Baza wiedzy — własne dokumenty, wyszukiwanie AI i szkolenie personelu

Sekcja „Baza wiedzy” to prywatny magazyn materiałów roboczych Twojej firmy: cenniki, zasady zwrotów i wizyt, regulaminy, instrukcje, umowy, strony serwisu. Na ich podstawie AI przygotowuje sprawdzone odpowiedzi, a według nich odpowiadają Twoi asystenci — klientom według cennika i zasad, pracownikom według regulaminów. Sekcja działa tak samo dla kawiarni i restauracji, sklepu, salonu, hotelu, kliniki, szkoły i każdej innej firmy. Otwórz: Panel administracyjny → Baza wiedzy (admin.cenaly.com/knowledge-base).

Trzy słowa, którymi mówi sekcja:

Materiały — to, co dodałeś: pliki, strony serwisu, foldery z komputera (zakładki „Źródła” i „Biblioteka”).
Przygotowane odpowiedzi — to, co AI zebrało z materiałów i zweryfikowało na ich podstawie: tylko potwierdzone, z cytatami. Technicznie zestaw takich odpowiedzi nazywa się kompilacją; może być ich kilka — na przykład osobno dla klientów i dla pracowników.
Podłączone asystenty — kto odpowiada na podstawie przygotowanych odpowiedzi: sekretarz AI, czat w serwisie, podpowiadacz w rozmowach, szkolenie personelu, zakładka „Pytania”.

Na przykład, o co zapytają bazę: sklep — „Czy można zwrócić towar bez paragonu?” (potrzebne zasady zwrotów), salon — „Czy można przenieść wizytę?”, hotel — „Czy jest późne wymeldowanie i ile to kosztuje?”, klinika — „Jakie dokumenty zabrać ze sobą na przyjęcie?”, szkoła — „Czy można odrobić opuszczone zajęcia?”, kawiarnia — „Czy w daniu są orzechy?”. Pracownik pyta o swoje: „Jak przeprowadzić wymianę towaru?”, „Co zrobić, jeśli gość zgubił kartę-klucz?”. W pustej sekcji takie przykłady są dobrane do typu Twojej placówki. To podpowiedzi, a nie obietnica: baza odpowie tylko wtedy, gdy takie zasady są w Twoich materiałach.

Dwa poziomy: biblioteka i baza wiedzy#

Sekcja jest zbudowana na dwóch poziomach i warto ich nie mylić.

„Biblioteka” — Twoje źródła pierwotne: wgrane pliki i strony serwisu, takie jakie są. To menedżer plików: foldery i pliki w jednej tabeli, ścieżka w okruszkach u góry, szczegóły dokumentu rozwijają się bezpośrednio w wierszu. Dokumenty można przenosić między folderami myszą — przeciągając wiersz na folder — lub palcem: zaznaczyć potrzebne pola wyboru i nacisnąć „Przenieś”.

„Baza wiedzy” — to, co system zebrał SAM z biblioteki: formułuje prawdopodobne pytania, wyjaśnienia i recepty, weryfikuje każde twierdzenie na podstawie Twoich dokumentów i zostawia tylko to, co potwierdzone cytatami. Taki gotowy artykuł odpowiada potem natychmiast, nie czytając całej biblioteki od nowa. Wewnątrz kompilacji widać obszary wiedzy, artykuły w nich, a osobną listą — „pytania bez odpowiedzi”: to, czego brakuje w Twoich dokumentach. Gdy biblioteka się zmienia, pojawia się przypomnienie o ponownej kompilacji.

Kilka baz wiedzy (kompilacje)#

Baza wiedzy nie musi być jedna. Kompilacja — nazwany zestaw dokumentów biblioteki z własnym celem i własną osobną kompilacją: powiedzmy „sekretarz ds. towarów” z cenników i kart produktów — i osobno „regulaminy sali” do szkolenia kelnerów.

Zakładka jest dwupoziomowa. Pierwszy ekran — przegląd wszystkich kompilacji w kartach: przy każdej widać skład, kiedy została skompilowana, co z nią nie tak (biblioteka się zmieniła, uprawnienia się rozeszły, jakość nie została zaliczona, ile pytań bez odpowiedzi) i trzy działania — „Otwórz”, „Skompiluj” / „Skompiluj ponownie” i „Skonfiguruj”. Tutaj też to, co dotyczy od razu wszystkich kompilacji: kandydaci wąskich baz i rejestr routingu.

Przycisk „Otwórz” prowadzi do wnętrza kompilacji — tam jest nagłówek z powrotem „← Wszystkie kompilacje”, i tylko tam żyją jej drobne ustawienia: mapa niepewności, dyrektywy pokrycia, obszary, artykuły i „pytania bez odpowiedzi”. Otwarta kompilacja jest nadal zapamiętywana w adresie — link można przesłać koledze, a on trafi dokładnie tam samo. Skład edytuje się w osobnym oknie, cele zadaje się przy uruchomieniu kompilacji.

Najważniejsze, po co to jest — przypisanie konsumenta do kompilacji. Własną kompilację wybiera się dla czatu w serwisie, dla sekretarza AI, dla podpowiadacza operatora, dla szkolenia personelu i dla zakładki „Pytania”. Tak bot w serwisie odpowiada według towarów i zasad dostawy, a nie według umów o pracę, które leżą w tej samej bibliotece. Pole wyboru „Podpowiadacz” przy kompilacji — to nie tylko znacznik: taka kompilacja sama zbiera gotowy pakiet podpowiedzi dla podpowiadacza, a operator przełącza bazę prosto podczas rozmowy, nie wychodząc z niej.

Jeśli nic nie zmieniać, wszystko działa jak wcześniej: główna kompilacja — „Cała baza wiedzy”, a już skompilowane bazy nic nie tracą.

Kto ma dostęp do której kompilacji. Przy kompilacji zadaje się grupę odbiorców (goście / pracownicy / dowolna), priorytet i tematy, dla których jest preferowana. Grupa odbiorców to granica dostępu, a nie podpowiedź: gość nie otrzyma odpowiedzi z kompilacji dla pracowników przy żadnym dopasowaniu. Do konkretnego pytania system sam wybiera odpowiednią kompilację i podpowiada w odpowiedzi, z której została wzięta; jeśli odpowiedź przyszła nie stamtąd, gdzie oczekiwano, obok jest przycisk „Nie ta kompilacja” — to sygnał do poprawy.

Gotowe tematy znajdują się same. Nie trzeba z góry wiedzieć, że w bibliotece leży już materiał na osobną bazę. System przechodzi po dokumentach i przynosi kandydatów wąskich baz: z czego się składają, co pokrywają, jakie fakty się znalazły, gdzie dokumenty się rozchodzą i co to da. Odrzucony kandydat nie jest już proponowany.

Komu co można opowiadać: klauzule dostępu#

Nie wszystko, co leży w bibliotece, nadaje się dla postronnego, i nie wszystko w ogóle warto opowiadać. Każdy dokument ma klauzulę:

można zewnętrznym — gość strony, dzwoniący, publiczna pomoc;
tylko pracownikom — służbowe, na zewnątrz nie wychodzi;
DSP — w ogóle nie trafia do odpowiedzi: taki dokument służy wyłącznie do weryfikacji liczb przy sprawdzaniu artykułów, a cytaty z niego nie są zapisywane.

Dokument bez oznaczenia uznaje się za zewnętrzny, dlatego w już działających bazach nic nie zmienia się samo.

Ustawianie klauzuli pojedynczo nie jest obowiązkowe. Można ją nadać na folder — jest dziedziczona przez całą gałąź, a okno z góry pokazuje, ile dokumentów to obejmie i ile z nich ma własną klauzulę (zawsze jest silniejsza od folderu). Można zaznaczyć kilka dokumentów checkboxami i nadać klauzulę od razu całej paczce.

W gotowym artykule klauzula liczy się sama — według najbardziej zamkniętych z jego źródeł. Zaostrzyć ją ręcznie można, osłabić — nie: zdjęcie oznaczenia jedynie przywraca wyliczoną wartość.

Klauzula działa przed wyszukiwaniem, a nie „filtrem na wyjściu”: czat na stronie i sekretarz AI rozmawiają z postronnymi i otrzymują tylko dokumenty zewnętrzne — obok ustawienia jest tak napisane. U suflera operatora podpowiedź ze służbowego dokumentu jest oznaczona „służbowe — nie odczytywać”: pracownik ją widzi, ale gościowi nie powinien jej opowiadać. Jeśli uprawnienia zmieniły się po ostatniej kompilacji, na karcie pojawi się plakietka z wyjaśnieniem, jaka przebudowa jest potrzebna i dlaczego.

Mówisz bazie, co opracować głębiej#

Czasem z góry wiadomo, który temat jest ważniejszy od pozostałych. Do tego służą dyrektywy pokrycia: formułujesz zamówienie zwykłymi słowami — „upewnij się, że szczegółowo zebrano, jak złożyć zwrot” — a kompilacja ma obowiązek je zrealizować.

W wierszu dyrektywy widać nie ustawienia, lecz los zamówienia: o co proszono, do czego kompilacja to doprowadziła, na ile temat jest opracowany i co przeszkadza. Rozbiór punkt po punkcie otwiera się osobno — jest potrzebny, gdy ustalasz, dlaczego temat tak i nie został zamknięty. Pokrycie przy tym jest mierzone, a nie deklarowane.

Głównym działaniem bloku są pytania do ciebie: to, czego w dokumentach po prostu nie ma, baza pyta właściciela. Twoja odpowiedź staje się pełnoprawnym dokumentem biblioteki (z klasą do wyboru, domyślnie „FAQ”) — inaczej wiedza powstałaby bez źródła i żadna weryfikacja cytatów by jej nie potwierdziła.

Pewność i rozbieżności w źródłach#

Każde twierdzenie w bazie wiedzy ma poziom pewności, i liczy się on nie „na oko”, lecz na podstawie samych dokumentów: czy źródła są ze sobą zgodne, jak autorytatywny jest dokument i jak świeży.

Sens praktyczny jest prosty. Jeśli w dwóch cennikach jeden towar ma różne ceny, baza NIE odpowie pewnie żadnej z nich — zamiast gotowej odpowiedzi pokaże blok „Rozbieżność w źródłach” z obiema wartościami i propozycją doprecyzowania. Ta sama zasada działa ostrzej w krytycznych tematach: ceny, alergeny, warunki prawne, zwroty.

Spór można zamknąć ręcznie — potwierdzić właściwą wartość. Potwierdzenie działa od razu, a zdjąć je można tak samo jednym przyciskiem: obliczenie wróci natychmiast, nie trzeba czekać na następną kompilację.

Osobny panel — mapa niepewności, czyli „co przeanalizować w pierwszej kolejności”: tematy są posortowane według tego, ile szkody przynosi niewiedza (jak często pytają × na ile krytyczne × czego brakuje), a przy każdym wierszu wskazano działanie, które je zamyka.

Co potrafi artykuł bazy wiedzy#

Artykuł to nie tylko tekst. Ma krótką odpowiedź i osobną kwestię na telefon, ramkę „jak odpowiadać” (co powiedzieć obowiązkowo, czego mówić nie wolno, co najpierw doprecyzować, jakim tonem), warianty sformułowań pytania i proponowane działania. Osobny rodzaj artykułu to granica wiedzy: uczciwa odpowiedź „tego baza nie wie” zamiast wymysłu.

W karcie artykułu widać też, gdzie jest już używany — w podpowiedziach suflera, w pakiecie sekretarza AI według placówek, w materiałach szkoleniowych. Edycja przestała być na ślepo: od razu wiadomo, na co wpłynie.

Przy uruchamianiu kompilacji dostępne są opcje zaawansowane — rygorystyczność, budżet, rozdrobnienie artykułów, ton, odbiorcy, języki artykułów, ręczna akceptacja i kontrola jakości. Wszystkie są zwinięte i podpisane ludzkim językiem; jeśli nic nie zmieniać, kompilacja przebiega jak wcześniej.

Źródła: skąd baza bierze dokumenty#

Wszystko, czym wypełnia się biblioteka, zebrano na jednej karcie — „Źródła”. To nie formularz wysyłania, lecz lista podłączonych źródeł: wiersz na każde, ze statusem i działaniami. Przycisk „Dodaj źródło” otwiera kreatora, w którym wybiera się rodzaj — pliki z komputera, strona, zamknięta sekcja przez rozszerzenie przeglądarki albo folder na komputerze roboczym. Folder „Biblioteki”, do którego wszystko trafi, podaje się tam samo: każde źródło ma własny.

Osobną grupą pokazano źródła, które uzupełniają się same: twoje własne odpowiedzi na pytania bazy, zewnętrzny research AI i dokumenty powstałe z rozmów telefonicznych. Nie można ich włączyć ani wyłączyć — odpowiadają na pytanie „skąd w bibliotece dokumenty, których nie wgrywałem”.

Czyim modelem przetwarzana jest baza#

Na dole karty — blok „Przetwarzanie AI”: jakim modelem system czyta i kompiluje twoje dokumenty. Na rosyjskiej chmurze domyślnie działa rodzimy model — treść umów i regulaminów nie opuszcza konturu FR. Przełączenie kompilacji na model zagraniczny jest możliwe, ale to transgraniczne przekazywanie danych i odpowiada za nie właściciel firmy jako administrator danych osobowych, a nie platforma: włączenie wymaga wyraźnej świadomej zgody, a zgoda jest rejestrowana — kto, kiedy i jaką wersję tekstu przyjął. Przełączenie z powrotem zgody nie wymaga: to zawężenie przekazywania, a nie rozszerzenie. W konturze międzynarodowym (AWS) wyboru nie ma — blok po prostu informuje, czym przetwarzane są dokumenty.

Wczytywanie dokumentów#

Dokumenty wczytuje się przez przeciągnięcie pliku lub przyciskiem wczytywania. Obsługiwane są PDF, DOCX, arkusze (XLSX/XLS/CSV), tekst/markdown (TXT/MD) oraz zdjęcia (JPG/PNG/WEBP — tekst ze zdjęcia jest rozpoznawany automatycznie). Limit to około 25 MB na plik.

Przed wczytaniem można od razu wybrać folder docelowy — pliki trafią tam, gdzie trzeba, a nie do wspólnej kupy.

Po wczytaniu dokument jest przetwarzany w tle (widoczny jest bieżący postęp kolejnych etapów), wyodrębniany jest z niego tekst i obrazki, tekst jest dzielony na fragmenty znaczeniowe i indeksowany do wyszukiwania. W wierszu dokumentu widać status — „Przetwarzany”, „Gotowy” lub „Błąd” — podsumowanie, słowa kluczowe i folder.

Obrazki z dokumentów i ze stron serwisów nie są zapisywane „ot tak”: razem z nimi zapamiętywany jest podpis ze źródła i otaczający tekst, a AI dopisuje, co na nich przedstawiono. Dzięki temu schemat lub zdjęcie sprzętu można znaleźć wyszukiwaniem i są pokazywane bezpośrednio w odpowiedzi na pytanie — z podpisem źródła i linkiem do dokumentu, z którego obrazek pochodzi.

Wczytać cały serwis#

Przycisk „Wczytaj serwis” oszczędza ręczne zapisywanie stron: podaj adres serwisu lub link do jego sitemap.xml — crawler obejdzie strony i doda je do bazy jako zwykłe dokumenty, z którymi dalej pracują to samo wyszukiwanie i te same pytania do AI.

Obchód nie wychodzi poza podany adres: brana jest ta strona i wszystko, co głębiej. Podano site.ru/help — pobrany zostanie dział pomocy, a nie cały serwis. Strony tego samego serwisu, tylko po HTTPS i z poszanowaniem robots.txt.
Struktura serwisu staje się folderami biblioteki: site.ru/help/pos/smena trafi jako dokument smena do folderu site.ru/help/pos. Przyszłe drzewo folderów jest pokazywane bezpośrednio pod polem adresu — jeszcze przed uruchomieniem, żeby było widać, co powstanie. Wyłącza się to flagą w parametrach dodatkowych.
Pliki, do których linkują strony (PDF, Word, Excel, CSV) są pobierane jako osobne dokumenty i trafiają do folderu tej strony, która się na nie powołała. Brane są tylko pliki z samego serwisu i jego subdomen — cudzy dokument z zewnętrznego linku nie trafi do bazy.
Kolejka jest budowana najpierw z mapy serwisu (sitemap.xml), a obchód po linkach idzie równolegle i dodaje to, czego nie ma w mapie. W raporcie widać, co dała mapa.
W parametrach dodatkowych ustawia się limity: ile stron i na jaką głębokość — do 5000 stron i 50 poziomów, jest flaga „bez ograniczenia głębokości”.
Duży serwis jest obchodzony w całości. Przebieg nie jest ograniczony czasem: jeśli stron jest dużo, wczytywanie trwa samo, a widoczny jest jeden długi przebieg z bieżącym licznikiem.
Trwające wczytywanie można zatrzymać przyciskiem — strony, które już trafiły do bazy, zostają.
Na koniec pokazywany jest raport: ile stron obchodzono, co utworzono lub zaktualizowano, co pozostało bez zmian, co pominięto, gdzie były błędy.
Ponowny crawl tego samego serwisu aktualizuje te same dokumenty, a nie mnoży kopie; już zaindeksowane strony są pomijane natychmiast.
Pole „automatycznie odświeżać raz na dobę” zamienia to w zadanie w tle: opis usług, cennik lub regulamin w serwisie się zmieniają — baza dociąga je sama.

Typowe zastosowanie: własny serwis firmy, serwis dostawcy, publiczna dokumentacja do sprzętu.

Serwisy w bazie wiedzy#

Pod formularzem wczytywania — lista serwisów, które już wczytywano: status ostatniego przebiegu, przełącznik autoaktualizacji, przyciski „Raport”, „Zaktualizuj”, „Zatrzymaj” i „Usuń”.

„Usuń” usuwa serwis z bazy w całości: wszystkie jego strony-dokumenty, pobrane z nich pliki i wpis autoaktualizacji. Usuwane jest dokładnie to, co przyniósł ten crawl, — dokumenty wczytane ręcznie lub zebrane przez rozszerzenie przeglądarki nie są ruszane. Dopóki trwa wczytywanie, nie można usunąć serwisu: najpierw „Zatrzymaj”.

Przycisk „⚙ Ustawienia” w tym samym wierszu zmienia parametry już dodanego serwisu, a nie tylko nowego wczytywania: ile stron i na jaką głębokość brać, jak często odświeżać, czy odwzorowywać strukturę serwisu folderami, czy pobierać załączone pliki i do jakiego folderu „Biblioteki” je składać. Okno jest wypełnione tym, co działa teraz, obok przełącznika widać krótkie podsumowanie („do 500 str. · głębokość 5”), a zapisać można tak, jak jest, albo od razu z ponownym wczytywaniem. Sama zmiana limitów nie włącza nocnych aktualizacji — za nie nadal odpowiada przełącznik.

Zbieranie stron za logowaniem (rozszerzenie przeglądarki)#

Część potrzebnych dokumentów to nie pliki, lecz strony w wewnętrznych portalach dostawców lub serwisów, do których trzeba się najpierw zalogować. Do tego służy rozszerzenie przeglądarki „Cyfrowy pracownik” od Cenaly, tryb „Baza wiedzy i opinie” (link do instalacji — bezpośrednio w sekcji „Baza wiedzy”; jeśli rozszerzenie jest już zainstalowane dla Cyfrowego pracownika, drugiego instalować nie trzeba): otwiera i „skanuje” takie strony w ramach własnej sesji przeglądarki i dodaje je do bazy wiedzy jako zwykłe dokumenty — dalej pracują z nimi to samo wyszukiwanie i pytania do AI. Przed pierwszym użyciem rozszerzenie prosi o zgodę — odpowiedzialność za dostęp do cudzych systemów ponosisz Ty jako inicjator, platforma jest narzędziem.

Współczesne portale rzadko pokazują wszystko od razu: połowa tekstu jest ukryta za kartami, a przejścia między sekcjami nie zmieniają adresu strony. Rozszerzenie to uwzględnia — zdejmuje zawartość ukrytych kart jako osobne zrzuty i samo przechodzi po pozycjach menu, traktując takie przejście jak zwykłą nawigację. Ścieżka strony jest odtwarzana z okruszków lub z drzewa sekcji po lewej, dlatego dokumenty trafiają do zrozumiałych folderów nawet tam, gdzie adres sekcji w ogóle nie jest pokazany na stronie. W karcie dokumentu jest wiersz źródła z okruszkami i przyciskiem „Otwórz stronę źródłową”.

Wyszukiwanie AI i pytania#

W zakładce „Wyszukiwanie” — wyszukiwanie hybrydowe po własnych dokumentach (połączenie dokładnego dopasowania słów i wyszukiwania semantycznego), z podświetleniem znalezionych fragmentów i dopasowanych terminów.

W zakładce „Pytania” — czat: zadaj pytanie w dowolnej formie, a AI odpowie wyłącznie na podstawie treści wgranych dokumentów, ze linkami do konkretnych źródeł ([1], [2]…, kliknięcie otwiera dokument). Jeśli w bazie nie ma odpowiedzi, AI uczciwie o tym informuje, zamiast wymyślać dane. Powtórzone identyczne pytania są odpowiadane natychmiast z pamięci podręcznej.

Rozmowy są zapisywane: po lewej lista poprzednich dialogów z wyszukiwaniem po tytule i przyciskiem „Nowy czat”, po prawej — otwarta korespondencja. Otwarty dialog żyje w adresie, więc F5 i link dla kolegi przywracają dokładnie to samo miejsce. Kontekst jest pamiętany przez cały dialog, a nie tylko z ostatniej wiadomości: pytanie doprecyzowujące w rodzaju „a jeśli jest otwarte?” system sam uzupełnia do pełnego, zanim zacznie szukać w dokumentach.

Jest przełącznik „szukaj we wszystkich dostępnych kompilacjach” (domyślnie włączony): pytanie trafia nie tylko do otwartej kompilacji, ale i do pozostałych, udostępnionych Tobie. W odpowiedzi widać, z której kompilacji i którego artykułu została złożona, a jeśli źródła się różnią — jest to powiedziane wprost w odpowiedzi.

Regulamin waży więcej niż reklama. Klasa dokumentu (regulamin, cennik, FAQ, marketing, „z rozmów”) jest teraz uwzględniana również przy wyszukiwaniu: gdy dwa fragmenty równie dobrze pasują do pytania, wygrywa bardziej wiarygodny, a dokumenty normatywne są dodatkowo dociągane do odpowiedzi. Klasa jest ustawiana w karcie dokumentu i widoczna w przekroju składu kompilacji przed jej uruchomieniem.

Linki wewnątrz dokumentów są aktywne. Kliknięcie linku w tekście dokumentu otwiera właściwy dokument od razu tutaj, ze strzałką „Wstecz”; jeśli takiej strony nie ma w bazie, otwiera się na stronie źródłowej w nowej karcie.

Słownik#

Osobna zakładka „Słownik” — tabela terminów i encji (osoby, organizacje, kwoty, daty, towary), które AI automatycznie wyodrębniło ze wszystkich Twoich dokumentów, z definicją i linkami do dokumentów, w których termin występuje. U góry — wyszukiwanie na żywo po terminie, synonimach i definicji, a kliknięcie dokumentu otwiera go od razu na tym terminie: właściwe miejsce jest podświetlone, strona przewija się do niego.

Materiały szkoleniowe jednym kliknięciem#

Szkolenie żyje w osobnym dziale panelu — „Szkolenie” (jest widoczny dla wszystkich, nawet jeśli sama baza wiedzy nie jest jeszcze włączona); ta sama zakładka jest też wewnątrz bazy wiedzy.

Przycisk „Zbierz” buduje z zawartości bazy:

podstawowe pojęcia — z oznaczeniem ważności (kluczowe / towarzyszące / drugorzędne) i dosłownymi cytatami z dokumentów;
5–12 tematów z konspektem dla każdego;
quizy — pytania z wariantami odpowiedzi, wyjaśnieniem i linkiem do dokumentu źródłowego każdego pytania.

Materiały „starzeją się” automatycznie, jeśli skład dokumentów się zmienił (coś wgrano lub usunięto) — dział zaproponuje ponowne zebranie.

Szkolenie pracowników#

Pracownik loguje się do panelu administracyjnego swoim loginem i widzi tylko dział „Moje szkolenie” — bez dostępu do pozostałych działów właściciela. Sesja szkoleniowa budowana jest adaptacyjnie:

najpierw — powtórka pojęć i pytań, które warto powtórzyć (według krzywej zapominania, ta sama zasada powtórek interwałowych, co w aplikacjach do ćwiczeń takich jak Anki);
następnie — niewielka porcja nowych pojęć, w pierwszej kolejności tych, które opierają się na już opanowanym materiale.

Dział pokazuje plakietkę „czas powtórzyć N”, gdy nagromadziły się zaległe powtórki.

Statystyki dla właściciela#

Właściciel ma dostęp do zakładki „Pracownicy” ze szczegółowymi statystykami dla każdego: przyswojenie materiału według tematów, dokładność odpowiedzi za 7 i 30 dni, liczba zaległych powtórek, seria dni z rzędu (streak) i pojęcia, które sprawiają najwięcej trudności.

Stamtąd też przydziela się zadania: wybranym pracownikom ustawia się ścieżkę szkoleniową z terminem, a na liście widać, kto ukończył, kto jest w trakcie, a komu termin już minął.

Dostęp bota AI czatu i asystenta pocztowego#

Jeśli masz włączony czat gościnny z botem AI, botowi można pozwolić szukać odpowiedzi w Twojej bazie wiedzy — po wszystkich dokumentach lub tylko po tych, które są wyraźnie oznaczone przełącznikiem „Dostępny dla chatbota” w karcie dokumentu. Domyślnie dokumenty wewnętrzne są niedostępne dla bota, dopóki sam ich nie otworzysz.

Osobno konfiguruje się dostęp z poczty — czy Asystent AI skrzynki pocztowej lokalu może opierać się na dokumencie, gdy pisze wiadomość. Trzy poziomy dla każdego dokumentu: niedostępny (domyślnie), tylko wiadomości wewnętrzne, można w wiadomościach zewnętrznych. Zrobiono to celowo: ceny zakupowe i umowy nie powinny wychodzić na zewnątrz bez Twojej wyraźnej decyzji.

Publikacja dokumentu w Centrum wsparcia#

Dokument wewnętrzny można zamienić w publiczny artykuł pomocy Twojej strony: przycisk „Opublikuj w pomocy” na gotowym dokumencie, wybór placówki, tytułu i kategorii — i artykuł pojawia się w Centrum wsparcia tej placówki.

Publikowany jest tylko tekst — obrazy z dokumentu nie wychodzą na zewnątrz
Okno modalne wprost ostrzega, że dokument stanie się publiczny: sprawdź, czy nie ma w nim cen zakupowych i danych osobowych
Opublikowany artykuł widać w karcie dokumentu: można go otworzyć, zaktualizować po zmianie źródła lub wycofać z publikacji

Tak ten sam tekst (na przykład „Zasady zwrotów” lub „Warunki dostawy”) żyje w jednym miejscu: pracownicy znajdują go wyszukiwaniem w bazie, goście — w pomocy na stronie.

Analityka pomocy#

Zakładka „Analityka pomocy” pokazuje, jak goście korzystają z Twojego Centrum wsparcia: wyświetlenia artykułów, oceny „czy artykuł pomógł?”, zapytania wyszukiwania i — co najcenniejsze — zapytania bez wyniku. Te ostatnie to lista tematów, których brakuje w pomocy: widać je w rozbiciu miesięcznym i na ich podstawie wiadomo, który artykuł napisać następny.

Dane zbierane są zarówno ze strony pomocy na stronie internetowej, jak i z zakładki „Pomoc” w widżecie czatu.

Powiązane sekcje#

Czat z gośćmi — dostęp bota AI do Twojej bazy wiedzy
Centrum wsparcia — gdzie publikowane są artykuły i skąd pochodzi analityka pomocy
Dokumenty — szablony umów i zarządzeń, wypełnianie przez AI
Pracownicy i zmiany — lista pracowników do przypisywania szkoleń

Częste pytania#

Czy AI może odpowiedzieć na podstawie informacji, których nie ma w moich dokumentach?#

Nie, odpowiedzi powstają wyłącznie na podstawie zawartości wgranej bazy, ze wskazaniem źródeł. Jeśli w bazie nie ma potrzebnej informacji, AI powie o tym wprost.

Kto widzi moją bazę wiedzy?#

Tylko Ty. Dokument trafia na zewnątrz wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej decyzji: jeśli zezwolisz na to botowi AI w czacie z gośćmi, udzielisz mu dostępu z poczty lub samodzielnie opublikujesz go jako artykuł w Centrum wsparcia. Między różnymi kontami baza wiedzy się nie przenika.

Czy zbieranie materiałów szkoleniowych jest konieczne, aby korzystać z wyszukiwania?#

Nie, wyszukiwanie i pytania do dokumentów działają od razu po wgraniu — zebranie materiałów szkoleniowych jest potrzebne tylko dla sekcji „Szkolenia”.

Czy pracownik potrzebuje osobnego konta?#

Tak, aby samodzielnie przejść szkolenie, pracownik loguje się na własny login — ten sam, którego używa do dostępu do innych swoich sekcji roboczych.