শিফটের টাস্ক বোর্ড

শিফটের টাস্ক বোর্ড — কর্মীদের জন্য সাধারণ অসমাপ্ত কাজ ও মনে করানোর তালিকা, যা শিফটের মধ্যে তথ্য হস্তান্তরে সাহায্য করে: এক শিফট যা শেষ করতে পারেনি, পরের শিফট তা সঙ্গে সঙ্গে দেখতে পায়। অ্যাডমিন প্যানেল → কাজ (admin.cenaly.com/tasks) খুলুন অথবা POS-এর মেনুতে সরাসরি “শিফটের কাজ” আইটেমটি ব্যবহার করুন।

বোর্ডটি শাখাভিত্তিক সাধারণ — এই শাখার সব কর্মীর জন্য একটিই।

শিফটের কাজ ও CRM-এর কাজ এই বোর্ডে মেশানো হয় না। যদি আপনার “কনট্রাক্টর” বিভাগ চালু থাকে এবং কোম্পানিগুলোর জন্য খোলা কাজ থাকে, বোর্ডের উপরে আলাদা একটি ব্লক “কোম্পানি ও চালান — আজ” দেখা যায়। এটি কেবল একটি প্রজেকশন: এখান থেকে সারি সম্পাদনা বা বন্ধ করা যায় না — প্রতিটি সরাসরি কনট্রাক্টরের কার্ডে নিয়ে যায়। খোলা কাজ না থাকলে বা বিভাগ বন্ধ থাকলে ব্লকটি থাকে না।

একই বোর্ড সম্পূর্ণভাবে ওয়ার্ক চ্যাটে-ও খোলে — চ্যানেলের তালিকায় “কাজ” আইটেম দিয়ে। এটি কোনো সংক্ষিপ্ত কপি নয়, একই স্ক্রিন: তিনটি ভিউ, টাস্ক এডিটর, চেক-লিস্টের টেমপ্লেট। আইটেমের পাশে হলুদ কাউন্টার “এখন ব্যবস্থা নেওয়া প্রয়োজন এমন আমার কাজ”: সময়োত্তীর্ণ ও আজকের সীমার। এটি ইচ্ছাকৃতভাবে অপঠিত বার্তার কাউন্টারের চেয়ে ভিন্ন রঙের।

চ্যাট থেকে এক আন্দোলনেই কাজ তৈরি হয়: সহকর্মীর বার্তায় “কাজ” অ্যাকশন আছে — আগেই লেখা বসানো একটি ফর্ম খোলে, আর তৈরি কাজে “চ্যাট থেকে” চিহ্নটি থাকে, যা দিয়ে মূল আলাপে ফেরা যায়। উল্টোটাও: টাস্ক এডিটরে “চ্যাটে আলোচনা করুন” বোতামটি আগেই লেখা বার্তাসহ শাখার চ্যানেল খোলে — পাঠাবেন কি না তা আপনি নিজেই ঠিক করেন। নির্ধারিত কাজ, তুলে ফেলা ব্লক এবং নতুন চেক-লিস্ট কর্মীর কাছে চ্যাটে কার্ড হিসেবে আসে, সঙ্গে সরাসরি কাজের লিংক থাকে।

কাজের তালিকা#

মূল ভিউ — Todoist-ধাঁচের তালিকা:

• দ্রুত যোগ — উপরে ইনপুট লাইন, এক চাপেই কাজ তৈরি হয়। পুরো বাক্যেও লেখা যায় (“আগামীকাল দুপুরের আগে ইরাকলির কাছ থেকে পনির অর্ডার করুন”) — সিস্টেম সেটি সীমা ও দায়িত্বপ্রাপ্তসহ কাজে বিশ্লেষণ করে সংরক্ষণের আগে প্রিভিউ দেখাবে।
• কাজগুলো স্ট্যাটাস অনুযায়ী দলবদ্ধ: “খোলা”, “চলমান”, “সম্পন্ন”।
• প্রতিটি কাজে — নাম, ট্যাগ, অগ্রাধিকার, দায়িত্বপ্রাপ্ত এবং (ঐচ্ছিক) সম্পাদনের সীমা; কাজগুলো সাবটাস্ক হিসেবে একে অন্যের ভেতরে বসে, শাখাগুলো ভাঁজ করা যায়।
• কাজে ছবি সংযুক্ত করা যায়, কণ্ঠে বলে দেওয়া যায়, হলের স্কিমে স্থান (টেবিল বা রুম) যুক্ত করা যায় এবং সরাসরি কাজ থেকে চিঠি লেখা যায়: “চিঠি লিখুন” বোতামটি কাজের উপরে একটি উইন্ডোতে মেইল কম্পোজার খোলে, আর পাঠানো চিঠি নিজে থেকেই তার সঙ্গে যুক্ত হয় — “মেইল” বিভাগে যেতে হয় না। সরবরাহকারী উত্তর দিলে কাজটি আর “অপেক্ষমাণ” হিসেবে গণ্য হবে না।
• কাজটি সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করলে কে ও কখন তা বন্ধ করেছে তা লিপিবদ্ধ হয়।

কানবান#

দ্বিতীয় ভিউ — তিন কলামের কানবান বোর্ড (খোলা / চলমান / সম্পন্ন)। কাজগুলো টেনে এনে (drag-and-drop) কলামের মধ্যে সরানো যায় — আর টাচস্ক্রিনে একই কাজের জন্য আলাদা বোতাম আছে, যাতে টাচের নির্ভুলতার উপর ভরসা করতে না হয়।

বোর্ডটি দেখতে কেমন#

বোর্ডের হেডারে “পৃষ্ঠার ভিউ” নামের একটি গিয়ার আছে। এটি “আমি কীভাবে দেখি” সবকিছু এক জায়গায় জড়ো করে তিনটি তৈরি প্রিসেট দেয়:

• সরল — “আমার দিন”, সংক্ষিপ্ত সারি, কার্ড থেকে মেটা সরানো, সম্পন্নগুলো লুকানো (দায়িত্বপ্রাপ্তের জন্য: কী করতে হবে এবং কোন সীমার মধ্যে);
• স্ট্যান্ডার্ড — কার্ডে সব তথ্যসহ তালিকা;
• বিস্তারিত — সব তথ্যসহ কানবান (ব্যবস্থাপকের জন্য)।

প্রিসেট কাস্টমাইজ করা যায়: সারির ঘনত্ব, কার্ডে দায়িত্বপ্রাপ্ত, ট্যাগ, সীমা, ছবি, সাবটাস্ক ও লেখক দেখানো হবে কি না, সম্পন্নগুলো লুকানো হবে কি না।

নির্বাচিত ভিউ আপনার প্রোফাইলে সংরক্ষিত হয় এবং সব ডিভাইসে একইভাবে খোলে — ট্যাবলেট, কম্পিউটার ও ফোন বোর্ডটি আপনার সেট করা মতোই দেখায়।

“আমার দিন”#

তৃতীয় ভিউ কর্মীকে “এখনই কী করতে হবে” প্রশ্নের উত্তর দেয়: উপরে সর্বোচ্চ তিনটি কাজসহ “এখন” সেকশন, “পরবর্তী”, “অপেক্ষমাণ” (যা বাইরের কোনো কারণে অবরুদ্ধ — যেমন সরবরাহকারীর উত্তর) এবং সাধারণ পুল “নির্ধারিত নয়”, যেখান থেকে কাজ নিজে নেওয়া যায়।

প্রতিটি কাজের পাশে লেখা থাকে কেন এটি উপরে: সময়োত্তীর্ণ, সীমা আজ, অন্য কাজগুলো আনব্লক করবে, উচ্চ অগ্রাধিকার, চেক-লিস্টের আইটেম। ক্রমটি নিয়ম দিয়ে গণনা করা হয়, মডেলের “মতামত” দিয়ে নয় — এটি সবসময় ব্যাখ্যা করা যায়।

এই ভিউতে কর্মী কেবল নিজের কাজ ও সাধারণ পুল দেখে; ব্যবস্থাপক দেখেন পুরো শিফটের চিত্র।

ট্যাগ, অগ্রাধিকার ও সীমা#

প্রতিটি কাজে নির্ধারণ করা যায়:

• ট্যাগ — নিজস্ব নাম ও রঙের লেবেল (যেমন “রান্নাঘর”, “হল”, “ক্রয়”) দলবদ্ধকরণ ও ফিল্টারের জন্য।
• অগ্রাধিকার — সাধারণ বা উচ্চ, যাতে জরুরি কাজ সাধারণ তালিকায় হারিয়ে না যায়।
• সম্পাদনের সীমা (ঐচ্ছিক) — যে তারিখের মধ্যে কাজটি বন্ধ করতে হবে।

ট্যাগ ম্যানেজার বোর্ডেই ট্যাগ তৈরি ও নাম পরিবর্তন করতে দেয়।

POS থেকে অ্যাক্সেস#

টাস্ক বোর্ড POS-এর কাজের প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত:

• POS-এর মেনুতে খোলা কাজের কাউন্টারসহ আলাদা একটি আইটেম “শিফটের কাজ” আছে — কর্মী সঙ্গে সঙ্গে দেখে, শাখায় কত অসমাপ্ত কাজ ঝুলছে।
• শিফট বন্ধের মোডালে (দেখুন ক্যাশ শিফট) বিভাগ বদল না করেই পরের শিফটের জন্য দ্রুত কাজ যোগ করা যায়।

শিফট সমন্বয়কারী: চেক-লিস্ট, DoD এবং ব্লক#

সাধারণ বোর্ডের উপরে কাজ করে সমন্বয়কারী — একগুচ্ছ নিয়ম, যা ম্যানেজারের কাছ থেকে রুটিন বিতরণের দায়িত্ব নিয়ে নেয়। অগ্রাধিকার ও অ্যাসাইনমেন্ট নির্ধারিত হয় পূর্বনির্ধারিতভাবে, মডেলের “মতামত” ছাড়াই: কাজের ক্রম সবসময় ব্যাখ্যাযোগ্য। কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা শুধু ইনপুটে সাহায্য করে — লেখা বাক্যকে কাজে ভেঙে দেওয়া, উপ-কাজে ভাগ করার প্রস্তাব বা চেক-লিস্টের খসড়া তৈরি করা; সংরক্ষণের আগে এসব আপনি নিশ্চিত করেন, এবং বোর্ড নিজে সমন্বয়কারী সম্পাদনা করে না।

চেক-লিস্টের টেমপ্লেট#

চেক-লিস্ট (“শিফট খোলা”, “বার বন্ধ করা”, “ওয়েটারের অনবোর্ডিং”) নির্ধারিত হয় টেমপ্লেট দিয়ে: মূল কাজ প্লাস আইটেমগুলো। পুনরাবৃত্তি থাকে টেমপ্লেটে, কাজে নয় — প্রতিটি রান নতুন কাজের সেট তৈরি করে, তাই ইতিহাস ও ইতিমধ্যে সম্পন্ন কাজ মিশে যায় না।

টেমপ্লেটে সম্পাদনকারী নির্ধারিত হয় ভূমিকা দিয়ে, ব্যক্তি দিয়ে নয়। সম্প্রসারণের মুহূর্তে সিস্টেম নিজেই বেছে নেয় কে এটি পাবে: এই ভূমিকার সক্রিয় কর্মীরা → যিনি এখন খোলা ক্যাশ শিফটে আছেন → সবচেয়ে কম ব্যস্ত। উপযুক্ত কেউ না থাকলে — কাজটি কারও নয়।

চেক-লিস্টগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটনার ভিত্তিতে সম্প্রসারিত হয়:

একটি অন্তর্নির্মিত ক্যাটালগ আছে আদর্শ চেক-লিস্টের (ওয়েটার, বাবুর্চি, ক্যাশিয়ারের অনবোর্ডিং, সাধারণ অফবোর্ডিং) — বোতামটি আপনার তালিকায় একটি খসড়া যোগ করে, এরপর এটি সাধারণ টেমপ্লেট: সম্পাদনা ও বন্ধ করা যায়। “চেক-লিস্ট” ডায়ালগ মালিক ও ম্যানেজারের জন্য উপলব্ধ।

সমাপ্তির শর্ত (Definition of Done)#

কাজের জন্য দাবি করা যায় যে বন্ধ করার আগে ছবি সংযুক্ত করতে হবে, মন্তব্য রাখতে হবে বা সব উপ-কাজ বন্ধ করতে হবে। যাচাই সার্ভারে থাকে, তাই কার্ডটি “সম্পন্ন”-তে টেনে এনে তা এড়ানো যায় না — সিস্টেম একটি স্পষ্ট ত্রুটি ফেরত দেবে। একই সংরক্ষণে কাজ বন্ধ করা ও ছবি সংযুক্ত করা সম্ভব।

নির্ভরতা ও ব্লক#

• “আগে শুরু করা যাবে না” — কাজ অন্য কাজের জন্য অপেক্ষা করতে পারে; কার্ডে দেখা যায় কতগুলোর জন্য অপেক্ষা করছে;
• ব্লক — কারণসহ আলাদা চিহ্ন: অন্য কাজ, ব্যক্তি বা বাহ্যিক ঘটনার জন্য অপেক্ষা। এটি কারণ, কানবানের চতুর্থ কলাম নয়;
• ব্লকার কাজ বন্ধ করা নিজেই যারা অপেক্ষা করছিল তাদের ব্লক তুলে নেয়।

সময়ের অনুমান#

কাজে মিনিটে অনুমানের ক্ষেত্র আছে — মানুষের দেওয়া, গণনার নয়: সিস্টেম এটি বানায় না এবং পরে “স্পষ্ট” করে না। অনুমান কার্ডে ব্যাজ হিসেবে দেখা যায় এবং একত্রে বোঝা যায় একটি শিফটে কত শ্রম লাগে।

কাজের সব ক্রিয়া (তৈরি, স্ট্যাটাস ও সম্পাদনকারী পরিবর্তন, সময়সীমা, অনুমান, ব্লক, স্থানান্তর, চেক-লিস্ট সম্প্রসারণ) ঘটনা লগে লেখা হয় — ভবিষ্যতের মেট্রিকের ভিত্তি।

ম্যানেজারের জন্য ইঙ্গিত#

• শিফট ব্রিফিং — আজ কী জরুরি: বিলম্ব, অ্যাসাইন না করা জরুরি কাজ, প্রতিটি কর্মীর ব্যস্ততা।
• কাকে দেবেন — সমন্বয়কারী ব্যাখ্যাসহ পাঁচজন পর্যন্ত প্রার্থী প্রস্তাব করে (“জানে, মুক্ত, পাশের কাজ ইতিমধ্যে চালিয়েছে”) এবং নিজে কাউকে অ্যাসাইন করে না: শেষ কথা মানুষের, আর প্রয়োগ করা প্রস্তাব ফিরিয়ে নেওয়া যায়।
• অর্থ অনুযায়ী অনুসন্ধান — “ফ্রিজের কী অবস্থা” খুঁজে পাবে “ফ্রিজারের জন্য মিস্ত্রি ডাকুন”, যদিও শব্দ মেলেনি।
• পুশ বিজ্ঞপ্তি — জরুরি কাজের অ্যাসাইনমেন্ট, ব্লক উঠে যাওয়া এবং শিফটের শেষে জরুরি হয়ে পড়া চেক-লিস্ট সম্পর্কে।

POS-এ#

শিফট খোলার সময় POS তৈরি হওয়া চেক-লিস্ট সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তি দেখায়, আর বন্ধ করার সময় — “চেক-লিস্ট থেকে বন্ধ হয়নি” ব্লক, “আগামীকালের জন্য রাখুন” বোতামসহ।

সম্পর্কিত বিভাগ#

• ক্যাশ শিফট — শিফট খোলা/বন্ধ করা, যেখানে পরবর্তী শিফটের জন্য কাজও রাখা যায়
• হল প্যানেল — POS-এ সরাসরি সংক্ষিপ্ত কাজের বোর্ড
• চাহিদার পূর্বাভাস — প্রস্তুতির পরিকল্পনা, যা এক বোতামে বোর্ডে পাঠানো হয়
• কর্মী ও শিফট — কর্মীদের ভূমিকা ও শিফটের সময়সূচি
• POS (POS) — ক্যাশিয়ারের কর্মস্থল, যেখান থেকে কাজের বোর্ডে প্রবেশ করা যায়

সাধারণ প্রশ্ন#

কাজের বোর্ড কি শিফট বন্ধ করার সময়ের নোটের মতোই?#

না, শিফট খোলা/বন্ধ করার নোট — ক্যাশ শিফটের ভিতরে আলাদা সংক্ষিপ্ত রেকর্ড। কাজের বোর্ড — স্ট্যাটাস, ট্যাগ, অগ্রাধিকার ও সময়সীমাসহ পূর্ণাঙ্গ তালিকা, যা পুরো শাখার জন্য সাধারণ, এক শিফটে আবদ্ধ নয়।

POS ছাড়া বোর্ড ব্যবহার করা যায়?#

হ্যাঁ, অ্যাডমিনের “কাজ” বিভাগ স্বাধীনভাবে কাজ করে এবং শাখায় প্রবেশাধিকার আছে এমন সব কর্মীর জন্য উপলব্ধ, এমনকি POS ব্যবহার না করলেও।

কাজ কে দেখে — পুরো নেটওয়ার্ক নাকি শুধু শাখা?#

প্রতিটি শাখার জন্য বোর্ড আলাদা — নেটওয়ার্কের বিভিন্ন শাখার মধ্যে কাজ শেয়ার হয় না।

কাজ মুছে ফেলা যায়?#

হ্যাঁ, যেকোনো কাজ বোর্ড থেকে মুছে ফেলা যায় — তালিকা থেকে এবং কানবান থেকে।