Klijenti (CRM)

Odeljak „Kompanije i računi“ — B2B-CRM objekta: kupci-fizička lica i kupci-organizacije u jednoj kartici, sa podacima, dokumentima i istorijom odnosa. Potreban je tamo gde prodaja ne završava računom: B2B porudžbine, fakture i ugovori, odloženo plaćanje i međusobni obračuni.

Gde: Administratorski panel → Objekat → „Kompanije i računi“ (admin.cenaly.com). Odeljak je dostupan svim tipovima poslovanja — ne samo prodavnici — i podrazumevano je uključen.

Gornji jezičci — osam: Kompanije i računi · Zadaci · Dokumenti · Štampani obrasci · Izveštaji · Banka · Podaci prodavca · 🔔 Obaveštenja. Desno od njih je dugme „Prodaja“: čarobnjak koji vodi posao od komercijalne ponude do fakture i završnih dokumenata.

Ne mešajte sa odeljkom „Stalni gosti“: tamo je telefonski imenik i prepoznavanje gosta po broju, ovde su pune kartice poslovnih partnera.

Kartica klijenta#

Tip kartice — fizičko lice ili pravno lice; od tipa i zemlje zavisi skup podataka. Format poreskih brojeva se proverava, uključujući kontrolne sume, a ponovni unos postojećeg broja prikazaće link „otvori postojeći“ umesto kreiranja duplikata.

U kartici:

• ime (za fizičko lice — ime, prezime, patronim) ili pravno ime i pravna adresa;
• zemlja i podaci specifični za zemlju, potpisnik (rukovodilac);
• bankovni računi: banka, račun/IBAN, BIK/SWIFT;
• kontakt lica: ime, uloga, telefon, email, Telegram, WhatsApp; možete označiti glavni kontakt i onaj na koji se šalju dokumenti;
• datum rođenja, saglasnost za marketing, beleške, oznake, status.

Kontakt se dodaje i jednim redom: unesite telefon, email, @telegram ili link wa.me — tip se sam određuje.

Za ruska pravna lica podatke nije potrebno unositi ručno: po INN kartica se povlači iz državnog registra, a pre primene se prikazuje koja polja će se promeniti. Smernice registra rade kada je na platformi povezan provajder takve pretrage; dok nije povezan, dugme „Nađi po INN“ iskreno odgovara „Pretraga nije dostupna“, i podaci se popunjavaju ručno — to ne utiče na ostali rad kartice.

Porudžbine klijenta#

Jezičak „Porudžbine“ prikazuje pločice „Porudžbina“, „Iznos kupovina“, „Poslednja porudžbina“ i listu porudžbina sa datumom, brojem, iznosom i statusom. Porudžbine dospevaju ovde automatski kako klijent kupuje u vašoj prodavnici. Iz reda porudžbine možete odmah kreirati dokument.

Dokumenti, ugovori i međusobni obračuni#

• Dokumenti — primarna dokumentacija za ovog klijenta: fakture, akti, otpremnice i slično. Skup tipova dokumenata, maska numeracije, režim PDV-a i iznos slovima preuzimaju se iz profila zemlje (Gruzija, Rusija, Kazahstan, Velika Britanija, Australija, Novi Zeland, UAE, Kipar, Grčka, Španija, Portugalija, Hrvatska, Poljska, Rumunija, Turska i univerzalni profil). Gotov dokument može se otvoriti, preuzeti kao PDF, poslati na email klijenta ili staviti van snage uz navođenje razloga. Podaci prodavca u izdatom dokumentu su snimak u trenutku izdavanja: ako kasnije promenite račun ili potpisnika u profilu, već izdati dokumenti se neće prepisati, a u kartici dokumenta vide se upravo oni podaci sa kojima je otišao klijentu.

• Ugovori — čarobnjak u četiri koraka: šablon → strane i potpisnici → uslovi (odloženo plaćanje, kreditni limit, procenat avansa i popusti, minimalna porudžbina, dostava, rok) → pregled. Statusi: nacrt, izdat, potpisan (može se priložiti sken), raskinut; važeći uslovi prikazuju se kao oznaka u zaglavlju kartice klijenta.

• Međusobni obračuni — saldo, dospeo dug i najstariji rok, traka operacija (otprema, plaćanje, povraćaj, kreditna nota, avans), dodavanje plaćanja i korekcija, raspoređivanje plaćanja po dokumentima — dugmetom „po FIFO" ili tačno na željeni dokument, uz prikaz ostatka po računu i mogućnost opoziva.

• Ponavljajuće fakture — podtab „Redovne" u registru dokumenata: zakup, pretplata, održavanje izdaju se sami. Raspored — „svakog meseca N-tog" (31. u kratkom mesecu pomera se na poslednji dan) ili „svakih N dana"; vidi se najbliži datum, poslednje izdanje i razlog ako je izdavanje pauzirano. Profil se pokreće dugmetom „Ponavljaj…" direktno iz izdatog dokumenta-uzorka — stavke se preuzimaju iz uzorka u trenutku svakog izdavanja, pa je za povećanje cene dovoljno to učiniti jednom. Jedan period = jedna faktura, ponovno pokretanje neće stvoriti duplikat; može se i ručno „izdati ono što je nastupilo sada".

• Štampani obrasci — poseban gornji tab sekcije (registar dokumenata ima tačno tri podtaba: lista, „Redovne" i „Šabloni pisama"). To su makete po kojima se štampa PDF. Obrazac se sastavlja od blokova (zaglavlje, tekst, polja, strane, tabela stavki, ukupno, potpisi) uz zamenu vrednosti dokumenta — broja, iznosa, podataka, iznosa slovima; blok ili pojedinačno polje može se prikazati po uslovu. Postoje gotovi obrasci platforme — univerzalni, faktura za zemlje sa PDV-om, otpremnica, a za Rusiju još i faktura za plaćanje, UPD i akt. Pri izdavanju i stavljanju van snage dokument se štampa po izabranom obrascu.

• Šabloni pisama — podtab registra dokumenata: lista šablona i editor u kome se čuvari mesta (broj, iznos, rok plaćanja, druga strana, prodavac, tabela stavki) ubacuju na poziciju kursora, a pregled prikazuje rezultat na stvarnom dokumentu lokacije. Tekst pisma može se generisati uz pomoć AI na osnovu kratkog opisa — oslanjajući se na bazu znanja naloga, a izvori se prikazuju kao čipovi. U prozoru za slanje dokumenta biraju se pošiljalac (sistemska adresa ili poštansko sanduče lokacije — izbor se pamti), tema i šablon.

Za lokacije u Poljskoj sa povezanim proširenjem pored fakture postoji panel za slanje u KSeF — državni sistem elektronskih faktura: faktura odlazi tamo direktno iz kartice, a nazad stižu status, dodeljeni broj i potvrda UPO.

Za lokacije u Rusiji postoji elektronska razmena dokumenata preko Saby (SBIS) — proširenje „Saby Docs" u prodavnici aplikacija, povezuje se po lokacijama. Registar dokumenata postaje zajednički za oba smera: čipovi „dolazni / odlazni", oznake „↓ Ul." i „Saby", stanje razmene. Dolazni dokumenti zajedno sa PDF-om povlače se sami (provera svakih nekoliko minuta), druga strana se po INN-u unosi automatski; odlazni se šalje dugmetom „Pošalji u Saby". Potpisivanje ostaje na strani Saby-ja — sopstveni sistem elektronskog potpisa nemamo.

Šabloni i AI-popunjavanje dokumenata — u sekciji Dokumenti.

Izveštaji#

Tab „Izveštaji" — objedinjeni za celu lokaciju, a ne za jednog klijenta: starenje potraživanja (korpe kašnjenja do 90+ dana), registar plaćanja i registar otprema. Svaki se izvozi u CSV.

Podaci prodavca#

U tabu „Podaci prodavca" unose se pravna lica u čije ime izdajete dokumente — može ih biti više pod jednim nalogom, jedno se postavlja kao osnovno. Kod svakog pravnog lica može se voditi nekoliko bankovnih računa, potpisnika, e-mail adresa i telefona: u svakoj listi zvezdicom ★ označava se zapis koji je podrazumevani, on se i ubacuje u dokument, a ostali se biraju pri izdavanju. Kod pravnog lica mogu se uneti pododeljenja i magacini: svako ima svoj naziv, adresu i kontakte, jedno se označava kao osnovno, a nepotrebno ide u arhivu (brisanja nema — na pododeljenje se pozivaju već izdati dokumenti). U prozoru prodaje pododeljenje se bira iz liste, dospeva u dokument i štampa se u PDF-u kao red „Pododeljenje/Magacin" ispod podataka prodavca; ono se prenosi i u ponavljajuće fakture i u fakturu po prihvatanju komercijalne ponude.

Automatizacija#

Na dnu istog taba — blok „Automatizacija": četiri prekidača koji se podešavaju za lokaciju, a ne za pravno lice.

Bankovni izvodi#

Tab „Banka“ prima izvod sa računa onako kako ga vaša banka izvozi — kao datoteku. Format se prepoznaje sam, po sadržaju, a ne po ekstenziji: izvoz za 1C, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, kao i obični CSV i Excel. Ništa ne treba unapred podešavati — samo prevucite datoteku.

Posle otpremanja vide se kartice računa i tabela operacija izabranog meseca. Periodi mogu da se otpremaju s preklapanjem (mnoge banke dele izvoz na delove) — ista operacija se neće pojaviti dvaput. Svako otpremanje se beleži u dnevniku uvoza, i svako od njih može da se u potpunosti opozove ako datoteka nije bila prava.

Ako banka izvozi CSV ili Excel sa svojim zaglavljima i kolone nisu prepoznate, otvoriće se čarobnjak za označavanje: pokažite gde su datum, iznos, svrha plaćanja i druga strana. Označavanje se pamti za tu banku, a datoteku nije potrebno ponovo otpremati — ona je već otpremljena.

Zatim plaćanja mogu da se razvrstaju po drugim stranama. Pored svake operacije vidi se predloženo poklapanje i koliko smo u njega sigurni: druga strana se traži po broju računa u svrsi plaćanja, po INN i iznosu, po samom INN ili po nazivu. Potvrđivanje je moguće za jednu operaciju ili odmah u paketu, a filter „nerazvrstano“ pokazuje šta je ostalo. Potvrđeno plaćanje dospeva u međusobne obračune druge strane i zatvara njen dug. Sam novac se nigde ne proknjižava: plaćanja razvrstava čovek, sistem samo predlaže.

Ako poklapanja uopšte nema — operacija može da se poveže ručno: izaberite drugu stranu iz liste, i plaćanje će ući u njene međusobne obračune sa oznakom „ručno“, da bi se kasnije videlo da to nije automatski izbor.

Aktivnosti i zadaci#

Tab „Aktivnost“ — istorija rada sa klijentom: beleške, pozivi i zadaci sa rokom. Zadaci u kašnjenju su istaknuti, a svi otvoreni zadaci po svim klijentima sabrani su u posebnoj listi „Zadaci“ — to je radna lista menadžera za dan. U ovoj listi su samo otvoreni zadaci, pa red označen kvačicom iz nje nestaje; na dnu ekrana pojavljuje se obaveštenje sa dugmetom „Otkaži“ — ono skida oznaku i vraća zadatak u listu. Prekidač pored otvara istoriju izmena kartice: šta se i kada promenilo, ko je autor izmene i odakle je stigla. Rok novog zadatka nije obavezno birati u kalendaru: napišite ga rečima u samom tekstu — „pozvati sutra“, „račun do 25.12“, „u petak“, „za 3 dana“, „30. septembra“ — i pored polja pojaviće se dugme „Podstavi rok“. Ono popunjava prazno polje na klik; datum izabran ručno predlog ne menja.

Traka se puni i sama: dolazni poziv sa telefona kontakt lica dospeva u karticu kao aktivnost (smer, trajanje, kratak rezime, link na snimak), dolazno pismo — kao aktivnost sa temom i linkom „otvori u pošti“. I obrnut put postoji: iz kartice poziva u odeljku „Pozivi“ dugme vodi pravo u firmu, na njen tab „Aktivnost“. Oba toka se isključuju prekidačima „Poziv → aktivnost druge strane“ i „Pismo → aktivnost druge strane“ (tab „Podaci prodavca“, blok „Automatizacija“).

Otvoreni zadaci CRM-a vidljivi su ne samo ovde: na zajedničkoj tabli zadataka smene (/tasks) na vrhu stoji blok „Firme i računi“ — lista samo za čitanje, svaki red vodi u karticu druge strane. Ako je izvor nedostupan, blok se jednostavno ne prikazuje — tabla smene ne zavisi od CRM-a.

Kartica ima odgovornog menadžera (bira se iz vaših zaposlenih) — po njemu se filtrira lista: „Moji“ i „bez odgovornog“. Ispod profila je blok „Datoteke“: ugovori, specifikacije, skenovi mogu da se prilože samoj kartici.

AI analiza zahteva#

Dugme „🤖 Analiziraj zahtev“ pretvara pismo, stenogram poziva ili PDF u gotov nacrt prodaje. Ubacite tekst — platforma pokazuje pregled analize: koji je klijent prepoznat, koje stavke su izabrane iz vašeg kataloga (sa ocenom sigurnosti za svaku), šta nije uspelo da se prepozna. Vi proveravate i pritiskate „Napravi nacrt“.

Šta je važno:

• AI radi samo po vašim podacima — katalogu lokacije i karticama klijenata; ne može da izmisli nepostojeću robu, sve neprepoznato pošteno odlazi u posebnu listu;
• cenu, porez i popust AI ne određuje — oni se uzimaju iz kataloga, komercijalnih uslova klijenta i profila zemlje;
• klijent se prepoznaje pre svega po poreskom broju, e-mailu ili telefonu, i tek onda po nazivu;
• rezultat je uvek nacrt plus zadatak menadžeru: dokument se ne može izdati na ovaj način. Ako kartica klijenta još nije postojala, ona se pravi sa oznakom „iz AI analize“;
• gde tražiti rezultat: nacrt se nalazi u tabu „Dokumenti“ kartice klijenta, zadatak — u tabu „Aktivnost“. U tabu „Porudžbine“ ga neće biti: tamo dospevaju samo kupovine ovog klijenta u vašoj prodavnici.

Podsetnici i duning#

Tab „Obaveštenja“ uključuje automatske podsetnike po lokaciji: dnevni pregled, podsetnike vama o računima u kašnjenju, pisma klijentu sa postepenim pojačavanjem tona, upozorenja o isteku komercijalnih ponuda i ugovora — svaki scenario ima svoje parametre (sat slanja, faze, za koliko dana). Dugme „Proveri sada“ pokreće isto to odmah, a lista „Najbliži podsetnici“ pokazuje šta će otići — svaka stavka može da se odloži.

Lista, pretraga i masovne radnje#

Pretraga ide po imenu, poreskom broju, telefonu i emailu. Filteri — po tipu (fizička lica/pravna lica), statusu (aktivni, blokirani, u arhivi), oznakama i odgovornom menadžeru („Moji“ i „Bez odgovornog“ — sa brojačem, da se nijedan klijent ne izgubi). Zupčanik „Izgled stranice“ podešava skup kolona, gustinu tabele i tab koji se otvara prvi.

Kada označite nekoliko kartica, možete da ih pošaljete u arhivu, postavite oznaku ili skinite oznaku odmah svima. Arhivirana kartica se čuva (dokumenti mogu da je referenciraju), ali nestaje iz aktivne liste.

Uvoz, izvoz i duplikati#

• Uvoz — kao lista, po klijentu u redu: tip;poreski broj;država;poreski broj;telefon;email. U izveštaju se vidi koliko je kreirano, koliko je već postojalo i gde je greška.
• Izvoz CSV — trenutni izbor u celini, uz poštovanje pretrage i filtera i na svim stranicama liste.
• Spajanje duplikata: trenutna kartica ostaje, izabrana se arhivira, njeni kontakti i identiteti se prenose. Spajaju se samo kartice istog tipa.

Povezane sekcije#

• Stalni gosti — prepoznavanje gosta i istorija porudžbina po telefonu
• Dokumenti — šabloni ugovora i akata, AI popunjavanje
• Komercijala — partnerski program sa linkom na karticu klijenta
• Porudžbine — zajednička lista porudžbina
• Finansije — novac i izveštaji

Česta pitanja#

Čime se ovo razlikuje od „Stalnih gostiju“? „Stalni gosti“ su brzi imenik po telefonu i oznaka ponovne posete. „Klijenti“ su kartica sa podacima, dokumentima i međusobnim obračunima, za B2B i prodaju sa papirima.

Da li će se klijent sam pojaviti posle porudžbine u izlogu? Da. Posle kreiranja porudžbine platforma sama pronalazi odgovarajuću karticu po poreskom broju, telefonu ili email-u — a ako je nema, kreira je iz podataka porudžbine i dopunjava prazna polja, ne brišući ono što ste već ručno uneli. To ne stvara duplikate: ponovna porudžbina istog kupca sleće u istu karticu. Kartice možete unositi i ručno ili uvozom.

Obradio sam zahtev — zašto ga nema na kartici „Porudžbine“? Zato što AI obrada ne pravi porudžbinu iz izloga, već nacrt prodaje — komercijalnu ponudu ili fakturu. Potražite je na kartici „Dokumenti“ klijentske kartice, a zadatak „proveriti pre izdavanja“ — na kartici „Aktivnost“. Kartica „Porudžbine“ prikazuje samo kupovine klijenta u vašoj prodavnici; zahtev iz pisma, poziva ili PDF-a tamo ne dospeva.

Može li sekciju da otvori zaposleni, a ne vlasnik naloga? Zasad ne: sekcija radi samo pod nalogom vlasnika naloga. Zaposleni sa sopstvenim loginom (i vlasnik koji je prešao na tuđi nalog) dobiće odbijenicu — pristup po rolama za ovu sekciju je u izradi.

Može li se kupac blokirati? Kartica ima status „Blokiran“, a za zabranu porudžbina u izlogu radi blok-lista u podešavanjima porudžbina — vidite Internet-prodavnica.