Имущество и оборудование

Техника в заведении обычно живёт в чьей-то голове и в переписке: кто держит второй терминал, за кем закреплён ноутбук, сколько лет старому холодильнику и во сколько он ещё оценивается в отчётности. Раздел «Имущество» — это реестр всего, чем владеет бизнес, с двумя вещами, которых нет в таблице в мессенджере: ответственным человеком и амортизацией — отдельно для бухгалтерии и отдельно для налога.

Открыть: Админ-панель → Имущество (admin.cenaly.com/assets).

Что это за раздел#

В реестре одна сущность — предмет имущества, у которой есть вид: оборудование, телефон, компьютер, автомобиль, мебель, помещение, НМА (программы, лицензии, права) или прочее. Общие поля одинаковы для всех видов — название, марка и модель, серийный и инвентарный номера, количество, точка, материально ответственный сотрудник, состояние, заметка и история событий, — а у телефона, автомобиля и компьютера добавляется свой блок «Паспорт»: добавочный и SIP-логин, госномер и VIN, имя в сети и ОС. Состояний пять: Черновик · В эксплуатации · Простаивает · В ремонте · Выбыл; черновик — предмет без даты ввода в эксплуатацию: он уже в реестре, но не амортизируется и не попадает в ведомость.

Что нужно для запуска#

Ничего устанавливать не нужно: раздел работает в браузере, и печать этикеток тоже — через обычный диалог печати.

Шаг 1. Завести предмет#

Кнопка «＋ Добавить имущество» открывает карточку. Она открывается так, как вам удобнее — окном, панелью или на весь экран (выбор запоминается), а её плотность — настройка пользователя: «минимальная» оставляет только поля, без которых предмет не заведёшь, «полная» показывает все секции сразу.

Три поля стоит пояснить. «Количество» — для однородной партии по одной накладной: десять одинаковых стульев не нужно заводить десятью карточками. «Как получен» — «Покупка», «Аренда / лизинг», «Вклад владельца», «Дарение», «Собственное производство», «Излишек инвентаризации»; поле описывает происхождение, а как это признавать в учёте, решают политики. «Стоимость (без НДС)» — первоначальная стоимость без возмещаемого НДС: именно она становится базой амортизации, входной НДС записывается отдельно.

Шаг 2. Ввести в эксплуатацию#

Пока у предмета нет даты ввода в эксплуатацию, он черновик. Ввести можно двумя путями: полем «Введён в эксплуатацию» в карточке или пунктом «Ввести в эксплуатацию» в меню «Действия» строки — тогда датой станет сегодняшний день.

В этот момент предмету сам присваивается инвентарный номер вида INV-000001, если вы не задали свой; от даты ввода считается амортизация — с того же или со следующего месяца, как указано в политике. Обратной дороги у ввода нет: удалить можно только черновик. Предмет, который был в эксплуатации, не удаляют, а выводят — его история остаётся в реестре, и в ведомости он честно показан как выбывший.

Шаг 3. Учётные политики и правила страны#

Одна и та же покупка живёт в двух книгах по разным правилам, поэтому в карточке две секции. Бухгалтерский учёт — «Признание» («Основное средство (капитализировать)» или «Списать сразу (малоценка)»), «Способ» («Линейный», «Уменьшаемого остатка», «Не амортизируется»), «Срок полезного использования» в месяцах, «Ликвидационная стоимость», «Коэффициент ускорения», «Начало амортизации» («Со следующего месяца после ввода» или «С месяца ввода»), «Группа».

Налоговый учёт — «Амортизировать», «Списать сразу» или «Не вычитается»; «Амортизационная группа / пул», «Способ», срок или «Годовая норма, %», старт, «Амортизационная премия, %» из вариантов страны и «Пометка бухгалтера».

Заполнять это руками не нужно: кнопка «Подставить по правилам страны» берёт страну точки, вид и стоимость предмета и заполняет обе политики, а под полями объясняет, почему именно так. Если стоимость не выше налогового порога — предмет списывается сразу в обеих книгах (порог включителен: стоимость, равная порогу, тоже уходит в расход). Молча ничего не подставляется — только по нажатию.

Правила страны — это умолчание, а не подпись бухгалтера: последнее слово за вашим специалистом, и для его пометок в налоговой секции есть отдельное поле.

Шаг 4. Амортизация за месяц и журнал для бухгалтера#

Вкладка «Амортизация» — это две оси: «Месяц» и «Книга» («Бухучёт» или «Налог»). В таблице по каждому предмету в эксплуатации видно «Начало», «Способ», «За месяц» (с пометкой «премия» или «списано сразу»), «Накоплено» и «Остаточная», а внизу «Итого» — по каждой валюте отдельно.

Две кнопки отдают то же бухгалтеру — «Скачать журнал месяца (JSON)» и «Скачать CSV», — и это не выгрузка таблицы, а весь журнал месяца в формате предложений проводок, в том же, в котором отдаёт свои документы зарплата:

У налоговой книги в журнале только амортизация — остальные операции у неё свои и считаются вне нашей стороны.

Ведомость движения за период#

Вкладка «Ведомость» отвечает на вопрос «что было на начало, что пришло, что ушло, что осталось». Задаёте «С» и «По», выбираете книгу — и по каждому предмету видите стоимость и накопленную амортизацию на начало, поступление (ввод в эксплуатацию и модернизация), выбытие, начисленное за период, остаток на конец и остаточную стоимость; ниже — «Итого» по валютам.

Под итогом отдельными строками идёт то, что на баланс не попадает: «Списано сразу (ниже порога капитализации)» и «Ремонт за период». Если период кончается последним месяцем, ведомость — это и есть остатки на дату для пояснения к балансу; кнопка «Скачать CSV» отдаёт её файлом. В ведомость попадают предметы, введённые в эксплуатацию до конца периода и не выбывшие до его начала — если она пуста, дело обычно в этом, а не в поломке.

Модернизация и ремонт#

Пункт «Модернизация / ремонт…» в меню строки (или кнопка «Добавить модернизацию или ремонт» в карточке) открывает окно «Модернизация или ремонт». Поле «Что сделано» различает два случая, и разница принципиальная:

Дальше — «Дата завершения работ», «Стоимость (без НДС)», «Входной НДС», у модернизации ещё «Продлить срок на, мес.» (пусто — срок не меняется, остаток разойдётся на оставшиеся месяцы), «Что именно сделано», «Подрядчик» и «Номер документа». Кнопка — «Записать».

Крайние случаи решены так: модернизация уже самортизированного предмета без продления срока списывается в месяце вступления, а сделанная до старта амортизации входит в первоначальную стоимость; в карточке появляется строка «Стоимость с модернизацией», а колонка «Стоимость» в реестре показывает стоимость с модернизациями по текущий месяц. Где именно граница между ремонтом и модернизацией — решает бухгалтер, окно не угадывает: в Польше налоговая модернизация начинается от 10 000 zł за год, в Грузии ремонт вычитается в пределах 5 % баланса группы.

Выбытие#

Пункт «Выбытие…» открывает окно «Выбытие имущества»: «Дата выбытия», «Причина» («Продан», «Списан», «Утрачен», «Похищен», «Передан», «Возвращён арендодателю»), «Выручка от продажи (без НДС)» у продажи и «Заметка». Кнопка — «Вывести». После этого предмет остаётся в реестре серой строкой, амортизация останавливается месяцем выбытия, а в журнале месяца появляется операция выбытия с убытком или доходом.

Этикетки с QR и инвентаризация#

Кнопка «🏷 Этикетки» над реестром печатает наклейки 58×40 мм для всех отфильтрованных предметов, у которых есть инвентарный номер; пункт «Печать этикетки» в меню строки печатает одну. На наклейке — QR, крупный инвентарный номер, название, точка и ответственный.

QR ведёт на карточку этого предмета в вашей админке (/assets/?asset=<id>): при обходе помещений телефон открывает карточку сканированием, без поиска по номеру. Ссылка работает только под входом с доступом к разделу, а на самой наклейке нет ничего, чего не видно на предмете. Печать идёт обычным диалогом браузера, поэтому одинаково ложится и на термопринтер этикеток, и на обычный принтер в режиме «по размеру страницы»; про сам принтер — в оборудовании.

Телефоны и оборудование — одним нажатием#

Обратной подмены не происходит: список телефонов в «Телефонии» остаётся производным от регистраций на АТС, а реестр имущества — тем, что завёл человек. Камеры и ещё не настроенные («обнаруженные») устройства так не заводятся.

Ограничения#

• Инвентаризации как документа пока нет. Этикетки с QR и обход по ним есть, а акта «по реестру / по факту» с расхождениями — ещё нет.
• Проводки — это файл на скачку. Журнал месяца отдаётся в JSON и CSV; учётное ядро, которое принимало бы его автоматически, ещё не подключено — бухгалтер импортирует файл сам.
• Пуловые системы считаются приближённо. В Великобритании, Казахстане и Грузии закон считает амортизацию годом по пулу, а раздел — по предмету помесячно: в год поступления это занижает норму.
• Пакет Казахстана сверен частично (классификатор ОФ, переход балансов на новый НК, годовой пул), а для стран без своего пакета подставляется общий по IFRS for SMEs — и то и другое карточка помечает как умолчание, требующее подтверждения бухгалтера.
• Месяц, период и книга не попадают в адрес. В ссылке живёт только вкладка (?tab=) — прислать коллеге ссылку сразу на «май, налоговая книга» нельзя.
• Одновременная правка из двух вкладок. На cenaly.com и cenaly.com запись условная: проигравшая вкладка перечитывает реестр и повторяет изменение. На cenaly.ru запись безусловная — правьте реестр из одного места.
• Налоговых отчётов раздел не сдаёт. Он считает амортизацию и отдаёт проводки; декларации, налог на имущество и транспортный налог остаются за бухгалтером.
• Стоимости — в целых минорных единицах валюты (копейки, тыйын; у иены знаков нет, у динара их три). Дробные доли копейки не хранятся, суммы месяцев сходятся с базой.

Устранение неполадок#

Частые вопросы#

Чем «Имущество» отличается от «Склада»?#

Склад — про запасы, которые расходуются: продукты, товары, упаковка. «Имущество» — про то, чем пользуются годами и что теряет стоимость постепенно: техника, мебель, машины, помещения, программы. Одна покупка попадает либо туда, либо сюда, но не в оба места.

Нужен ли бухгалтер, чтобы этим пользоваться?#

Чтобы вести реестр и печатать этикетки — нет. Чтобы подписать политику и решить спорные случаи (модернизация это или ремонт, капитализировать или списать) — да: кнопка правил страны даёт умолчание, а не заключение специалиста.

Что делать с мелкой техникой вроде чайника или роутера?#

Ничего особенного: если стоимость не выше порога страны, кнопка правил сама поставит «Списать сразу (малоценка)» в обеих книгах. В ведомости такие покупки видны отдельной строкой под итогом и на баланс не попадают.

Как отдать данные бухгалтеру?#

Вкладка «Амортизация» → «Скачать журнал месяца (JSON)» или «Скачать CSV»: там весь месяц — принятие к учёту, модернизация и ремонт, амортизация и выбытие с готовыми счетами. Ведомость за период выгружается своим CSV на вкладке «Ведомость».

Учитывается ли арендованное и лизинговое имущество?#

Завести его можно: в поле «Как получен» есть «Аренда / лизинг», а при возврате — причина выбытия «Возвращён арендодателю». Признавать ли такой предмет на балансе и амортизировать ли его, решает бухгалтер политиками карточки — автоматической трактовки договоров аренды в разделе нет.

Связанные разделы#

• Магазин приложений — где включается карточка «Имущество и оборудование»
• Оборудование: что подключается и Cenaly Hardware Bridge — откуда приходит кнопка «🧰 В имущество»
• Телефония: своя АТС — телефонные аппараты и кнопка «В имущество» в карточке аппарата
• Метки и печать значков — этикеточный принтер, на котором печатаются наклейки
• Склад — запасы и расходники, в отличие от основных средств
• Клиенты и контрагенты — откуда подсказывается поставщик
• Сотрудники и смены — кого можно поставить материально ответственным
• Финансы — выручка, затраты и прибыль точки, и Документы — акты и договоры по покупке и списанию
• Экспорт данных — выгрузка аккаунта одним архивом