클라이언트 (CRM)

“회사 및 청구서” 섹션은 매장의 B2B CRM입니다. 개인 고객과 법인 고객을 하나의 카드에서 관리하며, 등록 정보, 문서, 거래 이력을 함께 확인할 수 있습니다. 이 섹션은 판매가 영수증 발급으로 끝나지 않는 곳, 즉 B2B 주문, 송장과 계약, 외상 거래와 상계가 필요한 곳에서 필요합니다.

위치: 관리자 패널 → 매장 → “회사 및 청구서” (admin.cenaly.com). 이 섹션은 매장뿐 아니라 모든 유형의 비즈니스에서 사용할 수 있으며 기본으로 활성화되어 있습니다.

상단 탭은 여덟 개입니다: 회사 및 청구서 · 작업 · 문서 · 인쇄 양식 · 보고서 · 은행 · 판매자 등록 정보 · 🔔 알림. 탭 오른쪽에는 “판매” 버튼이 있습니다. 이 버튼은 견적서에서 송장과 마감 문서로 거래를 진행하는 마법사를 엽니다.

“단골 손님” 섹션과 혼동하지 마십시오. 그곳은 전화번호부와 번호로 손님을 인식하는 기능이고, 이곳은 거래처의 완전한 카드입니다.

클라이언트 카드#

카드 유형은 개인 또는 법인이며, 유형과 국가에 따라 필요한 등록 정보가 달라집니다. 세금 번호 형식은 검증 번호를 포함해 확인되며, 이미 존재하는 번호를 다시 입력하면 중복 생성 대신 “기존 항목 열기” 링크가 표시됩니다.

카드에 포함되는 항목:

이름(개인의 경우 이름, 성, 부칭) 또는 법인명과 법적 주소
국가 및 국가별 등록 정보, 서명자(대표자)
은행 계좌: 은행, 계좌/IBAN, BIK/SWIFT
연락처: 이름, 역할, 전화번호, 이메일, Telegram, WhatsApp. 기본 연락처와 문서를 보낼 연락처를 지정할 수 있습니다.
생년월일, 마케팅 동의, 메모, 태그, 상태

연락처는 한 줄로도 추가할 수 있습니다. 전화번호, 이메일, @telegram 또는 wa.me 링크를 입력하면 유형이 자동으로 판별됩니다.

러시아 법인의 경우 등록 정보를 직접 입력하지 않아도 됩니다. INN으로 카드 정보를 국가 등록부에서 불러오며, 적용 전에 어떤 필드가 변경되는지 표시됩니다. 등록부 조회는 플랫폼에 해당 검색 제공자가 연결되어 있을 때 작동합니다. 제공자가 연결되지 않은 경우 “INN으로 찾기” 버튼은 정직하게 “검색을 사용할 수 없음”이라고 응답하며, 등록 정보는 수동으로 입력해야 합니다. 이는 카드의 나머지 기능에는 영향을 주지 않습니다.

클라이언트 주문#

“주문” 탭에는 “주문 수”, “구매 금액”, “최근 주문” 타일과 날짜, 번호, 금액, 상태가 포함된 주문 목록이 표시됩니다. 주문은 고객이 매장에서 구매할 때 자동으로 이곳에 들어옵니다. 주문 행에서 바로 문서를 생성할 수 있습니다.

문서, 계약 및 채권채무#

문서 — 이 고객에 대한 기초 증빙: 송장, 완료 확인서, 인도서 등입니다. 문서 유형 구성, 번호 매김 마스크, 부가가치세 모드 및 금액 한글 표기는 국가 프로필(조지아, 러시아, 카자흐스탄, 영국, 호주, 뉴질랜드, 아랍에미리트, 키프로스, 그리스, 스페인, 포르투갈, 크로아티아, 폴란드, 루마니아, 튀르키예 및 범용 프로필)에서 가져옵니다. 완성된 문서는 열람, PDF 다운로드, 고객 이메일로 발송 또는 사유를 명시하여 무효화할 수 있습니다. 발행된 문서의 판매자 정보는 발행 시점의 스냅샷입니다. 나중에 프로필에서 송장이나 서명자를 변경하더라도 이미 발행된 문서는 다시 작성되지 않으며, 문서 카드에는 고객에게 전달된 그대로의 정보가 표시됩니다.
계약 — 4단계 마법사: 템플릿 → 당사자 및 서명자 → 조건(결제 유예, 신용 한도, 선결제 비율 및 할인, 최소 주문, 배송, 기한) → 미리보기. 상태: 초안, 발행됨, 서명됨(스캔 첨부 가능), 해지됨. 유효한 조건은 고객 카드 상단에 배지로 표시됩니다.
채권채무 — 잔액, 연체 채무 및 가장 오래된 기한, 거래 내역(출고, 결제, 반품, 크레딧 노트, 선금), 결제 및 조정 추가, 문서별 결제 배분 — «FIFO 기준» 버튼 또는 특정 문서에 정확히 배분하며, 송장 잔액 표시 및 롤백 가능.
반복 송장 — 문서 레지스트리의 «정기» 하위 탭: 임대료, 구독료, 유지보수가 자동으로 청구됩니다. 일정은 «매월 N일»(짧은 달의 31일은 마지막 날로 이동) 또는 «N일마다»이며, 다음 날짜, 마지막 발행 및 발행이 일시 중지된 경우 그 사유가 표시됩니다. 프로필은 발행된 샘플 문서에서 바로 «반복…» 버튼으로 생성되며, 항목은 매 발행 시점에 샘플에서 가져오므로 가격 인상은 한 번만 하면 됩니다. 한 기간 = 한 송장이며, 재실행해도 중복이 생성되지 않습니다. «현재 도래분 즉시 발행»을 수동으로 할 수도 있습니다.
인쇄 양식 — 섹션의 별도 상단 탭입니다(문서 레지스트리의 하위 탭은 정확히 세 개: 목록, «정기», «이메일 템플릿»). PDF로 인쇄되는 레이아웃입니다. 양식은 블록(제목, 텍스트, 필드, 당사자, 항목 테이블, 합계, 서명)으로 구성되며 문서 값(번호, 금액, 정보, 금액 한글 표기)이 치환됩니다. 블록 또는 개별 필드는 조건에 따라 표시할 수 있습니다. 플랫폼의 기본 양식이 있습니다 — 범용, 부가가치세 국가용 송장, 인도서, 그리고 러시아의 경우 결제용 송장, UPD 및 완료 확인서. 발행 및 무효화 시 문서는 선택된 양식으로 인쇄됩니다.
이메일 템플릿 — 문서 레지스트리의 하위 탭: 템플릿 목록과 편집기로, 플레이스홀더(번호, 금액, 결제 기한, 거래처, 판매자, 항목 테이블)를 커서 위치에 삽입하며, 미리보기는 해당 지점의 실제 문서에 결과를 표시합니다. 이메일 본문은 짧은 설명으로 AI가 생성할 수 있으며 — 계정의 지식 베이스를 기반으로 하고, 출처는 칩으로 표시됩니다. 문서 발송 창에서 발신자(시스템 주소 또는 지점의 메일함 — 선택은 기억됨), 제목 및 템플릿을 선택합니다.

확장이 연결된 폴란드 지점의 경우 송장 옆에 KSeF — 전자 세금계산서 국가 시스템 — 로 보내는 패널이 있습니다: 송장이 카드에서 바로 전송되고, 상태, 부여된 번호 및 UPO 확인이 반환됩니다.

러시아 지점의 경우 Saby(SBIS)를 통한 EDI가 있습니다 — 앱 스토어의 «Saby Docs» 확장으로, 지점별로 연결됩니다. 문서 레지스트리가 양방향 공용이 됩니다: «수신 / 발신» 칩, «↓ 수신» 및 «Saby» 배지, 교환 상태. 수신 문서는 PDF와 함께 자동으로 가져오며(몇 분마다 확인), INN으로 거래처가 자동 생성됩니다. 발신은 «Saby로 보내기» 버튼으로 전송됩니다. 서명은 Saby 측에서 이루어지며 — 자체 전자 서명 환경은 없습니다.

템플릿 및 AI 문서 작성 — 문서 섹션에서.

보고서#

«보고서» 탭 — 단일 고객이 아닌 지점 전체에 걸친 보고서: 매출채권 연령 분석(90일 이상 연체 버킷), 결제 레지스트리 및 출고 레지스트리. 각각 CSV로 내보낼 수 있습니다.

판매자 정보#

«판매자 정보» 탭에서 문서를 발행하는 법인을 등록합니다 — 하나의 계정 아래 여러 개가 있을 수 있으며, 하나가 기본으로 지정됩니다. 각 법인에 대해 여러 은행 계좌, 서명자, 이메일 주소 및 전화번호를 유지할 수 있습니다: 각 목록에서 별표 ★로 기본 레코드를 표시하며, 이것이 문서에 치환되고 나머지는 발행 시 선택됩니다. 법인에 부서 및 창고를 등록할 수 있습니다: 각각 고유한 이름, 주소 및 연락처를 가지며, 하나가 기본으로 지정되고 불필요한 것은 아카이브로 이동합니다(삭제는 없음 — 이미 발행된 문서가 부서를 참조하기 때문). 판매 창에서 부서를 목록에서 선택하면 문서에 포함되고 판매자 정보 아래 «부서/창고» 행으로 PDF에 인쇄됩니다. 동일한 부서가 반복 송장 및 상업 제안 수락에 따른 송장에도 전달됩니다.

자동화#

같은 탭 하단에 «자동화» 블록이 있습니다: 법인이 아닌 지점별로 설정되는 네 개의 토글.

토글	기능	기본값
상업 제안 수락 시 송장 초안	고객이 이메일 링크로 상업 제안을 수락하면 — 송장 초안이 준비되고 관리자에게 작업이 생성됩니다. 송장 자체는 자동으로 발행되지 않습니다	켜짐
링크로 송장 결제 시 영수증	고객이 결제 링크로 송장을 결제하면 — 즉시 영수증이 발행됩니다. 이는 이미 발행된 문서로, 번호 매김에서 다음 번호를 차지합니다	꺼짐
통화 → 거래처 활동	카드에 방향, 통화 시간, 간단한 요약 및 녹음 링크가 기록됩니다. 오디오 및 텍스트 변환은 복사되지 않습니다	켜짐
이메일 → 거래처 활동	카드에 제목, 첫 줄 및 이메일 링크가 기록됩니다. 본문 및 첨부파일은 복사되지 않습니다	켜짐

은행 거래 내역#

“은행” 탭은 은행에서 내보낸 결제 계좌 거래 내역을 파일로 받습니다. 형식은 확장자가 아니라 내용으로 자동 인식됩니다: 1C용 내보내기, MT940, camt(ISO 20022), OFX/QFX, QIF, 그리고 일반 CSV와 Excel. 미리 설정할 것은 없습니다 — 파일을 끌어다 놓기만 하면 됩니다.

업로드 후에는 계좌 카드와 선택한 월의 거래 표가 표시됩니다. 기간은 겹쳐서 올릴 수 있습니다(많은 은행이 내보내기를 여러 구간으로 나눕니다) — 같은 거래가 두 번 나타나지 않습니다. 각 업로드는 가져오기 로그에 기록되며, 파일이 잘못된 경우 어떤 업로드든 전체를 되돌릴 수 있습니다.

은행이 자체 헤더가 있는 CSV나 Excel을 내보내고 열이 인식되지 않으면 매핑 마법사가 열립니다: 날짜, 금액, 지급 목적, 거래처가 어디인지 지정합니다. 매핑은 이 은행에 대해 저장되며, 파일은 이미 업로드되었으므로 다시 올릴 필요가 없습니다.

다음으로 결제를 거래처별로 분류할 수 있습니다. 각 거래 옆에는 제안된 일치 항목과 그에 대한 확신도가 표시됩니다: 거래처는 지급 목적의 계좌 번호, INN과 금액, INN만, 또는 이름으로 검색됩니다. 한 건씩 또는 한꺼번에 확인할 수 있으며, “미분류” 필터는 남은 항목을 보여줍니다. 확인된 결제는 거래처의 상호 정산에 반영되어 부채를 청산합니다. 자금이 자동으로 전기되지는 않습니다: 결제는 사람이 분류하고, 시스템은 제안만 합니다.

일치 항목이 전혀 없으면 거래를 수동으로 연결할 수 있습니다: 목록에서 거래처를 선택하면 결제가 “수동” 표시와 함께 해당 거래처의 상호 정산에 들어가, 나중에 자동 매칭이 아니었음을 알 수 있습니다.

활동 및 작업#

“활동” 탭은 고객과의 작업 이력입니다: 메모, 통화, 기한이 있는 작업. 기한이 지난 작업은 강조 표시되며, 모든 고객의 열린 작업은 별도 목록 “작업”에 모입니다 — 이는 관리자의 하루 업무 목록입니다. 이 목록에는 열린 작업만 있으므로 체크한 행은 목록에서 사라집니다. 화면 하단에 “취소” 버튼이 있는 알림이 나타나며, 이 버튼은 체크를 해제하고 작업을 목록으로 되돌립니다. 옆의 토글은 카드의 변경 이력을 엽니다: 무엇이 언제 변경되었는지, 수정 작성자가 누구인지, 어디서 왔는지. 새 작업의 기한은 반드시 달력에서 선택할 필요가 없습니다: 텍스트에 단어로 적으세요 — “내일 다시 전화”, “25.12까지 청구서”, “금요일”, “3일 후”, “9월 30일” — 그러면 필드 옆에 “기한 입력” 버튼이 나타납니다. 이 버튼은 클릭 시 빈 필드를 채우며, 수동으로 선택한 날짜는 제안이 변경하지 않습니다.

피드는 스스로도 채워집니다: 연락 담당자의 전화에서 온 수신 전화는 활동으로 카드에 기록되고(방향, 통화 시간, 간단한 요약, 녹음 링크), 수신 이메일은 제목과 “메일에서 열기” 링크가 있는 활동으로 기록됩니다. 반대 방향도 있습니다: “통화” 섹션의 통화 카드에서 버튼이 해당 회사의 “활동” 탭으로 바로 이동합니다. 두 흐름 모두 “통화 → 거래처 활동”과 “이메일 → 거래처 활동” 토글로 끌 수 있습니다(“판매자 정보” 탭, “자동화” 블록).

CRM의 열린 작업은 여기서만 보이는 것이 아닙니다: 공용 근무 작업 보드(/tasks) 상단에 “회사 및 청구서” 블록이 있습니다 — 읽기 전용 목록이며, 각 행은 거래처 카드로 이동합니다. 소스를 사용할 수 없으면 블록은 표시되지 않습니다 — 근무 보드는 CRM에 의존하지 않습니다.

카드에는 담당 관리자(직원 중에서 선택)가 있으며, 이를 기준으로 목록이 필터링됩니다: “내 것”과 “담당자 없음”. 프로필 아래에는 “파일” 블록이 있습니다: 계약서, 명세서, 스캔본을 카드 자체에 첨부할 수 있습니다.

AI 신청서 분석#

“🤖 신청서 분석” 버튼은 이메일, 통화 녹취록 또는 PDF를 판매 초안으로 변환합니다. 텍스트를 붙여넣으면 플랫폼이 분석 미리보기를 보여줍니다: 어떤 고객이 인식되었는지, 카탈로그에서 어떤 항목이 선택되었는지(각 항목의 확신도 평가 포함), 무엇을 인식하지 못했는지. 확인 후 “초안 만들기”를 누릅니다.

중요한 점:

AI는 오직 귀하의 데이터 — 지점 카탈로그와 고객 카드 — 로만 작업합니다; 존재하지 않는 상품을 만들어낼 수 없으며, 인식되지 않은 모든 것은 정직하게 별도 목록으로 이동합니다;
가격, 세금, 할인은 AI가 지정하지 않습니다 — 이들은 카탈로그, 고객의 상업 조건 및 국가 프로필에서 가져옵니다;
고객은 우선 세금 번호, e-mail 또는 전화번호로 인식되고, 그 다음에야 이름으로 인식됩니다;
결과는 항상 초안과 관리자 작업입니다: 이 경로로 문서를 발행할 수 없습니다. 고객 카드가 아직 없었다면 “AI 분석에서” 표시와 함께 생성됩니다;
결과를 어디서 찾을지: 초안은 고객 카드의 “문서” 탭에, 작업은 “활동” 탭에 있습니다. “주문” 탭에는 없습니다: 그곳에는 이 고객이 귀하의 매장에서 한 구매만 들어갑니다.

알림 및 던닝#

“알림” 탭은 위치별 자동 알림을 켭니다: 일일 다이제스트, 연체 청구서에 대한 알림, 점진적으로 어조가 강해지는 고객 이메일, 상업 제안 및 계약 만료 경고 — 각 시나리오에는 자체 매개변수(발송 시간, 단계, 며칠 전)가 있습니다. “지금 확인” 버튼은 동일한 작업을 즉시 실행하며, “다가오는 알림” 목록은 무엇이 발송될지 보여줍니다 — 모든 항목을 연기할 수 있습니다.

목록, 검색 및 대량 작업#

검색은 이름, 세금 번호, 전화번호 및 email로 이루어집니다. 필터는 유형(개인/법인), 상태(활성, 차단됨, 보관됨), 태그 및 담당 관리자(“내 것”과 “담당자 없음” — 카운터 포함, 어느 고객도 잃지 않도록)별로 제공됩니다. “페이지 보기” 톱니바퀴는 열 집합, 표 밀도 및 처음 열리는 탭을 설정합니다.

여러 카드를 선택하면 보관함으로 보내기, 태그 지정 또는 태그 해제를 한 번에 모두에게 할 수 있습니다. 보관된 카드는 저장되지만(문서가 이를 참조할 수 있음) 활성 목록에서 사라집니다.

가져오기, 내보내기 및 중복#

가져오기 — 목록 형식, 한 줄에 고객 한 명: 유형;이름;국가;세금 번호;전화;email. 보고서에서 몇 건이 생성되었고, 몇 건이 이미 있었으며, 어디에서 오류가 발생했는지 확인할 수 있습니다.
CSV 내보내기 — 검색과 필터를 반영한 현재 선택 항목 전체를 목록의 모든 페이지에 걸쳐 내보냅니다.
중복 병합: 현재 카드는 유지되고, 선택한 카드는 보관되며, 그 연락처와 식별 정보가 이전됩니다. 같은 유형의 카드만 병합됩니다.

자주 묻는 질문#

「단골 고객」과 무엇이 다른가요? 「단골 고객」은 전화번호로 빠르게 찾는 참고 자료와 재방문 배지입니다. 「고객」은 세금 정보, 문서, 정산 내역이 포함된 카드로, B2B 및 서류를 동반한 판매를 위한 것입니다.

쇼핑몰에서 주문하면 고객이 자동으로 생성되나요? 네. 주문이 완료되면 플랫폼이 세금 번호, 전화번호 또는 email로 적합한 카드를 스스로 찾습니다. 없으면 주문 데이터로 카드를 생성하고, 이미 직접 입력한 내용을 덮어쓰지 않으면서 빈 필드를 채웁니다. 중복이 생기지도 않습니다. 같은 구매자의 재주문은 같은 카드에 들어갑니다. 카드를 수동으로 만들거나 가져오기로 만드는 것도 가능합니다.

신청서를 분석했는데 왜 「주문」 탭에 없나요? AI 분석은 쇼핑몰 주문이 아니라 판매 초안 — 견적서 또는 송장 — 을 만들기 때문입니다. 고객 카드의 「문서」 탭에서 찾고, 「활동」 탭에서 「발행 전 확인」 작업을 찾으세요. 「주문」 탭은 고객이 매장에서 한 구매만 표시하며, 이메일, 전화 또는 PDF에서 온 신청서는 여기에 포함되지 않습니다.

계정 소유자가 아닌 직원도 이 섹션을 열 수 있나요? 아직 안 됩니다: 이 섹션은 계정 소유자의 계정으로만 작동합니다. 자체 로그인을 가진 직원(또는 다른 계정으로 전환한 소유자)은 거부됩니다 — 이 섹션의 역할별 접근 권한은 작업 중입니다.

구매자를 차단할 수 있나요? 카드에 「차단됨」 상태가 있으며, 쇼핑몰에서 주문을 금지하려면 주문 설정의 차단 목록이 작동합니다 — 인터넷 쇼핑몰을 참조하세요.

고객 관리 (CRM)