Skladište

Odeljak Skladište vodi zalihe sastojaka i proizvoda. Glavna ideja: jednom opišete sastav jela (teh-karte), a zatim se komponente automatski otpisuju pri izvršenju porudžbine — zalihe su uvek ažurne bez ručnog evidentiranja.

Otvoriti: Administratorski panel → Skladište. Kartice: Zalihe, Nabavke, Prognoza, Gubici, Dokumenti, Dobavljači (za ruske objekte dodaju se Označavanje, Ulazni VSD za rad sa „Merkurijem“ i EGAIS).

Lokacija može imati više skladišta — na primer, glavno, bar i kuhinju; prekidač skladišta nalazi se na vrhu stranice. Jedno od njih se označava kao skladište prodaje: upravo sa njega se otpisuju prodata jela.

Zalihe#

• Proizvod = sastojak ili stavka evidencije: naziv, jedinica mere, trenutna zaliha.
• Cena koštanja se obračunava sama — pokretni prosek po prijemima; u podsetniku je vidljiva i cena poslednje nabavke. Iznad tabele je pločica „Vrednost skladišta“: koliko novca trenutno stoji na policama.
• Minimalna zaliha — kada padne ispod nivoa, red se ističe: vreme je za nabavku. Vlasnik dobija push obaveštenje o niskim zalihama.
• Barkodovi — proizvod može imati više njih; kartica se pronalazi skenerom. Za svaku stavku dostupna je istorija kretanja: odakle je došlo i kuda je otišlo.
• Zaliha može otići u minus — prodaja se time ne blokira, red jednostavno postaje crven, a najbliži prijem robe „prašta dug“.
• Proizvod možete arhivirati — sakriće se iz liste, ali će ostati u istoriji dokumenata.

Teh-karte: automatski otpis po porudžbinama#

U kartici jela (odeljak „Cenaly“) zadaje se sastav — koji proizvodi i u kojoj količini odlaze na porciju. Kada se porudžbina izvrši:

• otpisuju se komponente svih stavki porudžbine po njihovim teh-kartama;
• za kombo setove otpis razlaže sastav svakog jela unutar komboa;
• kretanja su vidljiva na kartici Dokumenti.

Za brzo povezivanje proizvoda sa jelima postoje AI podsetnici: sistem analizira meni i predlaže u kojim jelima se proizvod koristi — ostaje samo da potvrdite.

Poluproizvodi#

Za pripreme (sosovi, testo, bujoni) proizvodu se zadaje sopstvena receptura. Dugme „Izlaz“ kreira proizvodni dokument: poluproizvod se prima na stanje, a njegove komponente se otpisuju. U teh-kartama jela poluproizvod se koristi kao običan proizvod.

Prijem robe#

Dva načina za evidentiranje prijema:

1. Ručno — dugme „Prijem“: izaberite proizvode, količine, cene i dobavljača. Novi proizvod možete uneti direktno u redu dokumenta, ne izlazeći iz prijema.
2. Po fotografiji otpremnice — fotografišite otpremnicu: AI prepoznaje stavke, količine i cene i uparuje ih sa vašim proizvodima. Sporne redove sistem ne pogađa tiho, već ih iznosi na vašu potvrdu sa opcijama; nove proizvode i novog dobavljača možete kreirati direktno iz prepoznate otpremnice. Ako proizvod sa tim nazivom već postoji u šifarniku, red će pokazati da će ući u njega i preračunati količinu u njegovu jedinicu („2 kg“ → 2000 g). Pakovanje poput „3 kor. × 12 l“ sistem prepoznaje i predlaže preračun u litre ili mililitre — količina i cena se menjaju samo kada pritisnete „Primeni“.

Postoji i treći, poseban scenario — nabavka od fizičkog lica: nabavni akt sa podacima prodavca, isplata iz otvorene smene gotovine ili kasnije, PDF akt za štampu. Uključuje se posebno.

Svaki prijem se čuva kao dokument sa vezom na dobavljača — nabavke ulaze u Finansije (food cost, bruto profit).

Kontrola nabavnih cena pri prijemu#

Pri prijemu se svaki red poredi sa medijanom cene tog proizvoda za poslednjih 30 i 90 dana. Ako je cena znatno viša, pored reda se pali bedž „+N % na medijanu“ — magacioner vidi poskupljenje u trenutku prijema, a ne mesec dana kasnije u izveštaju.

Nekoliko važnih detalja:

• jedinica uzorka je otpremnica, a ne red: dobavljač koji je podelio isporuku na pet redova ne pomera medijanu pet puta jače od poštenog;
• manje od tri isporuke — nije uzorak, bedža neće biti;
• razlika koju magacioner potvrdi ulazi u dnevnik dobavljača — po kontragentu je vidljiva istorija pomeranja cene, a na kartici „Dobavljači“ pojavljuje se oznaka;
• ista medijana hrani pravilo rizika „skok nabavne cene“ — vlasnik će ga videti u bloku „Kasa rizici“, vidi Kontrola gubitaka. Brojevi kod magacionera i kod vlasnika se poklapaju, jer se obračunavaju jednom i na serveru.

Dobavljači#

Tab Dobavljači je mini-CRM za poslovne partnere, a ne samo imenik podataka:

• podaci i kontakti — pravni naziv, INN, banka i račun, adresa; kontakt osoba može biti više, svaka ima svoju ulogu i svoje kanale komunikacije, a jedna je glavna. Za svaki kontakt se bira kuda tačno da mu se pošalje porudžbina — polje „Slanje preko“: imejl, WhatsApp ili Telegram. Na listi su samo oni kanali koji su za tu osobu popunjeni, pa je slanje „u prazno“ nemoguće. Izabrani kanal sistem stavlja na prvo mesto u prozoru za slanje i označava zvezdicom, a sam, bez vas, šalje porudžbinu samo imejlom (vidi „Automatsko slanje porudžbine dobavljaču“ ispod);
• uslovi isporuke — minimalna suma porudžbine, rok isporuke, vreme preseka prijave, odloženo plaćanje, dani dostave. Iz njih sistem izračunava očekivani datum prijema robe pri formiranju porudžbine;
• vremenska linija — beleške menadžera i automatski događaji: porudžbine, prijemi robe, zabeležena poskupljenja;
• cenovnik dobavljača — katalog sa cenama iz jednog od četiri izvora: fajl (xlsx, xls, docx, pdf ili fotografija cenovnika), link ka internet-prodavnici, katalog drugog objekta Cenaly (ako je kod sebe uključio režim „Prodavnica dobavljača“ — vidi Market) i ručno dodavanje stavki. Katalog prikazuje diff „šta je poskupelo od prošlog puta“, čuva istoriju cena i omogućava da se poruči direktno iz njega, kao i da se ponovi poslednja porudžbina. Ako je u cenovniku navedeno pakovanje („kutija 12 × 0,5 l“, „6 kom po 1,5 kg“), uvoz će ga ponuditi kao poseban odeljak — označite ispravne redove kvačicom; bez kvačice pakovanje se ne menja.

Dobavljač se bira pri evidentiranju prijema robe, pa je za svakog poslovnog partnera vidljiva istorija nabavki. Arhivirani dobavljač se skriva sa liste, ali ostaje u dokumentima.

Nabavka#

Tab Nabavka zatvara ciklus „zaliha je pala — poručili smo — primili smo”: jednom podesite parametre na svakom proizvodu, a sistem sam prati kada je vreme za poručivanje.

Parametri na proizvodu#

U uređivaču proizvoda (odeljak „Nabavka”) zadaju se tri polja:

• Tačka poručivanja — minimalna zaliha pri čijem se dostizanju proizvod pojavljuje na listi „Treba poručiti”.
• Ciljna zaliha — do kog nivoa treba dopuniti pri poručivanju. Preporučena količina se izračunava automatski kao razlika između ciljne i trenutne zalihe.
• Podrazumevani dobavljač — sistem grupiše proizvode po dobavljačima pri formiranju porudžbine.

Odeljak „Treba poručiti”#

Ako je bar jedan proizvod pao ispod tačke poručivanja, na tabu „Nabavka” pojavljuje se bedž sa brojačem. Na tabu „Zalihe” istovremeno se prikazuje baner upozorenja sa prelazom na nabavku.

U odeljku „Treba poručiti” proizvodi su grupisani po dobavljačima. Za svaki red se vidi trenutna zaliha, tačka poručivanja i preporučena količina. Količina se može ispraviti, a stavke se mogu skinuti oznakom. Dugme „Napravi porudžbinu” formira porudžbinu dobavljaču za izabranu grupu, a dugme ⚡ „Napravi porudžbine” u zaglavlju bloka — odmah za sve grupe.

Obaveštenja#

Blok „Obaveštenja” na vrhu taba određuje kako saznajete da je vreme za nabavku:

• Push pri niskoj zalihi — obaveštenje vlasniku na telefon (ista aplikacija koja prikazuje porudžbine).
• Email-džest „šta poručiti” — dnevni mejl sa listom stavki ispod tačke poručivanja. Kanal se uključuje posebno, adresa se zadaje u polju „Email za džest”; ako je prazno — mejl ide na adresu vlasnika.
• Prag alarma za poskupljenje — za koliko procenata mora da poskupi cenovnik dobavljača pri ponovnom uvozu da bi sistem upozorio. Računa se za celu korpu dobavljača, podrazumevano — 10 %.
• Automatsko slanje porudžbine dobavljaču mejlom — jednom dnevno sistem sam formira porudžbinu po stavkama koje su pale ispod tačke poručivanja. U porudžbinu ulaze samo proizvodi sa popunjenim poljem „Preferirani dobavljač”, i to samo oni za koje još nema otvorene porudžbine — dobavljač neće dobiti ponovljene mejlove. Kuda će porudžbina otići određuje kanal izabran kod kontakta dobavljača:
  • mejl — sistem sam šalje mejl; porudžbina se pojavljuje u odeljku „Porudžbine dobavljačima” već sa statusom „Poslata” (u napomeni — oznaka auto-order), a u kartici dobavljača ostaje događaj o slanju;
  • WhatsApp ili Telegram — prvi u mesindžer može da piše samo čovek, pa sistem dovodi posao do kraja i ostavlja gotov nacrt porudžbine u odeljku „Porudžbine dobavljačima”; vama ostaje da pritisnete „Pošalji” — potreban kanal je tamo već izabran. Ako kod dobavljača nije popunjen nijedan kanal komunikacije, porudžbina za njega se ne formira — ispod prekidača se vidi koliko je takvih dobavljača i koliko će porudžbina otići kao nacrti.

Slanje porudžbine dobavljaču#

Napravljena porudžbina dospeva u odeljak „Porudžbine dobavljačima” sa statusom „Nacrt”. Dugme „Pošalji” otvara modal sa tekstom porudžbine — može se urediti, a zatim poslati preko jednog od kanala. Ako dobavljač ima više kontakata, na vrhu se bira primalac, a kanal izabran u njegovoj kartici stoji prvi i označen je zvezdicom:

• WhatsApp — otvara se čet sa brojem dobavljača;
• Email — otvara se mejl klijent sa popunjenim pismom;
• Telegram — otvara se čet sa nalogom dobavljača;
• kopiju teksta — pošaljite na bilo koji drugi način;
• „Pošalji u Cenaly” — ako i dobavljač radi na platformi, porudžbina mu odlazi unutar sistema, bez mesindžera.

Posle slanja status se menja u „Poslata”. Ako ste poslali van sistema, možete ručno pritisnuti „Poslata”. Zatim porudžbina prolazi kroz statuse „Potvrđena” → „Delimično primljena” → „Primljena”; one koje su prekoračile očekivani datum su istaknute.

Prijem porudžbine#

Dugme „Primi” otvara standardni obrazac prijema robe sa unapred popunjenim proizvodima i količinama iz porudžbine. Stvarne količine i cene se mogu ispraviti — ažuriraće se i katalog dobavljača. Nije stiglo sve? Primite deo i kasnije pritisnite „Primi još” za ostatak. Posle potpunog prijema status porudžbine postaje „Primljena”. Porudžbina se može otkazati — status se menja u „Otkazana”.

Napredne magacinske operacije#

Sve ručne magacinske operacije dostupne su preko menija „+ Operacije“ u gornjem desnom uglu stranice.

Otpis#

„Operacije“ → „Otpis“ — ručno umanjenje zaliha. Može se navesti više proizvoda u jednoj operaciji. Razlog otpisa je obavezan:

Povraćaj dobavljaču#

„Operacije“ → „Povraćaj dobavljaču“ — evidentira povraćaj prethodno primljenog proizvoda. Izaberite dobavljača, navedite proizvode i količine. Zalihe se umanjuju, dokument se čuva sa vezom na poslovnog partnera.

Premeštanje između lokacija#

„Operacije“ → „Premeštanje“ — prenos proizvoda u drugi magacin: i između magacina iste lokacije (iz kuhinje u bar), i između lokacija. Izaberite primaoca, dodajte stavke sa proizvodima i količinama. Sistem automatski kreira par dokumenata: izdatak kod pošiljaoca i prijem robe kod primaoca.

Korekcija#

„Operacije“ → „Korekcija“ — popis zaliha u tri koraka:

1. Obuhvat — šta se broji: ceo magacin, samo proizvodi za prodaju ili samo sirovine. Nedovršen popisni list može se nastaviti kasnije.
2. Unos stvarnog stanja — za svaku stavku se vidi koliko se očekivalo, unosi se stvarna količina i odmah se prikazuje odstupanje. Pretraga po nazivu, barkodu i PLU, nacrt se sam čuva — može se brojati u više navrata.
3. List odstupanja — rezultat: viškovi i manjkovi, sortirani po novcu, a ne po azbuci.

Dugme „Proknjiži“ (dostupno vlasniku i menadžeru) evidentira jedan dokument korekcije i izravnava zalihe.

Precenjivanje i etikete#

„Operacije“ → „Precenjivanje“ preračunava prodajne cene u katalogu od nabavne po zadatoj marži sa zaokruživanjem; može se uključiti automatsko precenjivanje odmah pri prijemu robe. „Štampanje etiketa“ štampa cenovnike i magacinske etikete — na listu na štampaču ili na termo štampaču preko mosta hardvera.

Cena na cenovniku je ista kao ona koju će otkucati kasa: cena stavke iz kataloga (sa cenom lokacije, ako je zadata). Ako u ovoj radnji proizvod treba da košta drugačije, u magacinskoj kartici kliknite na „Zadaj svoju cenu…“ i navedite razlog — tu cenu će uzeti i cenovnik (uz cenu će se pojaviti „*“), i kasa, a internet izlog će ostati na ceni kataloga. Uklanjanje svoje cene — jedno dugme na istom mestu. Ako su u karticama ostale cene iz prethodnog polja „Cena za cenovnik“, prozor za štampanje će prikazati njihov broj i dugme „Razreši“: za svaku se može uzeti cena kataloga, ostaviti svoja uz razlog ili je upisati u katalog.

Gubici: gde je otišla razlika#

Kartica „Gubici“ odgovara na pitanje koje se ne vidi ni u prodaji ni u prijemu robe: između dve korekcije sa magacina je otišlo više nego što je prodato. Izdatak za ciklus se razlaže na tri dela:

Upravo treći red — to su gubici: netačna tehnička karta, porcije „od oka“, neproknjižen kvar ili krađa. Treba ga analizirati zajedno sa prva dva: bez njih se ne može razlikovati „pojeli su više od norme“ od „otpisali su u kvar“.

Iskrena napomena: ručna korekcija zalihe unutar ciklusa čuva apsolutnu vrednost, a ne deltu, pa je deo „neobjašnjenog“ zapravo objašnjen rukom operatera — takvi dokumenti se računaju odvojeno i prikazuju pored.

Prekoračenje gubitaka nad teorijskim izdatkom za više od zadatog procenta pokreće pravilo „izdatak iznad norme“ — videti Kontrola gubitaka.

Prognoza potražnje i plan pripreme#

Kartica „Prognoza“ pretvara istoriju prodaje u plan za sutra: koliko jela će se prodati tog dana u nedelji, šta od toga treba pripremiti (sa razradom tehničkih karata i rokom „do kog sata“), šta naručiti od dobavljača i šta rizikuje da nestane do kraja dana.

Detaljno — Prognoza potražnje.

Proizvod na meru i etikete#

Proizvod na meru. Proizvod može da se meri u kilogramima/litrima, a ne u komadima: zalihe, tehničke karte i otpisi vode se u istim jedinicama. Ako su na kasu preko mosta hardvera priključene vage, masa se unosi automatski — i pri prijemu robe, i pri prodaji jela sa cenom po meri (menza, kulinarstvo). Podešavanje cene po meri je u kartici jela, videti Kasa (POS).

Etikete na policu. Za proizvode se štampaju magacinske etikete sa barkodom, nazivom, cenom i datumom roka trajanja: ako je proizvodu zadat rok čuvanja u danima, datum isteka se računa kao datum štampanja plus rok. To nije isto što i stikeri na porudžbinu — te štampa kuhinja, videti Štampanje u kuhinji i sali.

Označavanje „Chestny ZNAK“ (Rusija)#

Za ruske lokacije na skladištu postoji kartica „Označavanje“ — rad sa kodovima „Chestny ZNAK“ po svih 15 kategorija koje se označavaju. Na kartici je pet odeljaka:

• Prijem — preuzimanje kodova skenerom ili učitavanje elektronske fakture UPD u XML: sistem će je raščlaniti, upariti stavke dobavljača sa vašom nomenklaturom (uparivanje se pamti — drugi put nije potrebno potvrđivati) i proknjižiti kodove. Kod kojeg nema u fakturi pošteno se označava kao neslaganje, a ne prolazi tiho.
• Kegovi — stavljanje kega na točionik po njegovom kodu, otpis zapremine po točenju i skidanje sa navođenjem razloga (prazan, otpis, povraćaj). U kasa račun kod kega se ne upisuje: inače bi već prva čaša izvela iz prometa ceo keg.
• Kodovi — registar svih kodova: status, dokumenti prijema i izdavanja, rok trajanja, rezultat provere u sistemu za označavanje.
• Zadaci — šta još treba preneti u „Chestny ZNAK“, sa izvozom dokumenta za podnošenje u ličnom nalogu i zatvaranjem zadatka po broju potvrde. Broj otvorenih zadataka vidi se kao bedž direktno na dugmetu odeljka.
• Dnevnik — tok svih provera, izvoza i podnošenja.

Izlazak kodova iz prometa se ne vodi samo ručno: prodaja se preslikava iz kasa računa (i preživljava oflajn — otići će kada se veza vrati), a otpis označene sirovine u jelo računa se po teh-karti. Otvoreno pakovanje se evidentira razlomkom i dopunjava do kraja pre nego što se otvori sledeće.

Kartica se može isključiti karticom „Chestny ZNAK“ u prodavnici ekstenzija, ali je podrazumevano uključena: označavanje je zakonska obaveza, a ne dodatna opcija.

Alkohol se vodi na susednoj kartici „EGAIS“: prijem tovarno-transportnih faktura, otpisi i zalihe po podacima vašeg UTM — modul se povezuje kao običan uređaj u mostu hardvera.

Šta je potrebno za pokretanje#

• Odeljak „Skladište“ — uključen je podrazumevano; pri 30 i više proizvoda sistem će sam predložiti da ga zavede.
• Kartice sastojaka i proizvoda sa jedinicama mere i pakovanjem.
• Teh-karte za jela — bez njih automatski otpis pri prodaji neće raditi.
• Nabavne cene — inače se neće izračunati trošak, food cost i meni-inženjering.
• Prava: sprovođenje korekcije dostupno je vlasniku i menadžeru.
• Most i štampač etiketa — za etikete priprema i cenovnike.

Ograničenja#

• Analitika skladišta radi na AWS konturi. Na ruskom brendu funkcije na analitičkim bazama nisu dostupne — paritet je otvoren kao zadatak.
• Negativne zalihe su dozvoljene namerno: prijem „oprašta“ odlazak u minus, a ne blokira prodaju.
• Partijskog evidentiranja i FEFO u zalihama nema. FEFO živi samo u označavanju (koje otvoreno pakovanje dopuniti) i ne utiče na količinu.
• Automatskih konverzija jedinica nema — grami i kilogrami se opisuju pakovanjem kartice, a ne preračunavaju u letu.
• Teh-karte varijanti i dodataka se ne uzimaju u obzir: otpisuje se sastav osnovnog jela.
• Mobilne korekcije sa skenerom u telefonu nema.
• Automatska porudžbina dobavljaču po minimalnoj zalihi nije napravljena — prognoza potreba postoji, automatske porudžbine nema.
• Email-dnevn pregled nabavki se ne šalje, obaveštenja stižu u čet i push.
• EGAIS i „Chestny ZNAK“ — ruska specifičnost: kartice se pojavljuju samo kod lokacija sa zemljom „Rusija“; živa razmena sa GIS MT preko API nije povezana (podnošenje je poluručno), a testna kontura FSRAR po EGAIS nije prošla. VetIS (Mercury) radi na mock-ovima — ključ za pristup API nije dobijen.

Rešavanje problema#

Zaliha nije otpisana posle prodaje. Jelo nema teh-kartu ili je prodata varijanta/dodatak — njihov sastav ne ulazi u otpis.

Zaliha je otišla u minus. Tako je i zamišljeno: sistem ne blokira prodaju, minus će se zatvoriti najbližim prijemom.

Trošak je prazan. Nisu unete nabavne cene sastojaka — bez njih se neće izgraditi ni food cost, ni matrica meni-inženjeringa.

Ne vidim kartice označavanja ili alkohola. One se pojavljuju samo pri ruskoj lokaciji.

Korekciju ne daje da se sprovede. Sprovođenje je dostupno vlasniku i menadžeru, ostalim rolama — samo pregled.

Ne stiže pismo o nabavkama. Poštanskog dnevnog pregleda ovde nema — obaveštenja o manjku i rokovima idu u radni čet i push.

Povezani odeljci#

• Prognoza potražnje — plan priprema, nacrt nabavke i rizik „ponestaje do 19:00“
• Kontrola gubitaka — pravila „potrošnja iznad norme“ i „skok nabavne cene“
• Cenaly-inženjering — šta raditi sa jelom kada je poznat njegov trošak
• Finansije — nabavke, food cost i bruto dobit
• Porudžbine — izvršenje porudžbine pokreće otpis
• QR meni — jela i kombo-setovi na koje su vezane teh-karte
• Multilokacija — više lokacija: zalihe, dokumenti i premeštanja vode se za svaku lokaciju posebno
• Prodavnica — zaliha proizvoda je vidljiva kupcu u izlogu: „ostalo malo“ ili tačan broj

Česta pitanja#

Da li je obavezno voditi tehničke karte za sva jela?#

Ne. Počnite od najprodavanijih stavki — ostale dodajte postepeno. Jela bez tehničkih karata jednostavno ne skidaju zalihe.

Šta se dešava pri otkazivanju porudžbine?#

Skidanje je vezano za izvršenje porudžbine: otkazane porudžbine ne diraju zalihe.

Na kojim jezicima se prepoznaju otpremnice?#

AI se snalazi sa tipičnim otpremnicama na glavnim jezicima regiona (gruzijski, ruski, engleski i dr.). Nakon prepoznavanja uvek proveravate rezultat pre potvrde.

Može li se skladište voditi na više lokacija?#

Da, zalihe i dokumenti se vode odvojeno po svakoj lokaciji — izaberite lokaciju na vrhu stranice.

Kako poslati porudžbinu dobavljaču koji nema WhatsApp ili Telegram?#

Popunite email u kartici dobavljača — dugme Email biće dostupno u modalnom prozoru za slanje. Tekst porudžbine takođe možete kopirati i poslati na bilo koji način koji vam odgovara.

Može li se korekcija sprovesti samo za deo proizvoda?#

Da. U prvom koraku čarobnjaka bira se obuhvat — celo skladište, samo proizvodi na prodaju ili samo sirovine; unutar toga postoji pretraga po nazivu, barkodu i PLU. Redovi koje ostavite prazne neće promeniti zalihu: čuvaju se samo unete vrednosti. Nedovršenu listu možete nastaviti kasnije — nacrt se sam čuva.