Imovina i hardver

Tehnika u objektu obično živi u nečijoj glavi i u prepisci: ko drži drugi terminal, kome je zadužen laptop, koliko godina ima stari frižider i koliko se još vrednuje u izveštajima. Sekcija „Imovina“ je registar svega što poslovanje poseduje, sa dve stvari kojih nema u tabeli u aplikaciji za poruke: odgovornim licem i amortizacijom — odvojeno za računovodstvo i odvojeno za porez.

Otvoriti: Administratorski panel → Imovina (admin.cenaly.com/assets).

Čemu služi ova sekcija#

U registru postoji jedan entitet — predmet imovine, koji ima vrstu: hardver, telefon, računar, automobil, nameštaj, prostorija, NMA (programi, licence, prava) ili ostalo. Zajednička polja su ista za sve vrste — naziv, marka i model, serijski i inventarski broj, količina, lokacija, materijalno odgovorni zaposleni, stanje, napomena i istorija događaja — a kod telefona, automobila i računara dodaje se poseban blok „Pasoš“: dodatni i SIP login, registarski broj i VIN, ime u mreži i OS. Stanja je pet: Nacrt · U upotrebi · Miruje · U popravci · Otpisan; nacrt je predmet bez datuma stavljanja u upotrebu: on je već u registru, ali se ne amortizuje i ne ulazi u pregled.

Šta je potrebno za pokretanje#

Ništa ne treba instalirati: sekcija radi u pregledaču, a i štampanje etiketa — preko običnog dijaloga za štampu.

Korak 1. Uneti predmet#

Dugme „＋ Dodaj imovinu“ otvara karticu. Otvara se onako kako vam je zgodnije — kao prozor, panel ili preko celog ekrana (izbor se pamti), a njena gustina je korisničko podešavanje: „minimalna“ ostavlja samo polja bez kojih se predmet ne može uneti, „puna“ prikazuje sve sekcije odmah.

Tri polja treba pojasniti. „Količina“ — za istovrsnu seriju po jednoj otpremnici: deset istih stolica ne treba unositi kroz deset kartica. „Kako je nabavljeno“ — „Kupovina“, „Zakup / lizing“, „Ulog vlasnika“, „Poklon“, „Sopstvena proizvodnja“, „Višak iz korekcije“; polje opisuje poreklo, a kako će se to priznati u evidenciji odlučuju politike. „Vrednost (bez PDV-a)“ — nabavna vrednost bez PDV-a koji se može odbiti: upravo ona postaje osnova amortizacije, a ulazni PDV se evidentira odvojeno.

Korak 2. Staviti u upotrebu#

Dok predmet nema datum stavljanja u upotrebu, on je nacrt. U upotrebu se može staviti na dva načina: poljem „Stavljeno u upotrebu“ u kartici ili stavkom „Stavi u upotrebu“ u meniju „Radnje“ u redu — tada datum postaje današnji dan.

U tom trenutku predmetu se sam dodeljuje inventarski broj oblika INV-000001, ako niste zadali svoj; od datuma stavljanja u upotrebu računa se amortizacija — od istog ili od sledećeg meseca, kako je navedeno u politici. Povratka kod stavljanja u upotrebu nema: obrisati se može samo nacrt. Predmet koji je bio u upotrebi ne briše se, već se otpisuje — njegova istorija ostaje u registru, a u pregledu je iskreno prikazan kao otpisan.

Korak 3. Računovodstvene politike i pravila zemlje#

Ista kupovina živi u dve knjige po različitim pravilima, zato u kartici postoje dve sekcije. Računovodstveni obračun — „Priznavanje“ („Osnovno sredstvo (kapitalizovati)“ ili „Otpisati odmah (sitni inventar)“), „Metod“ („Linearni“, „Opadajućeg salda“, „Ne amortizuje se“), „Korisni vek trajanja“ u mesecima, „Likvidaciona vrednost“, „Koeficijent ubrzanja“, „Početak amortizacije“ („Od sledećeg meseca nakon stavljanja u upotrebu“ ili „Od meseca stavljanja u upotrebu“), „Grupa“.

Poreski obračun — „Amortizovati“, „Otpisati odmah“ ili „Ne odbija se“; „Amortizaciona grupa / pul“, „Metod“, rok ili „Godišnja stopa, %“, početak, „Amortizaciona premija, %“ iz opcija zemlje i „Napomena računovođe“.

Ovo nije potrebno ručno popunjavati: dugme „Podstavi po pravilima zemlje“ uzima zemlju lokacije, vrstu i vrednost predmeta i popunjava obe politike, a ispod polja objašnjava zašto je tako. „Korisni vek trajanja“ je označen zvezdicom i obavezan je dok je priznavanje „kapitalizovati“ i metod nije „Ne amortizuje se“: bez roka nema čime da se obračuna amortizacija, i kartica se neće sačuvati — pritisnite „Podstavi po pravilima zemlje“, upišite rok sami ili izaberite „Otpisati odmah“/„Ne amortizuje se“. Ako se kartica pri čuvanju nije zatvorila, sama prebacuje kursor na nepopunjeno polje. Ako vrednost nije iznad poreskog praga — predmet se otpisuje odmah u obe knjige (prag je inkluzivan: vrednost jednaka pragu takođe ide u rashod). Ništa se ne podstavlja tiho — samo na pritisak.

Pravila zemlje su podrazumevana vrednost, a ne potpis računovođe: poslednju reč daje vaš stručnjak, a za njegove napomene u poreskoj sekciji postoji posebno polje.

Korak 4. Amortizacija za mesec i žurnal za računovođu#

Kartica „Amortizacija“ ima dve ose: „Mesec“ i „Knjiga“ („Računovodstvo“ ili „Porez“). U tabeli se po svakom predmetu u upotrebi vidi „Početak“, „Metod“, „Za mesec“ (sa oznakom „premija“ ili „otpisano odmah“), „Akumulirano“ i „Ostatak vrednosti“, a na dnu „Ukupno“ — po svakoj valuti posebno.

Dva dugmeta predaju isto računovođi — „Preuzmi žurnal meseca (JSON)“ i „Preuzmi CSV“ — i to nije izvoz tabele, već ceo žurnal meseca u formatu predloga knjiženja, istom onom u kojem svoje dokumente predaje obračun zarada:

Kod poreske knjige u žurnalu je samo amortizacija — ostale operacije su njene sopstvene i obračunavaju se van naše strane.

Pregled kretanja za period#

Kartica „Pregled“ odgovara na pitanje „šta je bilo na početku, šta je ušlo, šta je izašlo, šta je ostalo“. Zadajete „Od“ i „Do“, birate knjigu — i po svakom predmetu vidite vrednost i akumuliranu amortizaciju na početku, priliv (stavljanje u upotrebu i modernizacija), otđenje, obračunato za period, stanje na kraju i ostatak vrednosti; ispod — „Ukupno“ po valutama.

Ispod ukupnog iznosa posebnim redovima ide ono što ne ulazi u bilans: „Otpisano odmah (ispod praga kapitalizacije)“ i „Popravka za period“. Ako se period završava poslednjim mesecom, pregled je upravo stanje na datum za napomenu uz bilans; dugme „Preuzmi CSV“ predaje ga kao datoteku. U pregled ulaze predmeti stavljeni u upotrebu do kraja perioda i koji nisu otuđeni do njegovog početka — ako je prazan, obično je to razlog, a ne kvar.

Modernizacija i popravka#

Stavka „Modernizacija / popravka…“ u meniju reda (ili dugme „Dodaj modernizaciju ili popravku“ u kartici) otvara prozor „Modernizacija ili popravka“. Polje „Šta je urađeno“ razlikuje dva slučaja, a razlika je suštinska:

Zatim — „Datum završetka radova“, „Vrednost (bez PDV-a)“, „Ulazni PDV“, kod modernizacije još „Produžiti rok za, mes.“ (prazno — rok se ne menja, ostatak se raspoređuje na preostale mesece), „Šta je tačno urađeno“, „Izvođač“ i „Broj dokumenta“. Dugme — „Zapiši“.

Krajnji slučajevi su rešeni ovako: modernizacija već amortizovanog predmeta bez produženja roka otpisuje se u mesecu stupanja, a ona izvršena pre početka amortizacije ulazi u početnu vrednost; u kartici se pojavljuje red „Vrednost sa modernizacijom“, a kolona „Vrednost“ u registru prikazuje vrednost sa modernizacijama zaključno sa tekućim mesecom. Gde je tačno granica između popravke i modernizacije — odlučuje računovođa, prozor ne pogađa: u Poljskoj poreska modernizacija počinje od 10 000 zł godišnje, u Gruziji se popravka odbija u okviru 5 % bilansa grupe.

Izlazak iz upotrebe#

Stavka „Izlazak iz upotrebe…“ otvara prozor „Izlazak imovine iz upotrebe“: „Datum izlaska iz upotrebe“, „Razlog“ („Prodat“, „Otpušten“, „Izgubljen“, „Ukraden“, „Prenet“, „Vraćen zakupodavcu“), „Prihod od prodaje (bez PDV-a)“ kod prodaje i „Napomena“. Dugme — „Izvedi“. Nakon toga predmet ostaje u registru kao sivi red, amortizacija se zaustavlja mesecem izlaska iz upotrebe, a u dnevniku meseca pojavljuje se operacija izlaska iz upotrebe sa gubitkom ili prihodom.

Etikete sa QR kodom i Korekcija#

Dugme „🏷 Etikete“ iznad registra štampa nalepnice 58×40 mm za sve filtrirane predmete koji imaju inventarski broj; stavka „Štampaj etiketu“ u meniju reda štampa jednu. Na nalepnici su QR kod, krupan inventarski broj, naziv, Lokacija i odgovorno lice.

QR kod vodi na karticu tog predmeta u vašoj admin sekciji (/assets/?asset=<id>): pri obilasku prostorija telefon otvara karticu skeniranjem, bez pretrage po broju. Link radi samo pod prijavom sa pristupom odeljku, a na samoj nalepnici nema ničega što se ne vidi na predmetu. Štampa ide kroz uobičajeni dijalog pregledača, pa se jednako postavlja i na termalni Štampač etiketa i na običan Štampač u režimu „po veličini stranice“; o samom Štampaču — u Hardveru.

Telefoni i Hardver — jednim klikom#

Obrnute zamene nema: lista telefona u „Telefoniji“ ostaje izvedena iz registracija na centrali, a registar imovine — ono što je čovek uneo. Kamere i još nepodešeni („otkriveni“) Uređaji se tako ne unose.

Ograničenja#

• Korekcija kao dokument još ne postoji. Etikete sa QR kodom i obilazak po njima postoje, a zapisnik „po registru / po stvarnom stanju“ sa razlikama — još ne.
• Knjiženja su datoteka za preuzimanje. Dnevnik meseca se izdaje u JSON i CSV; računovodstveno jezgro koje bi ga primalo automatski još nije povezano — računovođa sam uvozi datoteku.
• Pool sistemi se računaju približno. U Velikoj Britaniji, Kazahstanu i Gruziji zakon obračunava amortizaciju godišnje po poolu, a odeljak — po predmetu mesečno: u godini nabavke to snižava stopu.
• Paket za Kazahstan je delimično usaglašen (klasifikator osnovnih sredstava, prelaz bilansa na novi poreski zakonik, godišnji pool), a za zemlje bez svog paketa primenjuje se opšti po IFRS for SMEs — i jedno i drugo kartica označava kao podrazumevano, što zahteva potvrdu računovođe.
• Mesec, period i knjiga ne ulaze u adresu. U linku živi samo kartica (?tab=) — ne možete poslati kolegi link odmah na „maj, poreska knjiga“.
• Istovremena izmena iz dve kartice. Na cenaly.com i cenaly.com Zapis je uslovan: kartica koja izgubi ponovo čita registar i ponavlja izmenu. Na cenaly.ru Zapis je bezuslovan — menjajte registar sa jednog mesta.
• Poreske prijave odeljak ne podnosi. On obračunava amortizaciju i izdaje knjiženja; prijave, porez na imovinu i porez na vozila ostaju na računovođi.
• Vrednosti su u celim manjim Jedinicama valute (kopejke, tijin; jen nema znake, dinar ih ima tri). Delimični delovi kopejke se ne čuvaju, sume meseci se slažu sa bazom.

Rešavanje problema#

Česta pitanja#

Čime se „Imovina“ razlikuje od „Skladišta“?#

Skladište — o zalihama koje se troše: namirnice, proizvodi, ambalaža. „Imovina“ — o onome što se koristi godinama i postepeno gubi vrednost: oprema, nameštaj, mašine, prostorije, programi. Jedna kupovina dospeva ili tamo, ili ovamo, ali ne na oba mesta.

Da li je potreban računovođa da bi se ovo koristilo?#

Za vođenje registra i štampanje etiketa — ne. Za potpisivanje politike i rešavanje spornih slučajeva (da li je to modernizacija ili popravka, kapitalizovati ili otpisati) — da: dugme pravila zemlje daje podrazumevanu vrednost, a ne mišljenje stručnjaka.

Šta raditi sa sitnom tehnikom kao što su čajnik ili ruter?#

Ništa posebno: ako vrednost nije viša od praga zemlje, dugme pravila će samo postaviti „Otpisati odmah (malovredno)“ u obe knjige. U pregledu su takve kupovine vidljive kao poseban red ispod ukupnog iznosa i ne ulaze u bilans.

Kako predati podatke računovođi?#

Kartica „Amortizacija“ → „Preuzmi dnevnik meseca (JSON)“ ili „Preuzmi CSV“: tu je ceo mesec — prijem u evidenciju, modernizacija i popravka, amortizacija i otuđenje sa gotovim fakturama. Pregled za period se preuzima kao sopstveni CSV na kartici „Pregled“.

Da li se uzima u obzir iznajmljena imovina i imovina u lizingu?#

Može se uneti: u polju „Kako je pribavljeno“ postoji „Najam / lizing“, a pri povraćaju — razlog otuđenja „Vraćeno najmodavcu“. Da li takav predmet priznati u bilansu i da li ga amortizovati, odlučuje računovođa politikama kartice — automatskog tumačenja ugovora o najmu u odeljku nema.

Povezani odeljci#

• Prodavnica aplikacija — gde se uključuje kartica „Imovina i oprema“
• Hardver: šta se povezuje i Cenaly Hardware Bridge — odakle dolazi dugme „🧰 U imovinu“
• Telefonija: sopstvena centrala — telefonski aparati i dugme „U imovinu“ u kartici aparata
• Oznake i štampanje znakova — štampač etiketa na kojem se štampaju nalepnice
• Skladište — zalihe i potrošni materijal, za razliku od osnovnih sredstava
• Klijenti i poslovni partneri — odakle se predlaže dobavljač
• Zaposleni i smene — koga je moguće postaviti za materijalno odgovornog
• Finansije — prihod, troškovi i dobit lokacije, i Dokumenti — zapisnici i ugovori o kupovini i otpisu
• Izvoz podataka — preuzimanje naloga kao jedna arhiva