Hotel: sobe, PMS i usluge za goste

Cenaly objedinjuje sopstveni PMS i usluge za goste: fond soba, rezervacije, cenovne planove, prijavu, folio gosta, čišćenje i ishranu. Tip poslovanja „Hotel“ određuje hotelsku terminologiju i početne sekcije; dostupnost integracija i novih modula proverava se posebno.

Otvoriti: Administratorski panel → Sobe (ista sekcija kao „Šema sale“ kod restorana — admin.cenaly.com/tables, za hotel preimenovana). Sekcija se otvara u editoru plana; radna tabla soba uključuje se dugmetom „🛏️ Sobe“ u zaglavlju — njime se prebacuje i nazad na šemu. Pored su dugmad „Tipovi soba“, „Cenovni planovi“, „🔌 PMS“ i — kod lokacija u Rusiji, ako nije isključeno proširenje „Migraciona prijava“ — „🛂 Migraciona prijava“.

Spratovi i sobe#

Editor šeme radi kao i obično (Šema sale), samo se sale zovu spratovi, a umesto stolova — elementi „Soba“ i „Krevet“ (za hostele i zajedničke spavaonice). Svaka soba ima oznaku (numeracija od 101) i, kao kod stola, može joj se dodeliti QR kod kamerom. Krevet postavljen u sobu dalje se pomera samo po toj sobi: njeni zidovi ga drže isto kao zidovi sale, a editor neće dozvoliti da se krevet postavi popreko zida ili napola u hodnik — biće obeležen crvenom bojom i vratiće se nazad. To ne smeta krevetima u zajedničkoj spavaonici bez nacrtanih soba.

Sobe ne moraju da se unose jedna po jedna — dugme „+ Dodaj sobe“ otvara formu za masovno kreiranje: opseg (na primer, 201–230, najviše 500 soba odjednom), neobavezan prefiks, živi pregled „biće kreirano N · spratova M“, red sa sobama koje već postoje i biće preskočene. Isti korak je dostupan direktno u čarobnjaku za onboarding pri izboru vertikale „hotel“.

QR za sobu dodeljuje se dugmetom „Kreiraj QR i dodeli“ u kartici sobe, a masovno — dugmetom „Kreiraj QR za sve bez koda (N)“, koje prolazi kroz sve sobe lokacije odjednom. Štampa je moguća pojedinačno (SVG iz kartice) ili sve odjednom — na A4 listovima.

Tipovi soba i cenovni planovi#

Dugme „Tipovi soba“ otvara šifarnik: naziv (Standard/Deluxe/…), osnovna cena za noć i kapacitet. Tip se dodeljuje sobi ili krevetu u panelu svojstava na šemi — cena se odatle automatski popunjava u formu za prijavu (može se ručno nadjačati za konkretan boravak).

Najprostiji nivo cena je sezonalnost: za tip sobe ili za sve sobe odjednom zadaju se periodi sa posebnom cenom.

Onaj ko prodaje ozbiljno, vodi cenovne planove — poseban menadžer pored šifarnika tipova. U planu se podešavaju ishrana (samo soba, doručak, polupansion, sve uključeno), izvedeni cenovni planovi (na primer, „doručak = osnovni +15 %“), cena po broju gostiju sa dečjim starosnim kategorijama i dodatnim ležajem, doplate po danima nedelje, ograničenja prodaje (minimum i maksimum noći, prozor za rezervaciju, zabrana prijave/odjave u određene dane), politika otkazivanja (fleksibilna, nepovratna, kazna u prvoj noći, procenat ili fiksni iznos), kanali prodaje (svi / samo direktni / samo OTA) i korporativni pristupni kod. Tu je i kalendar cena i ograničenja: cena i stop-prodaja za konkretne datume, masovna izmena „cenovni plan × period“ i pregled konačne cene.

Cena noći sastavlja se po prioritetu: kalendar cena → izvedeni cenovni plan → sopstvena cena cenovnog plana → sezona tipa → sezona „za sve“ → cena fiksirana pri prijavi → osnovna cena tipa. Važno je razumeti dve stvari: kalendar je jači od ugovorene cene unete na recepciji (hotel koji vodi kalendar upravo to očekuje), a kod cenovnog plana sa sopstvenom cenom sezone se uopšte ne primenjuju — sezone rade kao rezervna opcija za one koji ne koriste planove.

U podešavanjima lokacije može se uključiti turistička taksa — procenat od cene sa minimalnim iznosom za noć, ili fiksni iznos za noć; taksa se naplaćuje na folio kao posebna stavka.

Prijava i odjava#

Tabla soba je radni ekran recepcije i službe čišćenja: kartica za svaku sobu sa statusom, stanjem folija, brojem noći, zahtevima gosta i dugmetom „Dodatna porudžbina“, koje vodi u kasu sa već izabranom sobom. Status sobe prolazi kroz lanac:

Budući dolasci se ne prikazuju statusom sobe — oni žive kao rezervacije i vidljivi su na šah-tabli: tako soba rezervisana za sledeću nedelju danas ostaje dostupna za prodaju.

Prijava otvara formu: cenovni plan i cena za noć (unapred popunjeni iz tipa sobe) i kartica gosta — telefon, e-mail, dokument, državljanstvo, datum rođenja, napomene. Datum odjave u ovom koraku nije potreban: trenutna prijava je otvorena „do odjave“, a datumi prijave-odjave postoje kod rezervacije. Ako je gost već ranije boravio (poklapanje po telefonu ili e-mailu), sistem prikazuje oznaku „stalni gost“ i uvećava brojač poseta; u kartici gosta skupljaju se oznake, alergije, preferencije, napomene i broj nepojavljivanja, a pretraga radi po celoj bazi gostiju.

Pri prijavi se otvara folio sobe i od tog trenutka porudžbine preko sobnog QR-a postaju moguće.

Odjava zatvara folio jednim obračunom i prebacuje sobu u „Zahteva čišćenje“; na tabli zadataka smene pri tome se pojavljuje zadatak „Čišćenje sobe N posle odjave“. Obratite pažnju: sobni račun zatvara upravo recepcija pri odjavi — iz kase se ne može zatvoriti, dugme za zatvaranje kod sobnih računa se ne prikazuje.

Pored dnevne table postoji i šah-tabla (kalendar za 21 dan) — prekidač prikaza na istoj stranici: trake rezervacija i tekućih boravaka po sobama, unapred se vidi šta je slobodno i kada dolazi sledeći gost.

Folio i naplate#

Folio — lični račun sobe, otvara se pri prijavi i traje do odjave:

• svake noći se automatski naplaćuje boravak — server proverava hotele jednom na sat i naplaćuje noć u prvom ciklusu posle 03:00 po vremenu lokacije, tako da se višednevni boravak akumulira sam, bez ručnih radnji (dan prijave se pri tome ne naplaćuje dvaput);
• naplaćuje se turistička taksa, ako je uključena;
• porudžbine koje gost napravi iz sobe (room service) automatski dospevaju na folio — povezivanje se obavlja na serveru u trenutku kreiranja porudžbine, zaposleni ne mora ništa ručno da povezuje. Pravilo je usko i namerno: na folio dospevaju porudžbine napravljene upravo sa sobnog QR koda; ona izdata na kasi, u kiosku ili pristigla od agregatora tamo neće otići;
• na kasi se po računu sobe mogu obavljati ručne operacije: naplata, servisna naknada, popust, depozit i prenos stavki između računa;
• stanje je vidljivo na kartici sobe na bordu i na kasi — u listi otvorenih računa (u interfejsu kase to je „račun“, termin „folio“ se tamo ne koristi).

Pri odjavi se folio zatvara jednim obračunskim signalom sa svim naplatama i uplatama.

Ako hotel već ima eksterni PMS, folio ne morate voditi kod nas: dugme „🔌 PMS“ prebacuje konturu u režim eksternog sistema — sa dnevnikom naplata i statusima „proknjiženo / storno“. Tada „Na račun sobe“ odlazi u vaš sistem, a ne u naš folio.

Napomena o adapterima: trenutno je na listi dostupan samo demonstracioni adapter „Mock (demo)“ — on služi da se proveri sama kontura, polja za povezivanje se pri njemu ne koriste. Živi konektori ka eksternim PMS-ovima su u razvoju; prelazak na režim eksternog sistema na hotelu u produkciji je za sada prerano.

Room service — porudžbina gosta putem QR koda#

Gost skenira QR u sobi i poručuje iz menija isto kao za stolom u restoranu. Dva serverska pravila štite od porudžbina „u prazno“:

• porudžbina iz sobe u kojoj nema prijavljenog gosta se blokira — ako po QR kodu sobe još nema otvorene prijave, porudžbina se automatski otkazuje sa razlogom „soba nije zauzeta“, a gost vidi upozorenje u pregledu još pre slanja porudžbine;
• pri kreiranju u zauzetoj sobi dostupan je način plaćanja „Na račun sobe“ — iznos se dodaje na folio i plaća se pri odjavi zajedno sa celokupnim boravkom; gost vidi tekst saglasnosti sa tačnim iznosom i brojem sobe pre potvrde.

Zahtevi gosta i panel za čišćenje#

Pored poručivanja hrane, gost ima i dugme za servisne zahteve: peškiri, čišćenje, ne uznemiravaj, buđenje (sa izborom vremena), tehnički problem, drugo. U hotelu ono zauzima mesto dugmeta za pozivanje osoblja — i, kao i ono, prikazuje se samo kada je u podešavanjima lokacije uključeno „pozivanje osoblja“. Zahtev podleže uslovu prijave: iz slobodne sobe se ne može kreirati.

Na strani osoblja — blok „Zahtevi gostiju“ direktno u kartici sobe na bordu: brojač aktivnih zahteva, lista sa tipom, komentarom i vremenom buđenja, radnje „U obradu“ i „Gotovo“. Ažuriranja pristižu u realnom vremenu.

„Moj račun“ kod gosta#

U meniju gosta (stavka podešavanja pored rezervacije i pozivanja osoblja) postoji „Moj račun“ — gost vidi listu naplata (opadajuće po vremenu) i uplata po svom foliju i konačno stanje, bez vezivanja za osoblje objekta. Pre prijave prikazuje se prazno stanje („račun će se pojaviti posle prijave“), posle obračuna — oznaka „Plaćeno“.

Rezervacije, prodajni kanali i izveštaji#

Pored trenutne prijave, hotel ima i pune rezervacije sa datumima dolaska/odlaska — vidljive su na šah-mat tabeli kao zasebne trake i prelaze u prijavu jednom radnjom na datum dolaska. Rezervacija ima izvor (walk-in/admin panel, telefon, direktno od gosta, sajt, OTA), otkazivanje sa razlogom i oznaku „nije se pojavio"; pri preklapanju i preranoj prijavi panel upozorava.

Rezervacija se može uneti sa dva mesta, a forma je ista: klik na prazno polje šah-mat tabele i — direktno na šemi etaža — svojstva izabrane sobe, blok „Rezervacije sobe" (najbliži dolasci sa datumima i brojem noći plus dugme „📅 Rezerviši sobu"); nju nudi i desni klik na sobu. Rezervacija sobe je uvek par datuma, najmanje jedna noć: rezervacija po satu, kao za sto u restoranu, za sobu ne postoji — sobe se ne pojavljuju u listi stolova ni u formi rezervacije na „Šemi sale", ni u panelu sale na kasi. A „Prijavi" svuda gde postoji znači pravu prijavu (folio, status sobe, registracija gosta): i na tabli soba, i kod rezervacije u listi rezervacija, i u panelu sale na kasi dugme otvara isti prozor za prijavu. Ako hotel ima restoran, njegovi stolovi se i dalje rezervišu po satima — Rezervacije stolova.

Rani dolazak i kasna odjava. Uobičajeno vreme prijave i odjave i plaćeni rani dolazak sa kasnom odjavom podešavaju se u „Tipovi soba" → „Prijava i odjava": „Prijava od" i „Odjava do" (podrazumevano 14:00 i 12:00 — to vreme gost vidi na stranici za rezervaciju i u mejlu sa potvrdom), prekidači „Prodaj rani dolazak" i „Prodaj kasnu odjavu", cena — fiksni iznos ili procenat od cene noći (prve noći — za rani dolazak, poslednje — za kasnu odjavu; cenovni plan može da odredi svoju cenu) i granica „Ne pre" / „Ne posle". Uključene usluge nudi sama forma rezervacije sobe — i na šah-mat tabeli, i preko dugmeta „📅 Rezerviši sobu" na šemi: označite uslugu i izaberite vreme — posle kreiranja rezervacije ona se evidentira na njoj sa cenom. Vreme van dozvoljenog okvira forma neće prihvatiti; ako se usluga iz nekog razloga nije evidentirala, rezervacija je ipak kreirana, a prozor će reći da uslugu treba dodati u kartici rezervacije. Kod već kreirane rezervacije rani dolazak i kasna odjava se dodaju ili uklanjaju u njenoj kartici. U folio boravka stavka ulazi pri prijavi, a ako gost već boravi — odmah. U bloku „Rezervacije sobe" na šemi kod rezervacije se vidi „rani dolazak od …" i „kasna odjava do …". Dok usluge nisu uključene, forma rezervacije prikazuje uobičajeno vreme hotela i ukazuje gde ih uključiti.

Može se prodavati ne samo konkretna soba, već i tip sobe: takve rezervacije ostaju neraspoređene i drže kvotu (koliko je soba tog tipa prodato na datum), a fizička soba se bira dugmetom za dodelu — ručno ili automatski. Blok neraspoređenih rezervacija stoji direktno iznad šah-mat tabele, da se ne zaborave.

Sa sajta objekta gost može sam da rezerviše sobu: da izabere datume i cenovni plan, vidi obračun cene po sezonama i cenovnom planu (uz proveru ograničenja — minimum noći, period za rezervaciju, stop-prodaja; najviše jedna rezervacija — 30 noći) i dobije kod rezervacije. Posle obrade zahteva sistem ili dodeljuje slobodnu sobu, ili saopštava razlog odbijanja. Kontakt gost potvrđuje preko poslate veze. Ako cenovni plan zahteva depozit, avans ili garanciju karticom, forma nudi zaštićenu stranicu Stripe — kada je kod hotela povezan provajder; bez njega takav cenovni plan nije moguće rezervisati. Rok za potvrdu i plaćanje naveden je u formi. Telegram podsetnik je dostupan za rezervaciju iz Mini App povezanog bota.

Prodajni kanali (channel manager). Postoje oba smera razmene sa OTA:

• Uvoz iCal — u podešavanjima soba ubacuje se veza za izvoz sa Booking.com, Airbnb ili drugog servisa; spoljne rezervacije automatski blokiraju te datume kod vas, sinhronizacija otprilike svakih 15 minuta, a sporna preklapanja se skupljaju u listu konflikata „rešite ručno";
• Izvoz iCal — svaka soba ima sopstveni fid (ical-*.ics), ako je uključeno objavljivanje zauzetosti: veza se dodaje kalendarom na strani kanala;
• Dvosmerni channel manager (preko Channex.io) — cene, ograničenja i slobodne sobe odlaze u kanale automatski pri svakoj izmeni, a rezervacije se vraćaju (neraspoređene, raspoređuje ih recepcija). U panelu veza podešava se poklapanje „tip sobe × cenovni plan" sa spoljnim, postoji dnevnik sinhronizacije i dugme „Sinhronizuj sada", plus noćna potpuna resinhronizacija.

Mejlovi gostu. Hotel šalje podsetnik onima koji dolaze sutra, i „hvala za posetu" onima koji su otputovali juče. Mejl odlazi na jeziku rezervacije, a ako nije naveden — na jeziku lokacije. Sistem pamti poslate mejlove i ponavlja neuspele pokušaje dostave; pri zastoju nakon što je poštanski servis prihvatio mejl, gost može da dobije ponovljeni.

Izveštaji. Na tabli soba postoji kartica izveštaja za period: popunjenost (Occupancy), prosečna cena (ADR) i prihod po sobi (RevPAR), kao i ukupan prihod i odvojeno po hrani i piću, broj porudžbina i dnevna tabela „zauzete sobe · boravak · porudžbine · ukupno" sa razlaganjem po valutama.

Datumi izveštaja računaju se u vremenskoj zoni hotela; noćno zaduženje odnosi se na datum boravka, uključujući i pri kasnoj obradi. Zauzetost se ne računa po zaduženjima, već po dnevniku boravaka: sistem beleži svaku prijavu, odjavu, premeštanje i povlačenje sobe iz prodaje, a svake noći fiksira snimak — koliko je soba bilo zauzeto i koliko dostupno u 03:00 sledećeg jutra po vremenu hotela. Sobe na popravci (out-of-order) isključuju se iz dostupnog fonda, a broj soba se pamti u snimku za taj dan, pa dodavanje ili uklanjanje soba danas ne menja pokazatelje prethodnih meseci. ADR i RevPAR računaju se u valuti lokacije po stvarnim zaduženjima folija. Dani za koje snimka još nema (pre uključivanja dnevnika) prikazuju se kao „nema podataka" i ne ulaze u proseke — izveštaj ne izmišlja prošlost.

Migraciona prijava (Rusija)#

Za ruske hotele postoji poseban tok za pripremu migracione prijave gostiju — dugme „🛂 Migraciona prijava“ na tabli soba. Zapis se vodi pri prijavi; u dnevniku su vidljivi rokovi („podneti do…“, „prošlo“) i statusi podnošenja. Pri odjavi sistem beleži odlazak i potrebu za odgovarajućim obaveštenjem. Podnošenje i njegov rezultat zaposleni označava posebno: automatskog slanja u MVD ovde nema. Iz dnevnika se štampaju obrasci obaveštenja i izvozi CSV, a podaci strane koja prima gosta popunjavaju se jednom u podešavanjima.

Napredni hotelski scenariji#

PMS se razvija i izvan rezervacije soba. Sledeći scenariji već imaju serversku ili interfejsnu realizaciju; uvode se postepeno. Pre upotrebe proverite dostupnost ekrana i integracija u vašem hotelu.

Razmena iCal podržana je u oba toka i prenosi zauzete datume, ali ne i cene. Channex za sada koristi testno okruženje; živo širenje soba na OTA zahteva posebnu integraciju. Demonstracioni adapter spoljnog PMS-a ne znači gotovu integraciju sa bilo kojim hotelskim sistemom.

Registracija gostiju zavisi od zemlje i konkretne integracije. Za Rusiju opisani scenario je dnevnik, štampanje/izvoz obrazaca i oznaka zaposlenog o podnošenju. Automatsko slanje nadležnom organu on ne obavlja.

Povezani odeljci#

• Šema sale — zajednički uređivač spratova/soba, QR povezivanje
• Rezervacije stolova — isti mehanizam rezervacije, primenjen na stolove
• Kasa (POS) — kartice folija na kasi
• Zaposleni i smene — zadaci čišćenja i dodela izvršilaca
• Termini za usluge — slična logika rezervacije za salone lepote

Česta pitanja#

Šta ako gost poruči iz sobe u kojoj još niko nije prijavljen?#

Porudžbina se automatski otkazuje sa oznakom „soba nije prijavljena“ — server proverava status prijave za svaku porudžbinu sa QR koda u sobi, nezavisno od onoga što prikazuje klijent.

Kako gost plaća room service — odmah ili pri odjavi?#

Na izbor: obično plaćanje (gotovina/kartica na mestu) ili „Na račun sobe“ — tada iznos dospeva u folio i plaća se jednim obračunom pri odjavi zajedno sa celim boravkom.

Može li se kalendar sobe sinhronizovati sa Booking.com?#

Da, u oba smera. Izvoz — iCal link sobe, dodaje se kao kalendar na strani kanala. Uvoz — nalepite u podešavanjima link za izvoz iz Booking.com ili Airbnb: spoljne rezervacije će početi da blokiraju datume kod vas (ažuriranje otprilike svakih 15 minuta). To je i jeste put koji danas radi. Dvosmerni channel manager (razmena cena i raspoloživosti) je napisan, ali čeka partnerski nalog kod provajdera — zasad radi na testnoj platformi.

Šta radi noćna naplata i može li se ne čekati?#

Ona automatski naplaćuje boravak za proteklu noć na folio svake prijavljene sobe — nije potrebno pokretati je ručno. Server proverava hotele jednom na sat i naplaćuje noć odmah posle 03:00 po vremenu vaše lokacije.

Da li se pri odjavi izdaje fiskalni račun?#

Ne. Odjava zatvara folio obračunom i prebacuje sobu u čišćenje; fiskalizacija nije ugrađena u taj tok, račun se po potrebi izdaje posebno na kasi.

Samousluživanje gosta pre dolaska#

Iz privatnog linka u imejlu ili SMS-u gost potvrđuje kontakt, otkazuje rezervaciju po uslovima cenovnog plana ili menja datume i broj gostiju uz potvrdu nove cene. Za rezervaciju sa plaćanjem ili garancijom, izmena boravka se vrši otkazivanjem i novom rezervacijom ili obraćanjem hotelu.

Do dana dolaska gost može da preda ime, telefon ili imejl i očekivano vreme dolaska dugmetom „Pripremi se za dolazak“. Stranica obaveštava kada je upitnik primljen; u slučaju greške predlaže proveru statusa ili ponovno slanje. Za ispravku primljenog upitnika potrebno je obratiti se hotelu. Dokumenti se proveravaju pri prijavi. Pri otkazivanju ili nepojavljivanju upitnik se čuva 30 dana; pri prijavi kontakti prelaze u karticu gosta. Nacrt se ne čuva nakon zatvaranja stranice.