Pošta i AI automatski odgovarač

Malom biznisu pošta obično stiže u dva nezgodna oblika: lični sandučić vlasnika, na koji pišu dobavljači i gosti — ili poštanski hosting, koji treba kupiti i podesiti odvojeno. Sekcija „Pošta“ daje treći: sopstvene sandučiće lokala direktno u panelu — i punopravnog klijenta za rad u njima.

Otvoriti: Administratorski panel → Pošta (admin.cenaly.com/mail, grupa „Rad“). Ekstenziju nije potrebno uključivati: sekcija je otvorena za sve role, jedini uslov je pristup sekciji u podešavanjima role. Vlasnik vidi i administrira sve sandučiće naloga, zaposleni — svoj (to filtrira server, a ne interfejs).

Šta je potrebno za pokretanje#

Korak 1. Prvi sanduče#

Dugme „Novi sanduče“. U formi su četiri polja: „Ime pre @“ (mala latinična slova, cifre, tačka, crtica, donja crta — anna, info, orders), „Lokacija“ — konkretna lokacija (adresa će biti na njenom poddomenu) ili „Sve lokacije“ (tada adresa živi na poddomenu kompanije, koji se zadaje jednom), „Vrsta“ i „Prikazano ime“ — ono što će primaoci videti.

Četiri vrste sandučeta:

Sanduče može da se isključi (adresa prestaje da prima pisma) i obriše. Brisanje je samo za vlasnika: ono oslobađa adresu za novi sanduče i briše pisma, zato potvrda prikazuje adresu direktno u tekstu i ne može se poništiti. Kod servisnog sandučeta „Pozivi“ panel će ujedno ukloniti karticu izvora u sekciji „Pozivi“.

Statistika sandučeta (tab „Statistika“ u podešavanjima pošte — vidi je i zaposleni na svom sandučetu): primljeno, poslato, koliko dolaznih sa prilozima i koja zapremina — za 24 sata, 7 dana, 30 dana i za sve vreme. Brojevi se računaju pri čitanju iz liste pisama, zato se uvek poklapaju sa onim što se vidi u fascikli.

Korak 2. Sopstveni domen#

Dugme „Sopstveni domen“ — čarobnjak u tri koraka:

1. Unesite domen. Najbezbednije je poddomen oblika mail.vašakompanija.rs: pošta koja već radi na glavnom domenu nastaviće da radi.
2. Dodajte DNS zapise kod registrara. Svaki zapis ima dugme „Kopiraj“, a pored njega dva upozorenja zbog kojih je ovaj korak i opisan:
   • MX na apeksu (samom domenu, a ne poddomenu) isključiće poštanski servis koji trenutno koristite na njemu (Google Workspace, Microsoft 365 i sl.);
   • drugi SPF zapis kvari proveru u celini — ako SPF već postoji, treba dopisati naš fragment u postojeći zapis, a ne dodavati novi.
3. „Proveri“. Server upoređuje zapise i govori za svaki: „zapis je vidljiv“ ili „zapisa još nema“. Zapisi se obično propagiraju za nekoliko minuta.

Gotov domen se pojavljuje u formi za kreiranje sandučeta kao posebna grupa — dalje se sandučići na njemu otvaraju kao i obično.

Korak 3. Povezati sopstveni Gmail ili Yandex#

Ako sanduče već imate i ne želite da menjate adresu, možete ga povezati: pisma će pristizati i odlaziti direktno iz panela. Dugme „Poveži sopstveni sanduče“ — ponovo tri koraka:

1. Adresa pošte — u celosti, na primer info@vaš-restoran.rs.
2. Server određuje poštanski sistem prema DNS zapisima domena i prikazuje uputstvo upravo tog sistema na vašem jeziku: gde ući i kako dobiti lozinku aplikacije (običnu lozinku naloga takvi sistemi ne prihvataju). Ako sistem nije mogao da se odredi, adrese IMAP i SMTP servera mogu se uneti ručno.
3. Rezultat — koliko je pisama preuzeto odmah. Lozinka odlazi na server jednom i ne vraća se nazad.

Ovde se bira i kome je sanduče dostupno: vlasniku i menadžerima ili jednom zaposlenom.

⚠️ Povezano tuđe sanduče se samo isključuje, a ne briše: pisma ostaju kod vašeg provajdera, mi ih ne diramo.

Korak 4. Čitanje i pisanje#

Levo je panel sandučića, pored njega šina fascikli: „Pristiglo“ → vaše fascikle → „Sve poruke“ → „Poslato“.

Lista i čitanje. Poruke se učitavaju dok skrolujete; poruka ima oznake, „pročitano“ i „Označi sve kao pročitano“. Tuđe formatiranje poruke prikazuje se u izolovanom okviru i ne može uticati na panel. Iznad liste su polje za pretragu i tri filtera: „Nepročitano“, „Sa prilozima“ i po oznakama (bilo koja od izabranih). ⚠️ Pretraga ide po redovima liste — adresama, temi i početku poruke — a ne po telu poruke: reč iz sredine dugačke poruke neće naći.

Pisanje. Dugme „Napiši“ otvara prozor sa uobičajenim skupom: „Za“, „Kopija“, „Tema“, tekst sa formatiranjem, prilozi. Potpis se sam ubacuje u novu poruku (uključuje se u podešavanjima), a šabloni odgovora su zajednički za ceo nalog. Odgovor citira original: telo se otvara prazno, ispod njega je potpis, niže — „datum, pošiljalac je napisao(la):“ i tekst izvorne poruke. Citira se tekst, a ne formatiranje; jedan citat se ne računa kao poruka — „Pošalji“ čeka dok se ne pojavi vaš sopstveni tekst.

Nacrt se ne gubi. Napisano se čuva u pregledaču: promašaj pored prozora, F5 ili ispražnjena baterija tableta ne brišu poruku — pri povratku pojaviće se obaveštenje „Nacrt je vraćen“ sa dugmetom „Obriši“. Nacrt je poseban za svaki sandučić i za svaki odgovor, da se nacrt iz zajedničkog sandučeta ne pojavi u ličnom.

Sudbina poslatog. U „Poslato“ se kod reda vidi čip dostave: „Dostavljeno“, „Nije dostavljeno“ ili „Prijava spama“. Ako polja nema — čipa nema uopšte: „nepoznato“ je normalno stanje (događaj još nije stigao), a sivi znak pitanja bi plašio tamo gde je sve u redu. „Nije dostavljeno“ obično znači nepostojeću tuđu adresu, a ne kvar servisa.

Korak 5. Fascikle i pravila razvrstavanja#

Tab „Fascikle i pravila“ u podešavanjima pošte.

Fascikle. Do 30 sopstvenih fascikli po sandučetu: ime i boja. Poruka se premešta ručno selektorom u kartici poruke, a u listi joj se vidi čip fascikle. Čim se pojavi prva fascikla, „Pristiglo“ počinje da znači „još nije razvrstano“ — zato se pored pojavljuje „Sve poruke“: inače bi razvrstana poruka izgledala kao izgubljena. Brisanje fascikle ne briše poruke — one se vraćaju u „Pristiglo“, a pravila koja su ih tu smeštala se uklanjaju.

Pravila. Do 20 po sandučetu, redosled odlučuje: primenjuje se prvo koje se poklopi, pa se važna podižu više. Pravilo ima dva režima:

Razlika je jasno navedena u interfejsu; poziv modela je plaćen i prolazi kroz uobičajeno evidentiranje AI troškova, a na cenaly.ru radi lokalni model. Pravilo može usput i da odmah označi poruku kao pročitanu, a dugme „Primeni na poruke u sandučetu“ pokreće pravila na gornjim nerazvrstanim porukama. Ručno premeštanje je jače od pravila: ponovna dostava i pozadinski prolaz ne prebijaju vaše razvrstavanje.

⚠️ Pravilo bez ijednog uslova i bez opisa za AI preuzeće sve poruke — panel će na to upozoriti i takvo pravilo neće sačuvati.

Korak 6. Pristup zaposlenih sandučetu#

Tab „Pristup“ (samo vlasnik). Za svakog zaposlenog sa nalogom — jedan od tri nivoa:

Do 50 ljudi po sandučetu. „Čitanje“ fizički ne može da pošalje poruku: zabrana stoji na serveru, a ne samo u interfejsu. Podešavanja samog sandučeta u oba slučaja ostaju vlasniku. Vlasnik sandučeta i vlasnik naloga se ne prikazuju u listi — oni ionako imaju pun pristup.

Automatski odgovarač#

Odeljak „Automatski odgovarač“ u podešavanjima pošte — postoji kod svih vrsta sandučeta, osim kod AI agenta (tamo za odgovore odgovara sam agent).

Prekidač „Automatski odgovaraj na pristiglo“ (uključen automatski odgovarač se vidi po čipu „↩“ u panelu sandučića), „Tema odgovora“ (prazno — uzima se tema pristigle poruke sa „Re:“), „Tekst odgovora“, polja „Važi od“ / „Važi do“ (prazni datumi — bez ograničenja, oba uključivo) i „Pauza između odgovora jednoj adresi, časova“ — zaštita od petlje, nula znači podrazumevanu vrednost na serveru.

Odgovara server u momentu dostave poruke, a ne otvoren panel, — nije potrebno zatvarati tab. Od petlje dva automatska odgovarača stoje tri nezavisne barijere: prepoznavanje službenih oznaka automatskih odgovora i slanja (i naš odgovor odlazi označen kao automatski), pauza na pošiljaoca i oznaka „na ovu poruku je već odgovoreno“ — ponovna dostava neće proizvesti drugi odgovor.

⚠️ Na cenaly.ru automatski odgovarač se podešava, ali ne odgovara — služba koja ga izvršava radi samo u AWS okruženju. To je jedino mesto gde se podešavanje čuva, a radnja ne nastupa; vidi „Ograničenja“.

AI asistenti za odgovor#

Ovo su Trener poziva, a ne automatika: oni pišu nacrt, a vi šaljete pismo.

Asistente postavlja vlasnik u podešavanjima pošte → „Asistenti“ (do 20 na nalog). Svaki ima:

• Ime — „Prodaja“, „Podrška“, „Rezervacije“;
• Instrukcije (do 4000 znakova) — ko je i kako odgovara: šta da predlaže, šta da izbegava, kako da reaguje na žalbe;
• Ton i jezik odgovora („Kao u pismu“ ili konkretan);
• Lokacija, u čije ime odgovara;
• Pristup podacima — prekidačima: „Katalog i cene“, „Porudžbine pošiljaoca“ (po njegovoj adresi), „Kartica objekta“ (naziv, adresa, telefon, radno vreme) i baza znanja (ne koristiti / cela / do tri izabrane zbirke).

U prozoru za odgovor zaposleni bira asistenta sa liste, po želji daje jednokratnu napomenu („ljubazno odbij“) i pritiska „Predloži odgovor“. Asistent čita dolazno pismo — ono na koje odgovarate — i vraća nacrt; u novom pismu bez originala panel tako i kaže. Ništa se ne šalje i ne prepisuje tiho: tekst se ubacuje u pismo vašom rukom, pre potpisa i citata. Fraze poput „ja sam AI“ u nacrtu se ističu upozorenjem.

Vlasniku se ispod liste vidi red „Pristup: …“ — koji su prekidači uključeni kod izabranog asistenta; zaposlenom se instrukcije i prekidači ne prikazuju. Iz baze znanja asistent uzima samo dokumente otvorene klijentima: odgovor ide napolje.

AI agent sandučeta#

Ako je sanduče napravljeno sa vrstom „AI agent“, dolazna pošta njemu ide na obradu. Podešavanja — pet kartica:

Postoje dva dugmeta za proveru: „Proveri“ — pokretanje pravila bez ijednog pisma napolje, rezultat ide u dnevnik; „Pokreni agenta“ — predaja konkretnog pisma agentu još jednom po trenutnim podešavanjima.

Pristup agenta dokumentima privatne baze znanja uključuje se pojedinačno na samim dokumentima — prekidačem „dostupan iz pošte“.

Veza sa zadacima i CRM#

• Pismo iz zadatka. Dugme „✉️ Napiši“ u kartici zadatka otvara prozor za pismo preko zadatka — čovek ne ispada iz zadatka i iz prepiske — a poslato pismo se pamti u njemu: vidi se da je dobavljaču već pisano i da li je odgovor stigao. Vidi „Tabla zadataka“.
• Pismo u kartici poslovnog partnera. Dostavljeno dolazno pismo postaje aktivnost u kartici poslovnog partnera u „Kompanijama i fakturama“ — poklapanje se traži po adresi, uključuje se prekidačem u odeljku „Automatizacija“ CRM-a. Obrnuto, iz kartice vodi link pravo na pismo, u odgovarajuću fasciklu.
• Iskra AI asistenta postoji na tri složene površine pošte — „Fascikle i pravila“, podešavanja AI agenta i „Sopstveni domeni“: objasniće upravo taj blok.

Ograničenja#

• Pretraga ne zaviri u telo pisama. Ide po adresama, temi i početku pisma; lista fascikle je ograničena odozgo i cela leži u memoriji kartice.
• Nema nacrta na serveru. Nacrt živi u pregledaču: na drugom uređaju ga nećete videti, a stariji od nedelju dana se ne predlaže.
• Na cenaly.ru nema AI agentskih sandučeta, automatskog odgovarača i čipa za dostavu. Sanduče sa vrstom „AI agent“ tamo se ne može napraviti; podešavanja automatskog odgovarača se čuvaju, ali nema ko da odgovara na pisma; događaji o dostavi i žalbama na spam stižu samo u AWS okruženju. Sve ostalo — sandučeta, fascikle, pravila, asistenti — radi u oba oblaka.
• Pravila „Odlučuje AI“ ne dejstvuju trenutno — u roku od nekoliko minuta posle dostave, i svaka obrada se tarifira kao običan AI poziv. Pravila po uslovima rade odmah i besplatno.
• Povezano tuđe sanduče se ne briše, nego isključuje — pisma ostaju kod provajdera. Brisanje svog sandučeta je, naprotiv, nepovratno: adresa se oslobađa, pisma se brišu.
• Granice: 30 fascikli i 20 pravila raspoređivanja po sandučetu, 50 ljudi po sandučetu u „Pristupu“, 20 asistenata na nalog, instrukcije asistenta do 4000 znakova. Sanduče ima dnevni limit slanja i ograničenje broja primalaca — panel će vam reći ako ste ih dostigli.
• Domen se ne potvrđuje odmah. Prvih nekoliko minuta posle pravljenja prvog sandučeta domena slanje može da se odbije sa napomenom „domen još potvrđuje provajder pošte“ — to je normalno.

Rešavanje problema#

Opšta analiza po simptomima — rešavanje problema; ako ništa nije pomoglo, pišite nam — kako dobiti pomoć.

Česta pitanja#

Da li je potrebno kupiti poštanski hosting?#

Ne. Sandučeta oblika anna@tačka.cenaly.com rade odmah, bez domena i bez spoljnog provajdera. Sopstveni domen je potreban samo ako adresa treba da izgleda kao vaša sopstvena.

Može li se zadržati sopstveni Gmail i ipak raditi u panelu?#

Da — čarobnjak „Poveži svoje sanduče“ će u tri koraka preuzeti poštu putem IMAP-a i slati preko vašeg SMTP-a. Adresa i pisma pri tom ostaju kod vašeg provajdera.

Čime se asistent odgovora razlikuje od AI agenta?#

Asistent je trener poziva: on piše nacrt, a pismo šaljete vi. Agent je posebna vrsta sandučeta: on sam razvrstava pristigla pisma po vašim pravilima i, ako ste dozvolili, sam odgovara. Agent postoji samo u AWS okruženju.

Da li automatski odgovarač radi na cenaly.ru?#

Može se podesiti, ali automatski odgovori tamo ne odlaze: služba koja odgovara na pisma radi samo u AWS okruženju. Zasad je to jedino mesto u odeljku gde se podešavanje čuva, a radnja se ne izvršava.

Ko će pročitati pisma zajedničkog sandučeta?#

Oni kojima je vlasnik dao pristup u kartici „Pristup“, i sam vlasnik. Nivo „Čitanje“ zaista samo čita: zabrana slanja postavljena je na serveru.

Šta će biti sa pismima ako se sanduče izbriše?#

Biće obrisana, a adresa će se osloboditi za novo sanduče. To je nepovratno, zato potvrda prikazuje adresu direktno u tekstu. Ako samo treba da prestanete da primate poštu — isključite sanduče umesto brisanja.

Povezani odeljci#

• Zaposleni i smene — nalozi kojima se prave sandučeta i daje pristup
• Radno ćaskanje i gosti — interna prepiska i razgovori sa gostima, ne mešati sa poštom
• Tabla zadataka smene — pismo poslato direktno iz kartice zadatka
• Kompanije i fakture — pristiglo pismo kao aktivnost u kartici partnera
• Baza znanja — odakle asistenti i agent uzimaju činjenice
• AI modeli i sopstveni ključ — preko kog provajdera rade AI funkcije pošte
• Pozivi — službeno sanduče „Poziva“ i transkripti razgovora
• Podaci i bezbednost — gde žive pisma i ko ima pristup njima