문서: 템플릿 및 AI 입력

“문서” 섹션은 인사, 계약 및 재고 문서를 만드는 도구입니다. 명령서, 근로계약서, 공급계약서, 위임장 등 매장에서 정기적으로 작성해야 하는 서류를 다룹니다. 관리자 패널 → 문서 (admin.cenaly.com/documents)를 여세요.

섹션은 “파일”, “템플릿”, “문서” 세 개의 탭으로 구성되며, 기본적으로 “파일” 탭이 열립니다. 이 섹션은 기본적으로 활성화되어 있어 사이드 메뉴에 바로 표시됩니다. 필요하지 않다면 앱 스토어의 “문서” 카드로 패널에서 제거할 수 있으며, 같은 토글로 다시 복원할 수 있습니다.

문서는 선택한 지점을 기준으로 관리됩니다. 이 섹션은 소유자와 직책에 “문서”가 포함된 직원에게 열려 있습니다. 기본 프리셋에서는 회계 담당자, 구매 담당자, 창고 담당자, 인사 담당자(HR), 영업 관리자가 해당됩니다. 다른 직책에는 역할 생성기에서 이 섹션을 추가할 수 있습니다. 나머지 직원은 자신의 계정에서 “내 문서”를 통해 자신에게 발송된 서류를 확인합니다.

지점은 섹션 상단의 목록에서 선택합니다. 원하는 지점이 아직 없다면 같은 목록의 마지막 항목인 **“＋ 지점 추가…”**를 통해 “위치” 섹션으로 이동하지 않고 바로 새 지점 양식을 열 수 있습니다. 동일한 필드(이름, 주소, 전화번호, 이메일, 통화, 국가)를 입력하고 저장하면 섹션이 즉시 새 지점으로 전환됩니다. 이 항목은 문서를 편집할 수 있는 사람에게 표시됩니다. 요금제의 지점 한도가 이미 소진된 경우 양식에서 이를 안내하고 다른 요금제로 전환할 것을 제안합니다.

파일: 텍스트, 표 및 업로드#

“파일” 탭은 템플릿에서 생성되지 않는 매장의 업무 파일, 즉 메모, 계산서, 가격표, 스캔본을 관리합니다. 세 가지 유형이 있습니다.

텍스트 문서 — 제목, 목록, 표, 이미지, 링크를 지원하는 편집기로, / 슬래시 메뉴, 찾기 및 바꾸기, AI 어시스턴트를 제공합니다. 웹사이트 게시글과 동일한 편집기입니다.
표 — Excel 수식, 서식, 셀 병합 및 고정, 정렬 및 필터, 데이터 유효성 검사, 조건부 서식, 메모, 여러 시트, 실행 취소 및 다시 실행을 지원하는 완전한 스프레드시트입니다. Excel과의 복사 및 붙여넣기가 작동합니다. ⤢ 버튼은 표를 브라우저 전체 화면으로 확장하며, 같은 버튼이나 Esc 키로 돌아옵니다.
업로드된 파일 — PDF, 이미지, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD, 최대 25 MB. PDF, 이미지 및 텍스트는 섹션 내에서 바로 열리며, 오피스 형식은 다운로드됩니다.

파일은 “만들기” 버튼(텍스트 / 표 / 업로드)으로 생성하거나, 파일을 패널로 끌어다 놓거나, **“XLSX/CSV 가져오기”**를 통해 생성할 수 있습니다. 가져온 파일은 값, 수식, 병합 및 크기를 포함한 편집 가능한 표로 변환됩니다(서식은 이전되지 않습니다). 표는 다시 XLSX 또는 CSV로 내보낼 수 있습니다.

파일은 각자의 폴더에 정리되며, 각 행에는 열기, 다운로드, 이름 바꾸기, 복제, 이동, 삭제 작업이 있습니다.

열린 텍스트 문서 또는 텍스트 파일(.md, .txt, .csv 등) 위에는 해당 파일의 위치가 표시됩니다. 지점과 폴더 경로, 예를 들어 “파일 / 계약서 / 2026”과 같습니다. 경로의 각 폴더는 링크이며, 클릭하면 해당 폴더의 목록이 열리고 “파일”은 최상위로 이동합니다. 이동 전에 저장되지 않은 편집 내용은 저장되며, 브라우저의 “뒤로” 버튼을 누르면 파일로 돌아갑니다.

편집 내용은 자동으로 저장됩니다. 입력을 멈춘 후 1.5~2초 뒤와 닫을 때 저장되며, 상태는 “저장됨 14:32 / 저장 중… / 저장되지 않음”으로 표시됩니다. 동시에 동료가 파일을 편집하는 경우, 조용히 덮어쓰는 대신 경고와 함께 최신 버전을 다시 읽을 것을 제안합니다.

섹션 전체 검색#

탭 위의 검색 필드는 모든 곳을 한 번에 검색합니다. 템플릿(이름, 유형, 필드 레이블 및 텍스트), 완성된 문서(번호, 템플릿 이름, 입력된 값, 첨부 파일 이름), 그리고 파일(문서 텍스트 및 표 셀 값 포함)을 검색합니다. 업로드된 PDF와 오피스 파일은 이름으로 찾을 수 있습니다.

검색어의 모든 단어가 포함되어야 하며, 대소문자와 “ㅕ/ㅖ”는 구분하지 않고 이름에서의 일치가 더 높은 가중치를 가집니다. 결과에는 레코드 유형, 번호, 폴더 경로 및 강조 표시된 스니펫이 표시되며, 클릭하면 해당 탭의 해당 편집기가 열립니다.

템플릿: 직접 만든 템플릿과 카탈로그 템플릿#

“템플릿” 탭에서 사용할 수 있는 항목:

직접 만든 템플릿 — 처음부터 만들며, 텍스트 안에 임의의 플레이스홀더 필드({{필드_이름}})를 넣을 수 있습니다. 템플릿에는 이름, 카테고리(인사 / 고객 / 공급업체 / 기타), 언어, 문서 유형, 기본 번호 매기기 시리즈를 설정하고, 각 필드에는 레이블, 유형(텍스트, 여러 줄 텍스트, 숫자, 날짜, 금액, 선택 목록), 필수 여부, 힌트를 설정합니다.
글로벌 카탈로그 — 32개 국가의 338개 기성 표준 템플릿(인사 명령서, 근로계약서, 공급계약서, 용역계약서, 상품 수령 위임장 등)이 카테고리별로 분류되어 있습니다 — 인사, 공급업체, 고객. 상단에는 범용 템플릿이 표시되고, 그다음에는 사용자의 지점 국가 템플릿이 표시되며, 나머지 국가는 아코디언 안에 숨겨져 있습니다.

카탈로그의 템플릿은 두 가지 방식으로 연결할 수 있습니다:

모드	동작
연결됨(linked)	템플릿이 카탈로그와 동기화된 상태로 유지되며(업데이트가 자동으로 적용됨), 텍스트를 직접 편집할 수 없습니다
복사본(copy)	템플릿이 복사되어 완전히 편집 가능해지지만, 카탈로그 업데이트를 더 이상 받지 않습니다

문구를 직접 수정할 계획이라면 “복사본”을, 항상 최신 표준 버전을 유지하고 싶다면 “연결됨”을 선택하십시오. 연결된 템플릿은 언제든지 “복사본 만들기” 버튼으로 복사본으로 전환할 수 있습니다.

같은 카탈로그 전체가 웹사이트에서 회원가입 없이 공개되어 있습니다 — “문서 템플릿” 섹션에서 어떤 템플릿의 텍스트든 미리 읽고, 선택적 섹션(수습 기간, 상여금, 결제 방식)을 전환하고, 시스템이 회사, 직원, 거래처 카드에서 자동으로 채우는 필드가 무엇인지 확인할 수 있습니다. 계정을 만들기 전에 필요한 서류를 고르거나 동료에게 링크를 보내기에 편리합니다.

플랫폼 필드#

일부 필드는 직접 입력할 필요가 없습니다: “플랫폼 필드 삽입” 버튼을 누르면 계정에서 데이터를 가져오는 플레이스홀더가 텍스트에 들어갑니다. 이러한 필드는 여섯 그룹에 걸쳐 45개 있습니다: 회사(법인 정보, 은행, 대표), 지점, 직원(성명, 직위, 입사일, 급여, 여권 정보 등), 거래처, 문서 자체(번호, 날짜, 이름), 그리고 보조 필드(오늘 날짜, 사용자 이름). 텍스트에 새 {{플레이스홀더}}를 직접 추가한 경우, “텍스트에서 필드 업데이트” 버튼을 누르면 필드 표에 추가됩니다.

설문: 모든 사람에게 필요하지는 않은 항목#

같은 계약서라도 보통 사소한 부분이 다릅니다: 누군가는 수습 기간이 필요하고, 누군가는 현금으로 결제하고, 누군가는 송장으로 결제합니다. 거의 비슷한 템플릿 세 개를 만드는 대신 설문을 만드십시오 — 템플릿 편집기의 “설문(선택적 섹션)” 섹션입니다. 질문은 두 가지 유형입니다:

토글 — “예/아니요”(“수습 기간이 있습니까?”);
선택 — 여러 답변이 있으며, 각 답변에는 원하는 언어의 텍스트와 템플릿 텍스트에서 답변을 지정하는 짧은 라틴 문자 코드(cash, bank)가 있습니다.

선택적 항목 자체는 텍스트에서 태그로 표시됩니다. 직접 입력할 필요는 없습니다: 단락을 선택하고 텍스트 위 패널에서 **“⑂ 선택적 섹션”**을 누른 다음 무엇으로 활성화할지 선택하십시오. 선택형 질문의 메뉴에는 각 답변마다 행이 있고, 버튼에는 완성된 태그가 표시됩니다:

메뉴에서 선택한 항목	텍스트에 나타나는 내용	항목이 문서에 포함되는 조건
토글 질문	`{{#if probation}} … {{/if}}`	토글이 켜져 있을 때
“모든 답변”	`{{#if payment}} … {{/if}}`	질문에 어떤 답변이든 했을 때
특정 답변	`{{#if payment=cash}} … {{/if}}`	바로 그 답변을 선택했을 때
“그리고 ‘그 외’ 분기” 체크박스	`{{#if payment=cash}} … {{#else}} … {{/if}}`	`{{#else}}` 앞은 이 답변일 때, 뒤는 나머지일 때

여기서 payment는 질문 키, cash는 답변 코드이며, 둘 다 설문 표에서 볼 수 있습니다. 같은 태그를 직접 입력할 수도 있습니다 — 형식은 정확히 같습니다. 편집기는 텍스트 아래에서 태그가 존재하지 않는 질문이나 답변을 참조하거나, 블록이 닫히지 않았거나, 질문이 만들어졌지만 어디에도 사용되지 않은 경우 알려줍니다; 템플릿 저장을 막지는 않습니다. 템플릿 미리보기에는 실시간 전환 스위치가 나타나 — 항목이 있는 문서와 없는 문서를 볼 수 있습니다.

이러한 템플릿으로 문서를 만들면 설문이 “새 문서” 마법사의 단계가 됩니다: 답변을 체크하거나 말로 설명하면 AI가 직접 입력합니다. 비활성화된 섹션 안에만 남아 있는 필드는 양식에 표시되지 않고 최종 확정 시에도 요구되지 않습니다.

폴더와 번호 매기기#

템플릿과 문서는 폴더로 정리됩니다 — 이것은 이동 경로, 이름 바꾸기, 이동 기능이 있는 두 개의 독립적인 트리입니다(검색 시 목록이 경로 표시와 함께 평면으로 바뀝니다). 문서 번호에는 번호 매기기 시리즈를 설정합니다: 번호 템플릿(기본값 DOC-{YYYY}-{NNNN}), 연간 카운터 초기화, 다음 번호 미리보기.

인사 문서의 경우 국가 규정에 따른 보존 기간이 적용됩니다: 해당 문서를 기간 전에 삭제하려 하면 섹션에서 이를 경고합니다(스스로 삭제하지는 않습니다).

업무 문서 생성#

템플릿에서 업무 문서가 생성됩니다(특정 직원에 대한 특정 명령, 특정 공급업체와의 특정 계약 등) — "문서" 탭입니다. 각 업무 문서는 동일한 템플릿에서 생성된 다른 문서와 무관하게 템플릿 필드에 대한 고유한 값 집합을 가집니다.

"새 문서" 마법사는 두 단계로 진행됩니다. 먼저 템플릿을 선택하고, 다음으로 컨텍스트(직원 및/또는 귀하의 데이터베이스에 있는 거래처)를 선택합니다. 자동으로 채워질 항목과 누락된 필드를 즉시 확인할 수 있으며, 일반적인 서류는 AI 없이도 작성할 수 있습니다. 나머지 필드는 양식에서 직접 수동으로, "시스템에서 채우기" 버튼으로, 또는 AI를 사용하여(아래 참조) 채웁니다. 계정의 데이터가 변경된 경우 "플랫폼에서 업데이트" 버튼이 "이전 → 이후" 대화 상자를 표시합니다. 필드와 플랫폼의 연결을 끊을 수 있습니다("수동으로 편집").

문서 자체에서는 동일한 선택이 "문서 객체" 블록으로 존재합니다 — 세 개의 소스 카드: 당사(지점에 여러 법인이 있는 경우 필요한 법인을 선택하며, 해당 법인이 서식 헤더에 들어갑니다), 직원, 거래처(데이터베이스에서 검색). 카드를 변경하면 필드의 정보가 새 카드에서 즉시 가져와지고 이전 카드의 정보는 사라집니다. 완성된 서류에서는 다른 사람의 정보를 육안으로 올바른 정보와 구분할 수 없으며, 미리보기에서 빈 자리가 강조 표시됩니다. 직접 입력한 내용은 절대 변경되지 않습니다. 각 카드 옆에는 소스의 데이터를 수정할 수 있는 "카드 열기" 링크가 있습니다.

페이지 주소는 항상 현재 위치를 보여줍니다. 열린 문서 또는 템플릿 편집기가 링크에 포함되므로 F5를 누르면 같은 위치로 돌아오고, "뒤로"는 문서를 닫으며, 링크를 동료와 공유할 수 있습니다.

직원 그룹에 일괄 생성#

전체 팀을 위한 동일한 서류를 하나씩 만들 필요가 없습니다. 대량 생성은 한 번에 최대 200개 문서를 생성합니다. 템플릿을 선택하고, 직원을 필터링하고(역할별 필터, "아직 없는 사람만" 모드), 미리보기를 확인한 후 문서를 즉시 확정할지, 열람을 요청할지 지정합니다.

문서는 해당 섹션에서만 열 수 있는 것이 아닙니다. 직원 카드, 거래처 카드, 직원 계정의 "내 문서"에서 문서 링크로 이동할 수 있습니다.

AI 필드 채우기#

업무 문서에는 AI를 사용하여 필드를 빠르게 채우는 두 가지 방법이 있습니다:

채팅 — 상황을 자유롭게 설명합니다(예: "8월 1일자로 웨이터 이바노바의 입사 명령을 작성해줘, 급여 45000") — AI가 필요한 값을 인식하여 템플릿 필드에 입력합니다.
사진 — 이미 작성된 종이 서식이나 데이터를 옮겨야 할 여권/문서를 촬영합니다 — AI가 사진의 텍스트를 인식하여 해당 필드를 채웁니다.

AI는 귀하의 설명이나 사진에 없는 값을 만들어내지 않습니다 — 채워지지 않은 필드는 비어 있는 상태로 남고 미리보기에서 강조 표시되며, AI가 채운 필드는 인쇄 전에 확인할 수 있도록 별도로 표시됩니다. 채우기 완료 후 "N개 필드 채움, M개 부족" 요약이 표시됩니다. AI는 선택된 직원에 대해 시스템이 알고 있는 사실을 컨텍스트로 받으므로 설명에 중복 기재할 필요가 없습니다.

AI 필드 채우기는 모든 클라우드에서 작동하지 않습니다. 러시아 환경에서는 비활성화되어 있으며, 해당 환경에서는 필드를 수동으로 그리고 "시스템에서 채우기" 버튼으로 채웁니다.

초안, 최종본 및 번호#

업무 문서에는 두 가지 상태가 있습니다:

초안 — 모든 필드를 편집할 수 있으며, 번호가 아직 부여되지 않음;
최종본 — 문서가 번호 시리즈에서 번호와 발급 날짜를 받고, 양식이 잠기며, 서버에서 최종 PDF가 렌더링됨.

"초안으로 되돌리기" 버튼으로 문서를 초안으로 되돌릴 수 있습니다 — 이때 부여된 번호는 문서에 그대로 남으며 다시 발급되지 않습니다.

문서에 대한 모든 작업은 카드의 이벤트 로그에 기록됩니다: 생성됨, 편집됨, 확정됨, 번호 부여됨, PDF 렌더링됨, 열람 요청 발송됨, 알림 발송됨, AI로 채워짐, 일괄 생성됨.

미리보기, 인쇄 및 PDF#

양식 오른쪽에는 문서의 실시간 A4 미리보기가 있습니다. 필드를 채우는 대로 값이 템플릿 텍스트에 입력되며, 채워지지 않은 {{플레이스홀더}}는 놓치지 않도록 강조 표시됩니다.

완성된 문서는 다음과 같이 할 수 있습니다:

브라우저에서 바로 인쇄;
PDF 다운로드 — 서버에서 라틴 문자, 키릴 문자, 그리스어, 조지아어용 내장 글꼴과 함께 생성합니다. 각각의 새 렌더링은 별도 버전으로 저장되며 이전 버전은 덮어쓰지 않습니다. 다운로드 링크는 일회용이며 15분 동안 유효합니다.

서식 디자인. 템플릿 텍스트는 간단한 마크업(제목, 목록, 굵게, 표)을 인식하며, 용지 자체는 지점의 로고와 정보가 포함된 회사 서식으로 인쇄됩니다. 헤더는 템플릿 편집기에서 설정하며, 화면의 미리보기는 PDF에 들어갈 내용과 일치합니다.

첨부 파일 및 발송#

업무 문서에 파일을 첨부할 수 있습니다 — 서명된 사본 스캔, 부속서, 사진. 첨부 파일은 원하는 경우 필드 채우기 시 AI 어시스턴트에게 컨텍스트로 제공됩니다.

완성된 문서는 카드에서 바로 수신자에게 발송됩니다 — 이메일(PDF 첨부) 또는 업무 채팅으로. 수신자는 문서 컨텍스트에서 입력됩니다: 직원 또는 거래처. 모든 발송은 문서 이력에서 확인할 수 있으며, 이메일 본문은 귀하의 인터페이스 언어(발신자 언어)로 전송됩니다 — 플랫폼의 45개 언어가 모두 지원됩니다.

직원 열람#

직원과 연결된 최종 문서를 열람 요청으로 보낼 수 있습니다: 직원은 계정의 "내 문서"에서 확인하고 확인 또는 거부합니다. 상태는 문서 카드에서 확인할 수 있으며(열람 대기 중 / 열람함 / 거부됨), 필요한 경우 열람을 초기화하고 다시 요청할 수 있습니다.

확인은 증거 기록으로 남습니다 — 누가, 언제, 어떤 IP와 기기에서, 그리고 문서 텍스트의 체크섬 — 그리고 PDF 마지막 페이지에 스탬프로 인쇄됩니다. 이는 열람 사실에 대한 단순 확인이며, 자격을 갖춘 전자 서명이나 KEDO가 아닙니다.

유효 기간 및 알림#

문서에 유효 기간을 지정할 수 있습니다 — “시작일”과 “종료일”입니다. 이 섹션은 기한을 자체적으로 관리합니다:

알림 임계값 — 최대 5개 값, 기본값은 종료 30일, 7일, 1일 전;
문서 목록의 “만료 예정” 및 “기한 초과” 필터와 지점별 요약;
업무 채팅으로 알림을 보내는 서버의 일일 점검; “지금 기한 확인” 버튼으로 수동 실행할 수 있습니다.

이렇게 하면 건강진단서, 계약 기한, 위임장을 놓치지 않습니다.

자주 묻는 질문#

“연결된” 템플릿과 “복사본”의 차이는 무엇인가요?#

연결된 템플릿은 직접 편집할 수 없지만 카탈로그에서 업데이트를 자동으로 받습니다. 복사본은 완전히 내 것이며 편집할 수 있지만, 카탈로그 업데이트는 적용되지 않습니다.

AI가 사진에 없는 데이터를 만들어낼 수 있나요?#

아니요 — 입력 내용이나 사진에 없는 값은 대체하지 않도록 설계되어 있습니다. 해당 필드는 수동 입력을 위해 비어 있는 상태로 남습니다.

하나의 템플릿으로 여러 문서를 만들 수 있나요?#

네, 하나의 템플릿으로 독립적인 업무 문서를 얼마든지 만들 수 있습니다 — 예를 들어 신규 직원마다 채용 명령서를 만들 수 있습니다.

문서를 종이로 받으려면 어떻게 하나요?#

업무 문서를 열고 인쇄 버튼을 사용하세요 — A4 버전 문서와 함께 브라우저의 표준 인쇄 대화상자가 열립니다.