Właściciel · menedżer biura · kierownik obsługi zgłoszeń
Służbowa poczta firmy: wiadomości i dostęp zespołu
Otwórz wiadomość klienta lub dostawcy w służbowej skrzynce firmy, a nie w prywatnej skrzynce pracownika. Zespół z przyznanym dostępem widzi korespondencję w tym samym miejscu, a po zmianie pracownika historia odpowiedzi pozostaje w firmie.
Sekcja „Poczta” jest wliczona do konta; zewnętrzny dostawca, domena i wersje robocze AI — osobno.
Rejestracja bez karty. Dla zewnętrznej skrzynki potrzebne są dozwolony dostęp i ustawienia dostawcy.
Automatyczne wysyłanie nie jest potrzebne na start. Asystent AI przygotowuje wersję roboczą; za treść zwykłej odpowiedzi i wysłanie odpowiada człowiek.
- Własne i podłączone zewnętrzne skrzynki
- Uprawnienia „czytać” i „wysyłać” dla pracowników
- Odpowiedzi i załączniki w sekcji służbowej
- adres służbowy
- Skrzynka
- czytać lub odpowiadać
- Dostęp
- w imieniu skrzynki
- Odpowiedź
- co wysłano
- Archiwum
E-mail, odpowiedź i dalsza praca
Odbierać wiadomości
- Skrzynka odbiorcza wybranej skrzynki
- Wyszukiwanie, foldery i tagi
- Wiadomość i załączniki do opracowania
Przyznać dostęp
- Wspólna lub osobista skrzynka służbowa
- Uprawnienia do czytania oddzielnie od wysyłania
- Praca pracowników na własnych loginach
Odpowiedzieć
- Sprawdzenie adresu nadawcy i odbiorcy
- Treść, podpis i załączniki
- Zapisywanie wysłanej odpowiedzi
Doprowadzić sprawę do końca
- Osobne polecenie dalszej pracy
- Wiadomość z zadania z powiązaniem z nim
- Weryfikacja wyniku przez menedżera
Co jest potrzebne do startu
Jeden adres służbowy
Wybierz skrzynkę, która naprawdę jest potrzebna kilku osobom. Nie przenoś wszystkich prywatnych wiadomości na potrzeby pierwszego testu.
U dostawcy: domena, skrzynka i DNS
Skrzynka, domena i rekordy DNS pozostają u Twojego dostawcy; zmiana MX to osobna decyzja. W przypadku skrzynki zewnętrznej postępuj zgodnie z instrukcją połączenia; może być potrzebne hasło aplikacji. Warunki i limity określa dostawca.
W koncie: czytanie i odpowiadanie
Wyznacz osobę dyżurną i przydziel uprawnienia „czytać” lub „wysyłać”. Wspólny dostęp sam nie rozdziela odpowiedzialności za każdą wiadomość.
Testowana wymiana
Drugi własny adres, neutralna wiadomość testowa i bezpieczny załącznik. Sprawdź wiadomość przychodzącą, odpowiedź i faktyczne otrzymanie.
Pierwszy scenariusz działania
- 1
Podłącz jeden adres
W sekcji „Poczta” utwórz skrzynkę służbową lub podłącz istniejącą zgodnie z instrukcją jej dostawcy. Najpierw sprawdź dostęp, potem przenieś pozostałe adresy.
- 2
Rozdziel uprawnienia
Właściciel przyznaje dostęp wybranym pracownikom: tylko odczyt albo prawo wysyłki. Każdy loguje się na własnym loginie.
- 3
Przeprowadź pełną wymianę
Wyślij testową wiadomość przychodzącą z innego swojego adresu, odpowiedz ze skrzynki służbowej i sprawdź „Wysłane” oraz otrzymanie odpowiedzi. Dalszą pracę zaplanuj jako osobne zadanie.
Sprawdź na własnym przykładzie
Kolejność działań w produkcie. Przykład nie jest opinią ani obietnicą wyniku.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
Przeczytać wiadomość i wysłać odpowiedź: uprawnienia rozdzielone
Sprawdzone lokalnymi testami serwerowymi z zastąpieniem usług pocztowych i magazynu. Wiadomości zewnętrzne nie były wysyłane.
- 1
Czytający
Pracownik z dostępem tylko do czytania widzi skrzynkę, ale serwer odrzuca jego próbę wysłania wiadomości.
Dostęp do skrzynki → - 2
Wysyłający
Dozwolona odpowiedź jest przekazywana do usługi pocztowej i zapisywana w „Wysłanych”. Testy sprawdzają tę ścieżkę osobno dla obu chmur.
Odpowiedź i archiwum → - 3
Sprawdzenie otrzymania
Rekord w „Wysłanych” nie dowodzi otrzymania wiadomości przez adresata. Przed przeniesieniem korespondencji sprawdź wymianę między własnymi adresami.
Połączenie poczty →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
Gdzie to pomaga właścicielowi
Zapytanie klienta
Przykład: pracownik odpowiada ze służbowej skrzynki, a menedżer może otworzyć wysłaną odpowiedź bez przekazywania jej na prywatną pocztę.
Doprecyzowanie u dostawcy
Przykład: z zadania wysyłana jest wiadomość o terminie dostawy. Link do korespondencji pozostaje przy zadaniu.
Nowy pracownik
Przykład: najpierw przyznaj dostęp do czytania, a prawo odpowiadania dopiero po weryfikacji. Hasła do wspólnej skrzynki nie trzeba rozdawać każdemu.
Przykłady sytuacji z pracy. Oszczędność czasu i pieniędzy oceń na własnych operacjach.
Koszt skrzynki i pomoc AI to odrębne wydatki
Koszt skrzynki i pomoc AI to odrębne wydatki
Sekcja „Poczta” to włączone rozszerzenie. Plan konta, poczta zewnętrzna, domena i płatne operacje AI mają własne warunki.
Co ustalić przed przeniesieniem poczty
- Rozszerzenie „Poczta” jest wliczone w Konto
- Zewnętrzny dostawca poczty i własna domena są rozliczani na własnych warunkach
- Szkice AI i działania agentowe korzystają z odrębnego salda i zasad dostępu
- Porównaj czas na szukanie korespondencji i przekazywanie sprawy koledze; termin odpowiedzi klientowi ustala twój zespół
Co można zacząć bezpłatnie
Zacznij od ręcznego czytania i odpowiadania w jednej skrzynce. Asystent AI i autonomiczny agent nie są potrzebne do tego sprawdzenia.
Podłącz skrzynkę służbowąRejestracja bez karty. Dla zewnętrznej skrzynki potrzebne są dozwolony dostęp i ustawienia dostawcy.
Co wziąć pod uwagę przed startem
- Połączenie zależy od dostępnego protokołu, ustawień i limitów zewnętrznego dostawcy; żadna skrzynka nie jest obiecywana bez weryfikacji.
- Własna domena pocztowa wymaga konfiguracji DNS. Zmiana MX może wstrzymać odbiór u poprzedniego dostawcy; zacznij od osobnego testu.
- „Wysłano” nie znaczy „przeczytano” ani „dostarczono”.
- Skrzynki agentowe to odrębny tryb z zasadami i dozwolonymi działaniami; zwykła poczta nie odpowiada autonomicznie.
Przed przeniesieniem danych sprawdź swój scenariusz i niezbędne integracje.
Częste pytania
Czy trzeba przenosić całą domenę pocztową?
Nie. Zacznij od jednej zewnętrznej lub nowej służbowej skrzynki. Przeniesienie domeny to osobna konfiguracja po sprawdzeniu wymiany.
Czy pracownik może mieć tylko podgląd?
Tak. Prawo czytania jest oddzielone od prawa wysyłania; ograniczenie sprawdza serwer.
Czy Asystent AI sam wyśle odpowiedź?
Asystent pocztowy przygotowuje wersję roboczą, którą sprawdza i wysyła człowiek. Agent autonomiczny to inny tryb z osobną konfiguracją; na .ru jest niedostępny.
Czy można przygotować odpowiedź i wrócić do niej później?
Tak. Przycisk „Zapisz wersję roboczą” umieszcza odpowiedź w „Wersjach roboczych” skrzynki na serwerze wraz z cytatem wiadomości źródłowej — nie zniknie po zamknięciu karty. Wersję roboczą widzą wszyscy, którzy mają dostęp do skrzynki; poprawia i wysyła ją pracownik z prawem wysyłki. Do adresata nic nie trafia, dopóki człowiek nie naciśnie „Wyślij”.
Szczegóły dotyczące każdego ekranu — w pomocy. Od czego zacząć →
Powiązane zadania
Wszystkie rozwiązania →Czat roboczy i zadania zespołu
Zadania dla zespołu
Kto wykonuje, do jakiego terminu i czym to potwierdzono: zadanie pozostaje na tablicy, nawet gdy dyskusja poszła w górę.
Telefonia dla firm
Telefony od klientów
Numery służbowe, kolejki i nagrywanie rozmów. Analiza telefonów i podpowiedzi pomagają zespołowi odpowiadać pewniej.
Sprawdź jedną wiadomość, jedną odpowiedź i dostęp współpracownika
Podłącz adres służbowy, nadaj uprawnienia i przeprowadź wymianę między własnymi skrzynkami. Następnie przenieś pozostałą korespondencję.
Rejestracja bez karty. Dla zewnętrznej skrzynki potrzebne są dozwolony dostęp i ustawienia dostawcy.