Poczta i automatyczna odpowiedź AI

Mały biznes zwykle dostaje pocztę w jednej z dwóch niewygodnych form: prywatna skrzynka właściciela, na którą piszą dostawcy i goście — albo hosting pocztowy, który trzeba kupić i skonfigurować osobno. Sekcja „Poczta” daje trzecią możliwość: własne skrzynki placówki bezpośrednio w panelu — i pełnoprawny klient, żeby w nich pracować.

Otwórz: Panel administracyjny → Poczta (admin.cenaly.com/mail, grupa „Praca”). Rozszerzenia nie trzeba włączać: sekcja jest otwarta dla wszystkich ról, jedyną bramką jest dostęp do sekcji w ustawieniach roli. Właściciel widzi i administruje wszystkimi skrzynkami konta, pracownik — swoją (filtruje to serwer, a nie interfejs).

Co jest potrzebne do uruchomienia#

Krok 1. Pierwsza skrzynka#

Przycisk „Nowa skrzynka”. W formularzu są cztery pola: „Nazwa przed @” (małe litery łacińskie, cyfry, kropka, myślnik, podkreślenie — anna, info, orders), „Placówka” — konkretna placówka (adres będzie na jej subdomenie) albo „Wszystkie lokalizacje” (wtedy adres działa na subdomenie firmy, którą ustawia się raz), „Rodzaj” i „Nazwa wyświetlana” — to, co zobaczą odbiorcy.

Cztery rodzaje skrzynki:

Skrzynkę można wyłączyć (adres przestanie przyjmować wiadomości) i usunąć. Usunięcie — tylko u właściciela: zwalnia adres pod nową skrzynkę i usuwa wiadomości, dlatego potwierdzenie pokazuje adres bezpośrednio w treści i nie można go cofnąć. W przypadku skrzynki technicznej „Telefony” panel usunie też kartę źródła w sekcji „Telefony”.

Statystyki skrzynki (zakładka „Statystyki” w ustawieniach poczty — widzi ją też pracownik przy swojej skrzynce): odebrane, wysłane, ile wiadomości przychodzących z załącznikami i jaka objętość — za 24 godziny, 7 dni, 30 dni i za cały czas. Liczby są liczone przy odczycie z listy wiadomości, więc zawsze zgadzają się z tym, co widać w folderze.

Krok 2. Własna domena#

Przycisk „Własna domena” — kreator z trzech kroków:

1. Wpisz domenę. Najbezpieczniejsza jest subdomena typu mail.waszafirma.pl: poczta, która już działa na domenie głównej, będzie działać dalej.
2. Dodaj rekordy DNS u rejestratora. Każdy rekord ma przycisk „Kopiuj”, a obok — dwa ostrzeżenia, dla których ten krok jest tak szczegółowo opisany:
   • MX na apeksie (samej domenie, a nie subdomenie) wyłączy usługę pocztową, z której obecnie na niej korzystasz (Google Workspace, Microsoft 365 itp.);
   • drugi rekord SPF psuje weryfikację w całości — jeśli SPF już istnieje, trzeba dopisać nasz fragment do istniejącego rekordu, a nie dodawać nowy.
3. „Sprawdź”. Serwer porównuje rekordy i mówi o każdym: „rekord widoczny” albo „rekordu jeszcze nie ma”. Rekordy zwykle rozchodzą się w kilka minut.

Gotowa domena pojawia się w formularzu tworzenia skrzynki jako osobna grupa — dalej skrzynki na niej zakłada się jak zwykle.

Krok 3. Podłączyć własne Gmail lub Yandex#

Jeśli skrzynkę już masz i nie chcesz zmieniać adresu, można ją podłączyć: wiadomości będą przychodzić i być wysyłane bezpośrednio z panelu. Przycisk „Podłącz własną skrzynkę” — znowu trzy kroki:

1. Adres poczty — w całości, na przykład info@wasza-restauracja.pl.
2. Serwer rozpoznaje system pocztowy po rekordach DNS domeny i pokazuje instrukcję właśnie tego systemu w twoim języku: gdzie wejść i jak uzyskać hasło aplikacji (zwykłego hasła do konta takie systemy nie przyjmują). Jeśli nie udało się rozpoznać systemu, adresy serwerów IMAP i SMTP można wpisać ręcznie.
3. Wynik — ile wiadomości pobrano od razu. Hasło trafia na serwer raz i nie wraca.

Tutaj też wybiera się, komu skrzynka jest dostępna: właścicielowi i menedżerom albo jednemu pracownikowi.

⚠️ Podłączona cudza skrzynka tylko się odłącza, a nie usuwa: wiadomości zostają u twojego dostawcy, my ich nie ruszamy.

Krok 4. Czytać i pisać#

Po lewej — panel skrzynek, obok szyna folderów: „Odebrane” → Twoje foldery → „Wszystkie wiadomości” → „Wysłane”.

Lista i czytanie. Wiadomości doładowują się w miarę przewijania; wiadomość ma oznaczenia, „przeczytane” i „Oznacz wszystkie jako przeczytane”. Obcy kod wiadomości jest wyświetlany w izolowanej ramce i nie może wpływać na panel. Nad listą — pole wyszukiwania i trzy filtry: „Nieprzeczytane”, „Z załącznikami” i po oznaczeniach (dowolne z wybranych). ⚠️ Wyszukiwanie działa po wierszach listy — adresach, temacie i początku wiadomości — a nie po treści wiadomości: słowa ze środka długiej wiadomości nie znajdzie.

Napisać. Przycisk „Napisz” otwiera okno ze zwykłym zestawem: „Do”, „Kopia”, „Temat”, tekst z formatowaniem, załączniki. Podpis wstawia się do nowej wiadomości sam (włącza się w ustawieniach), szablony odpowiedzi — wspólne dla całego konta. Odpowiedź cytuje oryginał: treść otwiera się pusta, pod nią podpis, niżej — „data, nadawca napisał(a):” i tekst wiadomości źródłowej. Cytowany jest tekst, a nie kod; jeden cytat nie liczy się jako wiadomość — „Wyślij” czeka, aż pojawi się Twój własny tekst.

Wersja robocza nie ginie. Wpisany tekst jest zapisywany w przeglądarce: kliknięcie obok okna, F5 czy rozładowany tablet wiadomości nie usuwają — po powrocie pojawi się plakietka „Przywrócono wersję roboczą” z przyciskiem „Wyczyść”. Wersja robocza jest osobna dla każdej skrzynki i każdej odpowiedzi, żeby wersja robocza ze wspólnej skrzynki nie pojawiła się w prywatnej.

Los wysłanej wiadomości. W „Wysłanych” przy wierszu widać chip dostarczenia: „Dostarczono”, „Nie dostarczono” lub „Skarga na spam”. Nie ma pola — nie ma chipa w ogóle: „nieznane” to normalny stan (zdarzenie jeszcze nie dotarło), a szary znak zapytania straszyłby tam, gdzie wszystko jest w porządku. „Nie dostarczono” zwykle oznacza nieistniejący obcy adres, a nie awarię usługi.

Krok 5. Foldery i reguły rozmieszczania#

Zakładka „Foldery i reguły” w ustawieniach poczty.

Foldery. Do 30 własnych folderów na każdą skrzynkę: nazwa i kolor. Wiadomość przenosi się ręcznie selektorem w karcie wiadomości, na liście widać jej chip folderu. Gdy tylko pojawi się pierwszy folder, „Odebrane” zaczynają oznaczać „jeszcze nie rozłożone” — dlatego obok pojawia się „Wszystkie wiadomości”: inaczej rozłożona wiadomość wyglądałaby na zaginioną. Usunięcie folderu wiadomości nie usuwa — wracają do „Odebranych”, a reguły, które je tam wkładały, są zdejmowane.

Reguły. Do 20 na skrzynkę, kolejność decyduje: uruchamia się pierwsza pasująca, dlatego ważne podnosi się wyżej. Reguła ma dwa tryby:

Różnica jest wprost omówiona w interfejsie; wywołanie modelu jest płatne i przechodzi zwykłe rozliczanie wydatków AI, na cenaly.ru działa lokalny model. Reguła może przy okazji od razu oznaczać wiadomość jako przeczytaną, a przycisk „Zastosuj do wiadomości w skrzynce” przepuszcza reguły po górnych nierozłożonych wiadomościach. Ręczne przeniesienie jest silniejsze niż reguły: ponowne dostarczenie i przebieg w tle nie przebijają Twojego rozmieszczenia.

⚠️ Reguła bez jednego warunku i bez opisu dla AI zabierze sobie wszystkie wiadomości — panel o tym ostrzeże i takiej reguły nie zapisze.

Krok 6. Dostęp pracowników do skrzynki#

Zakładka „Dostęp” (tylko właściciel). Dla każdego pracownika z loginem — jeden z trzech poziomów:

Do 50 osób na skrzynkę. „Czytać” fizycznie nie może wysłać wiadomości: zakaz stoi na serwerze, a nie tylko w interfejsie. Ustawienia samej skrzynki w obu przypadkach pozostają przy właścicielu. Właściciel skrzynki i właściciel konta nie są pokazywani na liście — mają dostęp i tak pełny.

Autoresponder#

Sekcja „Autoresponder” w ustawieniach poczty — jest przy wszystkich rodzajach skrzynki, oprócz agenta AI (tam za odpowiedzi odpowiada sam agent).

Przełącznik „Odpowiadać na przychodzące automatycznie” (włączony autoresponder widać chipem „↩” w panelu skrzynek), „Temat odpowiedzi” (puste — zostanie wzięty temat wiadomości przychodzącej z „Re:”), „Tekst odpowiedzi”, okno „Działa od” / „Działa do” (puste daty — bez ograniczenia, obie włącznie) i „Pauza między odpowiedziami na jeden adres, godzin” — ochrona przed pętlą, zero oznacza serwerową wartość domyślną.

Odpowiada serwer w momencie dostarczenia wiadomości, a nie otwarty panel, — nie trzeba zamykać karty. Przed pętlą dwóch autoresponderów stoją trzy niezależne zapory: rozpoznawanie służbowych oznaczeń autoresponderów i wysyłek (nasza odpowiedź też wychodzi oznaczona jako automatyczna), pauza na nadawcę i oznaczenie „na tę wiadomość już odpowiedziano” — ponowne dostarczenie nie wywoła drugiej odpowiedzi.

⚠️ Na cenaly.ru autoresponder konfiguruje się, ale nie odpowiada — usługa, która go wykonuje, działa tylko w konturze AWS. To jedyne miejsce, gdzie ustawienie się zapisuje, a działanie nie następuje; zob. „Ograniczenia”.

Asystenci AI odpowiedzi#

To Trenerzy rozmów, a nie automatyka: piszą wersję roboczą, a wiadomość wysyłasz Ty.

Asystentów zakłada właściciel w ustawieniach poczty → „Asystenci” (do 20 na Konto). Każdy ma:

• Nazwę — „Sprzedaż”, „Wsparcie”, „Rezerwacje”;
• Instrukcje (do 4000 znaków) — kim jest i jak odpowiada: co proponować, czego unikać, jak reagować na skargi;
• Ton i język odpowiedzi („Jak w wiadomości” lub konkretny);
• Placówkę, w imieniu której odpowiada;
• Dostęp do danych — przełącznikami: „Katalog i ceny”, „Zamówienia nadawcy” (po jego adresie), „Karta lokalu” (nazwa, adres, telefon, godziny) i baza wiedzy (nie używać / cała / do trzech wybranych zbiorów).

W oknie odpowiedzi pracownik wybiera asystenta z listy, w razie potrzeby podaje jednorazową podpowiedź („odmów grzecznie”) i klika „Zaproponuj odpowiedź”. Asystent czyta wiadomość przychodzącą — tę, na którą odpowiadasz — i zwraca wersję roboczą; w nowej wiadomości bez oryginału panel tak właśnie mówi. Nic nie jest wysyłane ani przepisywane po cichu: tekst wstawia się do wiadomości Twoją ręką, przed podpisem i cytatem. Zwroty typu „jestem AI” w wersji roboczej są podświetlane ostrzeżeniem.

Właścicielowi pod listą widoczny jest wiersz „Dostęp: …” — które przełączniki ma wybrany asystent; pracownikowi instrukcje i przełączniki nie są pokazywane. Z bazy wiedzy asystent bierze tylko dokumenty otwarte dla klientów: odpowiedź wychodzi na zewnątrz.

Agent AI skrzynki#

Jeśli skrzynka została założona z typem „Agent AI”, wiadomości przychodzące rozdziela on sam. Ustawienia — pięć zakładek:

Są dwa przyciski do sprawdzenia: „Sprawdź” — przebieg reguł bez ani jednej wiadomości na zewnątrz, wynik trafia do rejestru; „Przepuść agenta” — przekazanie konkretnej wiadomości agentowi jeszcze raz według bieżących ustawień.

Dostęp agenta do dokumentów prywatnej bazy wiedzy włącza się pojedynczo na samych dokumentach — przełącznikiem „dostępny z poczty”.

Powiązanie z zadaniami i CRM#

• Wiadomość z zadania. Przycisk „✉️ Napisz” w karcie zadania otwiera okno wiadomości nad zadaniem — człowiek nie wypada z zadania i z korespondencji — a wysłana wiadomość zapisuje się w nim: widać, że do dostawcy już napisano i czy przyszła odpowiedź. Zob. „Tablica zadań”.
• Wiadomość w karcie kontrahenta. Dostarczona wiadomość przychodząca zapisuje się jako aktywność w karcie kontrahenta w „Firmach i fakturach” — dopasowanie szuka się po adresie, włącza się przełącznikiem w sekcji „Automatyzacja” CRM. Z powrotem z karty prowadzi link prosto do wiadomości, do właściwego folderu.
• Iskra Asystenta AI jest przy trzech złożonych powierzchniach poczty — „Foldery i reguły”, ustawienia Agenta AI i „Własne domeny”: wyjaśni właśnie ten blok.

Ograniczenia#

• Wyszukiwanie nie zagląda do treści wiadomości. Idzie po adresach, temacie i początku wiadomości; lista folderu jest ograniczona z góry i w całości leży w pamięci karty.
• Wersji roboczych na serwerze nie ma. Wersja robocza żyje w przeglądarce: na innym Urządzeniu jej nie zobaczysz, a starsza niż tydzień nie jest proponowana.
• Na cenaly.ru nie ma skrzynek z Agentem AI, automatycznej odpowiedzi i znacznika dostarczenia. Skrzynki z typem „Agent AI” nie da się tam utworzyć; ustawienia automatycznej odpowiedzi zapisują się, ale nie ma komu odpowiadać na wiadomości; zdarzenia o dostarczeniu i skargach na spam przychodzą tylko w konturze AWS. Wszystko inne — skrzynki, foldery, reguły, asystenci — działa w obu Chmurach.
• Reguły „Decyduje AI” nie działają natychmiast — w ciągu kilku minut po dostarczeniu, a każde rozpoznanie jest rozliczane jak zwykłe wywołanie AI. Reguły według warunków działają od razu i bezpłatnie.
• Podłączona cudza skrzynka nie jest usuwana, a odłączana — wiadomości zostają u dostawcy. Usunięcie własnej skrzynki jest natomiast nieodwracalne: adres się zwalnia, wiadomości są kasowane.
• Limity: 30 folderów i 20 reguł rozkładania na skrzynkę, 50 osób na skrzynkę w „Dostępie”, 20 asystentów na Konto, instrukcje asystenta do 4000 znaków. Skrzynka ma dzienny limit wysyłki i limit liczby odbiorców — panel powie, jeśli je przekroczysz.
• Domena potwierdza się nie od razu. Pierwsze minuty po utworzeniu pierwszej skrzynki domeny wysyłka może być odbijana z adnotacją „domena jest jeszcze potwierdzana przez dostawcę poczty” — to normalne.

Rozwiązywanie problemów#

Ogólne omówienie objawów — rozwiązywanie problemów; jeśli nic nie pomogło, napisz do nas — jak uzyskać pomoc.

Częste pytania#

Czy trzeba kupować hosting pocztowy?#

Nie. Skrzynki w postaci anna@точка.cenaly.com działają od razu, bez domeny i bez zewnętrznego dostawcy. Własna domena jest potrzebna tylko wtedy, gdy adres ma wyglądać jak twój własny.

Czy można zostawić swojego Gmaila i nadal pracować w panelu?#

Tak — kreator „Podłącz swoją skrzynkę” w trzech krokach odbierze pocztę przez IMAP i będzie wysyłać przez twój SMTP. Adres i wiadomości pozostają przy tym u twojego dostawcy.

Czym asystent odpowiedzi różni się od agenta AI?#

Asystent to trener rozmów: pisze wersję roboczą, a wiadomość wysyłasz ty. Agent to osobny typ skrzynki: sam rozdziela wiadomości przychodzące według twoich reguł i, jeśli na to pozwolisz, sam odpowiada. Agent jest tylko w środowisku AWS.

Czy automatyczna odpowiedź działa na cenaly.ru?#

Można ją skonfigurować, ale automatyczne odpowiedzi stamtąd nie wychodzą: usługa, która odpowiada na wiadomości, działa tylko w środowisku AWS. Na razie to jedyne miejsce w tej sekcji, gdzie konfiguracja się zapisuje, a działanie nie następuje.

Kto przeczyta wiadomości ze wspólnej skrzynki?#

Ci, którym właściciel dał dostęp w zakładce „Dostęp”, oraz sam właściciel. Poziom „Czytaj” rzeczywiście tylko czyta: zakaz wysyłania jest ustawiony na serwerze.

Co się stanie z wiadomościami, jeśli usunąć skrzynkę?#

Zostaną usunięte, a adres zwolni się pod nową skrzynkę. Jest to nieodwracalne, dlatego potwierdzenie pokazuje adres bezpośrednio w treści. Jeśli chcesz tylko przestać otrzymywać pocztę — wyłącz skrzynkę zamiast ją usuwać.

Powiązane sekcje#

• Pracownicy i zmiany — loginy, dla których zakłada się skrzynki i daje dostęp
• Czat roboczy i goście — korespondencja wewnętrzna i rozmowy z gośćmi, nie mylić z pocztą
• Tablica zadań zmiany — wiadomość wysłana bezpośrednio z karty zadania
• Firmy i faktury — wiadomość przychodząca jako aktywność na karcie kontrahenta
• Baza wiedzy — skąd asystenci i agent biorą fakty
• Modele AI i własny klucz — przez jakiego dostawcę działają funkcje AI poczty
• Telefony — służbowa skrzynka „Telefonów” i transkrypcje rozmów
• Dane i bezpieczeństwo — gdzie mieszkają wiadomości i kto ma do nich dostęp