Akun korporat — pembayaran oleh karyawan dari saldo organisasi

Bagian "Akun korporat" — pencatatan akun pribadi organisasi yang karyawannya rutin makan di tempat Anda (kantin kantor, katering korporat, perjanjian dengan perusahaan tetangga). Karyawan membayar dengan kode akunnya alih-alih uang tunai atau kartu, dan pengeluaran otomatis dibebankan ke akun organisasinya. Buka: Panel admin → Akun korporat (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Bagian ini berjalan terpisah untuk setiap cabang. Secara bawaan bagian ini nonaktif — aktifkan di Toko aplikasi (ekstensi "Akun korporat"), dan bagian ini akan muncul di menu samping.

Organisasi dan akun karyawan#

Modelnya dua tingkat:

Organisasi (pemberi kerja) — nama perusahaan, narahubung, telepon, e-mail, catatan, mata uang penyelesaian, dan (opsional) batas harian bawaan untuk semua karyawannya.
Akun karyawan — terhubung ke organisasi: nama karyawan, telepon, kode akun unik, saldo saat ini, dan bila perlu batas harian pribadi yang menggantikan batas organisasi.

Data organisasi dapat diubah kapan saja: tombol ✎ di samping namanya membuka formulir yang sama seperti saat menambahkan. Akun karyawan dan saldonya tidak berubah, sedangkan batas harian organisasi yang baru langsung berlaku bagi mereka yang tidak memiliki batas pribadi.

Kode akun dapat ditentukan secara manual atau dibuat otomatis (format seperti CA-XXXX-XXXX) — setelah dibuat, kode ditampilkan sekali dengan tombol salin, selanjutnya di antarmuka hanya terlihat dalam bentuk tersamarkan (4 karakter terakhir).

Pengisian saldo#

Saldo diisi secara manual — oleh pemilik atau bagian akuntansi tempat usaha:

Pengisian sekali — jumlah untuk satu akun;
Pengisian massal — daftar di kolom teks, satu baris per karyawan: nama, kode (opsional), jumlah, telepon (opsional). Karyawan yang sudah ada ditemukan berdasarkan nama, untuk yang baru — akun dibuat; hasilnya ditampilkan per baris.

Batas harian#

Batas pengeluaran — hanya harian, dan maknanya adalah tunjangan harian dari pemberi kerja: berapa yang bersedia dibayar perusahaan kepada karyawan per hari. Organisasi memiliki nilai bawaan, karyawan tertentu dapat diberi nilai sendiri yang menggantikannya.

Tunjangan direset setiap hari. Jumlah yang dapat didebit adalah yang lebih kecil dari dua: sisa saldo dan sisa tunjangan hari ini. Jika tunjangan tidak ditentukan sama sekali, batasannya hanya saldo.

Pengembalian atas pesanan mengembalikan tunjangan: yang terpakai hari itu berkurang sebesar jumlah pengembalian.

Pembayaran di kasir#

Di Kasir (POS) ada tombol khusus "Bayar dengan akun korporat":

kasir memasukkan kode akun karyawan;
sistem menampilkan saldo dan sisa batas harian, mendebit jumlah pesanan (atau sebagian — sisanya dapat dibayar dengan cara lain, pembayaran dapat dikombinasikan);
jika pesanan yang sudah dibayar kemudian dibatalkan, pendebitan dari akun korporat dibalik secara otomatis — uang kembali ke akun, dan tunjangan harian dikembalikan. Pembalikan bersifat idempoten: pemrosesan pembatalan berulang tidak akan mengembalikan jumlah dua kali.

Pembayaran mandiri oleh tamu#

Untuk suatu cabang dapat diaktifkan tombol "Layanan mandiri tamu" — maka karyawan organisasi dapat membayar pesanannya sendiri, tanpa kasir, langsung di menu pelanggan: di checkout muncul metode pembayaran "Akun korporat", tempat ia memasukkan telepon dan kode akun.

Pemeriksaannya sama seperti di kasir: saldo, sisa tunjangan harian, idempotensi pendebitan.

Laporan pengeluaran#

Laporan berdasarkan rentang tanggal menampilkan per karyawan jumlah yang terpakai dan jumlah transaksi — dengan ekspor ke CSV untuk bagian akuntansi atau untuk menerbitkan faktur ke organisasi berdasarkan hasil periode.

Yang diperlukan untuk memulai#

Bagian "Akun korporat" yang aktif — secara bawaan nonaktif dan diaktifkan dengan tombol di toko aplikasi.
Organisasi pemberi kerja dan akun pribadi karyawannya.
Saldo yang terisi — pengisian dilakukan oleh pemilik atau bagian akuntansi secara manual.
Batas harian tunjangan — berapa yang dapat dibelanjakan karyawan per hari atas beban pemberi kerja.
Kasir — pembayaran dengan akun korporat diterima sebagai metode pembayaran tersendiri (POS).

Batasan#

Pengisian hanya manual. Belum ada area pembayaran terpisah untuk pemberi kerja pada iterasi pertama — Anda mengisi akun setelah organisasi membayar.
Pesanan yang dibayar dengan akun korporat tidak dapat digabungkan dengan akun lain — kasir akan menolaknya.
Tunjangan dibatasi per hari. Batas mingguan dan bulanan tidak ditentukan sebagai sumbu tersendiri.
Laporan pengeluaran berada di dalam bagian ini — Anda yang mengekspornya untuk pemberi kerja.

Penanganan masalah#

Bagian tidak ada di panel. Bagian ini nonaktif secara bawaan — aktifkan dengan tombolnya.

Karyawan tidak ditemukan di kasir. Periksa apakah akunnya sudah dibuat di organisasi yang benar dan tidak diblokir.

Pembayaran ditolak. Kemungkinan besar batas harian tunjangan sudah habis atau saldo akun organisasi tidak mencukupi.

Tidak dapat digabungkan dengan akun lain. Ini larangan yang memang disengaja: pesanan dengan pembayaran korporat yang diterapkan tidak digabungkan dengan akun tamu lain.

Pemberi kerja tidak melihat pengeluaran. Laporan pengeluaran dibuat di bagian ini dan Anda yang menyampaikannya ke organisasi — pemberi kerja belum memiliki area sendiri.

Bagian terkait#

Kasir (POS) — pembayaran pesanan dengan akun korporat
Keuangan — gambaran keuangan tempat usaha secara keseluruhan
Pelanggan tetap — mengenali tamu berdasarkan nomor telepon

Pertanyaan umum#

Bisakah menetapkan batas bulanan, bukan batas harian?#

Saat ini batas hanya tersedia per hari — secara default di tingkat organisasi dan, bila perlu, secara terpisah untuk setiap karyawan.

Siapa yang mengisi saldo — organisasi sendiri atau tempat usaha?#

Pengisian saldo dilakukan oleh pemilik atau akuntan tempat usaha secara manual (sekali atau melalui daftar massal) — belum ada akun terpisah untuk pengisian saldo secara mandiri oleh organisasi.

Bagaimana jika karyawan lupa kode akun?#

Kode terlihat di antarmuka tempat usaha dalam bentuk tersamarkan — kode lengkapnya dapat ditanyakan kepada pemilik/akuntan yang membuat akun tersebut.

Bisakah hanya sebagian pesanan dibayar dengan akun korporat?#

Ya, di kasir didukung pembayaran gabungan — sebagian jumlah dibebankan ke akun korporat (dalam batas sisa limit harian), dan sisanya dibayar dengan cara lain.