Korporativni računi — plaćanje zaposlenih sa balansa organizacije

Odeljak „Korporativni računi“ — evidencija ličnih računa organizacija čiji zaposleni redovno jedu kod vas (menza u kancelariji, korporativna ishrana, dogovor sa kompanijom iz susedstva). Zaposleni plaća kodom svog računa umesto gotovinom ili karticom, a troškovi automatski padaju na račun njegove organizacije. Otvoriti: Administratorski panel → Korporativni računi (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Odeljak radi odvojeno za svaku lokaciju. Podrazumevano je isključen — uključite ga u Prodavnici aplikacija (proširenje „Korporativni računi“) i pojaviće se u bočnom meniju.

Organizacije i računi zaposlenih#

Model je dvonivojski:

• Organizacija (poslodavac) — naziv kompanije, kontakt osoba, telefon, e-mail, beleške, valuta obračuna i (opciono) podrazumevani dnevni limit za sve njene zaposlene.
• Račun zaposlenog — vezan za organizaciju: ime zaposlenog, telefon, jedinstveni kod računa, trenutni balans i, po potrebi, lični dnevni limit koji zamenjuje limit organizacije.

Podaci organizacije mogu se ispraviti u svakom trenutku: dugme ✎ pored njenog naziva otvara isti obrazac kao i pri dodavanju. Računi zaposlenih i njihovi balansi se pri tome ne menjaju, a novi dnevni limit organizacije odmah važi za one koji nemaju lični.

Kod računa možete zadati ručno ili generisati automatski (format poput CA-XXXX-XXXX) — nakon kreiranja prikazuje se jednom sa dugmetom za kopiranje, a dalje je u interfejsu vidljiv samo u maskiranom obliku (poslednja 4 znaka).

Dopuna balansa#

Balans se dopunjava ručno — od strane vlasnika ili računovođe lokala:

• Pojedinačna dopuna — iznos za jedan račun;
• Masovna dopuna — lista u tekstualnom polju, po jedan red za zaposlenog: ime, kod (opciono), iznos, telefon (opciono). Postojeći zaposleni pronalaze se po imenu, a za nove se kreira račun; za svaki red prikazuje se rezultat.

Dnevni limit#

Limit potrošnje je samo dnevni, a po smislu je to dnevna dotacija poslodavca: koliko je kompanija spremna da dnevno plati zaposlenom. Organizacija ima podrazumevanu vrednost, a za pojedinačnog zaposlenog možete zadati svoju, koja je zamenjuje.

Dotacija se obnavlja svakog dana. Iznos koji se može skinuti je manji od dva: ostatak balansa i ostatak današnje dotacije. Ako dotacija uopšte nije zadata, ograničenje ostaje samo balans.

Povraćaj po porudžbini oslobađa dotaciju nazad: potrošeno za taj dan umanjuje se za iznos povraćaja.

Plaćanje na kasi#

U Kasi (POS) postoji posebno dugme „Plati korporativnim računom“:

1. kasir unosi kod računa zaposlenog;
2. sistem prikazuje balans i ostatak dnevnog limita, skida iznos porudžbine (ili deo — ostatak se može doplatiti drugim načinom, plaćanje se kombinuje);
3. ako se plaćena porudžbina kasnije otkaže, skidanje sa korporativnog računa se automatski reverzuje — novac se vraća na račun, a dnevna dotacija se oslobađa. Reverz je idempotentan: ponovna obrada otkazivanja neće vratiti iznos dvaput.

Samostalno plaćanje gosta#

Za lokaciju možete uključiti prekidač „Samousluživanje gosta“ — tada zaposleni u organizaciji može sam, bez kasira, da plati svoju porudžbinu direktno na meniju za klijente: na čekautu se pojavljuje način plaćanja „Korporativni račun“, gde unosi telefon i kod računa.

Provera je ista kao na kasi: balans, ostatak dnevne dotacije, idempotentnost skidanja.

Izveštaj o troškovima#

Izveštaj za izabrani raspon datuma prikazuje za svakog zaposlenog iznos potrošenog i broj operacija — sa izvozom u CSV za računovodstvo ili za fakturisanje organizaciji po završetku perioda.

Šta je potrebno za pokretanje#

• Uključen odeljak „Korporativni računi“ — podrazumevano je isključen i uključuje se prekidačem u prodavnici aplikacija.
• Organizacija-poslodavac i lični računi njenih zaposlenih.
• Dopunjen balans — dopunu unosi vlasnik ili računovodstvo ručno.
• Dnevni limit dotacije — koliko zaposleni može da potroši dnevno na teret poslodavca.
• Kasa — plaćanje korporativnim računom prihvata se kao poseban način plaćanja (POS).

Ograničenja#

• Dopuna samo ručno. Posebnog platnog naloga poslodavca u prvoj iteraciji nema — račun dopunjujete vi po izvršenoj uplati od organizacije.
• Porudžbina plaćena korporativnim računom ne može se spojiti sa drugim računima — kasa će to iskreno odbiti.
• Dotacija je ograničena na dan. Nedeljni i mesečni limiti se ne zadaju kao posebna osa.
• Izveštaj o troškovima živi unutar odeljka — poslodavcu ga izvozite vi.

Rešavanje problema#

Odeljka nema u panelu. Podrazumevano je isključen — uključite ga prekidačem.

Zaposleni se ne pronalazi na kasi. Proverite da li je njegov račun zaveden u pravoj organizaciji i da li je blokiran.

Plaćanje je odbijeno. Najverovatnije je iscrpljen dnevni limit dotacije ili na računu organizacije nema sredstava.

Ne spaja se sa drugim računom. To je zabrana po zamisli: porudžbina sa primenjenim korporativnim plaćanjem ne stapa se sa računima drugih gostiju.

Poslodavac ne vidi troškove. Izveštaj o troškovima formira se u odeljku i predajete ga organizaciji vi — poslodavac za sada nema svoj nalog.

Povezani odeljci#

• Kasa (POS) — plaćanje porudžbine sa korporativnog računa
• Finansije — opšta finansijska slika lokala
• Stalni gosti — prepoznavanje gostiju po broju telefona

Česta pitanja#

Može li se podesiti mesečni, a ne dnevni limit?#

Za sada je limit samo dnevni — podrazumevano na nivou organizacije i, po potrebi, posebno za svakog zaposlenog.

Ko dopunjava balans — sama organizacija ili objekat?#

Dopunu obavlja vlasnik ili računovođa objekta ručno (jednokratno ili masovnim spiskom) — posebnog ličnog naloga za samostalnu dopunu od strane organizacije za sada nema.

Šta ako je zaposleni zaboravio kod računa?#

Kod je vidljiv u interfejsu objekta u maskiranom obliku — ceo kod može da se proveri kod vlasnika/računovođe koji je kreirao račun.

Može li se korporativnim računom platiti samo deo porudžbine?#

Da, na kasi je podržano kombinovano plaćanje — deo iznosa se skida sa korporativnog računa (u okviru preostalog dnevnog limita), a ostatak se plaća na bilo koji drugi način.