Szkoła: start w jeden dzień
Sekcja „Szkoła” — ewidencja prywatnej szkoły i kursów: językowej, muzycznej, dla dzieci, sportowej, centrum korepetycji lub szkoły online. Znajdują się w niej uczniowie i rodzice- płatnicy, kursy i grupy, plan zajęć, dziennik frekwencji i zadań domowych, rachunki rodzin, faktury i raporty.
Sekcja włącza się sama, jeśli przy rejestracji wybrano typ firmy „Edukacja”. Aby ją otworzyć: Panel administracyjny → Szkoła (/school). Zakładki znajdują się w adresie (?tab=), więc F5 i link dla współpracownika otwierają tę samą zakładkę:
| Zakładka | Co w niej jest |
|---|---|
| Plan zajęć | tydzień lekcji wszystkich grup: według dni, według nauczycieli lub według sal |
| Grupy | grupy kursów, ich plan zajęć, zapisani uczniowie i lista oczekujących |
| Uczniowie | uczniowie i rodziny, karty, saldo, faktury, link do konta |
| Dziennik | frekwencja, oceny, temat i zadanie domowe lekcji; „Moje lekcje na dziś” dla nauczyciela |
| Finanse | pieniądze szkoły jako całości — ekran w przygotowaniu; obecnie pieniądze rodziny są prowadzone w jej karcie, podsumowania — w „Raportach” |
| Raporty | pieniądze, długi, frekwencja, odpływ, zapełnienie grup, obciążenie nauczycieli |
| Ustawienia | zasady nieobecności, taryfy, faktury, lekcje online, konto rodziny, powiadomienia — ekran w przygotowaniu (patrz krok 3) |
Szkoła w innej branży (np. w kawiarni z kursami kulinarnymi) włącza się osobno w placówce: sekcja pokaże plakietkę „Szkoła w tej placówce jest wyłączona” i przycisk „Włącz szkołę w placówce” — widzi go tylko właściciel.
Co przygotować#
- Listę kursów z ceną „od” i krótkim opisem — to pozycje katalogu, widzi je witryna i widget zapisu.
- Taryfy — jak płacą: miesięcznie, pakiet lekcji, kurs w całości, w ratach, za lekcję. Szczegóły — Taryfy, nieobecności i naliczenia.
- Zasady nieobecności: czy odpisywać lekcję opuszczoną bez ważnego powodu i na ile godzin wcześniej trzeba powiadomić, aby powód był uznany za ważny.
- Nauczycieli i ich godziny pracy. Lekcja nie nałoży się na inną lekcję lub indywidualną wizytę tego samego nauczyciela.
- Uczniów i płatników: imię ucznia, telefon lub e-mail płatnika. Dla dziecka potrzebna jest zgoda rodzica na przetwarzanie danych osobowych — osobnym wpisem.
Sprzęt nie jest potrzebny: sekcja działa w przeglądarce, nauczyciel oznacza lekcję z telefonu.
Uruchomienie krok po kroku#
1. Kursy w katalogu#
Katalog → Dodaj przedmiot z typem „usługa”. W branży „Edukacja” w edytorze jest blok „Kurs”: format (stacjonarny, online, mieszany), poziom i doprecyzowanie („A2–B1”), wiek „od” i „do”, liczba zajęć, czas trwania zajęć oraz program — tematy po kolei. W bloku nie ma kwot: ceny nauki to taryfy szkoły.
2. Nauczyciele#
Pracownicy → Dodaj, stanowisko „Nauczyciel”. Login nie jest obowiązkowy: bez niego nauczyciel to tylko kolumna planu zajęć. Z loginem wchodzi do stanowiska pracy „Nauczyciel” i widzi tylko swoje grupy, plan zajęć i dziennik — bez kwot i kart rodzin.
3. Ustawienia szkoły i taryfy#
Dopóki ekran „Szkoła → Ustawienia” jest w przygotowaniu, polityki i taryfy szkoły zakładamy wspólnie z Państwem przy podłączeniu (pilotaż przebiega z opieką). Bez konfiguracji obowiązują zalecane ustawienia domyślne: nieobecność bez usprawiedliwienia jest odliczana, usprawiedliwiona — nie, okno — 12 godzin, tryb odznaczania — „odznaczamy obecnych”, faktury 25. dnia miesiąca z terminem 5 dni, lekcja próbna bezpłatna.
Co ustalić zawczasu:
- Politykę nieobecności i okno usprawiedliwienia.
- Jedną–dwie taryfy na kurs. Taryfy nie można usunąć (tylko zarchiwizować), a jej modelu nie zmienia się po utworzeniu — zacznij od tego, czego na pewno użyjesz.
- Walutę: zostaje przypisana wraz z pierwszą rodziną.
4. Sprawdzenie taryf na przykładzie#
Zanim zapiszesz wszystkich, przeanalizuj jeden miesiąc jednego ucznia według artykułu Taryfy, nieobecności i naliczenia: ile naliczy się za miesiąc, co stanie się z nieobecnością i z lekcją odwołaną przez szkołę.
5. Grupa#
Szkoła → Grupy → Nowa grupa:
- Ustawienia — nazwa, kurs, format, prowadzący nauczyciel (i do 5 asystentów), sala, miejsca i minimum, daty, taryfy grupy, publikacja na stronie.
- Plan zajęć — reguły tygodnia: dzień, godzina, czas trwania (15–720 minut). Wyjątki — święta i ferie.
Po zapisaniu szkoła rozpisze lekcje na 8 tygodni do przodu i umieści je w dzienniku. Jeśli nauczyciel lub sala są w tym czasie zajęci, lekcja otrzyma oznaczenie „Konflikt” — grupa przesunie się na górę listy, a w oknie lekcji będzie przyczyna.
6. Uczniowie i rodziny#
Szkoła → Uczniowie → Dodaj. Dziecko potrzebuje rodziny (płatnika z telefonem lub adresem e-mail) i zgód rodzica; dorosły może być „sam sobie płatnikiem”. Brat i siostra — jedna rodzina: ma jedno saldo i jeden rachunek z pozycjami według uczniów.
Imiona, telefony i adresy e-mail są przechowywane w chronionym obiegu danych osobowych; na listach i w dokumentach szkoły — oznaczenia w postaci #K7Q2, a imię jest udostępniane pracownikowi z uprawnieniem.
7. Zapis#
W karcie grupy — zakładka „Uczniowie” → „Zapisz”: uczeń, „uczy się” lub „próbnie”, taryfa, data rozpoczęcia, zniżka procentem lub kwotą, własna cena. Pełna grupa — „Ponad miejsca” lub „Lista oczekujących”. Po zapisie naliczenia według taryfy liczą się same (pakiet lekcji jest sprzedawany od razu, opłata miesięczna — za miesiąc).
8. Pierwsza lekcja#
Szkoła → Dziennik: otwórz lekcję, odznacz „Był” / „Spóźnił się” / „Uspraw.” / „Nieobecność”, wpisz temat i zadanie domowe. Następnie otwórz kartę rodziny i sprawdź naliczenie oraz saldo. Jak liczona jest lekcja — w artykule Taryfy, nieobecności i naliczenia.
9. Rodzina i strona#
- Wyślij rodzinie link do konta — plan zajęć, dziennik, saldo i „Zapłać”: Konto ucznia i rodziny.
- Dla strony szkoły są widżety „Zapis na kurs” i „Plan zajęć” w sekcji „Moja strona”: Widżety dla strony.
- Dla grup online — link Zoom/Meet lub pokój Jitsi: Lekcje online.
Kto co widzi#
| Rola | Co jest dostępne |
|---|---|
| Właściciel | wszystko, w tym kwoty, zwroty i usuwanie błędnych wpisów |
| Administrator szkoły | uczniowie i rodziny, grupy, plan zajęć, dziennik, faktury, przyjmowanie płatności w kasie; ręczne zapisy i zwroty — tylko z uprawnieniem „Finanse” |
| Nauczyciel | swoje grupy, swoje lekcje, dziennik i zadania domowe; bez kwot, rodzin i listy oczekujących |
Sekcja jest oznaczona w kreatorze ról jako wrażliwa: znajdują się w niej dane osobowe dzieci i kwoty rodzin.
Co można odłożyć#
- Płatność online — dopóki dostawca nie jest podłączony, płatności są odznaczane ręcznie (gotówka, przelew) lub przez kasę.
- Miesięczne wystawianie faktur — w pierwszym miesiącu wystarczy przyjmować płatności w karcie rodziny; wystawianie 25. dnia miesiąca utworzy faktury samo.
- Powiadomienia — włącz po sprawdzeniu planu zajęć i taryf na własnych danych.
- Sale — jeśli lekcja zawsze odbywa się w jednej klasie, zajętości sal można nie prowadzić.
Rozwiązywanie problemów#
| Co widzisz | Dlaczego | Co zrobić |
|---|---|---|
| „Szkoła w tej placówce jest wyłączona” | placówka innej branży bez flagi szkoły | właściciel naciska „Włącz szkołę w placówce” |
| Lekcja z oznaczeniem „Konflikt” | nauczyciel lub sala są zajęci w tym czasie | przenieś lekcję lub zmień nauczyciela w oknie lekcji; „Powtórz synchronizację” |
| „Synchronizacja: N” przy grupie | lekcje nie trafiły jeszcze do dziennika | poczekaj minutę lub naciśnij „Synchronizuj” w planie zajęć grupy |
| Dziecko się nie zapisuje | brak rodziny lub zgody rodzica | wybierz rodzinę i odznacz zgody pdn i „rodzicielską” |
| „Waluta jest przypisana” | w szkole jest już rodzina | walutę szkoły zmienia wsparcie |
| Zakładka „Ustawienia” lub „Finanse” jest pusta | ekrany są w przygotowaniu | ustawienia — przez wsparcie, kwoty rodziny — w jej karcie w zakładce „Uczniowie” |
| Lista uczniów jest pusta po błędzie sieci | indeks nie nadążył | otwórz zakładkę jeszcze raz; administrator może przebudować listy |
Częste pytania#
Czy można prowadzić zajęcia indywidualne? Tak. Stały plan zajęć — grupa indywidualna dla jednego ucznia; pojedyncze lekcje — zwykły zapis do nauczyciela w dzienniku, trafia na rachunek ucznia.
Gdzie są goście jednorazowi i lekcje próbne? Lekcja próbna jest ustawiana zapisem „próbnie” lub zapisem na wolne miejsce lekcji; po niej — przycisk „Zapisz”.
Czy można zaimportować uczniów? Tak, w zakładce „Uczniowie” — import z CSV.