Клиенттер (CRM)

«Компаниялар мен шоттар» бөлімі — мекеменің B2B-CRM жүйесі: жеке тұлға сатып алушылар мен ұйым сатып алушылар бір карточкада, деректемелерімен, құжаттарымен және қарым-қатынас тарихымен. Бұл сату чекпен аяқталмайтын жерлерде қажет: B2B-тапсырыстар, шот-фактуралар мен шарттар, мерзімін кейінге қалдыру және өзара есеп айырысулар.

Қайда: Әкімші панелі → Мекеме → «Компаниялар мен шоттар» (admin.cenaly.com). Бөлім бизнестің барлық түрлеріне қолжетімді — тек дүкенге ғана емес — және әдепкі бойынша қосылған.

Жоғарғы қойындылар — сегіз: Компаниялар мен шоттар · Тапсырмалар · Құжаттар · Басып шығару нысандары · Есептер · Банк · Сатушы деректемелері · 🔔 Хабарламалар. Олардың оң жағында «Сату» түймесі: коммерциялық ұсыныстан шот-фактураға және қорытынды құжаттарға дейін мәмілені жүргізетін шебер.

«Тұрақты қонақтар» бөлімімен шатастырмаңыз: онда телефон анықтамалығы және қонақты нөмірі бойынша тану, ал мұнда — контрагенттердің толыққанды карточкалары.

Клиент карточкасы#

Карточка түрі — жеке тұлға немесе заңды тұлға; деректемелер жиынтығы түрге және елге байланысты. Салық нөмірлерінің пішімі тексеріледі, оның ішінде бақылау сомалары да, ал бар нөмірді қайта енгізгенде дубль жасаудың орнына «барды ашу» сілтемесі көрсетіледі.

Карточкада:

• аты (жеке тұлға үшін — аты, тегі, әкесінің аты) немесе заңды атауы және заңды мекенжайы;
• ел және елдік деректемелер, қол қоюшы (басшы);
• банктік шоттар: банк, шот/IBAN, БИК/SWIFT;
• байланыс тұлғалары: аты, рөлі, телефоны, email, Telegram, WhatsApp; негізгі байланысты және құжаттар жіберілетін байланысты белгілеуге болады;
• туған күні, маркетингке келісім, жазбалар, тегтер, мәртебе.

Байланыс бір жолмен де қосылады: телефон, email, @telegram немесе wa.me сілтемесін енгізіңіз — түрі өзі анықталады.

Ресейлік заңды тұлғалар үшін деректемелерді қолмен толтырудың қажеті жоқ: ИНН бойынша карточка мемлекеттік тізілімнен тартылады, ал қолданар алдында қандай өрістер өзгеретіні көрсетіледі. Тізілім ұсыныстары платформада осындай іздеу провайдері қосылған кезде жұмыс істейді; ол қосылмайынша, «ИНН бойынша табу» түймесі адал түрде «Іздеу қолжетімсіз» деп жауап береді, ал деректемелер қолмен толтырылады — бұл карточканың қалған жұмысына әсер етпейді.

Клиенттің тапсырыстары#

«Тапсырыстар» қойындысы «Тапсырыстар», «Сатып алу сомасы», «Соңғы тапсырыс» плиткаларын және күні, нөмірі, сомасы мен мәртебесі көрсетілген тапсырыстар тізімін көрсетеді. Тапсырыстар клиенттің сіздің дүкеніңізде сатып алуларына қарай осында автоматты түрде түседі. Тапсырыс жолынан бірден құжат жасауға болады.

Құжаттар, шарттар және өзара есеп айырысулар#

• Құжаттар — осы клиент бойынша бастапқы құжаттар: шот-фактуралар, актілер, жүкқұжаттар және т.б. Құжат түрлерінің жиынтығы, нөмірлеу маскасы, ҚҚС режимі және сомасы сөзбен ел профилінен алынады (Грузия, Ресей, Қазақстан, Ұлыбритания, Австралия, Жаңа Зеландия, БАӘ, Кипр, Грекия, Испания, Португалия, Хорватия, Польша, Румыния, Түркия және әмбебап профиль). Дайын құжатты ашуға, PDF жүктеуге, клиенттің email-іне жіберуге немесе себебін көрсете отырып жоюға болады. Шығарылған құжаттағы сатушы деректемелері — шығарылған сәттегі сурет: кейін профильдегі шот-фактураны немесе қол қоюшыны өзгертсеңіз, бұрын шығарылған құжаттар қайта жазылмайды және құжат карточкасында клиентке кеткен деректемелердің дәл өзі көрінеді.

• Шарттар — төрт қадамнан тұратын шебер: үлгі → тараптар мен қол қоюшылар → шарттар (төлемді кейінге қалдыру, кредиттік лимит, алдын ала төлем пайызы мен жеңілдіктер, ең аз тапсырыс, жеткізу, мерзім) → алдын ала қарау. Мәртебелер: жоба, шығарылды, қол қойылды (сканды тіркеуге болады), бұзылды; қолданыстағы шарттар клиент карточкасының тақырыбында плашка түрінде көрсетіледі.

• Өзара есеп айырысулар — баланс, мерзімі өткен берешек және ең ескі мерзім, операциялар лентасы (жөнелту, төлем, қайтару, кредит-нота, аванс), төлемдер мен түзетулерді қосу, төлемдерді құжаттар бойынша бөлу — «FIFO бойынша» түймесімен немесе дәл керекті құжатқа, шот бойынша қалдықты көрсетумен және кері қайтару мүмкіндігімен.

• Қайталанатын шот-фактуралар — құжаттар тізіліміндегі «Тұрақты» қосымша қойындысы: жалдау, абоненттік төлем, қызмет көрсету өздігінен шығарылады. Кесте — «әр айдың N-ші күні» (қысқа айдағы 31-і соңғы күнге жылжиды) немесе «әр N күн сайын»; жақын күн, соңғы шығарылым және шығарылым паузаға тоқтаған болса, себебі көрінеді. Профиль шығарылған үлгі-құжаттан «Қайталау…» түймесімен бірден жасалады — жолдар әр шығарылым сәтінде үлгіден алынады, сондықтан бағаны бір рет көтеру жеткілікті. Бір кезең = бір шот-фактура, қайталап іске қосу дубль жасамайды; «қазір басталғанын шығару» қолмен де мүмкін.

• Басып шығару нысандары — бөлімнің бөлек жоғарғы қойындысы (құжаттар тізілімінде дәл үш қосымша қойынды бар: тізім, «Тұрақты» және «Хат үлгілері»). Бұл — PDF басып шығарылатын макеттер. Нысан блоктардан (тақырып, мәтін, өрістер, тараптар, жолдар кестесі, қорытындылар, қолдар) құрастырылып, құжат мәндері — нөмірі, сомалары, деректемелері, сомасы сөзбен — қойылады; блокты немесе жеке өрісті шарт бойынша көрсетуге болады. Платформаның дайын нысандары бар — әмбебап, ҚҚС бар елдерге арналған шот-фактура, жүкқұжат, ал Ресей үшін тағы төлемге шот-фактура, УПД және акт. Шығару және жою кезінде құжат таңдалған нысан бойынша басып шығарылады.

• Хат үлгілері — құжаттар тізілімінің қосымша қойындысы: үлгілер тізімі және плейсхолдерлер (нөмір, сома, төлем мерзімі, контрагент, сатушы, элементтер кестесі) курсор бойынша қойылатын редактор, ал алдын ала қарау нәтижені филиалдың нақты құжатында көрсетеді. Хат мәтінін ИИ қысқа сипаттама бойынша жасай алады — тіркелгінің білім базасына сүйене отырып, дереккөздер чиптермен көрсетіледі. Құжатты жіберу терезесінде жіберуші (жүйелік мекенжай немесе филиалдың пошта жәшігі — таңдау есте сақталады), тақырып және үлгі таңдалады.

Польшадағы филиалдар үшін қосылған кеңейтіммен қатар шот-фактура жанында KSeF-ке — электрондық шот-фактуралардың мемлекеттік жүйесіне жіберу панелі бар: шот-фактура карточкадан тікелей сонда кетеді, ал кері мәртебе, берілген нөмір және UPO растауы келеді.

Ресейдегі филиалдар үшін Saby (СБИС) арқылы ЭДО бар — қолданбалар дүкеніндегі «Saby Docs» кеңейтімі, филиалдар бойынша қосылады. Құжаттар тізілімі екі бағытқа ортақ болады: «кіріс / шығыс» чиптері, «↓ Кір.» және «Saby» бейдждері, алмасу күйі. Кіріс құжаттар PDF-пен бірге өздігінен тартылады (бірнеше минут сайын тексеру), контрагент ИНН бойынша автоматты түрде жасалады; шығыс «Saby-ге жіберу» түймесімен кетеді. Қол қою Saby жағында қалады — бізде өз электрондық қолтаңба контуры жоқ.

Үлгілер мен құжаттарды ИИ-мен толтыру — Құжаттар бөлімінде.

Есептер#

«Есептер» қойындысы — бір клиент бойынша емес, бүкіл филиал бойынша жиынтық: дебиторлық берешектің ескіруі (90+ күнге дейінгі мерзімі өткен себеттер), төлемдер тізілімі және жөнелтулер тізілімі. Әрқайсысы CSV-ге жүктеледі.

Сатушы деректемелері#

«Сатушы деректемелері» қойындысында құжаттарды оның атынан шығаратын заңды тұлғалар жасалады — бір тіркелгі астында бірнешеуі болуы мүмкін, біреуі негізгі болып тағайындалады. Әр заңды тұлғада бірнеше банктік шот, қол қоюшы, e-mail мекенжайы және телефон ұстауға болады: әр тізімде әдепкі жазба жұлдызшамен ★ белгіленеді, сол құжатқа қойылады, ал қалғандары шығару кезінде таңдалады. Заңды тұлғада бөлімшелер мен қоймалар жасауға болады: әрқайсысының өз атауы, мекенжайы және байланыстары бар, біреуі негізгі болып белгіленеді, ал керек емесі мұрағатқа кетеді (жою жоқ — бөлімшеге бұрын шығарылған құжаттар сілтеме жасайды). Сату терезесінде бөлімше тізімнен таңдалып, құжатқа түседі және PDF-те сатушы деректемелерінің астында «Бөлімше/Қойма» жолымен басып шығарылады; ол қайталанатын шот-фактураларға және коммерциялық ұсынысты акцептеу бойынша шот-фактураға да көшіріледі.

Автоматтандыру#

Сол қойындының төменгі жағында — «Автоматтандыру» блогы: заңды тұлғаға емес, филиалға бапталатын төрт тумблер.

Банктік үзінділер#

«Банк» қойындысы ағымдағы шот бойынша үзіндіні банкіңіз шығаратын пішімде — файл түрінде қабылдайды. Пішім кеңейтім бойынша емес, мазмұны бойынша өзі анықталады: 1C үшін шығарылым, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, сондай-ақ қарапайым CSV және Excel. Алдын ала ештеңе баптаудың қажеті жоқ — файлды сүйреп тастаңыз.

Жүктегеннен кейін шот карточкалары мен таңдалған айдың операциялар кестесі көрінеді. Кезеңдерді бір-біріне қабаттастырып жүктеуге болады (көптеген банктер шығарылымды бөліктерге бөледі) — бір операция екі рет шықпайды. Әр жүктеу импорттар журналына жазылады, ал файл қате болып шықса, кез келгенін толығымен қайтаруға болады.

Егер банк өз тақырыпшаларымен CSV немесе Excel шығарса және бағандар танылмаса, белгілеу шебері ашылады: қайда күн, сома, төлем мақсаты және контрагент тұрғанын көрсетіңіз. Белгілеу осы банк үшін есте сақталады, ал файлды қайта жүктеудің қажеті жоқ — ол әлдеқашан жүктелген.

Әрі қарай төлемдерді контрагенттер бойынша бөлуге болады. Әр операцияның қасында ұсынылған сәйкестік және оған қаншалықты сенімді екеніміз көрінеді: контрагент төлем мақсатындағы шот нөмірі бойынша, ИНН және сома бойынша, бір ғана ИНН бойынша немесе атауы бойынша ізделеді. Бір операция бойынша да, бірден топтап та растауға болады, ал «бөлінбегендер» сүзгісі не қалғанын көрсетеді. Расталған төлем контрагенттің өзара есеп айырысуларына түсіп, оның қарызын жабады. Ақша өздігінен ешқайда жүргізілмейді: төлемдерді адам бөледі, жүйе тек ұсынады.

Егер сәйкестік мүлде болмаса — операцияны қолмен байланыстыруға болады: тізімнен контрагентті таңдаңыз, сонда төлем оның өзара есеп айырысуларына «қолмен» деген белгімен түседі, кейін бұл автоподбор емес екені көрініп тұрады.

Белсенділіктер және міндеттер#

«Белсенділік» қойындысы — клиентпен жұмыс тарихы: жазбалар, қоңыраулар және мерзімі бар міндеттер. Мерзімі өткен міндеттер ерекшеленіп көрсетіледі, ал барлық клиенттер бойынша барлық ашық міндеттер жеке «Міндеттер» тізімінде жинақталған — бұл менеджердің күндік жұмыс тізімі. Бұл тізімде тек ашық міндеттер бар, сондықтан белгіленген жол одан жоғалады; экранның төменгі жағында «Болдырмау» түймесі бар хабарлама шығады — ол белгіні алып тастап, міндетті тізімге қайтарады. Қасындағы ауыстырып-қосқыш карточканың өзгерістер тарихын ашады: не және қашан өзгерді, түзетудің авторы кім және ол қайдан келді. Жаңа міндеттің мерзімін күнтізбеден таңдау міндетті емес: оны мәтіннің өзінде сөзбен жазыңыз — «ертең қайта хабарласу», «25.12-ге дейін шот», «жұма күні», «3 күннен кейін», «30 қыркүйек» — өрістің қасында «Мерзімді қою» түймесі пайда болады. Ол бос өрісті басқан кезде толтырады; қолмен таңдалған күнді ұсыныс өзгертпейді.

Лента өздігінен де толады: байланыс тұлғасының телефонынан кіріс қоңырау карточкаға белсенділік болып түседі (бағыты, ұзақтығы, қысқаша түйіні, жазбаға сілтеме), кіріс хат — тақырыбы мен «поштада ашу» сілтемесі бар белсенділік болып түседі. Кері жол да бар: «Қоңыраулар» бөліміндегі қоңырау карточкасынан түйме тікелей компанияға, оның «Белсенділік» қойындысына апарады. Екі ағын да «Қоңырау → контрагент белсенділігі» және «Хат → контрагент белсенділігі» тумблерлерімен өшіріледі («Сатушы деректемелері» қойындысы, «Автоматтандыру» блогы).

CRM-нің ашық міндеттері тек осында ғана көрінбейді: жалпы ауысымның міндеттер тақтасында (/tasks) жоғарыда «Компаниялар және шоттар» блогы тұр — тек оқуға арналған тізім, әр жол контрагент карточкасына апарады. Дереккөз қолжетімсіз болса, блок жай көрсетілмейді — ауысым тақтасы CRM-ге тәуелді емес.

Карточканың жауапты менеджері бар (қызметкерлеріңізден таңдалады) — тізім соған қарай сүзіледі: «Менің» және «жауаптысыз». Профильдің астында «Файлдар» блогы: шарттарды, спецификацияларды, скандарды карточканың өзіне тіркеуге болады.

Өтінімді ИИ-талдау#

«🤖 Өтінімді талдау» түймесі хатты, қоңырау стенограммасын немесе PDF-ті дайын сатылым жобасына айналдырады. Мәтінді қоясыз — платформа талдау алдын ала көрінісін көрсетеді: қай клиент танылды, қай жолдар сіздің каталогыңыздан таңдалды (әрқайсысы бойынша сенімділік бағасымен), нені тану мүмкін болмады. Сіз тексересіз де «Жоба жасау» түймесін басасыз.

Маңыздысы:

• ИИ тек сіздің деректеріңіз бойынша жұмыс істейді — филиал каталогы және клиент карточкалары; жоқ тауарды ойдан шығара алмайды, танылмағанның бәрі адал түрде жеке тізімге кетеді;
• бағаны, салықты және жеңілдікті ИИ тағайындамайды — олар каталогтан, клиенттің коммерциялық шарттарынан және елдік профильден алынады;
• клиент ең алдымен салық нөмірі, e-mail немесе телефон бойынша танылады, содан кейін ғана атауы бойынша;
• қорытынды — әрқашан жоба плюс менеджерге міндет: осы жолмен құжатты шығаруға болмайды. Егер клиент карточкасы әлі болмаса, ол «ИИ-талдаудан» деген белгімен жасалады;
• нәтижені қайдан іздеу керек: жоба клиент карточкасының «Құжаттар» қойындысында, міндет — «Белсенділік» қойындысында. «Тапсырыстар» қойындысында ол болмайды: оған осы клиенттің сіздің дүкеніңіздегі сатып алулары ғана түседі.

Еске салғыштар және дюннинг#

«Хабарламалар» қойындысы филиал бойынша автоматты еске салғыштарды қосады: күнделікті дайджест, мерзімі өткен шоттар туралы сізге еске салғыштар, үні біртіндеп күшейтілетін клиентке хаттар, коммерциялық ұсыныстар мен шарттардың аяқталуы туралы ескертулер — әр сценарийдің өз параметрлері бар (жіберу сағаты, кезеңдері, неше күн бұрын). «Қазір тексеру» түймесі дәл соларды дереу іске қосады, ал «Жақын еске салғыштар» тізімі не кететінін көрсетеді — кез келген тармақты кейінге қалдыруға болады.

Тізім, іздеу және жаппай әрекеттер#

Іздеу аты, салық нөмірі, телефоны және email бойынша жүреді. Сүзгілер — түрі бойынша (жеке тұлғалар/заңды тұлғалар), мәртебесі бойынша (белсенді, бұғатталған, мұрағатта), тегтер және жауапты менеджер бойынша («Менің» және «Жауаптысыз» — санауышымен, ешкімнің клиенті жоғалмауы үшін). «Бет көрінісі» шестернясы бағандар жинағын, кесте тығыздығын және бірінші ашылатын қойындыны баптайды.

Бірнеше карточканы таңдап, оларды мұрағатқа жіберуге, тег қоюға немесе бәрінен бірден тегті алуға болады. Мұрағатталған карточка сақталады (оған құжаттар сілтеме жасауы мүмкін), бірақ белсенді тізімнен жоғалады.

Импорт, экспорт және қайталанымдар#

• Импорт — тізіммен, әр жолға бір клиент: тип;атауы;ел;салық нөмірі;телефон;email. Есепте қаншасы жасалғаны, қаншасы бұрыннан бар болғаны және қай жерде қате кеткені көрінеді.
• CSV экспорты — ағымдағы іріктеу толығымен, іздеу мен сүзгілерді ескеріп, тізімнің барлық беттері бойынша.
• Қайталанымдарды біріктіру: ағымдағы карточка қалады, таңдалғаны мұрағатталады, оның байланыстары мен сәйкестендіргіштері көшіріледі. Бір типтегі карточкалар ғана біріктіріледі.

Байланысты бөлімдер#

• Тұрақты қонақтар — қонақты телефон арқылы тану және тапсырыс тарихы
• Құжаттар — шарттар мен актілердің үлгілері, ЖИ-толтыру
• Коммерция — клиент карточкасына сілтемесі бар серіктестік бағдарламасы
• Тапсырыстар — тапсырыстардың жалпы тізімі
• Қаржы — ақша және есептер

Жиі қойылатын сұрақтар#

Бұның «Тұрақты қонақтардан» айырмашылығы неде? «Тұрақты қонақтар» — телефон арқылы жылдам анықтамалық және қайта келу белгісі. «Клиенттер» — деректемелері, құжаттары және өзара есеп айырысулары бар карточка, B2B және қағазбен жүретін сатылымдар үшін.

Витринада тапсырыс бергеннен кейін клиент өзі пайда бола ма? Иә. Тапсырыс рәсімделгеннен кейін платформа салық нөмірі, телефон немесе email бойынша сәйкес карточканы өзі табады — ал егер ондай болмаса, оны тапсырыс деректерінен жасап, бос өрістерді толтырады, сіз қолмен жазғанды өшірмейді. Бұл қайталанымдарды көбейтпейді: сол сатып алушының қайталап берген тапсырысы сол карточкаға түседі. Карточкаларды қолмен немесе импорт арқылы да қосуға болады.

Өтінімді талдадым — неге ол «Тапсырыстар» қойындысында жоқ? Өйткені ЖИ-талдау витрина тапсырысын емес, сатылымның жобасын — коммерциялық ұсынысты немесе шот-фактураны жасайды. Оны клиент карточкасының «Құжаттар» қойындысынан, ал «шығарылмас бұрын тексеру» міндетін «Белсенділік» қойындысынан іздеңіз. «Тапсырыстар» қойындысы клиенттің сіздің дүкеніңіздегі сатып алуларын ғана көрсетеді; хаттан, қоңыраудан немесе PDF-тен келген өтінім оған түспейді.

Бөлімді аккаунт иесі емес, қызметкер аша ала ма? Әзірге жоқ: бөлім тек аккаунт иесінің тіркелгісімен ғана жұмыс істейді. Жеке логині бар қызметкер (және бөтен аккаунтқа ауысқан иесі) бас тарту алады — бұл бөлім үшін рөлдер бойынша қатынау әзірленуде.

Сатып алушыны бұғаттауға бола ма? Карточканың «Бұғатталған» статусы бар, ал витринада тапсырыс беруге тыйым салу үшін тапсырыс параметрлеріндегі блок-тізім жұмыс істейді — Интернет-дүкен бөлімін қараңыз.