Jurnal pemesanan

Jurnal pemesanan — layar kerja salon kecantikan (dan layanan lain dengan janji temu). Ini adalah kisi harian: kolom berisi spesialis, vertikal berisi waktu. Di sini Anda membuat janji temu layanan, menjadwalkannya ulang, dan mengelolanya berdasarkan status.

Buka: Panel Admin → Janji Temu (admin.cenaly.com).

Ruang, perangkat keras, dan perencanaan kunjungan#

Spesialis dikelola sebagai orang, ruang dan peralatan — sebagai sumber daya pemesanan terpisah. Tentukan sumber daya mana yang dibutuhkan setiap layanan. Pemeriksaan ketersediaan menggabungkan jadwal spesialis, keterpakai sumber daya, dan istirahat layanan.

Di jurnal staf, Anda dapat menyusun kunjungan dari beberapa layanan atau rangkaian kunjungan. Tindakan ini tidak berarti kemampuan yang sama ada di widget tamu. Sebelum mengonfirmasi, periksa tanggal yang diusulkan dan konflik.

Jadwal menggunakan zona waktu cabang. Tetapkan sebelum membuka janji temu online, terutama jika resepsionis bekerja dari negara lain. Perubahan status dengan tanda tunggu masih memerlukan konfirmasi server: kesalahan atau tindakan yang belum dikonfirmasi harus diselesaikan sebelum melanjutkan pekerjaan.

Untuk klinik, pilih preset "Klinik": dokter, ruang, pasien, kunjungan. Riwayat pasien di sini bersifat administratif; rekam medis, diagnosis, dan protokol perawatan tidak termasuk dalam modul. Tindakan dokter dibatasi oleh perannya dan kunjungan yang ditugaskan kepadanya.

Di sekolah, gunakan janji temu untuk pelajaran percobaan dan individu. Kehadiran kelompok tetap dan keuangan keluarga termasuk skenario sekolah yang dijelaskan di hari pertama.

Kisi harian#

Di bagian atas ada panel hari dengan tombol hari ini / hari sebelumnya / hari berikutnya. Di bawah setiap spesialis ada kolomnya sendiri dengan janji temu berdasarkan waktu; untuk janji temu tanpa spesialis yang ditugaskan ada kolom terpisah "Tanpa spesialis". Kisi diperbarui sendiri: janji temu yang dibuat tamu atau kolega muncul di dalamnya tanpa memuat ulang halaman.

Suara dan notifikasi janji temu baru#

Ikon 🔔 / 🔕 di header jurnal mengaktifkan suara dan notifikasi pop-up untuk janji temu baru. Keduanya hanya berfungsi selama halaman ini terbuka: jika browser melarang notifikasi, tombol akan berubah menjadi kuning dengan petunjuk untuk mengizinkannya di pengaturan situs.

Karena itu, di bawah header ada banner "Selama admin tertutup, Anda tidak akan tahu tentang janji temu baru" dengan tombol "Hubungkan notifikasi Telegram" — tombol ini membuka wizard koneksi langsung di tempat, tanpa mengarahkan ke toko aplikasi. Jika bot cabang sudah terhubung, banner digantikan petunjuk tenang dengan tautan: tautan itu harus dibuka dari akun Telegram yang seharusnya menerima notifikasi. Banner dapat disembunyikan dengan tombol "Jangan tampilkan".

Direktori spesialis#

Tombol "Spesialis" membuka daftar spesialis. Spesialis adalah staf dari direktori staf umum dengan peran spesialis; tidak wajib membuat login untuknya — Anda dapat menambahkan "staf-sumber daya" yang hanya ada sebagai kolom di jadwal. Untuk setiap spesialis:

• Nama;
• Warna — yang menyorot janji temunya di kisi;
• Aktif — apakah ikut serta dalam jadwal;
• Layanan — layanan mana yang ia kerjakan (semua atau yang dipilih);
• Jadwal kerja — jam kerja per hari dalam seminggu; hari tanpa centang dianggap hari libur;
• Istirahat harian — makan siang dan slot waktu serupa, dipotong dari setiap hari kerja;
• Cuti dan sakit — rentang tanggal saat spesialis tidak tersedia, dengan catatan opsional;
• Hari khusus — pengecualian untuk tanggal tertentu: jadikan hari libur atau tetapkan jam khusus. Hari khusus lebih kuat dari jadwal mingguan — dengannya Anda menutup "Sabtu ini buka sampai 15:00" tanpa mengubah jadwal selamanya.

Jadwal, istirahat, dan cuti berlaku tidak hanya di jurnal, tetapi juga di janji temu online: jam tersebut tidak ditawarkan kepada tamu.

Jika belum ada spesialis, tambahkan yang pertama — tanpa mereka kisi tidak dapat diisi.

Janji temu baru#

Tombol "Janji temu baru" membuka formulir:

• Pelanggan dan telepon;
• Layanan (dari daftar) dan durasi-nya dalam menit;
• Spesialis;
• Tanggal dan waktu;
• Komentar.

Setelah disimpan, janji temu muncul di kisi pada kolom spesialis. Jurnal tidak akan membiarkan Anda membuat janji temu "ke tempat kosong": jika waktu di luar jam pemesanan cabang atau spesialis tidak bekerja saat itu, formulir akan mengatakannya dengan jujur.

Status kunjungan#

Setelah membuka janji temu, Anda mengelolanya berdasarkan status:

Statusnya tepat enam. Jika deposit diperlukan tetapi tidak dibayar selama slot waktu ditahan, tidak ada status terpisah yang muncul: janji temu beralih ke "Dibatalkan", dan alasannya — "deposit tidak dibayar tepat waktu" — ditambahkan ke status di kartu.

Tindakan (konfirmasi / "Di kursi" / selesaikan / tidak hadir / batalkan / jadwalkan ulang) mengalihkan status langsung di kartu janji temu. Jadwal ulang mempertahankan deposit yang sudah dibayar — tamu tidak perlu membayar lagi.

Deposit dan denda karena tidak hadir#

Masalah klasik salon — “sudah memesan lalu tidak datang”. Solusinya adalah pembayaran di muka: di jendela “Pengaturan pemesanan” ada blok “Kebijakan deposit” yang dapat diaktifkan:

• tombol “wajibkan deposit saat pemesanan online”;
• jumlah — persentase dari harga layanan atau jumlah tetap (untuk layanan tertentu bisa diatur ketentuannya sendiri);
• pembatalan gratis dalam N jam sebelum kunjungan.

Beginilah tampilannya dalam praktik:

• saat memesan online, tamu melihat jumlah dan ketentuannya, slot waktu ditahan untuk waktu terbatas sampai pembayaran; jika tidak membayar — pemesanan dibatalkan sendiri dengan keterangan “deposit tidak dibayarkan tepat waktu”, dan waktunya kembali tersedia untuk dipesan;
• status deposit terlihat di kartu pemesanan: sudah dibayar, menunggu pembayaran, dikembalikan, hangus;
• jika tamu membatalkan tepat waktu — uang dikembalikan otomatis; jika membatalkan terlambat atau tidak hadir — deposit ditahan, dan jurnal menampilkan pemberitahuan tentang hal ini;
• jadwal ulang pemesanan tidak menghapus deposit.

Deposit memerlukan akuisisi online yang terhubung. Mekanisme serupa, tetapi lebih fleksibel pengaturannya, tersedia pada reservasi meja — lihat Reservasi meja.

Pemesanan online oleh pelanggan#

Pelanggan dapat memesan sendiri — layanan → spesialis → slot waktu kosong → kontak:

• di etalase Anda;
• di situs web Anda sendiri — melalui widget “Pemesanan online”, lihat Situs saya. Widget muncul jika di menu ada setidaknya satu item dengan tipe “Layanan”;
• di Telegram — aplikasi mini pemesanan di bot Anda.

Semua pemesanan, dari mana pun asalnya, masuk ke jurnal yang sama.

Waktu kosong dihitung berdasarkan jadwal spesialis, istirahatnya, cutinya dan hari-hari khusus, berdasarkan durasi layanan (ditambah buffer untuk membersihkan tempat kerja, jika diatur pada layanan) dan berdasarkan waktu yang sudah terisi. Batasan umum untuk seluruh cabang — ikon roda gigi pengaturan bagian di jurnal, jendela “Pengaturan pemesanan”, blok “Jam pemesanan online”.

Pada layanan itu sendiri di bagian “Menu” Anda dapat mengatur bukan hanya durasi: buffer setelah kunjungan, berapa tamu yang dapat dilayani sekaligus, spesialis mana yang tersedia untuknya, dan ketentuan depositnya sendiri.

Jika semuanya penuh, tamu dapat menekan “Beri tahu jika ada yang kosong” — dan akan menerima notifikasi saat slot waktu terbuka (termasuk jika terbuka karena deposit yang tidak dibayar tepat waktu).

Tulisan “Anda sudah terdaftar” baru dilihat tamu setelah pemesanan benar-benar dibuat. Jika dalam beberapa detik saat ia mengisi kontak waktunya sudah diambil orang lain, tamu akan menerima penolakan yang jujur, dan grid langsung disusun ulang — sistem tidak akan membiarkan dua tamu pada satu waktu untuk satu spesialis. Jika tamu tidak memilih spesialis sendiri, kami menetapkan spesialis yang tersedia saat pemesanan dibuat.

Jika konfirmasi karena suatu hal tertunda, alih-alih “Anda sudah terdaftar” tamu akan melihat “Konfirmasi belum datang, tempat usaha akan menghubungi Anda”. Pemesanan seperti itu biasanya tetap sampai ke jurnal — periksa dan hubungi kembali tamu tersebut.

Apa yang tamu terima langsung setelah memesan#

Di layar konfirmasi ada nomor pemesanan, dan di sebelahnya, tergantung cabang Anda:

• 🔔 Pengingat di Telegram — tombol mengarah ke bot Anda (muncul jika bot terhubung);
• Kelola pemesanan — tautan ke halaman jadwal ulang dan pembatalan;
• Tambahkan ke kalender — acara untuk kalender ponsel atau komputer;
• email — jika tamu meninggalkan e-mail.

Mengelola pemesanan melalui tautan#

Tautan “Kelola pemesanan” membuka halaman terpisah. Tamu tidak perlu akun pribadi, kata sandi, maupun aplikasi — cukup tautannya saja; tautan yang sama juga dikirim dalam email konfirmasi.

Di halaman ini tamu dapat:

• melihat layanan, spesialis, tanggal dan waktu;
• menjadwalkan ulang pemesanan ke waktu kosong lain;
• membatalkan pemesanan;
• membayar deposit, jika diperlukan (untuk pemesanan dari widget di situs web Anda, ini satu-satunya tempat pembayaran);
• mengaktifkan pengingat di Telegram.

Jadwal ulang dan pembatalan langsung terlihat di jurnal — tidak perlu dikonfirmasi terpisah.

⚠️ Tautan itu sendiri adalah kunci pemesanan: siapa pun yang kepadanya tamu meneruskan tautan tersebut juga dapat menjadwalkan ulang atau membatalkan kunjungan.

Email konfirmasi#

Di formulir pemesanan ada kolom opsional e-mail. Jika tamu meninggalkan alamatnya — tepat setelah konfirmasi, email dikirim kepadanya: layanan, tanggal dan waktu (dalam zona waktu tempat usaha), durasi, alamat tempat usaha, nomor pemesanan, dan tombol “Kelola pemesanan”. Jika tidak meninggalkan — kami tidak mengirim apa pun, dan ini sama sekali tidak memengaruhi pemesanannya.

Email tidak dikirim jika pemesanan dibuat oleh administrator di jurnal, jika sistem menolak pemesanan, atau jika layanan memerlukan deposit dan depositnya belum dibayar. Upaya tamu yang mengulang tidak menghasilkan email kedua.

Email tersedia dalam delapan bahasa lingkup pemesanan — Inggris, Rusia, Georgia, Turki, Albania, Jerman, Ukraina, dan Armenia; bahasa dipilih berdasarkan bahasa yang digunakan tamu saat memesan, untuk bahasa lainnya email akan berbahasa Inggris.

Zona waktu tempat usaha#

Bagian tamu berjalan dalam waktu tempat usaha, bukan waktu perangkat tamu. Tamu dari zona lain melihat di samping pilihan waktu keterangan “waktu tempat usaha (Asia/Tbilisi)”, dan di email — baris “Waktu ditunjukkan dalam zona waktu tempat usaha”. Email dan pengingat juga dikirim dalam zona waktu ini.

Namun grid jurnal digambar dalam waktu perangkat administrator: jam dan menit pemesanan ditampilkan sebagaimana dilihat browser. Selama Anda bekerja dari negara Anda sendiri, tidak ada perbedaan; jika administrator membuka jurnal dari zona waktu lain — periksa zonanya, jika tidak, pemesanan pukul 14:00 akan tampil pada waktu yang berbeda baginya.

Zona waktu diambil dari pengaturan cabang — bagian “Cabang”, kolom zona waktu. Periksa sebelum mengaktifkan pemesanan online: terutama jika akun dibuat bukan dari negara Anda sendiri.

Pengingat di Telegram#

Jika lokasi Anda terhubung ke bot Telegram, tamu yang memesan melalui bot tersebut akan menerima:

• konfirmasi janji temu, serta pesan tentang jadwal ulang dan pembatalan;
• pengingat 24 jam dan 2 jam sebelum kunjungan dengan tombol "Akan datang" dan "Batalkan" — sekali tekan langsung mengubah status janji temu di jurnal pemesanan.

Pemilik dan administrator menerima notifikasi tentang janji temu baru dan pembatalan di chat mereka — blok pengaturan terpisah "Notifikasi ke pemilik".

Waktu di semua pesan ditampilkan dalam zona waktu lokasi.

Teks pengingat tersedia dalam empat bahasa — Inggris, Rusia, Georgia, dan Turki (sementara email dikirim dalam delapan bahasa). Jika tamu memesan dalam bahasa lain, pengingat akan dikirim dalam bahasa Inggris.

Pembatalan melalui tombol di bot memperhitungkan deposit: jika tamu masih dalam jendela pembatalan gratis, uang dikembalikan otomatis dan bot memberitahukannya ("deposit dikembalikan ke kartu yang sama"); jika jendela sudah lewat — bot memberi tahu bahwa deposit ditahan. Pengembalian manual hanya berlaku untuk kasus ketika pengembalian otomatis gagal — maka bot akan dengan jujur memperingatkan tamu bahwa tempat usaha akan menghubunginya.

Dari mana janji temu berasal#

Janji temu yang dipesan tamu melalui widget di situs Anda ditandai dengan ikon 🌐 berlabel "Dari situs" di jurnal pemesanan — langsung terlihat apakah kanal ini berfungsi atau tidak.

Tombol "🌐 Widget di situs" membuka corong widget untuk 7, 30, atau 90 hari:

Secara terpisah ditampilkan "Slot waktu terisi saat memilih" (janji temu yang hilang — alasan untuk menambah spesialis atau mempersingkat langkah), gangguan teknis, berapa tamu yang melihat persyaratan deposit dan berapa yang menunggu depositnya, berapa yang mengaktifkan pengingat di Telegram dan menambahkan kunjungan ke kalender, serta bahasa yang digunakan saat widget dibuka. Ini hanya penghitung: tidak ada data pribadi tamu di dalamnya.

Langganan#

Tombol "🎟️ Langganan" membuka paket layanan: Anda mendeskripsikan rencana templat ("10 potong rambut", "tanpa batas selama sebulan"), menerbitkan langganan untuk pelanggan tertentu, dan kunjungan dipotong dari langganan tersebut seiring kunjungan. Perpanjangan rutin dengan pemotongan otomatis juga didukung.

Batasan#

• Widget pemesanan online tidak selalu muncul. Widget memerlukan pemesanan yang aktif di lokasi dan setidaknya satu item bertipe "Layanan" di menu — jika tidak, widget tidak ditampilkan secara diam-diam agar tamu tidak melihat panel kosong.
• Menjadwalkan ulang dan membatalkan kunjungan tidak bisa dilakukan di dalam widget itu sendiri. Ini dilakukan di halaman terpisah melalui tautan "Kelola janji temu" — tautan ini dikirim ke tamu di layar konfirmasi dan di email.
• Email hanya terkirim jika tamu meninggalkan email. Kolom ini opsional; email juga tidak dikirim untuk janji temu yang dibuat administrator di jurnal pemesanan, maupun untuk deposit yang belum dibayar.
• Waktu selalu dalam zona waktu tempat usaha. Tamu dari zona waktu lain melihat label zona waktu di samping pilihan waktu — "14:00" berarti 14:00 waktu Anda.
• Waktu luang dihitung oleh sistem, bukan oleh Anda. Waktu luang dipengaruhi oleh jadwal spesialis, istirahat, cuti dan hari khusus, durasi layanan beserta buffer setelah kunjungan, serta "Jam pemesanan online" lokasi — Anda tidak bisa "membuka" slot waktu yang sudah terisi secara manual di widget.
• Di situs yang dibuat dengan pembuat situs kami, widget dinonaktifkan secara default: widget mengubah tata letak halaman, jadi harus Anda aktifkan sendiri secara sadar.

Pemecahan masalah#

Tombol "Pesan" tidak ada di situs saya.

1. Tidak ada satu pun item layanan di menu atau pemesanan dinonaktifkan di lokasi — dalam kasus ini widget tidak ditampilkan.
2. Tag tidak ditemukan — tekan "Periksa pemasangan" di bagian "Situs saya". Tag yang dipasang melalui Google Tag Manager tidak akan terdeteksi oleh pemeriksaan — periksa situs dengan mata Anda sendiri.
3. Perubahan belum sampai — file widget didistribusikan melalui CDN dengan cache 5 menit: tunggu dan muat ulang halaman dengan membersihkan cache.
4. Tombol tertelan tombol multipel — jika di kipas tombol multipel ada item "Pesan", tombol widget sendiri sengaja dinonaktifkan.

Tamu tidak melihat waktu luang. Periksa satu per satu: jadwal spesialis dan istirahatnya, hari khusus dan cuti, "Jam pemesanan online" di pengaturan bagian, durasi layanan beserta buffer setelah kunjungan, dan slot waktu yang sudah terisi. Jika semuanya terisi, tamu dapat menggunakan tombol "Beri tahu jika ada yang kosong".

Tautan ke layanan atau spesialis tertentu membuka langkah pertama biasa. Artinya, pengenal sudah kedaluwarsa — layanan diganti nama atau spesialis sudah berhenti. Widget dalam kasus ini tidak rusak, melainkan menampilkan pilihan biasa dari langkah pertama; perbaiki pengenal di atribut tag.

Tamu melihat "Konfirmasi belum datang". Janji temu biasanya tetap sampai ke jurnal pemesanan — periksa di grid dan hubungi tamu.

Janji temu dari situs tidak terlihat di statistik. Corong widget ditampilkan oleh tombol "🌐 Widget di situs" di jurnal pemesanan: berapa kali tombol dilihat, berapa tamu yang membuka panel, dan berapa yang memesan. Janji temu dari situs sendiri memiliki lencana "Dari situs".

Bagian terkait#

• Situs saya — widget pemesanan online untuk situs eksternal
• Telegram — menghubungkan bot
• Karyawan dan perubahan kas — pencatatan waktu kerja personel
• Tamu tetap — riwayat pelanggan
• Reservasi meja — logika reservasi serupa untuk restoran

Pertanyaan umum#

Apa yang harus dilakukan dengan janji temu tanpa spesialis?#

Janji temu tersebut masuk ke kolom “Tanpa spesialis” — tetapkan spesialis nanti dengan membuka janji temu itu.

Dari mana layanan dalam formulir berasal?#

Dari katalog layanan Anda; setiap layanan memiliki durasi yang sudah ditetapkan dan otomatis diisikan ke janji temu.

Bagaimana menandai bahwa pelanggan tidak datang?#

Di kartu janji temu, pilih tindakan “Tidak hadir” — statusnya akan tercatat sebagai no-show. Jika deposit sudah dibayarkan untuk janji temu itu dan penahanannya diaktifkan, deposit akan didebit untuk keuntungan cabang, dan jurnal pemesanan akan langsung memberitahukannya.

Bisakah dua tamu memesan waktu yang sama dengan spesialis yang sama?#

Tidak. Waktu terikat pada janji temu saat dibuat: tamu kedua akan ditolak dan melihat slot waktu terbaru dengan jam yang masih kosong.

Bagaimana menutup hari atau sebagian hari untuk spesialis?#

Istirahat makan siang dan slot waktu serupa — “Istirahat harian” di kartu spesialis, tanggal tertentu — “Hari khusus” (hari libur atau jam khusus untuk hari itu), periode panjang — “Cuti dan sakit”. Untuk menutup jam seluruh cabang, ubah “Jam pemesanan online” di pengaturan janji temu.

Tamu sudah memesan, tetapi email tidak datang#

Periksa apakah tamu mengisi email: kolom ini opsional. Email tidak dikirim untuk janji temu yang dibuat administrator di jurnal pemesanan dan untuk deposit yang belum dibayar. Jika alamat email diisi — minta tamu memeriksa folder “Spam”.

Tamu berada di zona waktu lain — waktu mana yang ia pilih?#

Waktu cabang. Di samping pilihan waktu, widget mencantumkan zona waktu, jadi “14:00” berarti tepat 14:00 waktu Anda, bukan waktu tamu.