בית ספר: הפעלה ביום אחד

המדור „בית ספר“ — ניהול של בית ספר פרטי וקורסים: בית ספר לשפות, למוזיקה, לילדים, לספורט, מרכז שיעורים פרטיים או בית ספר מקוון. בו מתנהלים תלמידים והורים משלמים, קורסים וקבוצות, מערכת שעות, יומן נוכחות ושיעורי בית, חשבונות המשפחות, חשבוניות ודוחות.

המדור נדלק מעצמו אם בהרשמה נבחר סוג העסק „חינוך“. לפתוח אותו: פאנל ניהול → בית ספר (/school). הלשוניות נמצאות בכתובת (?tab=), ולכן F5 וקישור לעמית פותחים את אותה לשונית:

בית ספר בענף אחר (למשל בבית קפה עם קורסי בישול) נדלק בנפרד בסניף: המדור יציג הודעה „בית הספר בסניף הזה כבוי“ ולצידה כפתור „להפעיל בית ספר בסניף“ — רק הבעלים רואה אותו.

מה להכין#

• רשימת קורסים עם מחיר „החל מ“ ותיאור קצר — אלה פריטים בקטלוג, והם מוצגים בחלון הראווה ובווידג'ט ההרשמה.
• תעריפים — איך משלמים: חודשי, חבילת שיעורים, קורס שלם, בתשלומים, לפי שיעור. בהרחבה — תעריפים, היעדרויות וחיובים.
• מדיניות היעדרויות: אם לחייב על שיעור שהוחמץ בלי סיבה מוצדקת, וכמה שעות מראש צריך להודיע כדי שהסיבה תיחשב מוצדקת.
• מורים ושעות העבודה שלהם. שיעור לא ייקבע על גבי שיעור אחר או תור אישי של אותו מורה.
• תלמידים ומשלמים: שם התלמיד, טלפון או דואר אלקטרוני של המשלם. עבור ילד נדרשת הסכמת הורה לעיבוד נתונים אישיים — כרשומה נפרדת.

חומרה אינה נדרשת: המדור עובד בדפדפן, והמורה מסמן את השיעור מהטלפון.

הפעלה שלב אחר שלב#

1. קורסים בקטלוג#

קטלוג → הוספת פריט עם סוג „שירות“. לוורטיקל „חינוך“ יש בעורך בלוק „קורס“: פורמט (פרונטלי, מקוון, משולב), רמה והבהרה („A2–B1“), גיל „מ-“ ו„עד“, מספר מפגשים, משך מפגש ותוכנית — נושאים לפי סדר. אין כסף בבלוק: מחירי הלימוד הם התעריפים של בית הספר.

2. מורים#

עובדים → הוספה, תפקיד „מורה“. שם משתמש אינו חובה: בלעדיו המורה הוא רק עמודה במערכת השעות. עם שם משתמש הוא נכנס לעמדת העבודה „מורה“ ורואה רק את הקבוצות שלו, מערכת השעות והיומן — בלי כספים וכרטיסי משפחות.

3. הגדרות בית הספר ותעריפים#

כרגע מסך „בית ספר → הגדרות“ בהכנה, ואת המדיניות והתעריפים של בית הספר אנחנו מגדירים יחד איתכם בעת החיבור (הפיילוט מלווה בתמיכה). בלי הגדרה חלות ברירות המחדל המומלצות: היעדרות ללא סיבה מוצדקת מחויבת, עם סיבה מוצדקת — לא, החלון — 12 שעות, מצב הסימון — „מסמנים את הנוכחים“, חשבוניות ב-25 לחודש עם מועד של 5 ימים, שיעור ניסיון בחינם.

מה להחליט מראש:

• מדיניות היעדרויות וחלון הסיבה המוצדקת.
• תעריף אחד או שניים לקורס. תעריף אינו נמחק (רק לארכיון), והמודל שלו אינו משתנה לאחר היצירה — התחילו במה שבאמת תשתמשו בו.
• מטבע: הוא נקבע עם המשפחה הראשונה.

4. בדיקת תעריפים על דוגמה#

לפני רישום כולם, עברו על חודש אחד של תלמיד אחד לפי המאמר תעריפים, היעדרויות וחיובים: כמה יחויב לחודש, מה יקרה עם היעדרות ועם שיעור שבוטל על ידי בית הספר.

5. קבוצה#

בית ספר → קבוצות → קבוצה חדשה:

• הגדרות — שם, קורס, פורמט, מורה מוביל (ועד 5 עוזרים), כיתה, מקומות ומינימום, תאריכים, תעריפי הקבוצה, פרסום באתר.
• מערכת שעות — כללי השבוע: יום, שעה, משך (15–720 דקות). חריגים — חגים וחופשות.

לאחר השמירה בית הספר יפתח שיעורים ל-8 שבועות קדימה ויציב אותם ביומן הרישום. אם המורה או הכיתה תפוסים באותו זמן, השיעור יקבל סימון „התנגשות“ — הקבוצה תעלה לראש הרשימה, ובחלון השיעור תופיע הסיבה.

6. תלמידים ומשפחות#

בית ספר → תלמידים → הוספה. לילד נדרשת משפחה (משלם עם טלפון או דואר אלקטרוני) והסכמות הורה; מבוגר יכול להיות „משלם לעצמו“. אח ואחות — משפחה אחת: יש לה יתרה אחת וחשבונית אחת עם שורות לפי תלמידים.

שמות, טלפונים ודואר אלקטרוני נשמרים במתחם מוגן של נתונים אישיים; ברשימות ובמסמכים של בית הספר — תגיות כמו #K7Q2, והשם נחשף לעובד בעל הרשאה.

7. רישום#

בכרטיס הקבוצה — לשונית „תלמידים“ → „רישום“: תלמיד, „לומד“ או „ניסיון“, תעריף, תאריך התחלה, הנחה באחוזים או בסכום, מחיר משלו. קבוצה מלאה — „מעל המקומות“ או „ברשימת המתנה“. לאחר הרישום החיובים לפי התעריף מחושבים מעצמם (חבילת שיעורים נמכרת מיד, תשלום חודשי — לחודש).

8. השיעור הראשון#

בית ספר → יומן: פתחו את השיעור, סמנו „היה“ / „איחר“ / „מוצדק“ / „היעדרות“, רשמו נושא ושיעורי בית. לאחר מכן פתחו את כרטיס המשפחה והשוו את החיוב והיתרה. איך מחושב שיעור — במאמר תעריפים, היעדרויות וחיובים.

9. משפחה ואתר#

• שלחו למשפחה קישור לאזור האישי — מערכת שעות, יומן, יתרה ו„לתשלום“: אזור אישי של תלמיד ומשפחה.
• לאתר בית הספר יש ווידג'טים „רישום לקורס“ ו**„מערכת שעות“** במדור „האתר שלי“: ווידג'טים לאתר.
• לקבוצות מקוונות — קישור Zoom/Meet או חדר Jitsi: שיעורים מקוונים.

מי רואה מה#

המדור מסומן בבונה התפקידים כרגיש: יש בו נתונים אישיים של ילדים וכספי משפחות.

מה אפשר לדחות#

• תשלום מקוון — כל עוד הספק לא מחובר, תשלומים מסומנים ידנית (מזומן, העברה) או דרך הקופה.
• הפקה חודשית של חשבוניות — בחודש הראשון מספיק לקבל תשלומים בכרטיס המשפחה; ההפקה ב-25 לחודש תפיק חשבוניות בעצמה.
• התראות — הפעילו לאחר שתבדקו את מערכת השעות והתעריפים על הנתונים שלכם.
• כיתות — אם השיעור תמיד באותו חדר, אפשר לא לנהל תפוסת חדרים.

טיפול בתקלות#

שאלות נפוצות#

אפשר לנהל שיעורים אישיים? כן. מערכת שעות קבועה — קבוצה אישית של תלמיד אחד; שיעורים חד-פעמיים — רישום רגיל אצל מורה ביומן הרישום, והוא נכנס לחשבון האישי של התלמיד.

איפה אורחים חד-פעמיים ושיעורי ניסיון? שיעור ניסיון נקבע ברישום „ניסיון“ או ברישום למקום פנוי בשיעור; אחריו — כפתור „רישום“.

אפשר לייבא תלמידים? כן, בלשונית „תלמידים“ — ייבוא מ-CSV.

מדורים קשורים#

• תעריפים, היעדרויות וחיובים
• חשבון התלמיד והמשפחה
• שיעורים מקוונים
• וידג'טים לאתר
• קבלות לחינוך ולכושר (רוסיה)