Құжаттар: үлгілер және AI толтыру

«Құжаттар» бөлімі — кадрлық, шарттық және қоймалық құжаттардың құрастырушысы: бұйрықтар, еңбек шарттары, жеткізу шарттары, сенімхаттар және мекемеге үнемі рәсімдеуге тура келетін басқа да қағаздар. Әкімшілік панелі → Құжаттар бөлімін ашыңыз (admin.cenaly.com/documents).

Бөлім үш қойындыдан тұрады: «Файлдар», «Үлгілер» және «Құжаттар»; әдепкі бойынша «Файлдар» қойындысы ашылады. Бөлім әдепкі бойынша қосылған және бүйір мәзірде бірден көрінеді — егер ол сізге қажет болмаса, Қолданбалар дүкеніндегі «Құжаттар» карточкасы арқылы панельден алып тастауға болады (сол қосқышпен ол кейін қайта қосылады).

Құжаттар таңдалған филиал бойынша жүргізіледі. Бөлім иесіне және лауазымы «Құжаттарды» қамтитын қызметкерлерге ашық: дайын пресеттерде бұл бухгалтер, сатып алушы, қоймашы, кадр қызметкері (HR) және сату менеджері — кез келген басқа лауазымға бөлім рөлдер құрастырушысында қосылады. Қалған қызметкерлер өздеріне арналған қағаздарды өз кабинетінде, «Менің құжаттарым» бөлімінде көреді.

Филиал бөлімнің тақырыбындағы тізімнен таңдалады. Қажетті филиал әлі жоқ болса — сол тізімнің соңғы пункті, «＋ Филиал қосу…», «Локациялар» бөліміне апармай-ақ осында жаңа филиалдың нысанын ашады: сол өрістер (атауы, мекенжайы, телефоны, e-mail, валютасы, елі), ал сақтағаннан кейін бөлім бірден жаңа филиалға ауысады. Бұл пунктті құжаттарды өңдей алатындар көреді. Егер жоспар филиалдар лимитін таусып қойса, нысан бұл туралы айтып, басқа жоспарға өтуді ұсынады.

Файлдар: мәтіндер, кестелер және жүктелгендер#

«Файлдар» қойындысы — үлгіден туындамайтын мекеменің жұмыс файлдары: жазбалар, есептеулер, прайстар, скандар. Үш түрі:

Мәтіндік құжат — тақырыпшалары, тізімдері, кестелері, суреттері және сілтемелері бар редактор, / арқылы слэш-мәзір, іздеу және алмастыру және AI көмекшісі. Сайт мақалаларындағы редактордың дәл өзі.
Кесте — толыққанды электрондық кесте: Excel формулалары, пішімдеу, ұяшықтарды біріктіру және бекіту, сұрыптау және сүзгілер, деректерді тексеру, шартты пішімдеу, жазбалар, бірнеше парақ, болдырмау және қайталау. Excel-ден және Excel-ге көшіру жұмыс істейді. ⤢ түймесі кестені браузердің бүкіл бетіне жайып, сол түймемен немесе Esc пернесімен қайтарады.
Жүктелген файл — PDF, суреттер, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD 25 МБ дейін. PDF, суреттер және мәтін бөлімнің ішінде ашылады, офистік форматтар жүктеледі.

Файлды «Құру» түймесімен (мәтін / кесте / жүктеу), файлды панельге сүйреп әкелу арқылы немесе «XLSX/CSV импорты» арқылы жасауға болады — импортталған файл мәндері, формулалары, біріктірулері және өлшемдері бар өңделетін кестеге айналады (бұл ретте безендіру көшірілмейді). Кестені XLSX немесе CSV-ге қайта шығаруға болады.

Файлдар өз папкаларына орналастырылады, жолдың әрекеттері бар: ашу, жүктеу, атын өзгерту, көшіру, жылжыту, жою.

Ашық мәтіндік құжаттың немесе мәтіндік файлдың (.md, .txt, .csv және басқалары) үстінде оның қайда жатқаны көрінеді: филиал және папкалар жолы, мысалы «Файлдар / Шарттар / 2026». Жолдағы әрбір папка — сілтеме: бассаңыз, сол папканың тізімі ашылады, ал «Файлдар» ең жоғарыға апарады. Ауыспас бұрын сақталмаған түзетулер сақталады, браузердің «артқа» түймесі файлға қайтарады.

Түзетулер өздігінен сақталады — тергенді тоқтатқаннан кейін бір жарым-екі секундтан соң және жапқан кезде; мәртебесі «14:32 сақталды / Сақталуда… / Сақталмады» деген жазумен көрінеді. Егер файлды дәл осы уақытта әріптесіңіз өңдеп жатса, үнсіз қайта жазу орнына ескерту мен жаңа нұсқаны қайта оқу ұсынысын аласыз.

Бүкіл бөлім бойынша іздеу#

Қойындылардың үстіндегі іздеу өрісі бірден барлық жерден іздейді: үлгілер бойынша (атауы, түрі, өрістердің қолтаңбалары және мәтін), дайын құжаттар бойынша (нөмірі, үлгі атауы, қойылған мәндер, тіркемелердің атаулары) және файлдар бойынша — оның ішінде құжаттардың мәтіні мен кесте ұяшықтарының мәндері; жүктелген PDF және офистік файлдар атауы бойынша табылады.

Сұраудағы барлық сөздер кездесуі керек — регистр мен «ё/е» рөл ойнамайды, атаудағы сәйкестік көбірек салмаққа ие. Нәтижеде жазбаның түрі, нөмірі, папка жолы және ерекшеленген үзінді көрінеді; басу қажетті редакторды қажетті қойындыда ашады.

Үлгілер: өзіңіздікі және каталогтан#

«Үлгілер» қойындысында мыналар қолжетімді:

Өз үлгілеріңіз — нөлден бастап жасалады, мәтін ішінде еркін өріс-плейсхолдерлерімен ({{өріс_атауы}}). Үлгіге атауы, санаты (кадрлар / клиенттер / жеткізушілер / басқа), тілі, құжат түрі және әдепкі нөмірлеу сериясы, ал әр өріске қолтаңба, түрі (мәтін, көпжолды мәтін, сан, күн, ақша, нұсқалар тізімі), міндеттілігі және түсіндірмесі беріледі.
Жаһандық каталог — 32 ел бойынша 338 дайын үлгілік үлгі (кадрлық бұйрықтар, еңбек шарты, жеткізу шарты, қызмет көрсету шарты, тауар алуға сенімхат және т.б.), санаттар бойынша топтастырылған — кадрлар, жеткізушілер, клиенттер. Жоғарыда әмбебап үлгілер, содан кейін сіздің локацияңыздың елінің үлгілері көрсетіледі, қалған елдер аккордеонда жасырылған.

Каталогтағы үлгіні екі тәсілмен қосуға болады:

Режим	Не болады
Байланысқан (linked)	Үлгі каталогпен синхрондалған күйде қалады (жаңартулар автоматты түрде келеді), бірақ оның мәтінін тікелей өңдеуге болмайды
Көшірме (copy)	Үлгі сізге көшіріледі және толығымен өңделетін болады, бірақ каталог жаңартуларын алуды тоқтатады

Егер тұжырымдарды өзіңізге қарай пысықтауды жоспарласаңыз, «Көшірмені», ал әрқашан өзекті үлгілік нұсқаны ұстағыңыз келсе, «Байланысқанды» таңдаңыз. Байланысқан үлгі кез келген сәтте «Көшірме жасау» түймесімен көшірмеге айналады.

Сол каталог толығымен сайтта, тіркелусіз ашық — «Құжат үлгілері» бөлімі: кез келген үлгінің мәтінін алдын ала оқуға, ондағы қосымша бөлімдерді (сынақ мерзімі, сыйақы, төлем нысаны) ауыстырып қосуға және жүйе компания, қызметкер және контрагент карточкаларынан қандай өрістерді өзі толтыратынын көруге болады. Тіркелгі ашпас бұрын керек құжатты таңдауға немесе сілтемені әріптеске жіберуге ыңғайлы.

Платформа өрістері#

Кейбір өрістерді қолмен толтырудың қажеті жоқ: «Платформа өрісін қою» түймесі мәтінге тіркелгі деректерін тартатын плейсхолдерді салады. Мұндай өрістер алты топта 45: компания (деректемелер, банк, директор), локация, қызметкер (аты-жөні, лауазымы, жұмысқа қабылдану күні, мөлшерлемесі, паспорт деректері және т.б.), контрагент, құжаттың өзі (нөмірі, күні, атауы) және қызметтік (бүгінгі күн, пайдаланушы аты). Егер мәтінге жаңа {{плейсхолдерлерді}} қолмен қоссаңыз, «Мәтіннен өрістерді жаңарту» түймесі оларды өрістер кестесіне қосады.

Сауалнама: бәріне бірдей керек емес тармақтар#

Бір шарт әдетте ұсақ-түйектерімен ерекшеленеді: біреуге сынақ мерзімі керек, біреу қолма-қол төлейді, ал біреуі шот-фактура арқылы төлейді. Үш бірдей дерлік үлгінің орнына сауалнама жасаңыз — үлгі редакторындағы «Сауалнама (қосымша бөлімдер)» секциясы. Сұрақ екі түрлі болады:

ауыстырып-қосқыш — «иә/жоқ» («Сынақ мерзімі бар ма?»);
таңдау — бірнеше жауап; әрқайсысының кез келген тілдегі өз мәтіні және үлгі мәтінінде жауапқа сілтеме жасайтын қысқа латын коды (cash, bank) бар.

Қосымша тармақтың өзі мәтінде тегтермен белгіленеді. Оларды қолмен жазудың қажеті жоқ: абзацты таңдап, мәтін үстіндегі панельде «⑂ Қосымша бөлім» түймесін басып, оның немен қосылатынын таңдаңыз. Таңдауы бар сұрақтың мәзірінде әр жауапқа жеке жол болады, ал түймеде дайын тег көрсетіледі:

Мәзірде не таңдалды	Мәтінде не пайда болады	Тармақ құжатқа қашан кіреді
ауыстырып-қосқыш сұрақ	`{{#if probation}} … {{/if}}`	ауыстырып-қосқыш қосулы
«Кез келген жауап»	`{{#if payment}} … {{/if}}`	сұраққа қандай да бір жауап берілді
нақты жауап	`{{#if payment=cash}} … {{/if}}`	дәл осы жауап таңдалды
«және „әйтпесе“ тармағы» құсбелгісі	`{{#if payment=cash}} … {{#else}} … {{/if}}`	`{{#else}}` дейін — осы жауапта, одан кейін — қалғандарында

Мұнда payment — сұрақ кілті, cash — жауап коды; екеуі де сауалнама кестесінде көрінеді. Сол тегтерді қолмен де теруге болады — нысаны дәл осылай. Мәтін астында редактор тег жоқ сұраққа немесе жауапқа сілтеме жасаса, блок жабылмаса немесе сұрақ қосылып, бірақ еш жерде пайдаланылмаса, ескертеді; бұл үлгіні сақтауға кедергі болмайды. Үлгінің алдын ала қарауында тірі ауыстырып-қосқыштар пайда болады — құжат тармақпен және онсыз көрінеді.

Осындай үлгі бойынша құжат жасалғанда, сауалнама «Жаңа құжат» шеберінің қадамына айналады: жауаптар құсбелгілермен қойылады немесе сөзбен сипатталады, сонда ИИ оларды өзі қояды. Тек өшірілген бөлімдердің ішінде қалған өрістер нысанда көрсетілмейді және финалдау кезінде талап етілмейді.

Қалталар және нөмірлеу#

Үлгілер мен құжаттар қалталарға бөлінеді — бұл нан үгінділері, атауын өзгерту және жылжыту мүмкіндігі бар екі тәуелсіз ағаш (іздеу кезінде тізім жолы көрсетіліп, тегіс болады). Құжат нөмірлері үшін нөмірлеу сериялары реттеледі: нөмір үлгісі (әдепкі бойынша DOC-{YYYY}-{NNNN}), есептегіштің жылдық қалпына келуі және келесі нөмірді алдын ала қарау.

Кадрлық құжаттар үшін ел нормалары бойынша сақтау мерзімдері ескеріледі: мұндай құжатты мерзімінен бұрын жоюға әрекеттенгенде бөлім бұл туралы ескертеді (өзі ештеңе жоймайды).

Жұмыс құжатын жасау#

Үлгіден жұмыс құжаты жасалады (нақты қызметкерге арналған нақты бұйрық, нақты жеткізушімен нақты шарт және т.б.) — «Құжаттар» қойындысы. Әрбір жұмыс құжатының үлгі өрістері үшін өз мәндер жиынтығы болады, ол сол үлгіден жасалған басқа құжаттарға тәуелсіз.

«Жаңа құжат» шебері екі қадаммен өтеді: алдымен үлгі таңдалады, содан кейін — контекст: сіздің базаңыздағы қызметкер және/немесе контрагент. Автоматты түрде не қойылатыны және қандай өрістер жетіспейтіні бірден көрінеді, — типтік қағаз AI-сыз-ақ ресімделеді. Қалған өрістер нысанда қолмен, «Жүйеден толтыру» түймесімен немесе AI көмегімен толтырылады (төменде қараңыз). Егер тіркелгідегі деректер өзгерсе, «Платформадан жаңарту» түймесі «бұрын → кейін» диалогын көрсетеді; өрістің платформамен байланысын үзуге болады («Қолмен өңдеу»).

Құжаттың өзінде сол таңдау «Құжат нысандары» блогы ретінде тұрады — үш дереккөз карточкасы: біздің компания (егер филиалда бірнеше заңды тұлға болса, қажеттісі таңдалады — ол бланкінің тақырыбына да қойылады), қызметкер және контрагент (базадан ізделеді). Карточканы ауыстырыңыз — өрістердегі деректемелер жаңасынан бірден тартылады, ал бұрынғысының деректемелері кетеді: дайын қағазда бөтен деректемелерді көзбен дұрыстарынан ажырату мүмкін емес, ал превьюдегі бос орын ерекшеленіп көрсетіледі. Қолмен жазғаныңыз ешқашан өзгертілмейді. Әр карточканың жанында дереккөздегі деректерді түзету үшін «карточканы ашу» сілтемесі бар.

Беттің мекенжайы қайда тұрғаныңызды әрқашан көрсетеді: ашық құжат немесе үлгі редакторы сілтемеге түседі, сондықтан F5 сол жерге қайтарады, «артқа» құжатты жабады, ал сілтемемен әріптесіңізбен бөлісуге болады.

Қызметкерлер тобына топтап#

Бір қағазды бүкіл ұжымға бір-бірлеп жасаудың қажеті жоқ: жаппай генерация бір уақытта 200 құжатқа дейін жасайды. Үлгіні таңдап, қызметкерлерді сүзгіден өткізіп (рөл бойынша сүзгі, «тек әлі жоқтарға» режимі), алдын ала қарауды көріп — құжаттарды бірден финалдау керек пе және таныстыруды сұрау керек пе, соны көрсетесіз.

Құжаттарды тек бөлімнен ашуға болмайды: оларға сілтемелер қызметкер карточкасынан, контрагент карточкасынан және қызметкер кабинетіндегі «Менің құжаттарымнан» келеді.

Өрістерді AI-мен толтыру#

Жұмыс құжатында AI көмегімен өрістерді жылдам толтырудың екі тәсілі бар:

Чат — жағдайды еркін түрде сипаттаңыз (мысалы, «1 тамыздан бастап даяшы Иванованы жұмысқа қабылдау туралы бұйрық рәсімде, жалақысы 45000») — AI қажетті мәндерді танып, оларды үлгі өрістеріне қояды.
Фото — толтырылған қағаз бланкіні немесе деректерді көшіру қажет паспортты/құжатты суретке түсіріңіз — AI фотодағы мәтінді танып, тиісті өрістерді толтырады.

AI сипаттамаңызда немесе фотода жоқ мәндерді ойдан шығармайды — толтырылмаған өрістер бос қалады және превьюде ерекшеленіп көрсетіледі, ал AI толтырған өрістер бөлек белгіленеді, сондықтан басып шығару алдында оларды тексере аласыз. Толтыру қорытындысында «N өріс толтырылды, M жетіспейді» деген қорытынды көрсетіледі. Таңдалған қызметкер туралы жүйеге белгілі фактілерді AI контекст ретінде алады, сондықтан оларды сипаттамада қайталаудың қажеті жоқ.

AI-мен толтыру барлық бұлтта жұмыс істемейді: ресейлік контурда ол өшірілген — онда өрістер қолмен және «Жүйеден толтыру» түймесімен толтырылады.

Жоба, финал және нөмір#

Жұмыс құжатының екі күйі бар:

Жоба — кез келген өрісті өңдеуге болады, нөмір әлі берілмеген;
Финал — құжат нөмірлеу сериясынан нөмір және берілген күнін алады, нысан бұғатталады, ал серверде қорытынды PDF салынады.

Құжатты жобаға «Жобаға қайтару» түймесімен қайтаруға болады — берілген нөмір құжатта қалады және қайта берілмейді.

Құжатпен жасалған әрбір әрекет карточканың оқиғалар журналына жазылады: жасалды, өңделді, финалданды, нөмір берілді, PDF салынды, таныстыруға жіберілді, еске салу жіберілді, AI толтырды, топтап жасалды.

Превью, басып шығару және PDF#

Нысанның оң жағында құжаттың тікелей A4-превьюі тұрады: өрістер толтырылған сайын мәндер үлгі мәтініне қойылады, ал толтырылмаған {{плейсхолдерлер}} ерекшеленіп көрсетіледі, сондықтан оларды өткізіп жібермейсіз.

Дайын құжатты:

браузерден тікелей басып шығаруға болады;
PDF жүктеуге болады — оны сервер жинайды, латын, кирилл, грек және грузин әліпбилеріне арналған қаріптер кірістірілген. Әрбір жаңа салу жеке нұсқа ретінде сақталады, бұрынғылары өшірілмейді; жүктеу сілтемесі бір реттік және 15 минут тұрады.

Бланкінің безендірілуі. Үлгі мәтіні қарапайым разметканы түсінеді (тақырыптар, тізімдер, қалың, кестелер), ал парақтың өзі фирмалық бланкіде басылады — филиалдың логотипі мен деректемелерімен. Тақырып үлгі редакторында реттеледі, ал экрандағы превью PDF-ке кететін нәрсемен сәйкес келеді.

Тіркемелер және жіберу#

Жұмыс құжатына файлдарды тіркеуге болады — қол қойылған дананың сканы, қосымша, фотосурет. Тіркеме қалауыңыз бойынша өрістерді толтыру кезінде AI көмекшісіне контекст ретінде беріледі.

Дайын құжат карточкадан тікелей адресатқа жіберіледі — хатпен (тіркемеде PDF) немесе жұмыс чатына. Адресат құжат контекстінен қойылады: қызметкер немесе контрагент. Барлық жіберулер құжат тарихында көрінеді, ал хат мәтіні сіздің интерфейсіңіздің тілінде (жіберушінің тілінде) келеді — платформаның барлық 45 тілі қолданылады.

Қызметкерді таныстыру#

Қызметкерге байланған финалдық құжатты таныстыруға жіберуге болады: қызметкер оны кабинетте, «Менің құжаттарымда» көреді және растайды немесе қабылдамайды. Мәртебе құжат карточкасында көрінеді (танысуды күтуде / танысты / қабылданбады), қажет болса таныстыру қалпына келтіріліп, қайта сұралады.

Растау дәлелдеме базасымен тіркеледі — кім, қашан, қай IP және құрылғыдан, қоса құжат мәтінінің бақылау сомасы — және PDF-тің соңғы бетіне штамппен басылады. Бұл танысу фактісінің қарапайым растауы, біліктілікті электрондық қолтаңба да, КЭДО да емес.

Қолданылу мерзімі және еске салғыштар#

Құжатта қолданылу кезеңін көрсетуге болады — «қолданылады бастап» және «қолданылады дейін». Бөлім мерзімдерді өзі қадағалайды:

еске салу шектері — беске дейінгі мән, әдепкі бойынша аяқталуына 30, 7 және 1 күн бұрын;
құжаттар тізіміндегі «мерзімі бітеді» және «мерзімі өтті» сүзгілері және филиал бойынша қорытынды;
серверде күн сайынғы тексеру жұмыс чатына хабарламамен; «Мерзімдерді қазір тексеру» түймесі оны қолмен іске қосады.

Осылайша медициналық кітапшалар, шарттар мен сенімхаттардың мерзімдері жоғалмайды.

Байланысты бөлімдер#

Қызметкерлер және ауысымдар — бұйрықтар мен шарттарды толтыру кезінде қажет болатын кадрлық деректер
Контрагенттер — екінші тараптың деректемелері алынатын жеткізушілер мен клиенттер карточкалары
Қойма — жеткізу шарттары жасалатын жеткізушілер
Қолданбалар дүкені — тіркелгі модульдері мен кеңейтімдері

Жиі қойылатын сұрақтар#

«Байланысты» үлгінің «көшірмеден» айырмашылығы неде?#

Байланысты үлгіні тікелей өңдеуге болмайды, бірақ ол каталогтан жаңартуларды автоматты түрде алады. Көшірме толығымен сіздікі және өңделеді, бірақ каталогтың жаңартулары оған қолданылмайды.

ЖИ суретте жоқ деректерді ойлап табуы мүмкін бе?#

Жоқ — толтыру сіздің сипаттамаңызда немесе суретте жоқ мәндерді қоймайтындай құрылған. Мұндай өрістер қолмен толтыру үшін бос қалады.

Бір үлгіден бірнеше құжат жасауға бола ма?#

Иә, бір үлгіден қанша болса да тәуелсіз жұмыс құжатын жасауға болады — мысалы, әрбір жаңа қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық.

Құжатты қағаз түрінде қалай алуға болады?#

Жұмыс құжатын ашып, басып шығару түймесін пайдаланыңыз — құжаттың A4 нұсқасымен браузердің стандартты басып шығару терезесі ашылады.