Dziennik rezerwacji

Dziennik rezerwacji — ekran roboczy salonu kosmetycznego (i innych usług z rezerwacją). To siatka dzienna: w kolumnach specjaliści, w pionie czas. Tutaj tworzysz wizyty na usługi, przekładasz je i prowadzisz według statusów.

Otwórz: Panel administracyjny → Rezerwacje (admin.cenaly.com).

Gabinety, sprzęt i planowanie wizyty#

Specjaliści są prowadzeni jako osoby, gabinety i aparaty — jako odrębne zasoby rezerwacji. Wskaż, jakie zasoby są wymagane dla każdej usługi. Sprawdzanie dostępności łączy grafik specjalisty, zajętość zasobów i przerwy usługi.

W dzienniku personelu można ułożyć wizytę z kilku usług lub serię wizyt. Te działania nie oznaczają takiej samej możliwości w widżecie gościa. Przed potwierdzeniem sprawdź proponowane daty i konflikty.

Harmonogram korzysta z strefy czasowej placówki. Ustaw ją przed otwarciem rezerwacji online, zwłaszcza jeśli rejestrator pracuje z innego kraju. Zmiana statusu z zaznaczeniem oczekiwania wciąż wymaga potwierdzenia serwera: błąd lub niepotwierdzone działanie trzeba rozpatrzyć przed dalszą pracą.

Dla kliniki wybierz preset „Klinika”: lekarz, gabinet, pacjent, przyjęcie. Historia pacjenta jest tu administracyjna; karty medyczne, diagnozy i protokoły leczenia nie wchodzą w skład modułu. Działania lekarza są ograniczone jego rolą i przypisanymi mu wizytami.

W szkole używaj rezerwacji do lekcji próbnych i indywidualnych. Frekwencja stałej grupy i finanse rodziny należą do scenariusza szkolnego opisanego w pierwszym dniu.

Siatka dzienna#

U góry — panel dnia z przyciskami dzisiaj / poprzedni dzień / następny dzień. Pod każdym specjalistą — własna kolumna z wizytami według czasu; dla wizyt bez przypisanego specjalisty jest osobna kolumna „Bez specjalisty”. Siatka odświeża się sama: wizyta złożona przez gościa lub kolegę pojawia się w niej bez przeładowania strony.

Dźwięk i powiadomienia o nowych wizytach#

Ikona 🔔 / 🔕 w nagłówku dziennika włącza dźwięk i powiadomienia wyskakujące o nowych wizytach. Działają one tylko, dopóki ta strona jest otwarta: jeśli przeglądarka zablokowała powiadomienia, przycisk stanie się bursztynowy z podpowiedzią, aby zezwolić na nie w ustawieniach witryny.

Dlatego pod nagłówkiem wisi pasek „Gdy panel administracyjny jest zamknięty, nie dowiesz się o nowych wizytach” z przyciskiem „Podłącz powiadomienia Telegram” — otwiera on kreatora podłączania na miejscu, nie przenosząc do sklepu z aplikacjami. Gdy bot placówki jest już podłączony, zamiast paska pozostaje cicha podpowiedź z linkiem: trzeba ją otworzyć z tego konta Telegram, które ma otrzymywać powiadomienia. Pasek można ukryć przyciskiem „Nie pokazuj”.

Katalog specjalistów#

Przycisk „Specjaliści” otwiera rejestr specjalistów. Specjalista to pracownik z ogólnego katalogu pracowników z rolą specjalisty; nie trzeba zakładać mu loginu — można dodać „pracownika-zasób”, który istnieje tylko jako kolumna w harmonogramie. Dla każdego specjalisty:

• Imię;
• Kolor — którym jego wizyty są wyróżniane w siatce;
• Aktywny — czy uczestniczy w harmonogramie;
• Usługi — jakie usługi wykonuje (wszystkie lub wybrane);
• Grafik pracy — godziny pracy według dni tygodnia; dzień bez zaznaczenia jest uważany za wolny;
• Codzienne przerwy — obiad i podobne przedziały czasowe, są wycinane z każdego dnia roboczego;
• Urlop i zwolnienie lekarskie — okresy dat, w których specjalista jest niedostępny, z opcjonalną adnotacją;
• Dni jednorazowe — wyjątek na konkretną datę: uczynić ją wolną lub ustawić specjalne godziny. Dzień jednorazowy jest silniejszy niż grafik tygodniowy — zamyka się nim „w tę sobotę pracujemy do 15:00” bez zmiany harmonogramu na stałe.

Grafik, przerwy i urlop działają nie tylko w dzienniku, ale i w rezerwacji online: te godziny po prostu nie są proponowane gościowi.

Jeśli specjalistów jeszcze nie ma, dodaj pierwszego — bez nich nie uda się wypełnić siatki.

Nowa wizyta#

Przycisk „Nowa wizyta” otwiera formularz:

• Klient i telefon;
• Usługa (z listy) i jej czas trwania w minutach;
• Specjalista;
• Data i godzina;
• Komentarz.

Po zapisaniu wizyta pojawia się w siatce w kolumnie specjalisty. Dziennik nie pozwoli zapisać „w próżnię”: jeśli czas wykracza poza godziny rezerwacji placówki lub specjalista w tym czasie nie pracuje, formularz uczciwie o tym powie.

Statusy wizyty#

Otwierając wizytę, prowadzisz ją według statusów:

Statusów jest dokładnie sześć. Jeśli wymagany był depozyt, a nie został opłacony w czasie utrzymania przedziału czasowego, nie pojawia się osobny status: wizyta przechodzi w „Anulowana”, a przyczyna — „depozyt nie wpłacony na czas” — jest dopisywana do statusu w karcie.

Działania (potwierdź / „W fotelu” / zakończ / nieobecność / anuluj / przełóż) przełączają status bezpośrednio w karcie wizyty. Przełożenie zachowuje już opłacony depozyt — gość nie musi płacić ponownie.

Depozyt i opłata za niestawienie się#

Klasyczny ból salonu — „zapisał się i nie przyszedł”. Przeciwko temu służy przedpłata: w oknie „Ustawienia wizyt” włącza się blok „Polityka depozytu”:

• przełącznik „wymagaj depozytu przy rezerwacji online”;
• kwota — procentem od kosztu usługi lub stałą kwotą (dla konkretnej usługi można ustawić własny warunek);
• bezpłatne odwołanie na N godzin przed wizytą.

Jak to wygląda w praktyce:

• gość przy rezerwacji online widzi kwotę i warunki, przedział czasowy jest zarezerwowany przez ograniczony czas do zapłaty; nie zapłacił — wizyta anuluje się sama z adnotacją „depozyt nie został wniesiony na czas”, a termin wraca do sprzedaży;
• status depozytu jest widoczny w karcie wizyty: opłacony, oczekuje na płatność, zwrócony, przepadł;
• gość odwołał na czas — pieniądze wracają automatycznie; odwołał późno lub nie przyszedł — depozyt jest zatrzymywany, a dziennik pokazuje o tym powiadomienie;
• przełożenie wizyty nie zeruje depozytu.

Depozyt wymaga podłączonego acquiringu online. Podobny, ale elastyczniej konfigurowalny mechanizm mają rezerwacje stołów — zob. Rezerwacje stołów.

Rezerwacja online klienta#

Klient może zapisać się sam — usługa → specjalista → wolny przedział czasowy → dane kontaktowe:

• w waszej witrynie;
• na waszej własnej stronie — widżetem „Rezerwacja online”, zob. Moja strona. Widżet pojawia się, gdy w menu jest co najmniej jedna pozycja typu „Usługa”;
• w Telegram — mini-aplikacja rezerwacji w waszym bocie.

Wszystkie wizyty, niezależnie skąd przychodzą, trafiają do tego samego dziennika.

Wolny czas jest liczony według grafiku specjalisty, jego przerw, urlopów i pojedynczych dni, według czasu trwania usługi (plus bufor na sprzątanie stanowiska pracy, jeśli jest ustawiony przy usłudze) oraz według już zajętego czasu. Ogólne ramy dla całej placówki — ikona zębatki ustawień sekcji w dzienniku, okno „Ustawienia wizyt”, blok „Godziny rezerwacji online”.

Przy samej usłudze w sekcji „Menu” można ustawić nie tylko czas trwania: bufor po wizycie, ilu gości przyjmuje jednocześnie, którym specjalistom jest dostępna i własne warunki depozytu.

Jeśli wszystko jest zajęte, gość może nacisnąć „Powiadom, jeśli się zwolni” — i otrzyma powiadomienie, gdy przedział czasowy się otworzy (między innymi jeśli zwolnił się z powodu nieopłaconego na czas depozytu).

Napis „Jesteś zapisany” gość widzi dopiero po tym, jak wizyta rzeczywiście zostanie utworzona. Jeśli w ciągu tych sekund, gdy wypełniał dane kontaktowe, termin zdążył zostać zajęty, gość otrzyma uczciwą odmowę, a siatka od razu się przebuduje — system nie wpuści dwóch gości na jeden termin do jednego specjalisty. Gdy gość nie wybiera specjalisty sam, wolnego wyznaczamy przy tworzeniu wizyty.

Jeśli potwierdzenie z jakiegoś powodu się opóźni, zamiast „Jesteś zapisany” gość zobaczy „Potwierdzenie jeszcze nie dotarło, placówka skontaktuje się z Tobą”. Taka wizyta zwykle i tak dociera do dziennika — sprawdź ją i oddzwoń do gościa.

Co gość otrzymuje zaraz po rezerwacji#

Na ekranie potwierdzenia — numer wizyty, a obok, w zależności od waszej placówki:

• 🔔 Przypomnienia w Telegram — przycisk prowadzi do waszego bota (pojawia się, jeśli bot jest podłączony);
• Zarządzaj wizytą — link do strony przełożenia i odwołania;
• Dodaj do kalendarza — wydarzenie do kalendarza telefonu lub komputera;
• e-mail — jeśli gość podał adres e-mail.

Zarządzanie wizytą przez link#

Link „Zarządzaj wizytą” otwiera osobną stronę. Gość nie potrzebuje ani konta, ani hasła, ani aplikacji — wystarczy sam link; ten sam link przychodzi w e-mailu potwierdzającym.

Na tej stronie gość może:

• zobaczyć usługę, specjalistę, datę i godzinę;
• przełożyć wizytę na inny wolny termin;
• odwołać wizytę;
• wpłacić depozyt, jeśli jest wymagany (dla wizyt z widżetu na waszej stronie to jedyne miejsce płatności);
• włączyć przypomnienia w Telegram.

Przełożenie i odwołanie są od razu widoczne w dzienniku — nie trzeba ich osobno potwierdzać.

⚠️ Link jest kluczem do wizyty: ten, komu gość go przekazał, również będzie mógł przełożyć lub odwołać wizytę.

E-mail potwierdzający#

W formularzu rezerwacji jest opcjonalne pole e-mail. Jeśli gość podał adres — zaraz po potwierdzeniu wysyłamy mu e-mail: usługa, data i godzina (w strefie czasowej placówki), czas trwania, adres placówki, numer wizyty i przycisk „Zarządzaj wizytą”. Jeśli nie podał — po prostu nic nie wysyłamy, nie ma to żadnego wpływu na samą wizytę.

E-mail nie jest wysyłany, jeśli wizytę utworzył administrator w dzienniku, jeśli system odmówił rezerwacji lub jeśli dla usługi wymagany jest depozyt i nie został jeszcze opłacony. Ponowna próba gościa nie rodzi drugiego e-maila.

E-maile przychodzą w ośmiu językach modułu rezerwacji — angielskim, rosyjskim, gruzińskim, tureckim, albańskim, niemieckim, ukraińskim i ormiańskim; język jest dobierany według tego, w jakim gość dokonywał rezerwacji, dla pozostałych języków e-mail będzie po angielsku.

Strefa czasowa placówki#

Część dla gości działa w czasie placówki, a nie w czasie urządzenia gościa. Gość z innej strefy widzi obok wyboru godziny podpis „czas placówki (Asia/Tbilisi)”, a w e-mailu — wiersz „Godzina podana jest w strefie czasowej placówki”. W tej samej strefie wysyłane są e-maile i przypomnienia.

Natomiast siatka dziennika jest rysowana w czasie urządzenia administratora: godziny i minuty wizyty są wyświetlane tak, jak widzi je przeglądarka. Dopóki pracujecie ze swojego kraju, różnicy nie ma; jeśli administrator otwiera dziennik z innej strefy czasowej — sprawdźcie strefę, inaczej wizyta na 14:00 pokaże mu się o innej godzinie.

Strefa jest pobierana z ustawień placówki — sekcja „Placówki”, pole strefy czasowej. Sprawdźcie je, zanim włączycie rezerwację online: zwłaszcza jeśli konto było zakładane z innego kraju.

Przypomnienia w Telegram#

Jeśli do placówki podłączony jest bot Telegram, gość, który zapisał się przez niego, otrzymuje:

• potwierdzenie wizyty, a także wiadomości o przełożeniu i odwołaniu;
• przypomnienie na 24 godziny i na 2 godziny przed wizytą z przyciskami „Przyjdę” i „Odwołaj” — naciśnięcie od razu zmienia status wizyty w dzienniku rezerwacji.

Właściciel i administrator otrzymują powiadomienia o nowych wizytach i odwołaniach na swój czat — osobny blok ustawień „Powiadomienia dla właściciela”.

Czas we wszystkich wiadomościach jest pokazywany w strefie czasowej placówki.

Treści przypomnień są przetłumaczone na cztery języki — angielski, rosyjski, gruziński i turecki (wiadomości e-mail wychodzą przy tym w ośmiu). Jeśli gość dokonywał rezerwacji w innym języku, przypomnienie przyjdzie po angielsku.

Odwołanie przyciskiem w bocie uwzględnia depozyt: jeśli gość zmieścił się w oknie bezpłatnego odwołania, pieniądze wracają automatycznie i bot o tym pisze („depozyt wraca na tę samą kartę”); jeśli okno minęło — informuje, że depozyt został zatrzymany. Ręczny zwrot pozostaje tylko na wypadek, gdy automatyczny zwrot się nie powiódł — wtedy bot uczciwie ostrzega gościa, że placówka się z nim skontaktuje.

Skąd przyszły wizyty#

Wizyty, które gość złożył przez widget na Twojej stronie, mają w dzienniku rezerwacji ikonę 🌐 z podpowiedzią „Ze strony” — od razu widać, czy kanał działa, czy nie.

Przycisk „🌐 Widget na stronie” otwiera lejek widgetu za 7, 30 lub 90 dni:

Osobno pokazane są „Przedział czasowy zajęty, gdy wybierali” (utracone wizyty — powód, by dodać specjalistę lub skrócić kroki), awarie techniczne, ilu gości zobaczyło wymóg depozytu i ilu zostało, by na niego poczekać, ilu włączyło przypomnienia w Telegram i dodało wizytę do kalendarza, a także języki, w których otwierano widget. To tylko liczniki: nie ma w nich danych osobowych gości.

Abonamenty#

Przycisk „🎟️ Abonamenty” otwiera pakiety usług: opisujesz plan-szablon („10 strzyżeń”, „bez limitu na miesiąc”), wystawiasz abonament konkretnemu klientowi, a wizyty są z niego odpisywane w miarę odwiedzin. Obsługiwane jest też regularne przedłużanie z automatycznym obciążeniem.

Ograniczenia#

• Widget rezerwacji online pojawia się nie zawsze. Potrzebuje włączonej rezerwacji w placówce i co najmniej jednej pozycji z typem „Usługa” w menu — inaczej widget po cichu się nie pokazuje, żeby nie otwierać gościowi pustego panelu.
• Nie można przełożyć ani odwołać wizyty w samym widgecie. Robi się to na osobnej stronie pod linkiem „Zarządzaj wizytą” — przychodzi on do gościa na ekranie potwierdzenia i w wiadomości e-mail.
• Wiadomość e-mail wychodzi tylko wtedy, gdy gość zostawił e-mail. Pole jest opcjonalne; wiadomości nie ma też przy wizytach utworzonych przez administratora w dzienniku rezerwacji ani przy nieopłaconych depozytach.
• Czas zawsze w strefie czasowej placówki. Gość z innej strefy widzi oznaczenie strefy obok wyboru czasu — „14:00” oznacza 14:00 u Ciebie.
• Wolny czas liczy system, a nie Ty. Wpływają na niego grafik specjalisty, przerwy, urlopy i dni jednorazowe, czas trwania usługi z buforem oraz „Godziny rezerwacji online” placówki — ręcznie nie można „otworzyć” zajętego przedziału czasowego w widgecie.
• Na stronie zrobionej naszym kreatorem widget jest domyślnie wyłączony: zmienia układ strony, dlatego włącza się go świadomie.

Rozwiązywanie problemów#

Na mojej stronie nie ma przycisku „Zapisz się”.

1. Brak jakiejkolwiek pozycji-usługi w menu albo wyłączona rezerwacja w placówce — widget w tym przypadku się nie pokazuje.
2. Nie znaleziono tagu — naciśnij „Sprawdź instalację” w sekcji „Moja strona”. Tag wstawiony przez Google Tag Manager nie zostanie zauważony przez sprawdzenie — obejrzyj stronę na własne oczy.
3. Zmiany nie dotarły — pliki widgetów są rozdawane przez CDN z pamięcią podręczną 5 minut: poczekaj i odśwież stronę z wyczyszczeniem pamięci podręcznej.
4. Przycisk pochłonęła multiknopka — jeśli w jej wachlarzu jest pozycja „Zapisz się”, własny przycisk widgetu jest celowo wygaszany.

Gość nie widzi wolnego czasu. Sprawdź po kolei: grafik specjalisty i jego przerwy, dni jednorazowe i urlopy, „Godziny rezerwacji online” w ustawieniach sekcji, czas trwania usługi wraz z buforem po wizycie i już zajęte przedziały czasowe. Jeśli wszystko jest zajęte, gość ma dostępny przycisk „Powiadom, jeśli się zwolni”.

Link do konkretnej usługi lub specjalisty otwiera zwykły pierwszy krok. To znaczy, że identyfikator jest nieaktualny — usługę zmieniono nazwę albo specjalista odszedł. Widget w tym przypadku się nie psuje, tylko pokazuje zwykły wybór od pierwszego kroku; popraw identyfikator w atrybucie tagu.

Gość zobaczył „Potwierdzenie jeszcze nie przyszło”. Wizyta zwykle i tak dociera do dziennika rezerwacji — sprawdź ją w siatce i zadzwoń do gościa.

Nie widać wizyt ze strony w statystykach. Lejek widgetu pokazuje przycisk „🌐 Widget na stronie” w dzienniku rezerwacji: ile razy przycisk zobaczono, ilu gości otworzyło panel i ilu się zapisało. Same wizyty ze strony mają plakietkę „Ze strony”.

Powiązane sekcje#

• Moja strona — widget rezerwacji online dla zewnętrznej strony
• Telegram — podłączenie bota
• Pracownicy i zmiany — ewidencja czasu pracy personelu
• Stali goście — historia klientów
• Rezerwacje stolików — podobna logika rezerwacji dla restauracji

Częste pytania#

Co zrobić z wizytą bez specjalisty?#

Trafia ona do kolumny „Bez specjalisty” — przypisz specjalistę później, otwierając wizytę.

Skąd biorą się usługi w formularzu?#

Z Twojego katalogu usług; dla każdej określono czas trwania, który jest podstawiany do wizyty.

Jak oznaczyć, że klient nie przyszedł?#

W karcie wizyty wybierz działanie „Nieobecność” — status zostanie zapisany jako no-show. Jeśli za wizytę wpłacono depozyt i włączono jego zatrzymanie, zostanie on pobrany na rzecz placówki, o czym dziennik rezerwacji od razu poinformuje.

Czy dwóch gości może zapisać się na tę samą godzinę do jednego specjalisty?#

Nie. Czas jest przypisywany do wizyty w momencie utworzenia: drugi gość otrzyma odmowę i zobaczy zaktualizowaną siatkę z wolnymi godzinami.

Jak zamknąć specjaliście dzień lub część dnia?#

Lunch i podobne przedziały czasowe — „Codzienne przerwy” w karcie specjalisty, pojedyncza data — „Dni jednorazowe” (dzień wolny lub specjalne godziny na ten dzień), długie okresy — „Urlop i zwolnienie lekarskie”. Aby zamknąć godziny całej placówki, zmień „Godziny zapisów online” w ustawieniach wizyt.

Gość zapisał się, a wiadomość nie przyszła#

Sprawdź, czy podał e-mail: pole jest opcjonalne. Wiadomości nie przychodzą dla wizyt utworzonych w dzienniku rezerwacji przez administratora ani dla nieopłaconych depozytów. Jeśli adres był podany — poproś gościa o zajrzenie do folderu „Spam”.

Gość jest w innej strefie czasowej — którą godzinę wybiera?#

Godzinę placówki. Obok wyboru godziny widget podpisuje strefę czasową, więc „14:00” oznacza dokładnie 14:00 u Ciebie, a nie u gościa.