Корпоративтік шоттар — қызметкерлердің ұйым балансынан төлеуі

«Корпоративтік шоттар» бөлімі — қызметкерлері сізде үнемі тамақтанатын ұйымдардың дербес шоттарын есепке алу (кеңсе жанындағы асхана, корпоративтік тамақтану, көршілес компаниямен келісім). Қызметкер қолма-қол ақшаның немесе картаның орнына өз шотының кодымен төлейді, ал шығыстар автоматты түрде оның ұйымының шотына жазылады. Ашу: Әкімші панелі → Корпоративтік шоттар (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Бөлім әр филиал үшін бөлек жұмыс істейді. Әдепкі бойынша ол өшірулі — оны Қолданбалар дүкенінен қосыңыз («Корпоративтік шоттар» кеңейтімі), сонда ол бүйір мәзірде пайда болады.

Ұйымдар және қызметкерлердің шоттары#

Модель екі деңгейлі:

• Ұйым (жұмыс беруші) — компания атауы, байланыс тұлғасы, телефон, e-mail, жазбалар, есеп айырысу валютасы және (міндетті емес) оның барлық қызметкерлері үшін әдепкі күндік лимит.
• Қызметкердің шоты — ұйымға байланысты: қызметкердің аты, телефоны, бірегей шот коды, ағымдағы балансы және қажет болған жағдайда ұйымның лимитін қайта анықтайтын жеке күндік лимит.

Ұйым деректерін кез келген уақытта түзетуге болады: оның атауының жанындағы ✎ түймесі қосу кезіндегідей нысанды ашады. Қызметкерлердің шоттары мен олардың баланстары бұған өзгермейді, ал ұйымның жаңа күндік лимиті жеке лимиті жоқтарға бірден әрекет етеді.

Шот кодын қолмен беруге немесе автоматты түрде жасауға болады (CA-XXXX-XXXX түріндегі формат) — жасалғаннан кейін ол көшіру түймесімен бір рет көрсетіледі, әрі қарай интерфейсте тек жасырылған түрде (соңғы 4 таңба) көрінеді.

Балансты толықтыру#

Баланс қолмен толықтырылады — мекеме иесі немесе бухгалтері:

• Бір реттік толықтыру — бір шот үшін сома;
• Жаппай толықтыру — мәтіндік өрістегі тізім, әр жолға бір қызметкер: аты, коды (міндетті емес), сомасы, телефоны (міндетті емес). Бар қызметкерлер аты бойынша табылады, жаңалары үшін шот жасалады; әр жол бойынша нәтиже көрсетіледі.

Күндік лимит#

Шығыс лимиті — тек күндік, және мағынасы бойынша бұл жұмыс берушінің күндік дотациясы: компания қызметкерге күніне қанша төлеуге дайын. Ұйымның әдепкі мәні бар, жеке қызметкерге оны қайта анықтайтын өз мәнін беруге болады.

Дотация күн сайын нөлденеді. Есептен шығаруға қолжетімді сома — екеуінің кішісі: баланс қалдығы және бүгінгі дотацияның қалдығы. Егер дотация мүлдем берілмесе, шектеу тек баланс болып қалады.

Тапсырыс бойынша қайтарым дотацияны кері босатады: күні бойы жұмсалған сома қайтарым сомасына азаяды.

Кассада төлеу#

Кассада (POS) жеке «Корпоративтік шотпен төлеу» түймесі бар:

1. кассир қызметкердің шот кодын енгізеді;
2. жүйе балансты және күндік лимиттің қалдығын көрсетеді, тапсырыс сомасын есептен шығарады (немесе бір бөлігін — қалдығын басқа тәсілмен төлеуге болады, төлем біріктіріледі);
3. егер төленген тапсырыс кейіннен жойылса, корпоративтік шоттан есептен шығару автоматты түрде кері қайтарылады — ақша шотқа қайтарылады, ал күндік дотация босатылады. Кері қайтару идемпотентті: жоюды қайта өңдеу соманы екі рет қайтармайды.

Қонақтың өз бетінше төлеуі#

Филиал үшін «Қонақтың өзіне өзі қызмет көрсетуі» қосқышын қосуға болады — сонда ұйым қызметкері кассирсіз-ақ өз тапсырысын тікелей клиенттік мәзірде төлей алады: чекаутта «Корпоративтік шот» төлем тәсілі пайда болады, онда ол телефон мен шот кодын енгізеді.

Тексеру кассадағыдай: баланс, күндік дотацияның қалдығы, есептен шығарудың идемпотенттілігі.

Шығыстар бойынша есеп#

Күндер ауқымы бойынша есеп әр қызметкер бойынша жұмсалған соманы және операциялар санын көрсетеді — бухгалтерия үшін немесе кезең қорытындысы бойынша ұйымға шот-фактура қою үшін CSV-ге шығарумен.

Іске қосу үшін не қажет#

• Қосылған «Корпоративтік шоттар» бөлімі — әдепкі бойынша ол өшірулі және қолданбалар дүкеніндегі қосқышпен қосылады.
• Жұмыс беруші ұйым және оның қызметкерлерінің дербес шоттары.
• Толықтырылған баланс — толықтыруды иесі немесе бухгалтерия қолмен енгізеді.
• Күндік дотация лимиті — қызметкер жұмыс беруші есебінен күніне қанша жұмсай алады.
• Касса — корпоративтік шотпен төлеу жеке төлем тәсілі ретінде қабылданады (POS).

Шектеулер#

• Толықтыру тек қолмен. Бірінші итерацияда жұмыс берушінің жеке төлем кабинеті жоқ — шотты ұйымнан төлем түскен соң сіз толықтырасыз.
• Корпоративтік шотпен төленген тапсырысты басқа шоттармен біріктіруге болмайды — касса бұған адал бас тартады.
• Дотация күнмен шектеледі. Апталық және айлық лимиттер жеке ось ретінде берілмейді.
• Шығыстар бойынша есеп бөлімнің ішінде болады — оны жұмыс берушіге сіз шығарып бересіз.

Ақаулықтарды жою#

Панельде бөлім жоқ. Ол әдепкі бойынша өшірулі — қосқышпен қосыңыз.

Қызметкер кассада табылмайды. Оның шоты керекті ұйымда ашылғанын және бұғатталмағанын тексеріңіз.

Төлем қабылданбады. Сірә, күндік дотация лимиті таусылған немесе ұйымның шотында қаражат жоқ.

Басқа шотпен біріктірілмейді. Бұл ойластырылған тыйым: корпоративтік төлем қолданылған тапсырыс басқа қонақтардың шоттарымен біріктірілмейді.

Жұмыс беруші шығыстарды көрмейді. Шығыстар бойынша есеп бөлімде жасалады және оны ұйымға сіз бересіз — жұмыс берушінің әзірге өз кабинеті жоқ.

Байланысты бөлімдер#

• Касса (POS) — тапсырысты корпоративтік шоттан төлеу
• Қаржы — мекеменің жалпы қаржылық көрінісі
• Тұрақты қонақтар — қонақтарды телефон нөмірі бойынша тану

Жиі қойылатын сұрақтар#

Күндік емес, айлық шектеу қоюға бола ма?#

Әзірге шектеу тек күндік — әдепкі бойынша ұйым деңгейінде және қажет болса, әр қызметкерге жеке.

Балансты кім толықтырады — ұйымның өзі ме, әлде мекеме ме?#

Толықтыруды мекеме иесі немесе бухгалтері қолмен жасайды (бір реттік немесе жаппай тізіммен) — ұйымның өзі балансты толықтыра алатын жеке кабинет әзірге жоқ.

Қызметкер шот кодын ұмытып қалса ше?#

Код мекеме интерфейсінде жасырылған түрде көрінеді — оны толық күйінде шотты жасаған иесінен/бухгалтерінен нақтылауға болады.

Корпоративтік шотпен тапсырыстың бір бөлігін ғана төлеуге бола ма?#

Иә, кассада аралас төлем қолдау көрсетіледі — соманың бір бөлігі корпоративтік шоттан шегеріледі (күндік шектеу қалдығы шегінде), ал қалғаны кез келген басқа тәсілмен төленеді.