Beleženje dolaska i odlaska

Zaposleni sam beleži dolazak i odlazak — i te beleške odmah postaju činjenica u evidenciji (kartica Plan-stvarno u odeljku „Zaposleni"), iz koje se obračunava zarada. Vreme uvek postavlja server: ne može se „podesiti" sa uređaja.

Otvoriti: Administratorski panel → Zaposleni → Moj nalog (zaposleni) i Zaposleni → ⚙ Podešavanja rasporeda i beleženja (vlasnik, menadžer — samo pregled).

Šta ulazi u evidenciju#

Jedna smena u evidenciji je plan (ako je smena bila u rasporedu) i stvarno stanje: vreme dolaska, odlaska i pauza. Stvarno stanje uvek ima izvor:

Ručna ispravka je uvek „važnija" od automatike: posle nje automatski procesi ne diraju smenu.

Ako je zaposleni došao bez plana u rasporedu, beleška stvara smenu van rasporeda — ona je vidljiva u plan-stvarnom kao posebna oznaka.

Beleženje sa telefona zaposlenog#

U Mom nalogu u bloku „Danas" — status („Nije na smeni" / „Na smeni od 09:02" / „Smena nije zatvorena od 18. septembra") i dugmad:

• Došao sam — otvara smenu: ako za danas postoji planirana smena, stvarno stanje se vezuje za nju, inače se stvara smena van rasporeda;
• Pauza / Vratio sam se — stvarne pauze unutar smene; ako pauza nije zatvorena do odlaska, zatvara se vremenom odlaska;
• Otišao sam — zatvara otvorenu smenu (uključujući noćnu, započetu juče, i zaboravljenu na nekoliko dana: kod takve smene „Danas" prikazuje samo ovo dugme i savet o ispravci).

Zaboravio si da se evidentiraš — u nalogu postoji „Zaboravio sam da se evidentiram": zahtev za ispravku evidencije, koji potvrđuje menadžer.

Gde je beleženje dozvoljeno: geolokacija ili terminal#

Podešavanje „Gejt beleženja" u „Podešavanjima rasporeda i beleženja" odlučuje da li se beleška prihvata sa bilo kog mesta:

Geo-provera poredi koordinate pregledača sa koordinatama lokacije smene (zadaju se u kartici lokacije). Ako lokacija nema koordinate — gejt po mestu nema čime da se proveri, i beleška prolazi.

Gejt ne mora biti jedan za ceo objekat. Niže, u bloku „Predefinisanja po lokaciji i radnom mestu", režim, radijus i auto-zatvaranje se zadaju odvojeno za konkretnu lokaciju i za konkretno radno mesto:

1. Kliknite „＋ Dodaj predefinisanje", izaberite „Lokacija" ili „Radno mesto", a zatim — koje tačno (lokacije se uzimaju iz vaših lokacija, radna mesta — iz onih na kojima ima zaposlenih).
2. Popunite samo ono što treba da se razlikuje. Sve što je ostavljeno kao „kao u nalogu" nastavlja da se uzima iz podešavanja iznad — to nije „isključeno".
3. Sačuvajte: blok se čuva sam, odvojeno od dugmeta „Sačuvaj" celog panela.

Šta je starije od čega, ako ima više pravila: radno mesto zaposlenog → lokacija smene → nalog, pri čemu po svakom polju odvojeno. To jest „na lokaciji u centru — strogo, 80 m" i „kuririma je gejt isključen" zajedno znače: konobar te lokacije se evidentira u granicama od 80 m, a kurir — sa bilo kog mesta, jer je njegovo radno mesto starije od pravila lokacije.

Terminal lokacije: povezivanje tableta ili monitora#

Terminal je svaki tablet, telefon ili računar sa pregledačem koji ostaje u lokaciji. Jedan nalog može da poveže više terminala (po jedan-dva na lokaciju).

1. Otvorite Administratorski panel → Zaposleni → ⚙ Podešavanja rasporeda i evidentiranja na samom uređaju koji će postati terminal. Prijava je moguća kao vlasnik, menadžer ili putem koda uređaja.
2. U bloku „Terminali za evidentiranje“ kliknite na „Poveži ovaj uređaj“, dajte mu ime („Tablet na ulazu“) i po želji lokaciju.
3. Uređaj dobija svoju tajnu i čuva je u pregledaču — na server se više ne prenosi i spolja se ne prikazuje. Oznaka „Ovaj uređaj je terminal …“ i dugme „Otvori ekran terminala“ pojavljuju se odmah.
4. Prebacite kapiju evidentiranja na „Samo sa terminala lokacije“ i sačuvajte.
5. Otvorite ekran terminala (/clock-terminal) i ostavite ga uključenim: ekran se sam ne gasi, a režim (tablet ili monitor) pamti se u adresi.

Terminal sa navedenom lokacijom prihvata dolazak samo na smene te lokacije: smena na drugoj lokaciji — odbijanje „današnja smena je na drugoj lokaciji“. Smena van rasporeda, započeta sa terminala lokacije, automatski dobija tu lokaciju.

Opoziv terminala moguć je iz istog spiska: uređaj sa starom tajnom dobiće odbijanje pri sledećem evidentiranju. Tajna iz pregledača briše se ako obrišete podatke sajta — tada se uređaj jednostavno ponovo povezuje.

Pod svakim terminalom na spisku vidi se kada je sa njega bilo poslednje evidentiranje („pre 5 min“, „pre 3 č“) ili „još nije korišćen“. Ako terminal ćuti duže od jednog dana, red se ističe upozorenjem — proverite da je tablet uključen, povezan na mrežu i da je na njemu otvoren ekran terminala.

Režim „Tablet“: PIN-pad#

Na ekranu terminala nalaze se četiri velika dugmeta — Došao sam, Otišao sam, Pauza, Vratio se sa pauze. Zaposleni pritisne odgovarajuće i unese svoj PIN kase (4–6 cifara, izdaje se u kartici zaposlenog). Ništa ne treba tražiti na spisku niti se bilo gde prijavljivati: PIN je jedinstven u nalogu i server sam zna ko se evidentirao — na ekranu se na nekoliko sekundi pojavi „Ana: dolazak evidentiran u 09:02“.

Pogrešan PIN odbija se neutralnom porukom „Pogrešan PIN“ uz odlaganje, a posle deset neuspeha u četvrt sata terminal (ili zaposleni koji unosi PIN sa telefona) blokira se na 15 minuta — pogađanje tuđih PIN-ova je besmisleno. Sve greške govore rečima: „dolazak je već evidentiran“, „trenutno nema pauze“, „mesec je zatvoren“, „nije zatvorena smena od 17. septembra“.

Režim „Monitor“: QR na ekranu#

Terminal prikazuje veliki QR kod koji se osvežava svakih 30 sekundi. Zaposleni ga skenira kamerom svog telefona — otvara se njegov lični nalog sa zelenom oznakom „Terminal lokacije je potvrđen“ i uobičajenim dugmadima „Došao sam“ / „Otišao sam“. Geopozicija se ne traži: kod sa ekrana već dokazuje da osoba stoji pred monitorom.

Kod važi oko dva minuta nakon prikaza: ako ne stignete — oznaka se menja u „QR kod je zastareo, skenirajte ponovo“. Jedno skeniranje dovoljno je za jedno evidentiranje.

Svaki QR je jednokratan. Monitor ga dobija od servera iznova svakih 30 sekundi, a posle prvog evidentiranja kod se gasi na serveru: prosleđeni snimak ekrana uspeće jednom — kod prvog koji ga otvori — i to samo do isteka; drugom će nalog odgovoriti „terminal nije potvrđen, skenirajte ponovo“. Ako monitor izgubi mrežu, prikazuje kod starog obrasca (on važi ta ista dva minuta, ali nije jednokratan) — ekran na ulazu ne oslepljuje.

Ovaj režim odgovara svakom ekranu bez senzora — televizoru na ulazu, monitoru na baru — i od zaposlenog ne zahteva ništa osim telefona, na kom ionako ulazi u nalog. Sati ne prelaze na onoga ko je fotografisao ekran: kod je jednokratan i živi dva minuta, a evidentiranje ide od ličnog logina zaposlenog.

Načini da se odlazak evidentira uz minimalne troškove#

Odlazak se zaboravlja češće od dolaska: čovek je umoran i otišao je. U Cenaly-ju postoji nekoliko načina da se smena zatvori, i mogu se kombinovati — od najjeftinijeg do najtačnijeg:

Šta nije urađeno namerno: pozadinska geopozicija telefona (u pregledaču je nema, a aplikacija koja prati zaposlenog posle smene — pitanje je privatnosti) i biometrija (poseban hardver i povećani zahtevi za lične podatke).

Automatsko zatvaranje zaboravljenih smena#

Blok „Automatsko zatvaranje zaboravljenih smena“ u „Podešavanjima rasporeda i evidentiranja“:

• Automatski zatvaraj otvorene smene — prekidač, podrazumevano isključen;
• Čekaj posle planiranog kraja, minuta — grejs period (podrazumevano 30): ako u tom vremenu posle planiranog kraja ne stigne evidencija odlaska, smena se zatvara planiranim krajem, a ne trenutnim vremenom — automat ne izmišlja sate preko rasporeda;
• Gornja granica smene van rasporeda, sati — za smene bez plana ili započete već posle planiranog kraja: zatvori posle N sati od dolaska (podrazumevano 12; 0 — ne dirati, takve smene ostaju u listi „nezatvorenih“ plana i ostvarenja).

Automatsko zatvaranje se takođe može nadjačati: u bloku „Nadjačavanja po lokaciji i radnom mestu“ za lokaciju ili radno mesto možete zadati sopstveni grejs period i gornju granicu (na primer, kuriru — 8 sati umesto 12) ili uključiti automatsko zatvaranje samo na jednoj lokaciji, a ostaviti ga isključenim na ostalima.

Provera se vrši svakih 30 minuta. Smena koju je automat zatvorio označava se u tabeli oznakom „⏱ automatski zatvorena · čeka potvrdu“ (sa napomenom čime tačno — rasporedom ili gornjom granicom), a zaposleni dobija obaveštenje u radnom četu: „Odlazak nije evidentiran — smena je automatski zatvorena u 18:00 po rasporedu. Potvrdite vreme u „Mojim satima“; ako ste otišli u drugo vreme, podnesite korekciju“. Ručna izmena vremena uklanja oznaku. Zatvorene mesece i smene automatske evidencije po prisustvu automat ne dira.

Izvedeno vreme je pretpostavka, a ne evidencija, pa ga mora potvrditi čovek:

• zaposleni u „Mojim satima“ kod takve smene vidi dva dugmeta: „Tačno“ — vreme se potvrđuje kakvo jeste, i „Navedi odlazak“ — otvara se prozor sa izvedenim vremenom, gde upisuje stvarno; rukovodiocu odlazi uobičajen zahtev za korekciju, a sati se menjaju nakon njegovog odobrenja;
• rukovodilac pri zatvaranju perioda vidi izuzetak „Automatski zatvorena smena nije potvrđena“ i rešava ga dugmetom „Potvrdi kako jeste“ — dok je otvoren, period se neće zatvoriti;
• u nacrtu zarade red zaposlenog sa takvim smenama označen je bedžom ⏱ n — iznos se računa po izvedenim satima kako jesu, a bedž samo podseća da su sati pretpostavljeni.

Posle potvrde oznaka postaje „⏱ automatski zatvorena · potvrđeno“ (u napomeni — ko je potvrdio). Za salu i dostavu smena je zatvorena od trenutka automatskog zatvaranja — potvrda se tiče samo tabele i zarade.

Izvori činjenice i zarada#

Zarada se računa po satima iz tabele, pa svaka činjenica čuva odakle je nastala, a plan i ostvarenje to pokazuje oznakama: „📡 auto“ kod prisustva, „⏱ automatski zatvorena“ kod automatskog zatvaranja, zastavica „van lokacije“ kod daleke evidencije. Terminal koji je potvrdio evidenciju takođe se upisuje u smenu. Menadžer sve to vidi u Planu i ostvarenju, zaposleni — u „Mojim satima“, i oba mogu pokrenuti korekciju do zatvaranja meseca.

Svaka smena sa činjenicom u Planu i ostvarenju ima ikonu 🕘 „Istorija evidencija“: punu listu pokušaja po toj smeni — vreme, radnja (došao / otišao / pauza), ko je pritisnuo (sam zaposleni, menadžer po imenu ili automat), odakle (telefon, kasa, terminal po imenu, automatsko zatvaranje) i rezultat — zabeleženo ili odbijanje sa razlogom (pogrešan PIN, „samo sa terminala“, van lokacije). Odbijanja se takođe čuvaju: serija pogrešnih PIN-ova sa jednog tableta vidi se odmah.

Evidencija se ne gubi pri prekidu veze: ako telefon nije dočekao odgovor servera, aplikacija sama ponavlja isti zahtev, a server prepoznaje ponavljanje i ne upisuje drugu evidenciju — videćete istu smenu, a ne grešku „već evidentirano“.

Česta pitanja#

Može li zaposleni bez naloga da se evidentira?#

Na terminalu — da: tablet prihvata PIN svakog zaposlenog kome je dodeljen, nalog za to nije potreban. Sa telefona i putem QR koda — ne: tamo se evidencija vezuje za lični nalog.

Šta ako se terminal pokvario ili je odnet?#

Opozvite ga u listi terminala i privremeno prebacite gejt na „Strogo“ ili „Upozoravaj“ — zaposleni će se evidentirati sa telefona. Zaboravljene smene zatvoriće automatsko zatvaranje.

Može li terminal da se uključi samo za jednu lokaciju?#

Da. U „Podešavanjima rasporeda i evidentiranja“ otvorite blok „Predefinisanja po lokaciji i radnom mestu“ → „＋ Dodaj predefinisanje“ → „Lokacija“ → izaberite željenu i postavite joj gejt „Samo sa terminala objekta“. Opšte podešavanje naloga pri tome ostaje isto (na primer, „Upozoravaj“), a lokacije bez terminala rade kao i ranije.

Na isti način se gejt ukida tamo gde smeta: predefinisanje za radno mesto „Kurir“ sa vrednošću „Isključen“ dozvoljava kuririma da se evidentiraju sa bilo kog mesta, čak i ako je na celom nalogu postavljeno „Strogo“. Radno mesto je starije od lokacije, lokacija — od naloga.

Zaposleni je ušao putem QR koda, ali nije pritisnuo „Došao sam“#

Ništa se nije dogodilo: skeniranje samo potvrđuje prisustvo, samu evidenciju obavlja dugme. Posle dva minuta kod ističe i potrebno je ponovo ga skenirati.

Da li će automatsko zatvaranje preuveličati sate?#

Sate preko rasporeda automat ne izmišlja: po rasporedu smena se zatvara planiranim krajem čak i ako je provera reagovala kasnije, a po gornjoj granici — tačno posle zadatog broja sati. Ali automat ne zna kada je čovek zaista otišao: onome ko je otišao pre plana sati će se računati do planiranog kraja, onome ko je ostao duže — samo do njega. Zato izvedeno vreme nije činjenica, već očekivanje potvrde: smena je označena „⏱ automatski zatvorena · čeka potvrdu“, zaposleni dobija obaveštenje i u „Mojim satima“ ili pritiska „Tačno“, ili „Navedi odlazak“ i upisuje stvarno vreme (odlazi zahtev za korekciju, menadžer ga odobrava). Dok smena nije potvrđena, red u nacrtu zarade je označen, a period se ne zatvara — rukovodilac razrešava takve smene dugmetom „Potvrdi kako jeste“. Ako menadžer nakon toga sam ponovo otvori smenu (ukloni pogrešan odlazak), automat je više ne dira.

Juče sam zaboravio da evidentiram odlazak — danas „Došao sam“ ne radi#

Zaposleni može imati samo jednu otvorenu smenu. Nalog, terminal i kartica „Dan“ panela sale reći će koja tačno visi („nije zatvorena smena od 17. septembra“): pritisnite „Otišao sam“ (na kasi — „Otišao“ u redu zaposlenog) — ona će se zatvoriti trenutnim vremenom, zatim evidentirajte dolazak i podnesite korekciju za juče. Da se to ne ponavlja, uključite automatsko zatvaranje.

„Tabel za ovaj mesec je zatvoren“ — dugmad u nalogu postoje, a evidencija ne prolazi#

Zatvoren mesec ne prihvata ništa: ni evidenciju dolaska i odlaska, ni ispravku smene, ni zahtev za korekciju — sati u njemu su konačni, po njima se već obračunava zarada (automatsko zatvaranje zaboravljenih smena u takvom mesecu takođe ćuti). Tabel zatvaraju rukovodioci — dugmetom „Zatvori tabel“ u Plan-faktu ili „Zatvori period“ pri potvrđivanju tabela. To važi i za tekući mesec: zatvorite ga u sredini — do kraja meseca nećete moći da se evidentirate. Brava može da se skine samo vlasnik naloga (dugme „Otvori tabel“ na istom mestu) — menadžeru koji je zatvorio period to više neće biti dovoljno. Zato nalog zaposlenom i odgovara „zamolite vlasnika da ga ponovo otvori“, a ne „otvorite sami“.

Povezane sekcije#

• Zaposleni i smene — uloge, raspored, plan-fakt, zarada
• QR kodovi i uređaji — kodovi za prijavu za tablete i monitore
• Kasa (POS) — evidentiranje kolega sa kasa terminala
• Smena gotovine — otvaranje i zatvaranje smene kasira
• Finansije — trošak rada po odrađenim satima