Σχολή: εκκίνηση σε μία ημέρα
Η ενότητα «Σχολή» — η τήρηση στοιχείων ιδιωτικής σχολής και μαθημάτων: σχολής ξένων γλωσσών, μουσικής, παιδικής, αθλητικής, κέντρου φροντιστηριακών μαθημάτων ή διαδικτυακής σχολής. Σε αυτήν ζουν οι μαθητές και οι γονείς-πληρωτές, τα μαθήματα και τα τμήματα, το πρόγραμμα, το ημερολόγιο παρουσιών και εργασιών για το σπίτι, οι λογαριασμοί των οικογενειών, τα τιμολόγια και οι αναφορές.
Η ενότητα ενεργοποιείται αυτόματα, αν κατά την εγγραφή έχει επιλεγεί ο τύπος επιχείρησης «Εκπαίδευση». Για να την ανοίξετε: Πίνακας διαχείρισης → Σχολή (/school). Οι καρτέλες βρίσκονται στη διεύθυνση (?tab=), γι' αυτό το F5 και ένας σύνδεσμος σε συνάδελφο ανοίγουν την ίδια καρτέλα:
| Καρτέλα | Τι περιέχει |
|---|---|
| Πρόγραμμα | την εβδομάδα μαθημάτων όλων των τμημάτων: ανά ημέρα, ανά καθηγητή ή ανά αίθουσα |
| Τμήματα | τα τμήματα των μαθημάτων, το πρόγραμμά τους, τους εγγεγραμμένους μαθητές και τη λίστα αναμονής |
| Μαθητές | μαθητές και οικογένειες, κάρτες, υπόλοιπο, τιμολόγια, σύνδεσμο για τον λογαριασμό |
| Ημερολόγιο | παρουσίες, βαθμούς, θέμα και εργασία για το σπίτι του μαθήματος· «Τα μαθήματά μου σήμερα» για τον καθηγητή |
| Οικονομικά | τα χρήματα της σχολής συνολικά — η οθόνη ετοιμάζεται· αυτή τη στιγμή τα χρήματα της οικογένειας τηρούνται στην κάρτα της, οι συγκεντρωτικές εικόνες στις «Αναφορές» |
| Αναφορές | χρήματα, οφειλές, παρουσίες, διαρροή μαθητών, πληρότητα τμημάτων, φόρτος καθηγητών |
| Ρυθμίσεις | πολιτικές απουσιών, τιμολόγια, τιμολόγηση, διαδικτυακά μαθήματα, λογαριασμός οικογένειας, ειδοποιήσεις — η οθόνη ετοιμάζεται (βλ. βήμα 3) |
Σχολή άλλου κλάδου (για παράδειγμα, σε καφέ με μαθήματα μαγειρικής) ενεργοποιείται ξεχωριστά στο κατάστημα: η ενότητα θα εμφανίσει το μήνυμα «Η σχολή σε αυτό το κατάστημα είναι απενεργοποιημένη» και το κουμπί «Ενεργοποίηση σχολής στο κατάστημα» — το βλέπει μόνο ο ιδιοκτήτης.
Τι να προετοιμάσετε#
- Λίστα μαθημάτων με τιμή «από» και σύντομη περιγραφή — είναι είδη του καταλόγου, τα βλέπει η βιτρίνα και το widget ραντεβού.
- Τιμολόγια — πώς πληρώνουν: μηνιαία, πακέτο μαθημάτων, ολόκληρο το μάθημα, δόσεις, ανά μάθημα. Αναλυτικά — Τιμολόγια, απουσίες και χρεώσεις.
- Πολιτική απουσιών: αν θα αφαιρείται το μάθημα που χάθηκε χωρίς σοβαρή αιτία, και πόσες ώρες πριν πρέπει να ειδοποιήσουν ώστε η αιτία να θεωρείται σοβαρή.
- Καθηγητές και ώρες εργασίας τους. Ένα μάθημα δεν θα τοποθετηθεί πάνω από άλλο μάθημα ή ατομικό ραντεβού του ίδιου καθηγητή.
- Μαθητές και πληρωτές: όνομα μαθητή, τηλέφωνο ή email πληρωτή. Για παιδί χρειάζεται η συγκατάθεση του γονέα για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων — με ξεχωριστή καταχώριση.
Υλικός εξοπλισμός δεν χρειάζεται: η ενότητα λειτουργεί στον browser, ο καθηγητής σημειώνει το μάθημα από το τηλέφωνο.
Εκκίνηση βήμα προς βήμα#
1. Μαθήματα στον κατάλογο#
Κατάλογος → Προσθήκη είδους με τύπο «υπηρεσία». Στην κάθετη «Εκπαίδευση» ο επεξεργαστής έχει μπλοκ «Μάθημα»: μορφή (δια ζώσης, online, μικτή), επίπεδο και διευκρίνιση («A2–B1»), ηλικία «από» και «έως», αριθμός συναντήσεων, διάρκεια συνάντησης και πρόγραμμα — θέματα με σειρά. Χρήματα στο μπλοκ δεν υπάρχουν: οι τιμές διδασκαλίας είναι τα τιμολόγια του σχολείου.
2. Καθηγητές#
Προσωπικό → Προσθήκη, θέση «Καθηγητής». Η σύνδεση δεν είναι υποχρεωτική: χωρίς αυτήν ο καθηγητής είναι απλώς στήλη του προγράμματος. Με σύνδεση μπαίνει στον χώρο εργασίας «Καθηγητής» και βλέπει μόνο τα τμήματά του, το πρόγραμμα και το ημερολόγιο — χωρίς χρήματα και καρτέλες οικογενειών.
3. Ρυθμίσεις σχολείου και τιμολόγια#
Όσο η οθόνη «Σχολείο → Ρυθμίσεις» ετοιμάζεται, τις πολιτικές και τα τιμολόγια του σχολείου τις ρυθμίζουμε μαζί σας κατά τη σύνδεση (το πιλοτικό πρόγραμμα γίνεται με υποστήριξη). Χωρίς ρύθμιση ισχύουν οι προτεινόμενες προεπιλογές: η απουσία χωρίς δικαιολογία χρεώνεται, με δικαιολογία — όχι, το παράθυρο — 12 ώρες, ο τρόπος σημείωσης — «σημειώνουμε όσους ήρθαν», τιμολόγια στις 25 του μήνα με προθεσμία 5 ημερών, δοκιμαστικό μάθημα δωρεάν.
Τι να αποφασίσετε εκ των προτέρων:
- Την πολιτική απουσιών και το παράθυρο δικαιολογημένης αιτίας.
- Ένα-δύο τιμολόγια ανά μάθημα. Το τιμολόγιο δεν διαγράφεται (μόνο αρχειοθετείται) και το μοντέλο του δεν αλλάζει μετά τη δημιουργία — ξεκινήστε με αυτό που σίγουρα θα χρησιμοποιήσετε.
- Το νόμισμα: κατοχυρώνεται με την πρώτη οικογένεια.
4. Έλεγχος τιμολογίων με παράδειγμα#
Πριν εγγράψετε όλους, αναλύστε έναν μήνα ενός μαθητή στο άρθρο Τιμολόγια, απουσίες και χρεώσεις: πόσα θα χρεωθούν για τον μήνα, τι θα γίνει με μια απουσία και με ένα μάθημα που ακύρωσε το σχολείο.
5. Τμήμα#
Σχολείο → Τμήματα → Νέο τμήμα:
- Ρυθμίσεις — όνομα, μάθημα, μορφή, επικεφαλής καθηγητής (και έως 5 βοηθοί), αίθουσα, θέσεις και ελάχιστο, ημερομηνίες, τιμολόγια τμήματος, δημοσίευση στον ιστότοπο.
- Πρόγραμμα — κανόνες εβδομάδας: ημέρα, ώρα, διάρκεια (15–720 λεπτά). Εξαιρέσεις — αργίες και διακοπές.
Μετά την αποθήκευση το σχολείο θα ανοίξει μαθήματα για 8 εβδομάδες μπροστά και θα τα βάλει στο ημερολόγιο εγγραφών. Αν ο καθηγητής ή η αίθουσα είναι απασχολημένοι εκείνη την ώρα, το μάθημα θα πάρει σήμανση «Σύγκρουση» — το τμήμα ανεβαίνει στην κορυφή της λίστας και στο παράθυρο του μαθήματος θα υπάρχει η αιτία.
6. Μαθητές και οικογένειες#
Σχολείο → Μαθητές → Προσθήκη. Το παιδί χρειάζεται οικογένεια (πληρωτή με τηλέφωνο ή email) και συγκαταθέσεις γονέα· ο ενήλικας μπορεί να είναι «πληρωτής του εαυτού του». Αδελφός και αδελφή — μία οικογένεια: έχει ένα υπόλοιπο και έναν λογαριασμό με γραμμές ανά μαθητή.
Τα ονόματα, τα τηλέφωνα και τα email φυλάσσονται σε ασφαλές περίγραμμα προσωπικών δεδομένων· στις λίστες και στα έγγραφα του σχολείου — ετικέτες όπως #K7Q2, και το όνομα αποκαλύπτεται σε υπάλληλο με δικαίωμα.
7. Εγγραφή#
Στην καρτέλα του τμήματος — καρτέλα «Μαθητές» → «Εγγραφή»: μαθητής, «φοιτά» ή «δοκιμαστικά», τιμολόγιο, ημερομηνία έναρξης, έκπτωση σε ποσοστό ή ποσό, δική του τιμή. Γεμάτο τμήμα — «Πάνω από τις θέσεις» ή «Σε λίστα αναμονής». Μετά την εγγραφή οι χρεώσεις κατά το τιμολόγιο υπολογίζονται μόνες τους (το πακέτο μαθημάτων πωλείται αμέσως, η μηνιαία πληρωμή — για τον μήνα).
8. Πρώτο μάθημα#
Σχολείο → Ημερολόγιο: ανοίξτε το μάθημα, σημειώστε «Ήρθε» / «Άργησε» / «Δικαιολ.» / «Απουσία», γράψτε το θέμα και την εργασία για το σπίτι. Έπειτα ανοίξτε την καρτέλα της οικογένειας και ελέγξτε τη χρέωση και το υπόλοιπο. Πώς υπολογίζεται το μάθημα — στο άρθρο Τιμολόγια, απουσίες και χρεώσεις.
9. Οικογένεια και ιστότοπος#
- Στείλτε στην οικογένεια σύνδεσμο για τον λογαριασμό — πρόγραμμα, ημερολόγιο, υπόλοιπο και «Πληρωμή»: Λογαριασμός μαθητή και οικογένειας.
- Για τον ιστότοπο του σχολείου υπάρχουν widgets «Εγγραφή σε μάθημα» και «Πρόγραμμα» στην ενότητα «Ο ιστότοπός μου»: Widgets για τον ιστότοπο.
- Για online τμήματα — σύνδεσμος Zoom/Meet ή αίθουσα Jitsi: Online μαθήματα.
Ποιος βλέπει τι#
| Ρόλος | Τι είναι διαθέσιμο |
|---|---|
| Ιδιοκτήτης | τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων των χρημάτων, των επιστροφών και της διαγραφής λανθασμένων εγγραφών |
| Διαχειριστής σχολείου | μαθητές και οικογένειες, τμήματα, πρόγραμμα, ημερολόγιο, τιμολόγια, είσπραξη πληρωμής στο ταμείο· χειροκίνητες εγγραφές και επιστροφές — μόνο με δικαίωμα «Οικονομικά» |
| Καθηγητής | τα τμήματά του, τα μαθήματά του, το ημερολόγιο και τις εργασίες για το σπίτι· χωρίς χρήματα, οικογένειες και λίστα αναμονής |
Η ενότητα επισημαίνεται στον σχεδιαστή ρόλων ως ευαίσθητη: περιέχει προσωπικά δεδομένα παιδιών και χρήματα οικογενειών.
Τι μπορεί να αναβληθεί#
- Η online πληρωμή — όσο ο πάροχος δεν έχει συνδεθεί, οι πληρωμές σημειώνονται χειροκίνητα (μετρητά, έμβασμα) ή μέσω του ταμείου.
- Η μηνιαία εκτέλεση τιμολογίων — τον πρώτο μήνα αρκεί να δέχεστε πληρωμές στην καρτέλα της οικογένειας· η εκτέλεση στις 25 του μήνα θα εκδώσει τα τιμολόγια μόνη της.
- Οι ειδοποιήσεις — ενεργοποιήστε τις αφού ελέγξετε το πρόγραμμα και τα τιμολόγια στα δικά σας δεδομένα.
- Οι αίθουσες — αν το μάθημα γίνεται πάντα σε μία τάξη, η απασχόληση των αιθουσών μπορεί να μην τηρείται.
Αντιμετώπιση προβλημάτων#
| Τι βλέπετε | Γιατί | Τι να κάνετε |
|---|---|---|
| «Το σχολείο σε αυτό το κατάστημα είναι απενεργοποιημένο» | το κατάστημα ανήκει σε άλλη κάθετη χωρίς σημαία σχολείου | ο ιδιοκτήτης πατάει «Ενεργοποίηση σχολείου στο κατάστημα» |
| Μάθημα με σήμανση «Σύγκρουση» | ο καθηγητής ή η αίθουσα είναι απασχολημένοι εκείνη την ώρα | μεταφέρετε το μάθημα ή αλλάξτε καθηγητή στο παράθυρο του μαθήματος· «Επανάληψη συγχρονισμού» |
| «Συγχρονισμός: N» στο τμήμα | τα μαθήματα δεν έχουν μπει ακόμη στο ημερολόγιο εγγραφών | περιμένετε ένα λεπτό ή πατήστε «Συγχρονισμός» στο πρόγραμμα του τμήματος |
| Δεν αποθηκεύεται το παιδί | δεν υπάρχει οικογένεια ή συγκατάθεση γονέα | επιλέξτε οικογένεια και σημειώστε τις συγκαταθέσεις pdn και «γονική» |
| «Το νόμισμα είναι κατοχυρωμένο» | το σχολείο έχει ήδη οικογένεια | το νόμισμα του σχολείου το αλλάζει η υποστήριξη |
| Η καρτέλα «Ρυθμίσεις» ή «Οικονομικά» είναι κενή | οι οθόνες ετοιμάζονται | ρυθμίσεις — μέσω υποστήριξης, χρήματα οικογένειας — στην καρτέλα της, στην καρτέλα «Μαθητές» |
| Η λίστα μαθητών είναι κενή μετά από σφάλμα δικτύου | το ευρετήριο δεν πρόλαβε | ανοίξτε ξανά την καρτέλα· ο διαχειριστής μπορεί να ξαναχτίσει τις λίστες |
Συχνές ερωτήσεις#
Μπορούν να γίνονται ατομικά μαθήματα; Ναι. Σταθερό πρόγραμμα — προσωπικό τμήμα για έναν μαθητή· μεμονωμένα μαθήματα — κανονική εγγραφή σε καθηγητή στο ημερολόγιο εγγραφών, μπαίνει στον ατομικό λογαριασμό του μαθητή.
Πού είναι οι μεμονωμένοι επισκέπτες και τα δοκιμαστικά μαθήματα; Το δοκιμαστικό μάθημα μπαίνει με εγγραφή «δοκιμαστικά» ή με εγγραφή σε ελεύθερη θέση μαθήματος· μετά από αυτό — κουμπί «Εγγραφή».
Μπορούν να εισαχθούν μαθητές; Ναι, στην καρτέλα «Μαθητές» — εισαγωγή από CSV.