osam jezika kontura zakazivanja — engleskom, ruskom, gruzijskom, turskom, albanskom, nemačkom, ukrajinskom i jermenskom; jezik se bira prema onom na kojem je gost zakazivao, za ostale jezike pismo će biti na engleskom.

Vremenska zona ustanove#

Gostujući deo radi u vremenu ustanove, a ne u vremenu uređaja gosta. Gost iz druge zone vidi pored izbora vremena natpis „vreme ustanove (Asia/Tbilisi)“, a u pismu — red „Vreme je navedeno u vremenskoj zoni ustanove“. U ovoj istoj zoni odlaze pisma i podsetnici.

A mreža dnevnika se crta u vremenu uređaja administratora: sati i minuti termina se prikazuju onako kako ih vidi pregledač. Dok radite iz svoje zemlje, razlike nema; ako administrator otvara dnevnik iz druge vremenske zone — proverite zonu, inače će mu se termin u 14:00 prikazati u drugo vreme.

Zona se preuzima iz podešavanja lokacije — sekcija „Lokacije“, polje vremenske zone. Proverite je pre nego što uključite onlajn zakazivanje: naročito ako nalog nije otvaran iz vaše zemlje.

Podsetnici u Telegramu#

Ako je za lokaciju povezan Telegram-bot, gost koji je preko njega rezervisao termin dobija:

• potvrdu termina, kao i poruke o pomeranju i otkazivanju;
• podsetnik 24 sata i 2 sata pre posete sa dugmadima „Dolazim“ i „Otkaži“ — pritiskom se odmah menja status termina u dnevniku rezervacija.

Vlasnik i administrator dobijaju obaveštenja o novim terminima i otkazivanjima u svoj čet — poseban blok podešavanja „Obaveštenja vlasniku“.

Vreme se u svim porukama prikazuje u vremenskoj zoni lokacije.

Tekstovi podsetnika prevedeni su na četiri jezika — engleski, ruski, gruzijski i turski (imejlovi pritom odlaze na osam). Ako je gost zakazao termin na drugom jeziku, podsetnik stiže na engleskom.

Otkazivanje dugmetom u botu uzima u obzir depozit: ako se gost uklopio u period besplatnog otkazivanja, novac se vraća automatski i bot o tome piše („depozit se vraća na istu karticu“); ako je period prošao — javlja da je depozit zadržan. Ručni povraćaj ostaje samo za slučajeve kada automatski povraćaj nije prošao — tada bot iskreno upozorava gosta da će ga lokacija kontaktirati.

Odakle dolaze rezervacije#

Termini koje je gost zakazao preko vidžeta na vašem sajtu u dnevniku rezervacija imaju ikonu 🌐 sa natuknicom „Sa sajta“ — odmah se vidi da li kanal radi ili ne.

Dugme „🌐 Vidžet na sajtu“ otvara tok vidžeta za 7, 30 ili 90 dana:

Posebno su prikazani „Termin zauzet dok su birali“ (propušteni termini — povod da dodate majstora ili skratite korake), tehnički problemi, koliko je gostiju videlo zahtev za depozit i koliko ih je ostalo da ga čeka, koliko ih je povezalo podsetnike u Telegramu i dodalo posetu u kalendar, kao i jezici na kojima je vidžet otvaran. To su samo brojači: ličnih podataka gostiju u njima nema.

Pretplate#

Dugme „🎟️ Pretplate“ otvara pakete usluga: opisujete plan-šablon („10 šišanja“, „neograničeno mesečno“), izdajete pretplatu konkretnom klijentu, a posete se skidaju sa nje kako se obavljaju. Podržano je i redovno produžavanje sa automatskim skidanjem.

Ograničenja#

• Vidžet za onlajn zakazivanje ne pojavljuje se uvek. Potrebno mu je uključeno rezervisanje na lokaciji i bar jedna stavka sa tipom „Usluga“ u meniju — inače se vidžet tiho ne prikazuje, da se gostu ne bi otvorio prazan panel.
• Pomeranje i otkazivanje posete u samom vidžetu nije moguće. To se radi na posebnoj stranici preko linka „Upravljaj terminom“ — ona stiže gostu na ekranu potvrde i u imejlu.
• Imejl odlazi samo ako je gost ostavio e-mail. Polje je opciono; imejlova nema ni za termine koje je administrator kreirao u dnevniku rezervacija, ni za neplaćene depozite.
• Vreme je uvek u vremenskoj zoni lokacije. Gost iz druge zone vidi oznaku zone pored izbora vremena — „14:00“ znači 14:00 kod vas.
• Slobodno vreme računa sistem, a ne vi. Na njega utiču raspored majstora, pauze, odmori i pojedinačni dani, trajanje usluge sa pauzom i „Radno vreme onlajn zakazivanja“ lokacije — ručno „otvaranje“ zauzetog termina u vidžetu nije moguće.
• Na sajtu napravljenom našim konstruktorom vidžet je podrazumevano isključen: menja izgled stranice, pa ga uključujete svesno.

Rešavanje problema#

Na mom sajtu nema dugmeta „Zakaži“.

1. Nema nijedne stavke-usluge u meniju ili je isključeno rezervisanje na lokaciji — vidžet se u tom slučaju ne prikazuje.
2. Oznaka nije pronađena — kliknite na „Proveri instalaciju“ u odeljku „Moj sajt“. Oznaku koja je ubačena preko Google Tag Manager, provera neće videti — pogledajte sajt svojim očima.
3. Izmene nisu stigle — fajlovi vidžeta se dele preko CDN sa kešom od 5 minuta: sačekajte i osvežite stranicu uz brisanje keša.
4. Dugme je progutalo više dugmadi — ako u njegovom lepezi postoji stavka „Zakaži“, sopstveno dugme vidžeta se namerno gasi.

Gost ne vidi slobodno vreme. Proverite redom: raspored majstora i njegove pauze, pojedinačne dane i odmore, „Radno vreme onlajn zakazivanja“ u podešavanjima odeljka, trajanje usluge zajedno sa pauzom posle posete i već zauzete termine. Ako je sve zauzeto, gostu je dostupno dugme „Obavesti ako se oslobodi“.

Link na konkretnu uslugu ili majstora otvara običan prvi korak. To znači da je identifikator zastareo — usluga je preimenovana ili je majstor otišao. Vidžet se u tom slučaju ne kvari, već prikazuje običan izbor od prvog koraka; ispravite identifikator u atributu oznake.

Gost je video „Potvrda još nije stigla“. Termin obično ipak stigne do dnevnika rezervacija — proverite ga u mreži i pozovite gosta.

Termini sa sajta se ne vide u statistici. Tok vidžeta prikazuje dugme „🌐 Vidžet na sajtu“ u dnevniku rezervacija: koliko je puta dugme viđeno, koliko je gostiju otvorilo panel i koliko ih je zakazalo. Sami termini sa sajta imaju bedž „Sa sajta“.

Povezani odeljci#

• Moj sajt — vidžet za onlajn zakazivanje za spoljni sajt
• Telegram — povezivanje bota
• Zaposleni i smene — evidencija radnog vremena osoblja
• Stalni gosti — istorija klijenata
• Rezervacija stolova — slična logika rezervacije za restorane

Česta pitanja#

Šta učiniti sa terminom bez majstora?#

On dospeva u kolonu „Bez majstora“ — dodelite majstora kasnije, otvaranjem termina.

Odakle usluge u formi?#

Iz vašeg kataloga usluga; za svaku je zadato trajanje, koje se preuzima u termin.

Kako označiti da klijent nije došao?#

U kartici termina izaberite radnju „Nedolazak“ — status se beleži kao no-show. Ako je po terminu bio plaćen depozit i uključeno njegovo zadržavanje, on se skida u korist lokacije, o čemu dnevnik rezervacija odmah obaveštava.

Mogu li dva gosta da zakažu isti termin kod istog majstora?#

Ne. Vreme se vezuje za termin u trenutku kreiranja: drugi gost će dobiti odbijenicu i videće ažuriranu mrežu sa slobodnim terminima.

Kako majstoru zatvoriti dan ili deo dana?#

Pauza za ručak i slični vremenski termini — „Dnevne pauze“ u kartici majstora, pojedinačan datum — „Pojedinačni dani“ (neradni dan ili posebno radno vreme za taj dan), duži periodi — „Odmor i bolovanje“. Da zatvorite termine cele lokacije, promenite „Radno vreme onlajn zakazivanja“ u podešavanjima zakazivanja.

Gost je zakazao, a pismo nije stiglo#

Proverite da li je ostavio e-mail: polje nije obavezno. Pisma se ne šalju za termine koje je administrator kreirao u dnevniku rezervacija, kao ni za neplaćene depozite. Ako je adresa bila uneta — zamolite gosta da pogleda fasciklu „Neželjena pošta“.

Gost je u drugoj vremenskoj zoni — koje vreme bira?#

Vreme lokacije. Pored izbora vremena vidžet označava vremensku zonu, tako da „14:00“ znači tačno 14:00 kod vas, a ne kod gosta.