Dita e parë: hotel, shtëpi pritëse

Hoteli, shtëpia pritëse, apartamentet dhe hosteli punojnë mbi PMS të integruar: kate në vend të sallave, dhoma dhe shtretër në vend të tavolinave, folio (fatura e mysafirit) në vend të faturës së njëhershme. Ky nuk është produkt i veçantë, por një profil cilësimesh i njësisë: kur lloji i biznesit është "hotel", paneli vetë ndërron terminologjinë dhe hap seksionet e nevojshme.

Hapni: seksionin "Dhomat" — është i njëjti seksion si "Skema e sallës" te restoranti (admin.cenaly.com/tables), i riemërtuar për hotelin. Hapet në redaktuesin e planit të kateve; bordi i punës i dhomave aktivizohet me butonin "🛏️ Dhomat" në krye, me të njëjtin buton ktheheni te skema. Pranë janë butonat "Tipet e dhomave", "Planet", "🔌 PMS" dhe, për lokacionet ruse, "🛂 Regjistrimi i migracionit". Nuk ka adresë të veçantë të formës /hotel ose /pms në panel — mos e kërkoni.

Çfarë nevojitet për nisjen#

• Çdo kompjuter ose tablet në recepsion. Bordi i dhomave, shahmatka dhe regjistrimi janë faqe të zakonshme të panelit të administrimit në shfletues. Nuk nevojitet "terminal hoteli" i veçantë.
• Telefoni i mysafirit. QR në dhomë hap menunë, kërkesat e shërbimit dhe "Fatura ime" në shfletues — mysafiri nuk instalon aplikacion.
• Printer faturash — sipas dëshirës, përmes urës. Printimi bëhet përmes Cenaly Hardware Bridge — një shërbim për Windows ose Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Kini parasysh: çregjistrimi nuk nxjerr faturë fiskale — ai mbyll folion me një llogaritje; fatura nxirret veçmas në arkë kur është e nevojshme.
• Pranimi online i pagesave — jo për ditën e parë. Në hapin e rezervimit të drejtpërdrejtë nga faqja parapagimi nuk mblidhet; pagesa bëhet tek ju. Pranimi i pagesave do të nevojitet më vonë, për pagesat në vitrinë — Pagesa.
• Internet. Nevojitet, por ndërprerja e lidhjes nuk e ndal arkën — Nëse humbet interneti.

Korniza e përgjithshme e ditës së parë#

Regjistrimi, njësia, lloji i biznesit, gjuhët dhe abonimi janë të njëjta për të gjitha formatet — ato përshkruhen në hubin Dita e parë: zgjidhni llojin e biznesit. Më tej — pjesa e hotelit.

Lista e kontrollit: mini-hotel dhe shtëpi pritëse#

Qëllimi i ditës së parë është të regjistroni një mysafir në sistem dhe të shihni faturën e mysafirit.

1. Katet dhe dhomat. Redaktori i skemës funksionon si plani i sallës (Plani i sallës), vetëm se sallat quhen kate, ndërsa elementet — «Dhomë» dhe «Krevat» (për hostelin dhe dhomat e përbashkta). Nuk është e nevojshme t'i krijoni një nga një: butoni «+ Shto dhoma» krijon një interval (për shembull, 201–230, deri në 500 dhoma njëherësh) me një prefiks opsional, një pamje paraprake të drejtpërdrejtë «do të krijohen N · kate M» dhe një listë të dhomave që ekzistojnë tashmë dhe do të anashkalohen. I njëjti hap ofrohet nga magjistari i regjistrimit fillestar kur zgjidhet lloji «hotel».
2. Llojet e dhomave. Butoni «Llojet e dhomave»: emri (Standard, Deluxe…), plani bazë për natë dhe kapaciteti. Lloji caktohet për dhomën në panelin e vetive në skemë, dhe plani prej andej futet automatikisht në formularin e regjistrimit — për një qëndrim konkret ai mund të ndryshohet.
3. Zona kohore e njësisë — kontrollojeni tani. Tarifa për natë llogaritet automatikisht pas orës 03:00 sipas kohës së lokacionit tuaj; nëse zona kohore është caktuar gabimisht, nata do të «zhvendoset» në një orë tjetër të ditës. Zona kohore ndodhet në cilësimet e lokacionit.
4. Taksa turistike, nëse e keni: përqindje e planit me një shumë minimale për natë ose një shumë fikse për natë. Llogaritet në folio si një rresht i veçantë.
5. Regjistrimi i parë. Formulari kërkon planin dhe çmimin për natë (të parafusura nga lloji i dhomës) dhe kartën e mysafirit: telefon, e-mail, dokument, shtetësi, datëlindje, shënime. Data e daljes nuk nevojitet në këtë hap — regjistrimi «i menjëhershëm» mbetet i hapur deri në dalje, ndërsa datat i ka rezervimi. Nëse mysafiri ka qenë më parë, sistemi shfaq etiketën «mysafir i përhershëm». Gjatë regjistrimit hapet folio.
6. Çfarë grumbullohet në folio. Çdo natë e qëndrimit (dita e hyrjes nuk llogaritet dy herë), taksa turistike, porositë nga dhoma me QR, si dhe operacionet manuale në arkë sipas faturës së dhomës: shtesë, tarifë shërbimi, zbritje, depozitë, transferim i artikujve midis faturave. Balanca shihet në kartën e dhomës dhe në listën e faturave të hapura në arkë.
7. Dalja. Mbyll folion me një pagesë të vetme dhe e kalon dhomën në «Kërkon pastrim»; në tabelën e detyrave të turnit shfaqet detyra «Pastrimi i dhomës N pas daljes». ⚠️ Faturën e dhomës e mbyll pikërisht recepsioni gjatë daljes — nga arka nuk ka buton për mbylljen e faturave të dhomave.
8. Statuset e dhomës — gjashtë: e lirë, e zënë, kërkon pastrim, pastrim, e kontrolluar, jashtë funksionit. Hyrjet e ardhshme nuk shfaqen me statusin e dhomës: ato jetojnë si rezervime dhe shihen në tabelën e zënies, prandaj një dhomë e rezervuar për javën e ardhshme sot mbetet e shitur.
9. Tabela e zënies. Ndërruesi i pamjes në të njëjtën faqe — kalendar 21-ditor: shiritat e rezervimeve dhe të qëndrimeve aktuale sipas dhomave. Rezervimin mund ta krijoni edhe pa hyrë këtu: zgjidhni një dhomë në skemën e kateve — në vetitë e saj blloku «Rezervimet e dhomës» dhe butoni «📅 Rezervo dhomën» hapin të njëjtin formular me data. Rezervimi i dhomës është gjithmonë një çift datash, minimumi një natë; rezervim me orë, si për tavolinën e restorantit, për dhomën nuk ka — as në «Planin e sallës», as në panelin e sallës në arkë. Regjistrimi sipas rezervimit bëhet në një dritare të vetme: butoni «Regjistro» në tabelën e dhomave, në listën e rezervimeve dhe në panelin e sallës në arkë hap të njëjtën dritare regjistrimi. Hyrja e hershme dhe dalja e vonuar, nëse janë aktivizuar në «Llojet e dhomave» → «Hyrja dhe dalja», shënohen drejtpërdrejt në formularin e rezervimit — më shumë detaje në Hotel.
10. Rolet. Recepsionit — pozicioni «recepsion», kamarieres — «kamariere» (ka vendin e saj të punës pa arkë): Punonjësit dhe turnet.

Çfarë nevojitet nga pajisjet: një kompjuter në banak. Çfarë mund të shtyhet me ndërgjegje: planet e tarifave dhe kalendari i çmimeve, kanalet e shitjes, raportet, kontabiliteti i migracionit (nëse mysafirët janë vetëm vendas).

PMS, llogaritjet e natës dhe importi iCal mbështeten në të dy konturet. Specifikoni zonën kohore të hotelit dhe kontrolloni sinkronizimin e kalendarëve. Pagesat, lidhjet aktive me OTA dhe ekranet e reja kanë kushte të veçanta disponueshmërie.

Lista e kontrollit: apartamente dhe shitja përmes kanaleve#

Qëllimi i ditës së parë — që datat të mos shiten dy herë.

1. Planet e tarifave. Menaxheri pranë katalogut të llojeve: ushqimi (vetëm dhoma, mëngjes, gjysmëpansion, gjithçka e përfshirë), tarifat e prejardhura («mëngjes = bazë +15 %»), çmimi sipas numrit të mysafirëve me grupmoshat e fëmijëve dhe shtrat shtesë, shtesat sipas ditëve të javës, kufizimet e shitjes (minimumi dhe maksimumi i netëve, dritarja e rezervimit, ndalimi i hyrjes ose daljes në ditë të caktuara), politika e anulimit (fleksibël, i pakthyeshëm, gjobë për natën e parë, përqindje ose fikse), kanalet e shitjes (të gjitha / vetëm direkte / vetëm OTA) dhe kodi korporativ i hyrjes.
2. Kalendari i çmimeve dhe ndalesat e shitjes. Çmimi dhe ndalimi i shitjes për data të caktuara, redaktimi masiv «tarifë × periudhë», parapamja e çmimit përfundimtar. ⚠️ Kalendari është më i fortë se çmimi kontraktual i futur në recepsion — kështu është menduar; ndërsa për planin e tarifës me çmim të vetin sezonet nuk zbatohen fare (sezonet janë zgjidhja rezervë për ata që nuk përdorin plane).
3. Sezonaliteti — niveli i thjeshtë. Nëse planet nuk ju duhen ende: periudha me çmim të veçantë për llojin e dhomës ose për të gjitha dhomat njëherësh.
4. Shitja e llojit të dhomës, jo e një objekti konkret. Rezervime të tilla mbeten të pacaktuara dhe mbajnë kuotën (sa dhoma të këtij lloji janë shitur në një datë), ndërsa dhoma fizike caktohet me butonin e caktimit — manualisht ose automatikisht. Blloku i rezervimeve të pacaktuara qëndron pikërisht mbi tabelën e dhomave.
5. Moduli i rezervimit në faqen e internetit. Mysafiri zgjedh datat dhe tarifën, shikon llogaritjen me kontrollin e kufizimeve (minimumi i netëve, dritarja e rezervimit, ndalesa e shitjes; maksimumi i një rezervimi — 30 netë) dhe merr kodin e konfirmimit. Serveri përgjigjet menjëherë: ose konfirmon rezervimin dhe cakton një dhomë të lirë, ose refuzon sinqerisht me arsyen. Nuk ka nevojë të pritet konfirmimi nga personeli, parapagimi nuk mblidhet.
6. Kalendarët OTA — rruga e punës për sot. Importi iCal: në cilësimet e dhomave ngjitet lidhja e eksportit nga Booking.com, Airbnb ose një shërbim tjetër — rezervimet e jashtme fillojnë t'i bllokojnë këto data tek ju, përditësimi afërsisht çdo 15 minuta, mbivendosjet e diskutueshme mblidhen në listën «shqyrtojini manualisht». Eksporti iCal: çdo dhomë ka feed-in e vet, lidhja shtohet si kalendar në anën e kanalit.
7. ⚠️ Menaxheri dykahësh i kanaleve (çmimet dhe disponueshmëria shkojnë në kanale, rezervimet kthehen mbrapsht) është shkruar dhe funksionon në platformën testuese të ofruesit: lidhja e drejtpërdrejtë kërkon një llogari partnere, të cilën nuk e kemi ende. Për bllokimin real të datave përdorni importin dhe eksportin iCal.
8. Email-et për mysafirin. Një herë në ditë hoteli u shkruan vetë atyre që hyjnë nesër dhe atyre që kanë dalë dje; gjuha — gjuha e rezervimit, përndryshe gjuha e njësisë, përndryshe anglisht. Nuk ka nevojë të konfigurohet, dublikata nuk ndodhin. Nëse njësia ka të lidhur një bot Telegram, mysafiri merr edhe kujtues për hyrjen.
9. Rezervimet manuale. Rezervimi ka një burim (banaku, telefoni, direkt nga mysafiri, faqja e internetit, OTA), anulim me arsye dhe shënimin «nuk erdhi»; në rast mbivendosjeje dhe hyrjeje shumë të hershme paneli paralajmëron. Kalimi i rezervimit në hyrje — me një veprim të vetëm në datën e hyrjes.

Çfarë nevojitet nga pajisjet: kompjuter; telefon — për të kontrolluar rezervimin me sytë e mysafirit. Çfarë mund të shtyhet sinqerisht: menaxheri dykahësh i kanaleve (shih më sipër), kodet korporative të tarifave, raportet.

Lista e kontrollit: hotel me restorant dhe porosi në dhomë#

Qëllimi i ditës së parë — që porosia nga dhoma të shkojë vetë në faturën e mysafirit.

1. QR në dhomë. Në kartën e dhomës — butoni «Krijo QR dhe lidhe», në masë — «Krijo QR për të gjitha pa kod (N)» për të gjithë njësinë. Printimi një nga një ose në fletë A4 — Kodet QR të tavolinave dhe kodet e pajisjeve.
2. Menu për dhomat. Kategoritë, artikujt, fotot, gjuhët — Menu QR. Mysafiri skanon kodin në dhomë dhe porosit njësoj si në tavolinë.
3. Pagesa «Në faturën e dhomës». Në një dhomë të zënë mysafirit i ofrohet kjo mënyrë: shuma i shtohet faturës së mysafirit dhe paguhet në dalje bashkë me qëndrimin; përpara konfirmimit mysafiri shikon tekstin e pëlqimit me shumën e saktë dhe numrin e dhomës. ⚠️ Rregulli është i ngushtë dhe i qëllimshëm: në faturën e mysafirit shkojnë vetëm porositë me QR nga dhoma — ato të prera në arkë, në kioskë ose të ardhura nga një agregator nuk shkojnë atje.
4. Porosia nga një dhomë e pazënë bllokohet nga serveri me arsyen «dhoma nuk është e zënë», ndërsa mysafiri e shikon paralajmërimin edhe përpara se ta dërgojë.
5. Kërkesat e shërbimit nga mysafiri. Peshqirë, pastrim, «mos shqetëso», zgjim me zgjedhjen e orës, problem teknik, tjetër. Në hotel ky buton zë vendin e thirrjes së personelit dhe shfaqet vetëm kur «thirrja e personelit» është e aktivizuar në cilësimet e njësisë; nga një dhomë e lirë kërkesa nuk mund të plotësohet. Në anën e personelit — blloku «Kërkesat e mysafirëve» në kartën e dhomës: numëruesi, lista me llojin dhe orën e zgjimit, veprimet «Në punë» dhe «Gati», përditësimet në kohë reale.
6. «Fatura ime» te mysafiri. Zë në menunë e mysafirit: ngarkesat, pagesat dhe bilanci përfundimtar i faturës së tij. Përpara hyrjes — gjendje e zbrazët, pas shlyerjes — shënimi «Paguar».
7. Kuzhina dhe arka e restorantit. Ekrani i kuzhinës sipas stacioneve — KDS; arka dhe ndërrimi i parave — Arka (POS) dhe Ndërrimi i parave. Në hotel këto seksione janë të aktivizuara që në fillim.
8. Raportet. Skeda e raporteve në tabelën e dhomave për një periudhë: zënia (Occupancy), çmimi mesatar (ADR), të ardhurat për dhomë (RevPAR), të ardhurat totale dhe veçmas për ushqim e pije, numri i porosive dhe tabela ditore me ndarje sipas valutave.

Çfarë nevojitet nga pajisjet: kompjuter në banak, tablet ose monitor për ekranin e kuzhinës, printer përmes urës — nëse printoni tiketa. Çfarë mund të shtyhet sinqerisht: kioska, dërgesa dhe marrja me vete, agregatorët.

Çfarë mund të shtyhet#

• Regjimi i PMS-së së jashtme (butoni «🔌 PMS»). Konturi i ndërrimit ekziston, por në listën e adaptorëve për momentin ka vetëm «Mock (demo)» demonstrues — ai nevojitet për të provuar vetë rrugën. Konektorët e gjallë janë në zhvillim; në një hotel real është herët të ndërrohet.
• Menaxheri i kanaleve i dyanshëm — pret llogarinë partnere të ofruesit, punon në një ambient testimi. Përdorni iCal.
• Regjistrimi i migracionit (Rusi). Butoni «🛂» në bordin e dhomave: regjistrimi krijohet automatikisht gjatë regjistrimit të mysafirit, shihen afatet dhe statuset, shtypen formularët e njoftimit, eksportohet CSV. Është e rëndësishme të kuptohet: ky është një ditar dhe formularë të shtypur, jo dorëzim elektronik — dorëzimi mbetet përgjegjësia juaj. Aktivizohet sipas vendit të njësisë «Rusi».
• Ushqimi në hotel — Shërbimi në dhomë dhe fatura e mysafirit. Abonimet për dreka u përkasin llojeve të gastronomisë dhe nuk përfshihen automatikisht në hotel.
• Raportet financiare — Financat. Shitjet, blerjet, ndërrimet e arkës dhe analitika e kërkesës mbështeten në konturin ndërkombëtar dhe atë rus. Filloni pas operacioneve të para; një periudhë e zbrazët dhe një gabim në ngarkimin e të dhënave janë situata të ndryshme.
• Faqja dhe domeni juaj — Ndërtuesi i faqes (hot elet kanë shabllonet e tyre në galeri), Domeni juaj.
• Centrali dhe telefonatat tuaja — Telefonia.
• Magazina dhe kostoja e restorantit — Magazina, kur menuja të stabilizohet.

Zgjidhja e problemeve#

Nuk e gjej seksionin «PMS» ose «Hotel». Një adresë e tillë nuk ekziston. Gjithçka jeton në seksionin «Dhomat» (admin.cenaly.com/tables): skema e kateve hapet menjëherë, bordi i punës — me butonin «🛏️ Dhomat», PMS e jashtme — me butonin «🔌 PMS». Nëse seksioni quhet «Skema e sallës», njësisë nuk i është zgjedhur lloji i biznesit «hotel».

Nata nuk u faturua. Kontrolloni zonën kohore të hotelit, datat e qëndrimit, planin dhe faturën e mysafirit. Procesi i natës punon pas orës 03:00 sipas kohës së hotelit në të dy konturet. Vonesa ose gabimi i faturimit duhet shqyrtuar veçmas.

Mysafiri nuk mund të porositë nga dhoma. Me shumë gjasa dhoma nuk është e zënë: serveri i anulon porosi të tilla me arsyen «dhoma nuk është e zënë». Kontrolloni që regjistrimi është i hapur dhe QR-ja është lidhur pikërisht me këtë dhomë.

Porosia nuk kaloi në faturën e dhomës. Në folio kalojnë vetëm porositë e bëra nga QR-ja e dhomës. Ajo që pritet në arkë, në kioskë ose vjen nga agregatori nuk vendoset në faturën e dhomës — ky është një rregull i qëllimshëm.

Fatura e dhomës nuk mbyllet në arkë. Kështu është menduar: faturën e dhomës e mbyll recepsioni gjatë çregjistrimit, nuk ka buton mbylljeje për të në arkë.

Datat nuk bllokohen në Booking.com ose Airbnb. Kontrolloni të dy lidhjet e kalendarëve dhe sinkronizimin e fundit. Importi dhe eksporti iCal mbështeten në të dy konturet dhe përcjellin zënien, jo çmimet. Lidhjet e gjalla të menaxherit të kanaleve aktivizohen veçmas; ambienti i testimit nuk i shet dhomat tuaja në platforma reale.

Mysafiri mori dy email-e identike. Kontrolloni rezervimin dhe historikun e dërgimit. Përpjekjet e dështuara të dorëzimit përsëriten; në rast dështimi pasi shërbimi postar e ka pranuar email-in, një përsëritje është e mundur.

Pyetje të shpeshta#

A duhet të blej harduer hoteli?#

Jo. Recepsioni punon në shfletues, mysafiri — nga telefoni i tij me QR. Printeri dhe arkë fiskale shtohen më vonë përmes urës dhe vetëm nëse ju nevojiten.

Të krijoj dhomat një nga një?#

Jo. Butoni «+ Shto dhoma» krijon një interval deri në 500 dhoma njëherësh me prefiks dhe parashikim; dhomat që ekzistojnë tashmë i kalon, nuk i dublon.

A është e detyrueshme të shënohet data e çregjistrimit gjatë regjistrimit?#

Jo. Regjistrimi «i menjëhershëm» është i hapur deri në çregjistrim; datat e regjistrimit dhe çregjistrimit i ka rezervimi, ndërsa çregjistrimi i hershëm e shkurton automatikisht rezervimin sipas faktit.

A pritet faturë fiskale gjatë çregjistrimit?#

Jo. Çregjistrimi e mbyll folion me një llogaritje dhe e kalon dhomën në pastrim; fiskalizimi nuk është i integruar në këtë rrugë — fatura, nëse nevojitet, pritet në arkë.

A mund të shes «llojin e dhomës» pa zgjedhur një konkret?#

Po. Një rezervim i tillë mbetet i pacaktuar dhe mban kuotën sipas llojit për datën, ndërsa dhoma zgjidhet gjatë regjistrimit — me dorë ose automatikisht.

Çfarë nga konturi i hotelit nuk punon në markën ruse?#

PMS, rezervimet, kartelat e mysafirëve, faturimet e natës, shkëmbimi iCal dhe raportet financiare mbështeten në të dy konturet. Disponueshmëria e ofruesit të pagesave dhe e kanalit të jashtëm kontrollohet veçmas.

Seksione të lidhura#

• Dita e parë: zgjidhni llojin e biznesit — korniza e përgjithshme dhe formatet e tjera
• Hotel: dhomat, PMS dhe shërbimi i mysafirëve — udhëzuesi i plotë për vertikalen
• Skema e sallës — redaktori i kateve dhe dhomave, lidhja e QR-së
• Rezervimet e tavolinave — i njëjti mekanizëm rezervimi për tavolinat
• Menuja QR — menu për porositje në dhomë
• Arka (POS) — fatura e dhomës në arkë dhe porositja shtesë
• Punonjësit dhe turnet — recepsioni, kamarieret, detyrat e pastrimit