Penandaan masuk dan keluar

Karyawan menandai sendiri waktu masuk dan waktu keluar — dan penandaan ini langsung menjadi fakta dalam daftar hadir (tab Rencana-Realita di bagian "Karyawan"), yang menjadi dasar perhitungan gaji. Waktu selalu ditetapkan oleh server: tidak bisa "dimanipulasi" dari perangkat.

Buka: Panel Admin → Karyawan → Ruang Saya (karyawan) dan Karyawan → ⚙ Pengaturan jadwal dan penandaan (pemilik, manajer — hanya lihat).

Apa yang masuk ke daftar hadir#

Satu shift dalam daftar hadir adalah rencana (jika shift ada di jadwal) dan realita: waktu masuk, keluar, dan istirahat. Realita selalu memiliki sumber:

Koreksi manual selalu "lebih utama" daripada otomatis: setelahnya, sistem otomatis tidak menyentuh shift tersebut.

Jika karyawan masuk tanpa rencana di jadwal, penandaan membuat shift di luar jadwal — terlihat di rencana-realita dengan penanda tersendiri.

Penandaan dari ponsel karyawan#

Di Ruang Saya pada blok "Hari ini" — status ("Tidak shift" / "Shift sejak 09:02" / "Shift belum ditutup sejak 18 September") dan tombol:

• Saya masuk — membuka shift: jika hari ini ada shift terjadwal, realita dikaitkan dengannya, jika tidak, dibuat shift di luar jadwal;
• Istirahat / Kembali — istirahat aktual dalam shift; jika istirahat tidak ditutup saat keluar, ditutup dengan waktu keluar;
• Saya keluar — menutup shift yang terbuka (termasuk shift malam yang dimulai kemarin, dan yang terlupakan beberapa hari: shift seperti itu di "Hari ini" hanya menampilkan tombol ini dan petunjuk tentang koreksi).

Lupa menandai — di ruang ada "Lupa menandai": permintaan koreksi daftar hadir yang dikonfirmasi oleh manajer.

Di mana penandaan diizinkan: geolokasi atau terminal#

Pengaturan "Gerbang penandaan" di "Pengaturan jadwal dan penandaan" menentukan apakah penandaan diterima dari mana saja:

Pemeriksaan geo membandingkan koordinat browser dengan koordinat cabang shift (ditentukan di kartu lokasi). Jika cabang tidak memiliki koordinat — gerbang lokasi tidak bisa diperiksa, dan penandaan diterima.

Gerbang tidak harus satu untuk seluruh cabang. Di bawah, pada blok "Penimpaan per cabang dan jabatan", mode, radius, dan penutupan otomatis diatur terpisah untuk cabang tertentu dan jabatan tertentu:

1. Klik "＋ Tambah penimpaan", pilih "Cabang" atau "Jabatan", lalu yang mana (cabang diambil dari lokasi Anda, jabatan dari yang memiliki karyawan).
2. Isi hanya yang harus berbeda. Semua yang dibiarkan sebagai "seperti di akun" terus diambil dari pengaturan di atas — ini bukan "nonaktif".
3. Simpan: blok tersimpan sendiri, terpisah dari tombol "Simpan" seluruh panel.

Mana yang lebih diutamakan jika ada beberapa aturan: jabatan karyawan → cabang shift → akun, dan per setiap kolom secara terpisah. Artinya "di cabang pusat — ketat, 80 m" dan "kurir gerbang nonaktif" bersama-sama berarti: pelayan cabang ini menandai dalam radius 80 m, sedangkan kurir — dari mana saja, karena jabatannya lebih diutamakan daripada aturan cabang.

Terminal cabang: menautkan tablet atau monitor#

Terminal adalah tablet, ponsel, atau komputer dengan browser apa pun yang tetap berada di cabang. Satu akun dapat menautkan beberapa terminal (satu sampai dua per cabang).

1. Buka Panel Admin → Karyawan → ⚙ Pengaturan jadwal dan absensi di perangkat itu sendiri yang akan menjadi terminal. Anda dapat masuk sebagai pemilik, manajer, atau dengan kode perangkat.
2. Di blok "Terminal absensi", tekan "Tautkan perangkat ini", beri nama ("Tablet di pintu masuk"), dan jika perlu pilih cabang.
3. Perangkat menerima rahasianya sendiri dan menyimpannya di browser — rahasia itu tidak lagi dikirim ke server dan tidak ditampilkan ke luar. Label "Perangkat ini adalah terminal …" dan tombol "Buka layar terminal" langsung muncul.
4. Ubah gerbang absensi ke "Hanya dari terminal cabang" lalu simpan.
5. Buka layar terminal (/clock-terminal) dan biarkan tetap menyala: layar tidak mati sendiri, dan mode (tablet atau monitor) tersimpan di alamat.

Terminal dengan cabang yang ditentukan hanya menerima kehadiran untuk shift cabang tersebut: shift di cabang lain ditolak dengan "shift hari ini ada di cabang lain". Shift di luar jadwal yang dimulai dari terminal cabang otomatis mendapatkan cabang tersebut.

Cabut terminal dapat dilakukan dari daftar yang sama: perangkat dengan rahasia lama akan ditolak pada absensi berikutnya. Rahasia di browser terhapus jika data situs dibersihkan — maka perangkat cukup ditautkan kembali.

Di bawah setiap terminal dalam daftar terlihat kapan absensi terakhir darinya ("5 menit lalu", "3 jam lalu") atau "belum pernah digunakan". Jika terminal tidak aktif lebih dari 24 jam, barisnya ditandai peringatan — periksa apakah tablet menyala, terhubung ke jaringan, dan layar terminalnya terbuka.

Mode "Tablet": PIN-pad#

Di layar terminal ada empat tombol besar — Saya datang, Saya pulang, Istirahat, Kembali dari istirahat. Karyawan menekan tombol yang sesuai lalu memasukkan PIN kasirnya sendiri (4–6 digit, diberikan di kartu karyawan). Tidak perlu mencari di daftar dan tidak perlu login ke mana pun: PIN unik dalam akun, dan server sendiri tahu siapa yang melakukan absensi — di layar muncul selama beberapa detik "Anna: kehadiran tercatat pukul 09:02".

PIN yang salah ditolak dengan pesan netral "PIN salah" disertai jeda, dan setelah sepuluh kegagalan dalam seperempat jam terminal (atau karyawan yang memasukkan PIN dari ponsel) diblokir selama 15 menit — menebak PIN orang lain tidak ada gunanya. Semua kesalahan disampaikan dengan kata-kata: "kehadiran sudah tercatat", "tidak ada istirahat saat ini", "bulan sudah ditutup", "shift 17 September belum ditutup".

Mode "Monitor": QR di layar#

Terminal menampilkan kode QR besar yang diperbarui setiap 30 detik. Karyawan memindainya dengan kamera ponselnya sendiri — terbuka akun pribadinya dengan label hijau "Terminal cabang terkonfirmasi" dan tombol biasa "Saya datang" / "Saya pulang". Geoposisi tidak diminta: kode dari layar sudah membuktikan bahwa orang tersebut berdiri di depan monitor.

Kode berlaku sekitar dua menit setelah ditampilkan: jika tidak sempat, labelnya berubah menjadi "Kode QR kedaluwarsa, pindai lagi". Satu pemindaian cukup untuk satu absensi.

Setiap QR sekali pakai. Monitor menerima kode baru dari server setiap 30 detik, dan setelah absensi pertama kode itu dinonaktifkan di server: tangkapan layar yang diteruskan akan berfungsi satu kali — bagi orang pertama yang membukanya — dan hanya sampai kedaluwarsa; orang kedua akan mendapat jawaban "terminal tidak terkonfirmasi, pindai lagi". Jika monitor kehilangan jaringan, ia menampilkan kode versi lama (berlaku dua menit yang sama, tetapi tidak sekali pakai) — layar di pintu masuk tidak menjadi buta.

Mode ini cocok untuk layar apa pun tanpa sensor — televisi di pintu masuk, monitor di bar — dan tidak menuntut apa pun dari karyawan selain ponsel, yang memang ia gunakan untuk masuk ke akun. Jam kerja tidak berpindah ke orang yang memotret layar: kode bersifat sekali pakai dan berlaku dua menit, sedangkan absensi mengikuti login pribadi karyawan.

Cara mencatat pulang dengan biaya minimal#

Pulang lebih sering terlupakan daripada datang: orang sudah lelah dan langsung pergi. Di Cenaly ada beberapa cara menutup shift, dan semuanya dapat dikombinasikan — dari yang paling murah hingga yang paling akurat:

Yang tidak dibuat dengan sengaja: geoposisi ponsel di latar belakang (tidak ada di browser, sedangkan aplikasi yang memantau karyawan setelah shift adalah soal privasi) dan biometri (perangkat terpisah dan persyaratan data pribadi yang lebih ketat).

Penutupan otomatis shift yang terlupakan#

Blok «Penutupan otomatis shift yang terlupakan» di «Pengaturan jadwal dan penandaan»:

• Tutup shift terbuka secara otomatis — tombol aktif/nonaktif, secara bawaan nonaktif;
• Tunggu setelah akhir terjadwal, menit — tenggang (bawaan 30): jika dalam waktu tersebut setelah akhir terjadwal penandaan keluar tidak datang, shift ditutup dengan akhir terjadwal, bukan waktu saat ini — jam di luar jadwal tidak diciptakan oleh otomat;
• Batas shift di luar jadwal, jam — untuk shift tanpa rencana atau yang dimulai setelah akhir terjadwal: tutup setelah N jam sejak masuk (bawaan 12; 0 — jangan sentuh, shift seperti itu akan tetap ada di daftar «belum ditutup» pada rencana-realisasi).

Penutupan otomatis juga dapat ditimpa: di blok «Penimpaan per cabang dan jabatan» untuk cabang atau jabatan dapat ditetapkan tenggang dan batasnya sendiri (misalnya, untuk kurir — 8 jam alih-alih 12) atau mengaktifkan penutupan otomatis hanya di satu cabang, membiarkannya nonaktif di cabang lainnya.

Pemeriksaan berjalan setiap 30 menit. Shift yang ditutup oleh otomat ditandai di daftar hadir dengan label «⏱ ditutup otomatis · menunggu konfirmasi» (dengan petunjuk, oleh apa tepatnya — jadwal atau batas), dan karyawan menerima notifikasi di obrolan kerja: «Keluaran tidak ditandai — shift ditutup secara otomatis pada 18:00 sesuai jadwal. Konfirmasi waktu di «Jam saya»; jika keluar pada waktu lain, ajukan koreksi». Penyuntingan waktu secara manual menghapus label. Bulan yang sudah ditutup dan shift daftar hadir otomatis berdasarkan kehadiran tidak disentuh oleh otomat.

Waktu yang disimpulkan adalah perkiraan, bukan penandaan, sehingga harus dikonfirmasi oleh orang:

• karyawan di «Jam saya» melihat dua tombol pada shift seperti itu: «Benar» — waktu dikonfirmasi apa adanya, dan «Tentukan keluaran» — akan terbuka jendela dengan waktu yang disimpulkan, tempat ia menuliskan waktu sebenarnya; kepada manajer akan dikirim permintaan koreksi biasa, jam akan berubah setelah disetujui;
• manajer saat menutup periode melihat pengecualian «Shift ditutup otomatis belum dikonfirmasi» dan menyelesaikannya dengan tombol «Konfirmasi apa adanya» — selama masih terbuka, periode tidak akan ditutup;
• di draf gaji baris karyawan dengan shift seperti itu ditandai lencana ⏱ n — jumlah dihitung berdasarkan jam yang disimpulkan apa adanya, lencana hanya mengingatkan bahwa jam tersebut adalah perkiraan.

Setelah konfirmasi, label menjadi «⏱ ditutup otomatis · dikonfirmasi» (di petunjuk — oleh siapa). Untuk ruang utama dan pengiriman, shift ditutup sejak saat penutupan otomatis — konfirmasi hanya menyangkut daftar hadir dan gaji.

Sumber fakta dan gaji#

Gaji dihitung berdasarkan jam dari daftar hadir, sehingga setiap fakta menyimpan dari mana asalnya, dan rencana-realisasi menunjukkannya dengan label: «📡 auto» pada kehadiran, «⏱ ditutup otomatis» pada penutupan otomatis, tanda «di luar cabang» pada penandaan jarak jauh. Terminal yang mengonfirmasi penandaan juga tercatat di shift. Manajer melihat semua ini di Rencana-realisasi, karyawan — di «Jam saya», dan keduanya dapat memulai koreksi sebelum bulan ditutup.

Setiap shift dengan fakta di Rencana-realisasi memiliki ikon 🕘 «Riwayat penandaan»: daftar lengkap percobaan pada shift ini — waktu, tindakan (masuk / keluar / istirahat), siapa yang menekan (karyawan sendiri, manajer dengan nama, atau otomat), dari mana (telepon, kasir, terminal dengan nama, penutupan otomatis) dan hasilnya — tercatat atau ditolak dengan alasan (PIN salah, «hanya dari terminal», di luar cabang). Penolakan juga disimpan: rangkaian PIN salah dari satu tablet langsung terlihat.

Penandaan tidak hilang saat koneksi terputus: jika telepon tidak menerima respons server, aplikasi mengulang permintaan yang sama sendiri, dan server mengenali pengulangan itu dan tidak mencatat penandaan kedua — Anda akan melihat shift yang sama, bukan galat «sudah ditandai».

Pertanyaan umum#

Apakah karyawan tanpa login bisa melakukan absensi?#

Di Terminal — ya: tablet menerima PIN milik karyawan mana pun yang telah diberi PIN, login tidak diperlukan untuk itu. Dari ponsel dan lewat QR — tidak: di sana absensi berasal dari login pribadi.

Bagaimana jika Terminal rusak atau dibawa pergi?#

Tarik kembali Terminal tersebut di daftar Terminal dan untuk sementara alihkan gate ke “Ketat” atau “Peringatkan” — karyawan akan melakukan absensi dari ponsel. Shift yang terlupakan akan ditutup oleh penutupan otomatis.

Bisakah Terminal diaktifkan hanya untuk satu Cabang?#

Ya. Di “Pengaturan jadwal dan absensi” buka blok “Penimpaan per Cabang dan jabatan” → “＋ Tambah penimpaan” → “Cabang” → pilih yang diinginkan dan tetapkan gate “Hanya dari Terminal tempat usaha”. Pengaturan umum Akun tetap seperti semula (misalnya, “Peringatkan”), dan Cabang tanpa Terminal berjalan seperti sebelumnya.

Dengan cara yang sama gate dicabut di tempat yang mengganggu: penimpaan untuk jabatan “Kurir” dengan nilai “Nonaktif” mengizinkan kurir melakukan absensi dari mana saja, bahkan jika di seluruh Akun diterapkan “Ketat”. Jabatan lebih tinggi dari Cabang, Cabang lebih tinggi dari Akun.

Karyawan masuk lewat QR, tetapi tidak menekan “Saya datang”#

Tidak terjadi apa-apa: pemindaian hanya mengonfirmasi kehadiran, absensinya sendiri dilakukan oleh tombol. Setelah dua menit kode akan kedaluwarsa, dan perlu dipindai ulang.

Apakah penutupan otomatis akan melebihkan jam?#

Jam di luar jadwal tidak diciptakan oleh otomat: menurut jadwal, Shift ditutup pada akhir terjadwal bahkan jika pemeriksaan baru aktif belakangan, sedangkan menurut batas atas — tepat setelah jumlah jam yang ditentukan. Namun otomat tidak tahu kapan orang tersebut benar-benar pergi: yang pergi lebih awal dari jadwal akan dihitung jamnya hingga akhir terjadwal, yang terlambat — hanya hingga itu. Karena itu waktu yang dihasilkan bukan fakta, melainkan menunggu konfirmasi: Shift ditandai “⏱ ditutup otomatis · menunggu konfirmasi”, karyawan menerima notifikasi dan di “Jam saya” bisa menekan “Benar”, atau “Tentukan waktu keluar” dan mengisi waktu sebenarnya (akan masuk permintaan koreksi, yang disetujui oleh manajer). Selama Shift belum dikonfirmasi, baris di draf gaji ditandai, dan periode tidak ditutup — pemimpin menyelesaikan Shift semacam itu dengan tombol “Konfirmasi apa adanya”. Jika setelah itu manajer sendiri membuka kembali Shift (mencabut waktu keluar yang keliru), otomat tidak lagi menyentuhnya.

Kemarin lupa mencatat waktu keluar — hari ini “Saya datang” tidak berfungsi#

Karyawan hanya boleh memiliki satu Shift terbuka. Akun, Terminal, dan tab “Hari” panel ruang akan memberi tahu Shift mana yang menggantung (“Shift dari 17 September belum ditutup”): tekan “Saya keluar” (di Kasir — “Keluar” di baris karyawan) — Shift itu akan ditutup dengan waktu saat ini, lalu catat waktu datang dan ajukan koreksi untuk waktu keluar kemarin. Agar hal ini tidak terulang, aktifkan penutupan otomatis.

“Daftar hadir untuk bulan ini ditutup” — tombol di Akun ada, tetapi absensi tidak berhasil#

Bulan yang ditutup tidak menerima apa pun: baik absensi datang dan keluar, maupun penyuntingan Shift, maupun permintaan koreksi — jam di dalamnya sudah final, gaji sudah dihitung berdasarkan itu (penutupan otomatis Shift yang terlupakan di bulan seperti itu juga diam). Daftar hadir ditutup oleh pemimpin — dengan tombol “Tutup daftar hadir” di Rencana-realisasi atau “Tutup periode” saat mengonfirmasi daftar hadir. Ini juga berlaku untuk bulan berjalan: jika ditutup di pertengahan, hingga akhir bulan absensi tidak dapat dilakukan. Hanya pemilik Akun yang dapat mencabut kunci (tombol “Buka daftar hadir” di tempat yang sama) — manajer yang menutup periode tidak cukup untuk itu. Karena itu Akun menjawab kepada karyawan “minta pemilik membukanya kembali”, bukan “buka sendiri”.

Bagian terkait#

• Karyawan dan Shift — peran, jadwal, rencana-realisasi, gaji
• Kode QR dan Perangkat — kode masuk untuk tablet dan monitor
• Kasir (POS) — absensi rekan kerja dari Terminal Kasir
• Perubahan kas — pembukaan dan penutupan Shift kasir
• Keuangan — biaya tenaga kerja berdasarkan jam kerja