Почта и ИИ-автоответчик

Маленькому бизнесу почта обычно достаётся в двух неудобных видах: личный ящик владельца, куда пишут поставщики и гости, — или почтовый хостинг, который надо покупать и настраивать отдельно. Раздел «Почта» даёт третий: собственные ящики заведения прямо в панели — и полноценный клиент, чтобы в них работать.

Открыть: Админ-панель → Почта (admin.cenaly.com/mail, группа «Работа»). Расширение включать не нужно: раздел открыт всем ролям, единственный гейт — доступ к разделу в настройках роли. Владелец видит и администрирует все ящики аккаунта, сотрудник — свой (это фильтрует сервер, а не интерфейс).

Что нужно для запуска#

Шаг 1. Первый ящик#

Кнопка «Новый ящик». В форме четыре поля: «Имя до @» (строчные латинские буквы, цифры, точка, дефис, подчёркивание — anna, info, orders), «Локация» — конкретная точка (адрес будет на её поддомене) или «Все локации» (тогда адрес живёт на поддомене компании, который задаётся один раз), «Вид» и «Отображаемое имя» — то, что увидят получатели.

Четыре вида ящика:

Ящик можно отключить (адрес перестанет принимать письма) и удалить. Удаление — только у владельца: оно освобождает адрес под новый ящик и стирает письма, поэтому подтверждение показывает адрес прямо в тексте и отменить его нельзя. У служебного ящика «Звонков» панель заодно уберёт карточку источника в разделе «Звонки».

Статистика ящика (вкладка «Статистика» в настройках почты — её видит и сотрудник у своего ящика): принято, отправлено, сколько входящих с вложениями и какой объём — за 24 часа, 7 дней, 30 дней и за всё время. Числа считаются на чтении из списка писем, поэтому всегда сходятся с тем, что видно в папке.

Шаг 2. Свой домен#

Кнопка «Свой домен» — мастер из трёх шагов:

1. Введите домен. Безопаснее всего поддомен вида mail.вашакомпания.ru: почта, которая уже работает на основном домене, продолжит работать.
2. Добавьте записи DNS у регистратора. У каждой записи есть кнопка «Скопировать», а рядом — два предупреждения, ради которых этот шаг и расписан:
   • MX на апексе (самом домене, а не поддомене) выключит почтовый сервис, которым вы пользуетесь на нём сейчас (Google Workspace, Microsoft 365 и т. п.);
   • вторая запись SPF ломает проверку целиком — если SPF уже есть, нужно дописать наш фрагмент в существующую запись, а не добавлять новую.
3. «Проверить». Сервер сверяет записи и говорит по каждой: «запись видна» или «записи пока нет». Записи обычно расходятся за несколько минут.

Готовый домен появляется в форме создания ящика отдельной группой — дальше ящики на нём заводятся как обычно.

Шаг 3. Подключить свой Gmail или Яндекс#

Если ящик у вас уже есть и менять адрес вы не хотите, его можно подключить: письма будут приходить и отправляться прямо из панели. Кнопка «Подключить свой ящик» — снова три шага:

1. Адрес почты — целиком, например info@ваш-ресторан.ru.
2. Сервер определяет почтовую систему по DNS-записям домена и показывает инструкцию именно этой системы на вашем языке: куда зайти и как получить пароль приложения (обычный пароль от аккаунта такие системы не принимают). Если систему определить не удалось, адреса серверов IMAP и SMTP можно вписать руками.
3. Итог — сколько писем забрали сразу. Пароль уходит на сервер один раз и обратно не возвращается.

Здесь же выбирается, кому ящик доступен: владельцу и менеджерам или одному сотруднику.

⚠️ Подключённый чужой ящик только отключается, а не удаляется: письма остаются у вашего провайдера, мы их не трогаем.

Шаг 4. Читать и писать#

Слева — панель ящиков, рядом рельс папок: «Входящие» → ваши папки → «Все письма» → «Отправленные».

Список и чтение. Письма подгружаются по мере прокрутки; у письма есть пометки, «прочитано» и «Отметить все прочитанными». Чужая разметка письма показывается в изолированной рамке и на панель влиять не может. Над списком — строка поиска и три фильтра: «Непрочитанные», «С вложениями» и по пометкам (любая из выбранных). ⚠️ Поиск идёт по строкам списка — адресам, теме и началу письма, — а не по телам писем: слово из середины длинного письма он не найдёт.

Написать. Кнопка «Написать» открывает окно с обычным набором: «Кому», «Копия», «Тема», текст с оформлением, вложения. Подпись подставляется в новое письмо сама (включается в настройках), шаблоны ответов — общие на весь аккаунт. Ответ цитирует оригинал: тело открывается пустым, под ним подпись, ниже — «дата, отправитель писал(а):» и текст исходного письма. Цитируется текст, а не разметка; одна цитата письмом не считается — «Отправить» ждёт, пока появится ваш собственный текст.

Черновик не теряется. Набранное сохраняется в браузере: промах мимо окна, F5 или разрядившийся планшет письмо не стирают — при возврате появится плашка «Восстановлен черновик» с кнопкой «Очистить». Черновик свой у каждого ящика и у каждого ответа, чтобы черновик из общего ящика не всплыл в личном.

Судьба отправленного. В «Отправленных» у строки виден чип доставки: «Доставлено», «Не доставлено» или «Жалоба на спам». Поля нет — чипа нет вовсе: «неизвестно» — нормальное состояние (событие ещё не доехало), и серый вопросительный знак пугал бы там, где всё в порядке. «Не доставлено» обычно означает несуществующий чужой адрес, а не поломку сервиса.

Шаг 5. Папки и правила раскладки#

Вкладка «Папки и правила» в настройках почты.

Папки. До 30 своих папок у каждого ящика: имя и цвет. Письмо переносится руками селектором в карточке письма, в списке у него виден чип папки. Как только появилась первая папка, «Входящие» начинают означать «ещё не разложено» — поэтому рядом появляется «Все письма»: иначе разложенное письмо выглядело бы пропавшим. Удаление папки писем не удаляет — они возвращаются во «Входящие», а правила, которые в неё клали, снимаются.

Правила. До 20 на ящик, порядок решает: срабатывает первое совпавшее, поэтому важные поднимают выше. Правило бывает двух режимов:

Разница проговорена прямо в интерфейсе; вызов модели платный и проходит обычный учёт ИИ-расходов, на cenaly.ru работает местная модель. Правило может заодно сразу отмечать письмо прочитанным, а кнопка «Применить к письмам в ящике» прогоняет правила по верхним неразложенным письмам. Перенос руками сильнее правил: повторная доставка и фоновый проход вашу раскладку не перебивают.

⚠️ Правило без единого условия и без описания для ИИ заберёт себе все письма — панель об этом предупредит и такое правило не сохранит.

Шаг 6. Доступ сотрудников к ящику#

Вкладка «Доступ» (только владелец). На каждого сотрудника с логином — один из трёх уровней:

До 50 человек на ящик. «Читать» физически не может отправить письмо: запрет стоит на сервере, а не только в интерфейсе. Настройки самого ящика в обоих случаях остаются за владельцем. Владелец ящика и владелец аккаунта в списке не показываются — у них доступ и так полный.

Автоответчик#

Раздел «Автоответчик» в настройках почты — есть у всех видов ящика, кроме ИИ-агента (там за ответы отвечает сам агент).

Тумблер «Отвечать на входящие автоматически» (включённый автоответчик виден чипом «↩» в панели ящиков), «Тема ответа» (пусто — возьмётся тема входящего с «Re:»), «Текст ответа», окно «Действует с» / «Действует по» (пустые даты — без ограничения, обе включительно) и «Пауза между ответами одному адресу, часов» — защита от петли, ноль означает серверное значение по умолчанию.

Отвечает сервер в момент доставки письма, а не открытая панель, — закрывать вкладку не нужно. От петли двух автоответчиков стоят три независимых заслона: распознавание служебных пометок автоответов и рассылок (наш ответ тоже уходит помеченным как автоматический), пауза на отправителя и отметка «этому письму уже отвечено» — повторная доставка второго ответа не породит.

⚠️ На cenaly.ru автоответчик настраивается, но не отвечает — исполняющая его служба работает только в AWS-контуре. Это единственное место, где настройка сохраняется, а действия не происходит; см. «Ограничения».

ИИ-помощники ответа#

Это суфлёры, а не автоматика: они пишут черновик, отправляете письмо вы.

Помощников заводит владелец в настройках почты → «Помощники» (до 20 на аккаунт). У каждого:

• Имя — «Продажи», «Поддержка», «Бронирования»;
• Инструкции (до 4000 символов) — кто он и как отвечает: что предлагать, чего избегать, как реагировать на жалобы;
• Тон и язык ответа («Как в письме» или конкретный);
• Локация, от имени которой он отвечает;
• Доступ к данным — тумблерами: «Каталог и цены», «Заказы отправителя» (по его адресу), «Карточка заведения» (название, адрес, телефон, часы) и база знаний (не использовать / вся / до трёх выбранных сборок).

В окне ответа сотрудник выбирает помощника в списке, при желании даёт разовую подсказку («откажи вежливо») и жмёт «Предложить ответ». Помощник читает входящее письмо — то самое, на которое вы отвечаете, — и возвращает черновик; в новом письме без оригинала панель так и говорит. Ничего не отправляется и не переписывается молча: текст вставляется в письмо вашей рукой, перед подписью и цитатой. Фразы вида «я — ИИ» в черновике подсвечиваются предупреждением.

Владельцу под списком видна строка «Доступ: …» — какие тумблеры у выбранного помощника включены; сотруднику инструкции и тумблеры не показываются. Из базы знаний помощник берёт только документы, открытые клиентам: ответ уходит наружу.

ИИ-агент ящика#

Если ящик заведён с видом «ИИ-агент», входящие разбирает он сам. Настройки — пять вкладок:

Есть две кнопки для проверки: «Проверить» — прогон правил без единого письма наружу, результат ложится в журнал; «Прогнать агента» — отдать конкретное письмо агенту ещё раз по текущим настройкам.

Доступ агента к документам приватной базы знаний включается поштучно на самих документах — тумблером «доступен из почты».

Связь с задачами и CRM#

• Письмо из задачи. Кнопка «✉️ Написать» в карточке задачи открывает окно письма поверх задачи — человека не выбрасывает из задачи и из переписки, — а отправленное письмо запоминается в ней: видно, что поставщику уже написали и пришёл ли ответ. См. «Доска задач».
• Письмо в карточке контрагента. Доставленное входящее ложится активностью в карточку контрагента в «Компаниях и счетах» — совпадение ищется по адресу, включается тумблером в разделе «Автоматизация» CRM. Обратно из карточки ведёт ссылка прямо на письмо, в нужную папку.
• Искорка ИИ-помощника есть у трёх сложных поверхностей почты — «Папки и правила», настроек ИИ-агента и «Своих доменов»: он объяснит именно этот блок.

Ограничения#

• Поиск не заглядывает в тела писем. Он идёт по адресам, теме и началу письма; список папки ограничен сверху и целиком лежит в памяти вкладки.
• Серверных черновиков нет. Черновик живёт в браузере: на другом устройстве вы его не увидите, а старше недели он не предлагается.
• На cenaly.ru нет ИИ-агентских ящиков, автоответчика и чипа доставки. Ящик с видом «ИИ-агент» там не создать; настройки автоответчика сохраняются, но отвечать на письма некому; события о доставке и жалобах на спам приходят только в AWS-контуре. Всё остальное — ящики, папки, правила, помощники — работает в обоих облаках.
• Правила «Решает ИИ» срабатывают не мгновенно — в течение нескольких минут после доставки, и каждый разбор тарифицируется как обычный ИИ-вызов. Правила по условиям работают сразу и бесплатно.
• Подключённый чужой ящик не удаляется, а отключается — письма остаются у провайдера. Удаление своего ящика, наоборот, необратимо: адрес освобождается, письма стираются.
• Пределы: 30 папок и 20 правил раскладки на ящик, 50 человек на ящик в «Доступе», 20 помощников на аккаунт, инструкции помощника до 4000 символов. У ящика есть суточный лимит отправки и предел числа получателей — панель скажет, если вы в них упёрлись.
• Домен подтверждается не сразу. Первые минуты после создания первого ящика домена отправка может отбиваться с пометкой «домен ещё подтверждается почтовым провайдером» — это нормально.

Устранение неполадок#

Общий разбор по симптомам — устранение неполадок; если ничего не помогло, напишите нам — как получить помощь.

Частые вопросы#

Нужно ли покупать почтовый хостинг?#

Нет. Ящики вида anna@точка.cenaly.com работают сразу, без домена и без стороннего провайдера. Свой домен нужен, только если адрес должен выглядеть как ваш собственный.

Можно оставить свой Gmail и всё равно работать в панели?#

Да — мастер «Подключить свой ящик» за три шага заберёт почту по IMAP и будет отправлять через ваш SMTP. Адрес и письма при этом остаются у вашего провайдера.

Чем помощник ответа отличается от ИИ-агента?#

Помощник — суфлёр: он пишет черновик, а письмо отправляете вы. Агент — отдельный вид ящика: он сам разбирает входящие по вашим правилам и, если вы разрешили, сам отвечает. Агент есть только в AWS-контуре.

Автоответчик работает на cenaly.ru?#

Настроить его можно, но автоответы там не уходят: служба, которая отвечает на письма, работает только в AWS-контуре. Пока это единственное место в разделе, где настройка сохраняется, а действия не происходит.

Кто прочитает письма общего ящика?#

Те, кому владелец дал доступ во вкладке «Доступ», и сам владелец. Уровень «Читать» действительно только читает: запрет на отправку стоит на сервере.

Что будет с письмами, если удалить ящик?#

Они будут стёрты, а адрес освободится под новый ящик. Это необратимо, поэтому подтверждение показывает адрес прямо в тексте. Если нужно просто перестать получать почту — отключите ящик вместо удаления.

Связанные разделы#

• Сотрудники и смены — логины, которым заводят ящики и дают доступ
• Рабочий чат и гости — внутренняя переписка и диалоги с гостями, не путать с почтой
• Доска задач смены — письмо, отправленное прямо из карточки задачи
• Компании и счета — входящее письмо активностью в карточке контрагента
• База знаний — откуда помощники и агент берут факты
• ИИ-модели и свой ключ — через какого провайдера работают ИИ-функции почты
• Звонки — служебный ящик «Звонков» и расшифровки разговоров
• Данные и безопасность — где живут письма и кто имеет к ним доступ