לקוחות (CRM)

המדור „חברות וחשבוניות“ — B2B-CRM של העסק: קונים פרטיים וקונים שהם ארגונים בכרטיס אחד, עם פרטי התקשרות, מסמכים והיסטוריית קשרים. הוא נחוץ במקומות שבהם המכירה לא מסתיימת בקבלה: הזמנות B2B, חשבוניות וחוזים, דחיות תשלום והתחשבנויות.

היכן: פאנל הניהול → העסק → „חברות וחשבוניות“ (admin.cenaly.com). המדור זמין לכל סוגי העסקים — לא רק לחנות — ומופעל כברירת מחדל.

הלשוניות העליונות — שמונה: חברות וחשבוניות · משימות · מסמכים · טפסים להדפסה · דוחות · בנק · פרטי המוכר · 🔔 התראות. מימינן — הכפתור „מכירה“: אשף שמלווה עסקה מהצעת מחיר לחשבונית ולמסמכי סגירה.

אין לבלבל עם המדור „אורחים קבועים“: שם מדובר בספר טלפונים ובזיהוי האורח לפי מספר, וכאן — בכרטיסי צדדים מלאים.

כרטיס לקוח#

סוג הכרטיס — אדם פרטי או ישות משפטית; מסוג ומדינה תלוי מערך פרטי התקשרות. תבנית מספרי המס נבדקת, כולל ספרות ביקורת, והזנה חוזרת של מספר קיים תציג קישור „לפתוח את הקיים“ במקום ליצור כפילות.

בכרטיס:

• שם (לאדם פרטי — שם, שם משפחה, שם האב) או שם משפטי וכתובת משפטית;
• מדינה ופרטי התקשרות לפי המדינה, החותם (המנהל);
• חשבונות בנק: בנק, חשבון/IBAN, BIK/SWIFT;
• אנשי קשר: שם, תפקיד, טלפון, email, Telegram, WhatsApp; אפשר לסמן איש קשר ראשי ואת זה שאליו שולחים מסמכים;
• תאריך לידה, הסכמה לשיווק, הערות, תגיות, סטטוס.

אפשר להוסיף איש קשר גם בשורה אחת: הזינו טלפון, email, @telegram או קישור wa.me — הסוג יזוהה מעצמו.

עבור ישויות משפטיות רוסיות אין צורך להקליד את הפרטים ידנית: לפי INN הכרטיס נמשך מהמרשם הממלכתי, ולפני ההחלה מוצג אילו שדות ישתנו. רמזי המרשם פועלים כשבפלטפורמה מחובר ספק של חיפוש כזה; כל עוד הוא אינו מחובר, הכפתור „לחפש לפי INN“ עונה בכנות „החיפוש אינו זמין“, ופרטי התקשרות ממולאים ידנית — אין לכך השפעה על שאר עבודת הכרטיס.

הזמנות של הלקוח#

הלשונית „הזמנות“ מציגה אריחים „הזמנות“, „סכום רכישות“, „הזמנה אחרונה“ ורשימת הזמנות עם תאריך, מספר, סכום וסטטוס. הזמנות נכנסות לכאן אוטומטית עם הרכישות של הלקוח בחנות שלכם. משורת ההזמנה אפשר ליצור מסמך מיד.

מסמכים, חוזים והתחשבנות#

• מסמכים — מסמכי מקור עבור הלקוח הזה: חשבוניות, פרוטוקולים, תעודות משלוח וכדומה. סט סוגי המסמכים, מסכת המספור, מצב המע"מ וסכום במילים נלקחים מפרופיל המדינה (גאורגיה, רוסיה, קזחסטן, בריטניה, אוסטרליה, ניו זילנד, איחוד האמירויות, קפריסין, יוון, ספרד, פורטוגל, קרואטיה, פולין, רומניה, טורקיה ופרופיל אוניברסלי). מסמך מוכן ניתן לפתוח, להוריד כ-PDF, לשלוח לכתובת הדוא"ל של הלקוח או לבטל עם ציון הסיבה. פרטי המוכר במסמך שהופק הם תמונת מצב בעת ההפקה: אם תשנו לאחר מכן חשבונית או חותם בפרופיל, מסמכים שכבר הופקו לא ייכתבו מחדש, ובכרטיס המסמך מוצגים בדיוק אותם פרטים שאיתם הוא נשלח ללקוח.

• חוזים — אשף בארבעה שלבים: תבנית → צדדים וחותמים → תנאים (דחיית תשלום, מסגרת אשראי, אחוז מקדמה והנחות, הזמנה מינימלית, משלוח, מועד) → תצוגה מקדימה. סטטוסים: טיוטה, הופק, נחתם (ניתן לצרף סריקה), בוטל; התנאים הפעילים מוצגים בתווית בכותרת כרטיס הלקוח.

• התחשבנות — יתרה, חוב בפיגור והמועד הישן ביותר, פיד פעולות (משלוח, תשלום, החזר, חשבונית זיכוי, מקדמה), הוספת תשלומים והתאמות, שיוך תשלומים למסמכים — בלחיצה על „לפי FIFO" או במדויק למסמך הרצוי, עם הצגת היתרה בחשבונית ואפשרות לבטל.

• חשבוניות חוזרות — תת-לשונית „קבועות" במרשם המסמכים: שכירות, דמי מנוי, תחזוקה מופקים מעצמם. לוח הזמנים — „כל חודש ב-N בחודש" (ה-31 בחודש קצר מוזז ליום האחרון) או „כל N ימים"; ניתן לראות את המועד הקרוב, את ההפקה האחרונה ואת הסיבה אם ההפקה הושהתה. הפרופיל נוצר בלחיצה על „חזור…" ישירות ממסמך לדוגמה שהופק — השורות נלקחות מהדוגמה בכל הפקה, ולכן די להעלות מחיר פעם אחת. תקופה אחת = חשבונית אחת, הרצה חוזרת לא תיצור כפילות; אפשר גם „להפיק את מה שהגיע כעת" ידנית.

• טפסי הדפסה — לשונית עליונה נפרדת של המדור (במרשם המסמכים יש בדיוק שלוש תת-לשוניות: רשימה, „קבועות" ו„תבניות דוא"ל"). אלו פריסות שלפיהן מודפס ה-PDF. הטופס מורכב מבלוקים (כותרת, טקסט, שדות, צדדים, טבלת שורות, סיכומים, חתימות) עם השמת ערכי המסמך — מספרים, סכומים, פרטים, סכום במילים; ניתן להציג בלוק או שדה בודד בתנאי. קיימים טפסים מוכנים של הפלטפורמה — אוניברסלי, חשבונית למדינות עם מע"מ, תעודת משלוח, ולרוסיה גם חשבונית לתשלום, UPD ופרוטוקול. בעת הפקה וביטול המסמך מודפס לפי הטופס הנבחר.

• תבניות דוא"ל — תת-לשונית של מרשם המסמכים: רשימת תבניות ועורך שבו מכניסים מצייני מקום (מספר, סכום, מועד תשלום, צד נגדי, מוכר, טבלת פריטים) לפי מיקום הסמן, והתצוגה המקדימה מציגה את התוצאה על מסמך אמיתי של הסניף. ניתן ליצור את טקסט הדוא"ל באמצעות בינה מלאכותית לפי תיאור קצר — בהתבסס על בסיס הידע של החשבון, והמקורות מוצגים כצ'יפים. בחלון שליחת המסמך נבחרים השולח (כתובת מערכת או תיבת דוא"ל של הסניף — הבחירה נשמרת), הנושא והתבנית.

עבור סניפים בפולין עם הרחבה מחוברת יש לצד החשבונית פאנל שליחה ל-KSeF — מערכת המדינה לחשבוניות אלקטרוניות: החשבונית נשלחת לשם ישירות מהכרטיס, ובחזרה מגיעים סטטוס, המספר שהוקצה ואישור UPO.

עבור סניפים ברוסיה יש העברת מסמכים אלקטרונית דרך Saby (SBIS) — הרחבת „Saby Docs" בחנות האפליקציות, מתחברת לפי סניפים. מרשם המסמכים נעשה משותף לשני הכיוונים: צ'יפים „נכנסים / יוצאים", תגים „↓ נכנס" ו„Saby", מצב ההעברה. מסמכים נכנסים יחד עם PDF נמשכים מעצמם (בדיקה כל כמה דקות), הצד הנגדי לפי INN נוצר אוטומטית; מסמך יוצא נשלח בלחיצה על „שלח ל-Saby". החתימה נשארת בצד Saby — אין לנו תשתית חתימה אלקטרונית משלנו.

תבניות ומילוי מסמכים בבינה מלאכותית — במדור מסמכים.

דוחות#

הלשונית „דוחות" — רוחביים לכל הסניף, ולא ללקוח בודד: התיישנות חייבים (סלי פיגור עד 90+ ימים), מרשם תשלומים ומרשם משלוחים. כל אחד מיוצא ל-CSV.

פרטי המוכר#

בלשונית „פרטי המוכר" נוצרים ישויות משפטיות שמטעמן אתם מפיקים מסמכים — יכולות להיות כמה תחת חשבון אחד, ואחת מוגדרת כראשית. לכל ישות משפטית ניתן להחזיק כמה חשבונות בנק, חותמים, כתובות דוא"ל ומספרי טלפון: בכל רשימה רשומה אחת מסומנת בכוכבית ★ כברירת מחדל, והיא שמושמת במסמך, והשאר נבחרים בעת ההפקה. לישות משפטית ניתן ליצור חטיבות ומחסנים: לכל אחד שם, כתובת ופרטי קשר משלו, אחד מסומן כראשי, ומיותר עובר לארכיון (אין מחיקה — מסמכים שכבר הופקו מפנים לחטיבה). בחלון המכירה החטיבה נבחרת מהרשימה, נכנסת למסמך ומודפסת ב-PDF בשורה „חטיבה/מחסן" מתחת לפרטי המוכר; היא גם מועברת לחשבוניות חוזרות ולחשבונית לפי אישור הצעת מחיר.

אוטומציה#

בתחתית אותה לשונית — בלוק „אוטומציה": ארבעה מתגים, המוגדרים לפי סניף ולא לפי ישות משפטית.

דפי בנק#

הלשונית „בנק“ קולטת דף חשבון בנק כפי שהבנק שלכם מייצא אותו — כקובץ. הפורמט מזוהה אוטומטית לפי התוכן, לא לפי הסיומת: ייצוא עבור 1C, ‏MT940, ‏camt (ISO 20022), ‏OFX/QFX, ‏QIF, וכן CSV ו-Excel רגילים. אין צורך להגדיר דבר מראש — פשוט גוררים את הקובץ.

לאחר ההעלאה מוצגים כרטיסי החשבונות וטבלת התנועות של החודש הנבחר. ניתן להעלות תקופות חופפות (בנקים רבים מפצלים את הייצוא למקטעים) — אותה תנועה לא תופיע פעמיים. כל העלאה נרשמת ביומן הייבוא, וכל אחת מהן ניתנת לביטול מלא אם הקובץ התברר כלא נכון.

אם הבנק מייצא CSV או Excel עם כותרות משלו והעמודות לא זוהו, ייפתח אשף המיפוי: סמנו היכן התאריך, הסכום, מטרת התשלום וצד נגדי. המיפוי יישמר עבור הבנק הזה, ואין צורך להעלות את הקובץ מחדש — הוא כבר הועלה.

בהמשך ניתן לשייך תשלומים לצדדים נגדיים. לצד כל תנועה מוצגת ההתאמה המוצעת ורמת הביטחון שלנו בה: הצד הנגדי מאותר לפי מספר החשבון במטרת התשלום, לפי INN וסכום, לפי INN בלבד או לפי שם. ניתן לאשר תנועה בודדת או בבת אחת בקבוצה, והמסנן „לא משויכים“ מציג את מה שנותר. תשלום מאושר נכנס להתחשבנות של הצד הנגדי וסוגר את החוב שלו. הכסף עצמו אינו מועבר לשום מקום: תשלומים משויכים על ידי אדם, והמערכת רק מציעה.

אם אין התאמה כלל — ניתן לשייך את התנועה ידנית: בחרו צד נגדי מהרשימה, והתשלום ייכנס להתחשבנות שלו עם הסימון „ידני“, כדי שאחר כך יהיה ברור שזו לא התאמה אוטומטית.

פעילויות ומשימות#

הלשונית „פעילות“ היא היסטוריית העבודה עם הלקוח: הערות, שיחות טלפון ומשימות עם מועד. משימות באיחור מודגשות, וכל המשימות הפתוחות של כל הלקוחות מרוכזות ברשימה נפרדת „משימות“ — זו רשימת העבודה היומית של המנהל. ברשימה זו מופיעות רק משימות פתוחות, ולכן שורה שמסומנת ב-V נעלמת ממנה; בתחתית המסך מופיעה הודעה עם כפתור „ביטול“ — הוא מסיר את הסימון ומחזיר את המשימה לרשימה. המתג שלצידו פותח את היסטוריית השינויים של הכרטיס: מה ומתי השתנה, מי ביצע את העריכה ומאין היא הגיעה. אין חובה לבחור את המועד של משימה חדשה בלוח השנה: כתבו אותו במילים בתוך הטקסט עצמו — „להתקשר מחר“, „חשבונית עד 25.12“, „ביום שישי“, „בעוד 3 ימים“, „30 בספטמבר“ — ולצד השדה יופיע כפתור „הצגת מועד מוצע“. הוא ממלא שדה ריק בלחיצה; תאריך שנבחר ידנית לא משתנה על ידי ההצעה.

הפיד מתמלא גם מעצמו: שיחה נכנסת מהטלפון של איש הקשר נרשמת בכרטיס כפעילות (כיוון, משך, תקציר קצר, קישור להקלטה), דואר נכנס — כפעילות עם נושא וקישור „פתח בדואר“. יש גם את הכיוון ההפוך: מכרטיס השיחה במדור „שיחות“ כפתור מוביל ישירות לחברה, ללשונית „פעילות“ שלה. שני הזרמים מכובים באמצעות המתגים „שיחה → פעילות צד נגדי“ ו„דואר → פעילות צד נגדי“ (לשונית „פרטי המוכר“, בלוק „אוטומציה“).

משימות CRM פתוחות נראות לא רק כאן: על לוח המשימות הכללי של המשמרת (/tasks) מופיע בראש בלוק „חברות וחשבוניות“ — רשימה לקריאה בלבד, כל שורה מובילה לכרטיס הצד הנגדי. אם המקור אינו זמין, הבלוק פשוט לא מוצג — לוח המשמרת אינו תלוי ב-CRM.

לכרטיס יש מנהל אחראי (נבחר מבין העובדים שלכם) — לפיו מסננים את הרשימה: „שלי“ ו„ללא אחראי“. מתחת לפרופיל — בלוק „קבצים“: ניתן לצרף לכרטיס עצמו חוזים, מפרטים וסריקות.

ניתוח פנייה באמצעות בינה מלאכותית#

הכפתור „🤖 ניתוח פנייה“ הופך דואר, תמלול שיחה או PDF לטופס מכירה מוכן. מדביקים טקסט — הפלטפורמה מציגה תצוגה מקדימה של הניתוח: איזה לקוח זוהה, אילו שורות נבחרו מהקטלוג שלכם (עם ציון ביטחון לכל אחת), ומה לא הצליח לזהות. אתם בודקים ולוחצים „יצירת טופס“.

מה חשוב:

• הבינה המלאכותית פועלת רק על הנתונים שלכם — הקטלוג של הסניף וכרטיסי הלקוחות; היא אינה יכולה להמציא מוצר שאינו קיים, וכל מה שלא זוהה עובר ביושר לרשימה נפרדת;
• מחיר, מס והנחה הבינה המלאכותית אינה קובעת — הם נלקחים מהקטלוג, מהתנאים המסחריים של הלקוח ומהפרופיל המדינתי;
• הלקוח מזוהה קודם כל לפי מספר המס, הדואר האלקטרוני או הטלפון, ורק אחר כך לפי השם;
• התוצאה היא תמיד טופס בתוספת משימה למנהל: אין אפשרות להנפיק מסמך בדרך זו. אם כרטיס הלקוח עדיין לא היה קיים, הוא נוצר עם הסימון „מניתוח בינה מלאכותית“;
• היכן למצוא את התוצאה: הטופס נמצא בלשונית „מסמכים“ של כרטיס הלקוח, והמשימה — בלשונית „פעילות“. בלשונית „הזמנות“ הוא לא יופיע: לשם נכנסות רק הרכישות של הלקוח הזה בחנות שלכם.

תזכורות ותזכורות חוזרות#

הלשונית „התראות“ מפעילה תזכורות אוטומטיות לפי סניף: תקציר יומי, תזכורות לכם על חשבוניות באיחור, מכתבים ללקוח עם החמרה הדרגתית של הטון, התראות על פקיעת הצעות מחיר וחוזים — לכל תרחיש יש פרמטרים משלו (שעת שליחה, שלבים, כמה ימים מראש). הכפתור „בדיקה עכשיו“ מריץ את אותו הדבר באופן מיידי, והרשימה „תזכורות קרובות“ מציגה מה יישלח — כל פריט ניתן לדחות.

רשימה, חיפוש ופעולות מרובות#

החיפוש מתבצע לפי שם, מספר מס, טלפון ודואר אלקטרוני. המסננים — לפי סוג (אנשים פרטיים/חברות), סטטוס (פעילים, חסומים, בארכיון), תגיות ומנהל אחראי („שלי“ ו„ללא אחראי“ — עם מונה, כדי שלקוח של אף אחד לא יאבד). גלגל השיניים „תצוגת עמוד“ מגדיר את מערך העמודות, את צפיפות הטבלה ואת הלשונית שנפתחת ראשונה.

לאחר סימון של כמה כרטיסים, ניתן להעביר אותם לארכיון, להציב תגית או להסיר תגית מכולם בבת אחת. כרטיס בארכיון נשמר (מסמכים עשויים להפנות אליו), אך נעלם מהרשימה הפעילה.

ייבוא, ייצוא וכפילויות#

• ייבוא — כרשימה, לקוח אחד בכל שורה: סוג;שם;מדינה;מספר מזהה לצורכי מס;טלפון;דוא״ל. בדוח רואים כמה נוצרו, כמה כבר היו והיכן השגיאה.
• ייצוא CSV — הבחירה הנוכחית כולה, בהתחשב בחיפוש ובמסננים ובכל עמודי הרשימה.
• מיזוג כפילויות: הכרטיס הנוכחי נשאר, הנבחר מועבר לארכיון, אנשי הקשר והמזהים שלו מועברים אליו. ממוזגים רק כרטיסים מאותו סוג.

מדורים קשורים#

• אורחים קבועים — זיהוי האורח והיסטוריית הזמנות לפי טלפון
• מסמכים — תבניות חוזים ופרוטוקולים, מילוי באמצעות בינה מלאכותית
• מסחר — תוכנית שותפים עם קישור לכרטיס הלקוח
• הזמנות — הרשימה הכללית של ההזמנות
• כספים — כספים ודוחות

שאלות נפוצות#

במה זה שונה מ„אורחים קבועים”? „אורחים קבועים” הוא מדריך מהיר לפי טלפון ותג ביקור חוזר. „לקוחות” הוא כרטיס עם פרטי מזהה, מסמכים והתחשבנויות, ל-B2B ולמכירות עם מסמכים.

האם לקוח ייווצר מעצמו אחרי הזמנה בחנות? כן. לאחר ביצוע ההזמנה הפלטפורמה מוצאת בעצמה כרטיס מתאים לפי מספר מזהה לצורכי מס, טלפון או דוא״ל — ואם אין כזה, היא יוצרת אותו מנתוני ההזמנה ומשלימה שדות ריקים, בלי למחוק את מה שכבר הזנתם ביד. זה לא יוצר כפילויות: הזמנה חוזרת של אותו קונה נוחתת באותו כרטיס. אפשר גם ליצור כרטיסים ידנית או בייצוא.

פירקתי בקשה — למה היא לא נמצאת בלשונית „הזמנות”? כי פירוק באמצעות בינה מלאכותית יוצר לא הזמנה בחנות אלא טיוטת מכירה — הצעת מחיר או חשבונית. חפשו אותה בלשונית „מסמכים” בכרטיס הלקוח, ואת המשימה „לבדוק לפני הפקה” — בלשונית „פעילות”. הלשונית „הזמנות” מציגה רק רכישות של הלקוח בחנות שלכם; בקשה מתוך דוא״ל, שיחה או PDF לא נכנסת לשם.

האם המדור יכול להיפתח על ידי עובד ולא על ידי בעל החשבון? בינתיים לא: המדור עובד רק תחת חשבון המשתמש של בעל החשבון. עובד עם שם משתמש משלו (ובעל חשבון שעבר לחשבון אחר) יקבל סירוב — גישה לפי תפקידים למדור הזה נמצאת בפיתוח.

אפשר לחסום קונה? לכרטיס יש סטטוס „חסום”, וכדי למנוע הזמנות בחנות פועלת רשימת חסומים בהגדרות ההזמנות — ראו חנות מקוונת.