Дневник на резервации

Дневникот на резервации — работен екран на салон за убавина (и други услуги со резервации). Ова е дневна мрежа: по колони — мајстори, вертикално — време. Тука креирате термини за услуги, ги преместувате и ги водите по статуси.

Отворете: Админ-панел → Резервации (admin.cenaly.com).

Кабинети, хардвер и планирање на посета#

Специјалистите се водат како луѓе, кабинетите и апаратите — како одделни ресурси за резервации. Наведете кои ресурси се потребни за секоја услуга. Проверката на достапноста ги комбинира распоредот на специјалистот, зафатеноста на ресурсите и паузите на услугата.

Во дневникот на персоналот може да составите посета од повеќе услуги или серија посети. Овие дејства не значат истата можност во виџетот за гости. Пред потврда проверете ги предложените датуми и конфликти.

Распоредот го користи часовниот појас на локацијата. Задајте го пред отворањето на онлајн-резервациите, особено ако регистраторот работи од друга земја. Промената на статусот со ознака за чекање сѐ уште бара потврда од серверот: грешката или непотврденото дејство треба да се разгледа пред да се продолжи со работа.

За клиника изберете пресет „Клиника“: лекар, кабинет, пациент, преглед. Историјата на пациентот тука е административна; медицинските картони, дијагнозите и протоколите за лекување не се дел од модулот. Дејствата на лекарот се ограничени со неговата улога и со посетите доделени нему.

Во училиште користете резервација за пробни и индивидуални часови. Посетеноста на постојана група и парите на семејството припаѓаат на училишното сценарио, опишано во првиот ден.

Дневна мрежа#

Најгоре — панел за денот со копчиња денес / претходен ден / следен ден. Под секој мајстор — своја колона со термини по време; за термини без доделен мајстор има одделна колона „Без мајстор“. Мрежата се освежува сама: термин, закажан од гостин или колега, се појавува во неа без превчитување на страницата.

Звук и известувања за нови термини#

Знакот 🔔 / 🔕 во заглавието на дневникот вклучува звук и известувања што се појавуваат за нови термини. Тие работат само додека оваа страница е отворена: ако прелистувачот ги забранил известувањата, копчето ќе стане килибарно со совет да ги дозволите во поставките на страницата.

Затоа под заглавието стои лента „Додека админ-панелот е затворен, нема да дознаете за нови термини“ со копче „Поврзи Telegram-известувања“ — тоа го отвора волшебникот за поврзување веднаш на место, без да ве води во продавницата за апликации. Кога ботот на локацијата е веќе поврзан, наместо лентата останува тивок совет со врска: треба да ја отворите од онаа сметка на Telegram што треба да ги прима известувањата. Лентата може да се скрие со копчето „Не прикажувај“.

Регистар на мајстори#

Копчето „Мајстори“ го отвора регистарот на специјалисти. Мајсторот е вработен од заедничкиот регистар на вработени со улога на мајстор; не е задолжително да му се создава најава — може да се додаде „вработен-ресурс“, кој постои само како колона во распоредот. За секој мајстор:

• Име;
• Боја — со која неговите термини се истакнуваат во мрежата;
• Активен — дали учествува во распоредот;
• Услуги — кои услуги ги извршува (сите или избрани);
• Распоред на работа — работни часови по денови од неделата; ден без штиклирање се смета за неработен;
• Дневни паузи — ручек и слични временски термини, тие се отстрануваат од секој работен ден;
• Одмор и боледување — периоди од датуми во кои мајсторот е недостапен, со незадолжителна забелешка;
• Еднократни денови — исклучок за конкретен датум: да се направи неработен или да се зададат посебни часови. Еднократниот ден е посилен од неделниот распоред — со него се затвора „оваа сабота работиме до 15:00“ без трајна измена на распоредот.

Распоредот, паузите и одморот важат не само во дневникот, туку и во онлајн-резервациите: тие часови едноставно не му се предлагаат на гостинот.

Ако сѐ уште нема мајстори, додајте го првиот — без нив мрежата не може да се пополни.

Нов термин#

Копчето „Нов термин“ отвора формулар:

• Клиент и телефон;
• Услуга (од списокот) и нејзиното траење во минути;
• Мајстор;
• Датум и време;
• Коментар.

По зачувувањето терминот се појавува во мрежата во колоната на мајсторот. Дневникот нема да дозволи закажување „во ништо“: ако времето излегува надвор од часовите за резервации на локацијата или мајсторот во тоа време не работи, формуларот чесно ќе го каже тоа.

Статуси на посета#

Откако ќе отворите термин, го водите по статуси:

Статусите се точно шест. Ако бил потребен депозит, а тој не е платен за време на задржувањето на временскиот термин, не се појавува одделен статус: терминот преминува во „Откажана“, а причината — „депозитот не е внесен навреме“ — се допишува кон статусот во картичката.

Дејствата (потврди / „Во столот“ / заврши / непојавување / откажи / премести) го префрлаат статусот директно во картичката на терминот. Преместувањето го зачувува веќе платениот депозит — гостинот не треба да плаќа повторно.

Депозит и казна за непојавување#

Класична болка на салонот — „се запишал и не дошол“. Против тоа има однапред плаќање: во прозорецот „Поставки за резервации“ се вклучува блокот „Политика за депозит“:

• прекинувач „барај депозит при онлајн-резервација“;
• сума — процент од цената на услугата или фиксна сума (за конкретна услуга може да се зададе сопствен услов);
• бесплатно откажување N часа пред посетата.

Како изгледа во пракса:

• гостинот при онлајн-резервација ја гледа сумата и условите, терминот се држи ограничено време до плаќањето; не платил — резервацијата се откажува сама со ознака „депозитот не е внесен навреме“, а времето се враќа во продажба;
• статусот на депозитот се гледа во картичката на резервацијата: платен, чека плаќање, вратен, пропаднат;
• гостинот откажал навреме — парите се враќаат автоматски; откажал доцна или не дошол — депозитот се задржува, а дневникот покажува известување за тоа;
• преместувањето на резервацијата не го ресетира депозитот.

Депозитот бара поврзан онлајн-еквајринг. Сличен, но пофлексибилно поставен механизам имаат резервациите на маси — види Резервации на маси.

Онлајн-резервација од клиентот#

Клиентот може сам да резервира — услуга → мајстор → слободен термин → контакти:

• на вашата витрина;
• на вашиот сопствен сајт — со виџетот „Онлајн-резервација“, види Мој сајт. Виџетот се појавува кога во менито има барем една ставка од типот „Услуга“;
• во Telegram — мини-апликација за резервации во вашиот бот.

Сите резервации, од каде и да дојдат, паѓаат во истиот дневник.

Слободното време се пресметува според распоредот на мајсторот, неговите паузи, одмори и еднократни денови, според траењето на услугата (плус буфер за чистење на работното место, ако е зададен кај услугата) и според веќе зафатеното време. Општите рамки за целата локација — запченикот за поставки на разделот во дневникот, прозорецот „Поставки за резервации“, блокот „Часови за онлајн-резервации“.

Кај самата услуга во разделот „Мени“ може да се зададе не само траењето: буфер по посетата, колку гости прима истовремено, на кои мајстори им е достапна и сопствени услови за депозит.

Ако сѐ е зафатено, гостинот може да кликне „Извести ме ако се ослободи“ — и ќе добие известување кога терминот ќе се отвори (вклучително и ако се ослободил поради неплатен навреме депозит).

Написот „Резервирани сте“ гостинот го гледа само откако резервацијата е навистина создадена. Ако во тие секунди додека ги пополнувал контактите, времето било зафатено, гостинот добива чесно одбивање, а мрежата веднаш се пресобира — двајца гости на исто време кај еден мајстор системот не пушта. Кога гостинот не избира мајстор сам, слободен доделуваме при создавањето на резервацијата.

Ако потврдата поради нешто задоцни, наместо „Резервирани сте“ гостинот ќе види „Потврдата сѐ уште не е пристигната, заведението ќе ве контактира“. Таквата резервација обично сепак стигнува до дневникот — проверете ја и ѕвонете му на гостинот.

Што добива гостинот веднаш по резервацијата#

На екранот за потврда — бројот на резервацијата, а до него, во зависност од вашата локација:

• 🔔 Потсетници во Telegram — копчето води до вашиот бот (се појавува ако ботот е поврзан);
• Управувај со резервацијата — врска до страницата за преместување и откажување;
• Додај во календар — настан за календарот на телефонот или компјутерот;
• писмо на е-пошта — ако гостинот оставил е-пошта.

Управување со резервацијата преку врска#

Врската „Управувај со резервацијата“ отвора посебна страница. Ниту лична сметка, ниту лозинка, ниту апликација не му е потребна на гостинот — доволна е самата врска; таа истата пристигнува и во писмото за потврда.

На оваа страница гостинот може да:

• ја види услугата, мајсторот, датумот и времето;
• ја премести резервацијата на друго слободно време;
• ја откаже резервацијата;
• внесе депозит, ако е потребен (за резервациите од виџетот на вашиот сајт ова е единственото место за плаќање);
• вклучи потсетници во Telegram.

Преместувањето и откажувањето веднаш се гледаат во дневникот — не треба посебно да се потврдуваат.

⚠️ Врската е и клучот до резервацијата: тој на кого гостинот ѝ ја препратил, исто така ќе може да ја премести или откаже посетата.

Писмо за потврда на е-пошта#

Во формуларот за резервација има незадолжително поле е-пошта. Ако гостинот оставил адреса — веднаш по потврдата му оди писмо: услуга, датум и време (во часовниот појас на заведението), траење, адреса на заведението, број на резервацијата и копче „Управувај со резервацијата“. Ако не оставил — едноставно не испраќаме ништо, тоа никако не влијае на самата резервација.

Писмото не оди ако резервацијата ја создал администратор во дневникот, ако системот одбил резервација или ако за услугата е потребен депозит и тој сѐ уште не е платен. Повторен обид на гостинот не создава второ писмо.

Писмата пристигнуваат на осум јазици од контурата за резервации — англиски, руски, грузиски, турски, албански, германски, украински и ерменски; јазикот се избира според тој на кој гостинот ја оформил резервацијата, за останатите јазици писмото ќе биде на англиски.

Часовен појас на заведението#

Гостинскиот дел работи во времето на заведението, а не во времето на уредот на гостинот. Гостин од друг појас до изборот на време гледа ознака „време на заведението (Asia/Tbilisi)“, а во писмото — редот „Времето е наведено во часовниот појас на заведението“. Во истиот појас одат и писмата и потсетниците.

А мрежата на дневникот се црта во времето на уредот на администраторот: часовите и минутите на резервацијата се прикажуваат онака како што ги гледа прелистувачот. Додека работите од својата земја, разлика нема; ако администраторот го отвора дневникот од друг часовен појас — проверете го појасот, инаку резервација во 14:00 ќе му се покаже во друго време.

Појасот се зема од поставките на локацијата — разделот „Локации“, полето за часовен појас. Проверете го пред да ја вклучите онлајн-резервацијата: особено ако сметката е отворена од друга земја.

Потсетници во Telegram#

Ако на локацијата е поврзан Telegram-бот, гостинот што резервирал преку него добива:

• потврда на терминот, како и пораки за преместување и откажување;
• потсетник 24 часа и 2 часа пред посетата со копчиња „Ќе дојдам“ и „Откажи“ — со притискање веднаш се менува статусот на терминот во дневникот на резервации.

Сопственикот и администраторот добиваат известувања за нови термини и откажувања во својот чат — посебен блок за поставки „Известувања до сопственикот“.

Времето во сите пораки се прикажува во часовниот појас на локацијата.

Текстовите на потсетниците се преведени на четири јазици — англиски, руски, грузиски и турски (притоа писмата на е-пошта одат на осум). Ако гостинот го резервирал терминот на друг јазик, потсетникот ќе пристигне на англиски.

Откажувањето со копче во ботот го зема предвид депозитот: ако гостинот останал во временскиот термин за бесплатно откажување, парите се враќаат автоматски и ботот пишува за тоа („депозитот се враќа на истата картичка“); ако временскиот термин поминал — известува дека депозитот е задржан. Рачното враќање останува само за случаите кога автоматското враќање не поминало — тогаш ботот чесно го предупредува гостинот дека заведението ќе стапи во контакт со него.

Од каде доаѓаат термините#

Кај термините што гостинот ги резервирал преку виџетот на вашиот сајт, во дневникот на резервации стои знак 🌐 со совет „Од сајтот“ — веднаш се гледа дали каналот работи или не.

Копчето „🌐 Виџет на сајтот“ ја отвора фунијата на виџетот за 7, 30 или 90 дена:

Одделно се прикажани „Терминот го зазеле додека избирале“ (пропуштени термини — повод да се додаде мајстор или да се скратат чекорите), технички дефекти, колку гости го виделе барањето за депозит и колку останале да го чекаат, колку поврзале потсетници во Telegram и додале посета во календарот, како и јазиците на кои бил отворен виџетот. Ова се само бројачи: лични податоци на гостите во нив нема.

Претплати#

Копчето „🎟️ Претплати“ отвора пакети услуги: вие опишувате шаблон-план („10 потстрижувања“, „неограничено за еден месец“), издавате претплата на конкретен клиент, а посетите се одбиваат од неа со текот на посетите. Поддржано е и редовно продолжување со автоматско одбивање.

Ограничувања#

• Виџетот за онлајн-резервација не се појавува секогаш. Му треба вклучено резервирање кај локацијата и барем една ставка со тип „Услуга“ во менито — инаку виџетот молчејќи не се прикажува, за да не му се отвори на гостинот празна панела.
• Преместување и откажување на посета во самиот виџет не е можно. Тоа се прави на посебна страница преку врската „Управувај со терминот“ — таа му пристигнува на гостинот на екранот за потврда и во писмото.
• Писмото оди само ако гостинот оставил е-пошта. Полето е незадолжително; писма нема и за термините создадени од администраторот во дневникот на резервации, и за неплатените депозити.
• Времето е секогаш во часовниот појас на заведението. Гостинот од друг појас го гледа натписот на појасот покрај изборот на време — „14:00“ значи 14:00 кај вас.
• Слободното време го смета системот, а не вие. На него влијаат распоредот на мајсторот, паузите, одморите и еднократните денови, траењето на услугата со пауза и „Часови за онлајн-резервација“ на локацијата — рачно „отворање“ на зафатен временски термин во виџетот не е можно.
• На сајт изработен со нашиот конструктор, виџетот е исклучен по стандард: тој го менува распоредот на страницата, затоа се вклучува од вас свесно.

Отстранување на неполадки#

Нема копче „Резервирај“ на мојот сајт.

1. Нема ниту една ставка-услуга во менито или е исклучено резервирањето кај локацијата — виџетот во тој случај не се прикажува.
2. Ознаката не е најдена — притиснете „Провери инсталација“ во делот „Мој сајт“. Ознака вметната преку Google Tag Manager, проверката нема да ја види — гледајте го сајтот со свои очи.
3. Промените не стигнале — датотеките на виџетот се дистрибуираат преку CDN со кеш од 5 минути: почекајте и освежете ја страницата со чистење на кешот.
4. Копчето го проголтало мултикопчето — ако во неговото лепеза има ставка „Резервирај“, сопственото копче на виџетот намерно се гаси.

Гостинот не гледа слободно време. Проверете по ред: распоредот на мајсторот и неговите паузи, еднократните денови и одморите, „Часови за онлајн-резервација“ во поставките на делот, траењето на услугата заедно со паузата по посетата и веќе зафатените временски термини. Ако сѐ е зафатено, на гостинот му е достапно копчето „Извести ако се ослободи“.

Врската до конкретна услуга или мајстор отвора обичен прв чекор. Значи, идентификаторот е застарен — услугата е преименувана или мајсторот си заминал. Виџетот во тој случај не се крши, туку го покажува обичниот избор од првиот чекор; поправете го идентификаторот во атрибутот на ознаката.

Гостинот видел „Потврдата сѐ уште не е пристигната“. Терминот обично сепак стигнува до дневникот на резервации — проверете го во мрежата и телефонирајте му на гостинот.

Термините од сајтот не се гледаат во статистиката. Фунијата на виџетот ја покажува копчето „🌐 Виџет на сајтот“ во дневникот на резервации: колку пати копчето е видено, колку гости ја отвориле панелата и колку резервирале. Самите термини од сајтот имаат значка „Од сајтот“.

Поврзани раздели#

• Мој сајт — виџет за онлајн-резервација за надворешен сајт
• Telegram — поврзување на бот
• Вработени и касовски смени — евиденција на работното време на персоналот
• Постојани гости — историја на клиентите
• Резервации на маси — слична логика на резервации за ресторани

Често поставувани прашања#

Што да се прави со резервација без мајстор?#

Таа оди во колоната „Без мајстор“ — доделете мајстор подоцна, отворајќи ја резервацијата.

Од каде доаѓаат услугите во формуларот?#

Од вашиот каталог на услуги; за секоја е зададено траење, кое се внесува во резервацијата.

Како да се означи дека клиентот не дојде?#

Во картичката на резервацијата изберете ја акцијата „Непојавување“ — статусот се евидентира како no-show. Ако за резервацијата бил платен депозит и е вклучено неговото задржување, тој се одбива во корист на локацијата, за што дневникот веднаш ќе извести.

Можат ли двајца гости да се резервираат за исто време кај еден мајстор?#

Не. Времето се заклучува за резервацијата во моментот на создавање: вториот гостин ќе добие одбивање и ќе ја види ажурираната мрежа со слободни термини.

Како да се затвори ден или дел од денот за мајстор?#

Паузата за ручек и сличните термини — „Дневни паузи“ во картичката на мајсторот, одделен датум — „Еднократни денови“ (слободен ден или посебни часови за тој ден), долги периоди — „Одмор и боледување“. За да ги затворите часовите на целата локација, променете ги „Часови за онлајн резервации“ во поставките за резервации.

Гостинот се резервираше, а писмото не пристигна#

Проверете дали оставил e-mail: полето е незадолжително. Нема писма за резервациите создадени во дневникот од администратор, ниту за неплатените депозити. Ако адресата била оставена — побарајте од гостинот да ја провери папката „Спам“.

Гостинот е во друга часовен појас — кое време го избира?#

Времето на локацијата. До изборот на време, виџетот го означува часовниот појас, така што „14:00“ значи точно 14:00 кај вас, а не кај гостинот.