Ауысымның тапсырмалар тақтасы

Ауысымның тапсырмалар тақтасы — қызметкерлерге ортақ аяқталмаған істер мен еске салғыштар тізімі, ол ауысымдар арасында ақпарат беруге көмектеседі: бір ауысым үлгермеген нәрсені келесісі бірден көреді. Әкімші панелі → Тапсырмалар (admin.cenaly.com/tasks) бөлімін ашыңыз немесе касса мәзіріндегі «Ауысым тапсырмалары» тармағын пайдаланыңыз.

Тақта филиалға ортақ — осы филиалдың барлық қызметкеріне біреу.

Ауысым тапсырмалары мен CRM тапсырмалары бұл тақтада араласпайды. Егер сізде «Контрагенттер» бөлімі қосылған болса және компаниялар бойынша ашық тапсырмалар болса, тақтаның үстінде жеке «Компаниялар мен шот-фактуралар — бүгін» блогы пайда болады. Бұл тек проекция: жолдарды осы жерден өңдеуге немесе жабуға болмайды — әрқайсысы тікелей контрагент карточкасына апарады. Ашық тапсырмалар жоқ болса немесе бөлім өшірулі болса — блок мүлде көрінбейді.

Сол тақта толығымен жұмыс чатында да ашылады — арналар тізіміндегі «Тапсырмалар» тармағымен. Бұл қысқартылған көшірме емес, дәл сол экран: барлық үш түр, тапсырма редакторы, чек-парақ үлгілері. Тармақтың жанында сары сандық көрсеткіш — «қазір әрекет қажет ететін менің тапсырмаларым»: мерзімі өткен және бүгін мерзімі келетіндер. Ол оқылмаған хабарламалар сандығынан әдейі басқа түспен берілген.

Хат алмасудан тапсырма бір қимылмен жасалады: әріптестің хабарламасында «тапсырма» әрекеті бар — мәтіні қойылып қойған нысан ашылады, ал дайын тапсырмада «чаттан» деген белгі қалады, ол арқылы бастапқы әңгімеге қайтасыз. Керісінше де: тапсырма редакторында «Чатта талқылау» түймесі филиал арнасын ашады, хабарлама мәтіні дайын тұрады — оны жіберуді өзіңіз шешесіз. Тағайындалған тапсырма, алынған блоктау және жаңа чек-парақ қызметкерге чатта карточка болып келеді, онда тапсырмаға тікелей сілтеме болады.

Тапсырмалар тізімі#

Негізгі түр — Todoist стиліндегі тізім:

• Жылдам қосу — жоғарыдағы енгізу жолы, тапсырма бір басумен жасалады. Толық сөйлеммен де жазуға болады («ертең түске дейін Ираклийден ірімшік тапсыру») — жүйе оны мерзімі мен орындаушысы бар тапсырмаға айналдырып, сақтау алдында алдын ала көрінісін көрсетеді.
• Тапсырмалар мәртебесі бойынша топтастырылады: «Ашық», «Жұмыста», «Дайын».
• Әр тапсырманың атауы, тегтері, басымдығы, орындаушысы және (міндетті емес) орындау мерзімі бар; тапсырмалар бір-біріне ішкі тапсырма болып салынады, тармақтар жиналып-жазылады.
• Тапсырмаға фото тіркеуге, оны дауыспен айтып жазуға, зал сызбасындағы орнын (үстел немесе бөлме) байланыстыруға және тікелей тапсырмадан хат жазуға болады: «Хат жазу» түймесі пошта композерін тапсырманың үстінен терезе етіп ашады, ал жіберілген хат оған өзі тіркеледі — «Пошта» бөліміне өтудің қажеті жоқ. Жеткізуші жауап бергенде, тапсырма «күтілуде» деп саналмайды.
• Тапсырманы орындалды деп белгілеу оны кім және қашан жапқанын тіркейді.

Канбан#

Екінші түр — үш бағаналы канбан тақтасы (Ашық / Жұмыста / Дайын). Тапсырмалар бағаналар арасында сүйреп тастау (drag-and-drop) арқылы жылжытылады — ал сенсорлы экрандарда дәл осы әрекет үшін жеке түймелер бар, сондықтан сенсордың дәлдігіне сену қажет емес.

Тақта қалай көрінеді#

Тақтаның тақырыбында «Беттің түрі» шестернясы бар. Ол «мен қалай қараймын» дегеннің бәрін бір жерге жинап, үш дайын пресет ұсынады:

• Қарапайым — «Менің күнім», ықшам жолдар, карточкалардағы мета алынып тасталған, орындалғандары жасырылған (орындаушы үшін: не істеу керек және қандай мерзімге);
• Стандартты — карточкадағы барлық ақпараты бар тізім;
• Толық — барлық ақпараты бар канбан (басқарушы үшін).

Пресетті қосымша реттеуге болады: жолдардың тығыздығы, карточкада орындаушы, тегтер, мерзім, фото, ішкі тапсырмалар мен автор көрсетіле ме, орындалғандары жасырыла ма.

Таңдалған түр сіздің профиліңізде сақталады және барлық құрылғыда бірдей ашылады — планшет, компьютер және телефон тақтаны сіз реттегендей көрсетеді.

«Менің күнім»#

Үшінші түр қызметкерге «қазір не істеу керек» деген сұраққа жауап береді: жоғарыда «Қазір» секциясы үштен аспайтын тапсырмамен, «Әрі қарай», «Күтудемін» (сыртқы фактормен блокталған нәрсе — мысалы, жеткізушінің жауабы) және тапсырманы өзіңізге алуға болатын жалпы «Тағайындалмаған» пулы.

Әр тапсырманың жанында оның неге жоғарыда тұрғанының себебі жазылған: мерзімі өткен, мерзімі бүгін, басқа тапсырмаларды босатады, басымдығы жоғары, чек-парақ пункті. Реттілік модельдің «пікірімен» емес, ережелермен есептеледі — оны әрқашан түсіндіруге болады.

Қызметкер бұл түрде тек өз тапсырмаларын және жалпы пулды көреді; басқарушы — бүкіл ауысым бойынша көріністі.

Тегтер, басымдық және мерзім#

Әр тапсырмаға мыналарды тағайындауға болады:

• Тегтер — атауы мен түсі еркін өз белгілеріңіз (мысалы, «Ас үй», «Зал», «Сатып алу») топтастыру мен сүзгілеу үшін.
• Басымдық — қарапайым немесе жоғары, шұғыл тапсырмалар жалпы тізімде жоғалмауы үшін.
• Орындау мерзімі (міндетті емес) — тапсырманы жабу керек күн.

Тегтер менеджері тегтерді тікелей тақтада жасауға және атын өзгертуге мүмкіндік береді.

Кассадан (POS) қатынау#

Тапсырмалар тақтасы кассаның жұмыс процесіне кіріктірілген:

• Касса (POS) мәзірінде ашық тапсырмалар сандығы бар жеке «Ауысым тапсырмалары» тармағы бар — қызметкер филиалда қанша аяқталмаған іс тұрғанын бірден көреді.
• Ауысымды жабу модальінде (қараңыз: Кассалық ауысым) бөлімдер арасында ауыспай-ақ келесі ауысымға тапсырманы жылдам қосуға болады.

Ауысым координаторы: чек-парақтар, DoD және блоктаулар#

Қарапайым тақтаның үстінде координатор жұмыс істейді — бұл басқарушының қолмен күнделікті жұмысты таратуын азайтатын ережелер жиынтығы. Басымдықтар мен тағайындаулар детерминді түрде есептеледі, модельдің «пікірінсіз»: тапсырмалардың реті әрқашан түсіндіріледі. ЖИ тек кірісте көмектеседі — жазылған сөйлемді тапсырмаға айналдыру, қосымша тапсырмаларға бөлуді немесе чек-парақ жобасын ұсыну; мұның бәрін сақтау алдында сіз растайсыз, ал координатор тақтаның өзін өзгертпейді.

Чек-парақ үлгілері#

Чек-парақ («Ауысымды ашу», «Барды жабу», «Даяшының онбордингі») үлгімен беріледі: түбірлік тапсырма және тармақтар. Қайталанушылық тапсырмада емес, үлгіде тұрады — әр іске қосу жаңа тапсырмалар жиынтығын жасайды, сондықтан тарих пен орындалған жұмыс шатаспайды.

Үлгідегі орындаушы адаммен емес, рөлмен беріледі. Ашу сәтінде жүйе кімге тиесілі екенін өзі таңдайды: осы рөлдегі белсенді қызметкерлер → қазір ашық кассалық ауысымы барлар → ең аз жүктелген. Ешкім сәйкес келмесе — тапсырма иесіз қалады.

Чек-парақтар оқиғалар бойынша автоматты түрде ашылады:

Типтік чек-парақтардың кіріктірілген каталогы бар (даяшының, аспаздың, кассирдің онбордингі, жалпы офбординг) — түйме дайын үлгіні сіздің тізіміңізге қосады, одан әрі бұл қарапайым үлгі: өңделеді және өшіріледі. «Чек-парақтар» диалогы иесі мен менеджерге қолжетімді.

Жабу шарттары (Definition of Done)#

Тапсырмадан жабу алдында фото тіркеуді, түсініктеме қалдыруды немесе барлық қосымша тапсырмаларды жабуды талап етуге болады. Тексеру серверде тұр, сондықтан карточканы «Дайын» бөліміне сүйреп апару арқылы оны айналып өтуге болмайды — жүйе түсінікті қате қайтарады. Бір сақтаумен тапсырманы жабу және фото тіркеу мүмкін.

Тәуелділіктер мен блоктаулар#

• «Ертерек бастауға болмайды» — тапсырма басқа тапсырмаларды күте алады; карточкада ол қанша тапсырманы күтіп тұрғаны көрінеді;
• Блоктау — себебі көрсетілген жеке белгі: басқа тапсырманы, адамды немесе сыртқы оқиғаны күтеміз. Бұл дәл себеп, канбанның төртінші бағаны емес;
• блоктаушы тапсырманы жабу оны күткендердің блоктауын өзі алады.

Уақытты бағалау#

Тапсырмада минутпен бағалау өрісі бар — адамдық, есептік емес: жүйе оны ойдан шығармайды және кейін «нақтыламайды». Бағалау карточкада бейдж ретінде көрінеді және ауысымның қанша еңбекке тұратынын түсінуге қосылады.

Тапсырмалар бойынша барлық әрекеттер (жасау, мәртебе мен орындаушыны өзгерту, мерзім, бағалау, блоктаулар, жылжытулар, чек-парақты ашу) оқиғалар журналына жазылады — болашақ метрикалардың негізі.

Басқарушыға арналған кеңестер#

• Ауысым брифингі — бүгін не өрттей тұр: мерзімі өткендер, тағайындалмаған шұғыл тапсырмалар, әр қызметкердің жүктемесі.
• Кімге тапсыру керек — координатор түсіндірмесімен беске дейін үміткер ұсынады («біледі, бос, көршілес тапсырманы жүргізген») және ешкімді өзі тағайындамайды: соңғы сөз адамда, ал қолданылған ұсынысты кері қайтаруға болады.
• Мағынасы бойынша іздеу — «тоңазытқышпен не болды» деген «Мұздатқыш камера бойынша шебер шақыру» дегенді табады, тіпті сөздер сәйкес келмесе де.
• Push-хабарламалар — шұғыл тапсырманың тағайындалуы, алынған блоктау және ауысым соңына қарай өрттей тұрған чек-парақ туралы.

Кассада#

Ауысымды ашқанда касса жасалған чек-парақ туралы хабарлама көрсетеді, ал жапқанда — «Чек-парақтан жабылмаған» блогын «Ертеңге қалдыру» түймесімен көрсетеді.

Байланысты бөлімдер#

• Кассалық ауысым — ауысымды ашу/жабу, мұнда келесі ауысымға тапсырма да қалдыруға болады
• Зал панелі — кассадағы ықшам тапсырмалар тақтасы
• Сұраныс болжамы — бір түймемен тақтаға жіберілетін дайындық жоспары
• Қызметкерлер мен ауысымдар — персонал рөлдері мен ауысым кестесі
• Касса (POS) — кассирдің жұмыс орны, осы жерден тапсырмалар тақтасы қолжетімді

Жиі қойылатын сұрақтар#

Тапсырмалар тақтасы — ауысымды жабу кезіндегі жазбалармен бірдей ме?#

Жоқ, ауысымды ашу/жабу кезіндегі жазбалар — кассалық ауысымның ішіндегі жеке қысқа жазба. Тапсырмалар тақтасы — мәртебелері, тегтері, басымдығы мен мерзімі бар толыққанды тізім, ол бүкіл филиалға ортақ, бір ауысымға байланбаған.

Тақтаны кассасыз пайдалануға бола ма?#

Иә, әкімшіліктегі «Тапсырмалар» бөлімі тәуелсіз жұмыс істейді және филиалға қолжетімділігі бар барлық қызметкерге қолжетімді, тіпті POS пайдаланылмаса да.

Тапсырмаларды кім көреді — бүкіл желі ме әлде тек филиал ма?#

Тақта әр филиал үшін жеке — тапсырмалар желінің әртүрлі филиалдары арасында бөлісілмейді.

Тапсырмаларды жоюға бола ма?#

Иә, кез келген тапсырманы тақтадан жоюға болады — тізімнен де, канбаннан да.