מסמכים: תבניות ומילוי בבינה מלאכותית

המדור „מסמכים“ הוא בונה מסמכי כוח אדם, חוזים ומלאי: צווים, חוזי עבודה, חוזי אספקה, ייפויי כוח ומסמכים אחרים שעסק נדרש להפיק באופן קבוע. פתחו את לוח הניהול → מסמכים (admin.cenaly.com/documents).

המדור מורכב משלוש לשוניות: „קבצים“, „תבניות“ ו**„מסמכים“**; כברירת מחדל פתוחה הלשונית „קבצים“. המדור מופעל כברירת מחדל ומופיע בתפריט הצד מיד — אם אינכם זקוקים לו, אפשר להסיר אותו מהלוח באמצעות הכרטיס „מסמכים“ בחנות האפליקציות (באותו מתג הוא גם מוחזר).

המסמכים מנוהלים לפי הסניף הנבחר. המדור פתוח לבעלים ולעובדים שתפקידם כולל „מסמכים“: בתבניות המוכנות מדובר ברואה חשבון, רכז רכש, אחראי מחסן, אחראי משאבי אנוש (HR) ומנהל מכירות — כל תפקיד אחר מקבל את המדור בבונה התפקידים. שאר העובדים רואים את המסמכים המופנים אליהם בחשבונם, ב„המסמכים שלי“.

את הסניף בוחרים מהרשימה בראש המדור. אם הסניף הדרוש עדיין אינו קיים — הפריט האחרון באותה רשימה, „＋ הוספת סניף…“, פותח טופס לסניף חדש ממש כאן, בלי לעבור למדור „מיקומים“: אותם שדות (שם, כתובת, טלפון, דואר אלקטרוני, מטבע, מדינה), ולאחר השמירה המדור עובר מיד לסניף החדש. את הפריט רואים מי שרשאים לערוך מסמכים. אם התוכנית כבר מיצתה את מכסת הסניפים, הטופס יודיע על כך ויציע לעבור לתוכנית אחרת.

קבצים: טקסטים, טבלאות וקבצים שהועלו#

הלשונית „קבצים“ — קבצי העבודה של העסק שאינם נוצרים מתבנית: הערות, חישובים, מחירונים, סריקות. שלושה סוגים:

• מסמך טקסט — עורך עם כותרות, רשימות, טבלאות, תמונות וקישורים, תפריט לוכסן באמצעות /, חיפוש והחלפה ועוזר בינה מלאכותית. אותו עורך כמו בכתבות באתר.
• טבלה — גיליון אלקטרוני מלא: נוסחאות Excel, עיצוב, מיזוג והצמדת תאים, מיון ומסננים, אימות נתונים, עיצוב מותנה, הערות, מספר גיליונות, ביטול וחזרה. העתקה מ-Excel ובחזרה עובדת. הכפתור ⤢ פורש את הטבלה על כל דף הדפדפן, והחזרה — באותו כפתור או במקש Esc.
• קובץ שהועלה — PDF, תמונות, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD עד 25 MB. PDF, תמונות וטקסט נפתחים ישירות במדור, ופורמטים של אופיס מורדים.

אפשר ליצור קובץ בכפתור „יצירה“ (טקסט / טבלה / העלאה), בגרירת קובץ אל הלוח או דרך „ייבוא XLSX/CSV“ — הקובץ המיובא הופך לטבלה ניתנת לעריכה עם ערכים, נוסחאות, מיזוגים ומידות (העיצוב אינו מועבר). אפשר לייצא טבלה בחזרה ל-XLSX או CSV.

הקבצים מסודרים בתיקיות משלהם, ולכל שורה יש פעולות: פתיחה, הורדה, שינוי שם, שכפול, העברה, מחיקה.

מעל מסמך טקסט או קובץ טקסט פתוח (.md, .txt, .csv ואחרים) רואים היכן הוא נמצא: הסניף ונתיב התיקיות, למשל „קבצים / חוזים / 2026“. כל תיקייה בנתיב היא קישור: לחיצה תפתח את תוכן התיקייה, ו„קבצים“ מוביל לראש. עריכות שלא נשמרו נשמרות לפני המעבר, וכפתור „חזרה“ של הדפדפן יחזיר לקובץ.

העריכות נשמרות מאליהן — כעבור שנייה-שתיים מרגע שהפסקתם להקליד, ובסגירה; הסטטוס מוצג בכתובית „נשמר 14:32 / שומר… / לא נשמר“. אם עמית עורך את הקובץ באותו זמן, במקום דריסה שקטה תקבלו אזהרה והצעה לקרוא מחדש את הגרסה המעודכנת.

חיפוש בכל המדור#

שדה החיפוש שמעל הלשוניות מחפש בכל מקום בבת אחת: בתבניות (שם, סוג, תוויות שדות וטקסט), במסמכים מוכנים (מספר, שם התבנית, הערכים שהוזנו, שמות הקבצים המצורפים) ובקבצים — כולל טקסט המסמכים וערכי תאי הטבלאות; קבצי PDF וקבצי אופיס שהועלו נמצאים לפי שם.

נדרש שכל מילות החיפוש יופיעו — אין הבדל בין אותיות גדולות לקטנות, והתאמה בשם שוקלת יותר. בתוצאות רואים את סוג הרשומה, המספר, נתיב התיקייה וקטע עם הדגשה; לחיצה פותחת את העורך המתאים בלשונית המתאימה.

תבניות: שלכם ומהקטלוג#

בכרטיסייה „תבניות“ זמינים:

• התבניות שלכם — נוצרות מאפס, עם שדות ממלא מקום חופשיים ({{שם_השדה}}) בתוך הטקסט. לתבנית מגדירים שם, קטגוריה (כוח אדם / לקוחות / ספקים / אחר), שפה, סוג מסמך וסדרת מספור כברירת מחדל, ולכל שדה — תווית, סוג (טקסט, טקסט רב-שורתי, מספר, תאריך, כסף, רשימת אפשרויות), חובה והסבר.
• קטלוג גלובלי — 338 תבניות תקניות מוכנות ב-32 מדינות (צווי כוח אדם, חוזה עבודה, חוזה אספקה, חוזה מתן שירותים, ייפוי כוח לקבלת מוצר וכדומה), מקובצות לפי קטגוריות — כוח אדם, ספקים, לקוחות. בראש מוצגות תבניות אוניברסליות, אחריהן תבניות של המדינה של המיקום שלכם, ושאר המדינות מוסתרות באקורדיון.

תבנית מהקטלוג אפשר לחבר בשתי דרכים:

בוחרים ב„העתק“ אם מתכננים להתאים את הניסוחים לעצמכם, וב„מקושרת“ אם רוצים תמיד גרסה תקנית מעודכנת. תבנית מקושרת הופכת להעתק בכל רגע בכפתור „צור העתק“.

אותו קטלוג פתוח במלואו באתר, בלי הרשמה — המדור „תבניות מסמכים“: אפשר לקרוא מראש את הטקסט של כל תבנית, להפעיל בה סעיפים אופציונליים (תקופת ניסיון, בונוס, אופן תשלום) ולראות אילו שדות המערכת ממלאת בעצמה מכרטיסי החברה, העובד והצד שכנגד. נוח כדי לבחור את המסמך הרצוי לפני פתיחת חשבון, או לשלוח קישור לעמית.

שדות הפלטפורמה#

חלק מהשדות אין צורך למלא ידנית: הכפתור „הוסף שדה פלטפורמה“ מכניס לטקסט ממלא מקום שמושך נתונים מהחשבון. יש 45 שדות כאלה בשש קבוצות: חברה (פרטי זיהוי, בנק, מנהל), סניף, עובד (שם מלא, תפקיד, תאריך קבלה, תעריף, פרטי דרכון ועוד), צד שכנגד, המסמך עצמו (מספר, תאריך, שם) ושירותיים (התאריך של היום, שם המשתמש). אם הוספתם לטקסט {{ממלאי מקום}} חדשים ביד, הכפתור „עדכן שדות מהטקסט“ יוסיף אותם לטבלת השדות.

שאלון: סעיפים שלא כולם צריכים#

אותו חוזה בדרך כלל נבדל בפרטים קטנים: למישהו צריך תקופת ניסיון, מישהו משלם במזומן ומישהו לחשבונית. במקום שלוש תבניות כמעט זהות, הקימו שאלון — הסעיף „שאלון (סעיפים אופציונליים)“ בעורך התבנית. שאלה היא משני סוגים:

• מתג — „כן/לא“ („יש תקופת ניסיון?“);
• בחירה — כמה תשובות; לכל אחת טקסט משלה בכל שפה וקוד לטיני קצר (cash, bank), שבאמצעותו פונים לתשובה בטקסט התבנית.

הסעיף הלא-חובה עצמו מסומן בטקסט בתגים. אין צורך לכתוב אותם ביד: סמנו פסקה, לחצו בפאנל שמעל הטקסט על „⑂ סעיף אופציונלי“ ובחרו מה מפעיל אותו. לשאלת בחירה תהיה בתפריט שורה לכל תשובה, ועל הכפתור מוצג התג המוכן:

כאן payment הוא מפתח השאלה ו-cash הוא קוד התשובה; שניהם נראים בטבלת השאלון. אפשר להקליד את אותם תגים גם ביד — הצורה בדיוק כזו. מתחת לטקסט העורך מזהיר אם תג מפנה לשאלה או לתשובה שלא קיימות, אם הבלוק לא נסגר או אם שאלה הוגדרה אבל לא נמצאת בשימוש בשום מקום; זה לא מונע שמירת התבנית. בתצוגה המקדימה של התבנית מופיעים מתגים חיים — רואים את המסמך עם הסעיף ובלעדיו.

כשיוצרים מסמך לפי תבנית כזו, השאלון הופך לשלב באשף „מסמך חדש“: עונים בסימונים או מתארים במילים, וה-AI יסמן אותם בעצמו. שדות שנשארו רק בתוך סעיפים כבויים לא מוצגים בטופס ולא נדרשים בחתימה הסופית.

תיקיות ומספור#

תבניות ומסמכים מסודרים בתיקיות — אלה שני עצים בלתי תלויים עם פירורי לחם, שינוי שם והעברה (בחיפוש הרשימה נעשית שטוחה, עם ציון הנתיב). למספרי מסמכים מגדירים סדרות מספור: תבנית מספר (כברירת מחדל DOC-{YYYY}-{NNNN}), איפוס שנתי של המונה ותצוגה מקדימה של המספר הבא.

עבור מסמכי כוח אדם נלקחים בחשבון תקופות שמירה לפי תקנות המדינה: בניסיון למחוק מסמך כזה לפני המועד, המדור יזהר על כך (הוא עצמו לא מוחק דבר).

יצירת מסמך עבודה#

מתבנית נוצר מסמך עבודה (צו קונקרטי לעובד קונקרטי, חוזה קונקרטי עם ספק קונקרטי וכדומה) — בכרטיסייה „מסמכים“. לכל מסמך עבודה יש סט ערכים משלו לשדות התבנית, בלתי תלוי במסמכים אחרים שנוצרו מאותה תבנית.

אשף „מסמך חדש“ פועל בשני שלבים: תחילה בוחרים תבנית, ואחר כך הקשר: עובד ו/או צד נגדי מהמאגר שלכם. מיד רואים מה יוזן אוטומטית ואילו שדות חסרים — מסמך סטנדרטי מופק כלל בלי בינה מלאכותית. שאר השדות ממולאים ידנית ישירות בטופס, בלחיצה על „מלא מהמערכת“ או בעזרת בינה מלאכותית (ראו להלן). אם הנתונים בחשבון השתנו, הכפתור „עדכן מהפלטפורמה“ יציג דיאלוג „היה → יהיה“; ניתן לנתק את הקישור של השדה לפלטפורמה („ערוך ידנית“).

במסמך עצמו אותו בחירה קיימת כבלוק „אובייקטים של המסמך“ — שלושה כרטיסי מקור: החברה שלנו (אם לסניף יש כמה ישויות משפטיות, בוחרים את הנכונה — והיא גם תיכנס לכותרת הטופס), עובד וצד נגדי (מאותר לפי המאגר). החליפו כרטיס — הפרטים בשדות יימשכו מיד מהכרטיס החדש, והפרטים של הקודם ייעלמו: במסמך מוגמר פרטים של אחרים אינם ניתנים להבחנה מהפרטים הנכונים, ומקום ריק בתצוגה המקדימה מודגש. מה שכתבתם ביד לא נגע לעולם. לצד כל כרטיס — קישור „פתח כרטיס“, כדי לתקן את הנתונים במקור.

כתובת העמוד תמיד מראה היכן אתם נמצאים: מסמך פתוח או עורך תבנית נכנסים לקישור, ולכן F5 מחזיר לאותו מקום, „חזרה“ סוגרת את המסמך, ואפשר לשתף את הקישור עם עמית.

יצירה בקבוצה לעובדים#

אין צורך ליצור את אותו מסמך לכל הצוות אחד-אחד: יצירה המונית מפיקה עד 200 מסמכים בבת אחת. בוחרים תבנית, מסננים עובדים (סינון לפי תפקיד, מצב „רק למי שאין עדיין“), בודקים תצוגה מקדימה — ומציינים אם לסגור את המסמכים מיד ואם לבקש אישור קריאה.

אפשר לפתוח מסמכים לא רק מהמדור: קישורים אליהם מובילים מכרטיס העובד, מכרטיס הצד הנגדי ומהמדור „המסמכים שלי“ בחשבון העובד.

מילוי שדות בבינה מלאכותית#

למסמך עבודה יש שתי דרכים למלא שדות במהירות בעזרת בינה מלאכותית:

1. צ׳אט — תארו את המצב בצורה חופשית (למשל, „הפק צו קבלה לעבודה למלצרית איבנובה מ-1 באוגוסט, שכר 45000“) — הבינה המלאכותית מזהה את הערכים הנדרשים ומזינה אותם לשדות התבנית.
2. תמונה — צלמו טופס נייר שכבר מולא או דרכון/מסמך שממנו יש להעביר נתונים — הבינה המלאכותית מזהה את הטקסט בתמונה וממלאת את השדות המתאימים.

הבינה המלאכותית לא ממציאה ערכים שאינם בתיאור שלכם או בתמונה — שדות שלא מולאו נשארים ריקים ומודגשים בתצוגה המקדימה, ושדות שמולאו בבינה מלאכותית מסומנים בנפרד, כדי שתוכלו לבדוק אותם לפני ההדפסה. בסיום המילוי מוצג סיכום „מולאו N שדות, חסרים M“. עובדות שהמערכת מכירה על העובד הנבחר הבינה המלאכותית מקבלת כהקשר, ולכן אין צורך לשכפל אותן בתיאור.

מילוי בבינה מלאכותית אינו פועל בכל העננים: במתחם הרוסי הוא מושבת — שם השדות ממולאים ידנית ובכפתור „מלא מהמערכת“.

טיוטה, סופי ומספר#

למסמך עבודה שני מצבים:

• טיוטה — אפשר לערוך כל שדה, מספר עדיין לא הוקצה;
• סופי — המסמך מקבל מספר מסדרת המספור ותאריך הנפקה, הטופס ננעל, ובשרת נוצר PDF סופי.

אפשר להחזיר מסמך לטיוטה בכפתור „החזר לטיוטה“ — המספר שהוקצה נשאר עם המסמך ולא יוקצה שוב.

כל פעולה עם המסמך נרשמת ביומן האירועים של הכרטיס: נוצר, נערך, נסגר, הוקצה מספר, נוצר PDF, נשלח לאישור קריאה, נשלחה תזכורת, מולא בבינה מלאכותית, נוצר בקבוצה.

תצוגה מקדימה, הדפסה ו-PDF#

משמאל לטופס — תצוגה מקדימה חיה בגודל A4 של המסמך: הערכים מוזנים לטקסט התבנית עם מילוי השדות, ו-{{מצייני מקום}} שלא מולאו מודגשים, כדי שלא לפספס אותם.

מסמך מוגמר אפשר:

• להדפיס ישירות מהדפדפן;
• להוריד PDF — השרת מרכיב אותו, עם גופנים מובנים ללטינית, קירילית, יוונית וגאורגית. כל יצירה חדשה נשמרת כגרסה נפרדת, וגרסאות קודמות אינן נמחקות; קישור ההורדה חד-פעמי ותקף 15 דקות.

עיצוב הטופס. טקסט התבנית מבין תגיות פשוטות (כותרות, רשימות, מודגש, טבלאות), והדף עצמו מודפס על טופס ממותג — עם לוגו ופרטי הסניף. הכותרת מוגדרת בעורך התבנית, והתצוגה המקדימה על המסך זהה למה שייצא ל-PDF.

קבצים מצורפים ושליחה#

אפשר לצרף קבצים למסמך עבודה — סריקה של עותק חתום, נספח, תצלום. את הקובץ המצורף אפשר למסור לעוזר בינה מלאכותית כהקשר בעת מילוי השדות.

מסמך מוגמר נשלח לנמען ישירות מהכרטיס — בדואר אלקטרוני (PDF מצורף) או לצ׳אט העבודה. הנמען מוזן מההקשר של המסמך: עובד או צד נגדי. כל השליחות נראות בהיסטוריית המסמך, וטקסט המכתב מגיע בשפת הממשק שלכם (שפת השולח) — נתמכות כל 45 השפות של הפלטפורמה.

אישור קריאה של העובד#

מסמך סופי המשויך לעובד אפשר לשלוח לאישור קריאה: העובד יראה אותו בחשבון, ב„המסמכים שלי“, ויאשר או ידחה. הסטטוס נראה בכרטיס המסמך (ממתין לאישור קריאה / אישר קריאה / נדחה), ובמידת הצורך אישור הקריאה מתאפס ומתבקש מחדש.

האישור נרשם בבסיס ראיות — מי, מתי, מאיזו כתובת IP ומאיזה מכשיר, בתוספת סכום ביקורת של טקסט המסמך — ומודפס כחותמת בעמוד האחרון של ה-PDF. זהו אישור פשוט של עובדת הקריאה, ולא חתימה אלקטרונית מוסמכת ולא ניהול מסמכים אלקטרוני.

מועדי תוקף ותזכורות#

אפשר לציין עבור מסמך תקופת תוקף — „בתוקף מתאריך“ ו„בתוקף עד“. המדור עוקב אחר המועדים בעצמו:

• ספי תזכורות — עד חמישה ערכים, כברירת מחדל 30, 7 ו־1 ימים לפני הסיום;
• מסננים „פג תוקף“ ו„באיחור“ ברשימת המסמכים ותקציר לפי סניף;
• בדיקה יומית בשרת עם התראה בצ׳אט העבודה; הכפתור „לבדוק מועדים עכשיו“ מפעיל אותה ידנית.

כך לא הולכים לאיבוד אישורי בריאות, מועדי חוזים וייפויי כוח.

מדורים קשורים#

• עובדים ומשמרות — נתוני כוח אדם שיועילו בעת מילוי צווים וחוזים
• צדדים קשורים — כרטיסי ספקים ולקוחות, שמהם מוזנים פרטי הצד השני
• מלאי — ספקים שאיתם נערכים חוזי אספקה
• חנות אפליקציות — מודולים והרחבות לחשבון

שאלות נפוצות#

במה שונה תבנית „מקושרת“ מ„העתק“?#

לא ניתן לערוך תבנית מקושרת ישירות, אך היא מקבלת עדכונים מהקטלוג באופן אוטומטי. העתק הוא שלכם לחלוטין וניתן לעריכה, אך עדכוני הקטלוג אינם חלים עליו.

האם ה־AI יכול להמציא נתונים שאינם בתמונה?#

לא — המילוי בנוי כך שלא יוזנו ערכים שאינם בתיאור שלכם או בתמונה. שדות כאלה נשארים ריקים למילוי ידני.

אפשר ליצור כמה מסמכים מתבנית אחת?#

כן, מתבנית אחת אפשר ליצור כמה מסמכי עבודה בלתי תלויים שרוצים — למשל צו קבלה לעבודה לכל עובד חדש.

איך מקבלים מסמך על נייר?#

פתחו את מסמך העבודה והשתמשו בכפתור ההדפסה — ייפתח דיאלוג ההדפסה הסטנדרטי של הדפדפן עם גרסת A4 של המסמך.