Poçt və AI avtocavabdeh

Kiçik biznes üçün poçt adətən iki əlverişsiz formada olur: təchizatçıların və qonaqların yazdığı sahibin şəxsi qutusu — ya da ayrıca alıb qurmaq lazım olan poçt hostinqi. «Poçt» bölməsi üçüncü variantı təklif edir: müəssisənin öz qutuları birbaşa panelin içində — və onlarda işləmək üçün tamhüquqlu klient.

Açmaq üçün: Admin panel → Poçt (admin.cenaly.com/mail, «İş» qrupu). Genişləndirməni aktivləşdirmək lazım deyil: bölmə bütün rollara açıqdır, yeganə şərt rol parametrlərində bölməyə girişdir. Sahib hesabın bütün qutularını görür və idarə edir, əməkdaş isə öz qutusunu (bunu interfeys deyil, server filtrləyir).

Başlamaq üçün nə lazımdır#

Addım 1. İlk qutu#

«Yeni qutu» düyməsi. Formada dörd sahə var: «@-dən əvvəlki ad» (kiçik latın hərfləri, rəqəmlər, nöqtə, defis, alt xətt — anna, info, orders), «Lokasiya» — konkret filial (ünvan onun subdomenində olacaq) və ya «Bütün lokasiyalar» (o zaman ünvan bir dəfə təyin olunan şirkət subdomenində yerləşir), «Növ» və «Görünən ad» — alıcıların görəcəyi ad.

Qutunun dörd növü:

Qutunu söndürmək (ünvan məktub qəbul etməyi dayandıracaq) və silmək olar. Silmə yalnız sahibdədir: o, ünvanı yeni qutu üçün azad edir və məktubları silir, buna görə təsdiq ünvanı birbaşa mətnin içində göstərir və onu geri qaytarmaq mümkün deyil. «Zənglər» xidməti qutusunda panel həmçinin «Zənglər» bölməsindəki mənbə kartını da siləcək.

Qutunun statistikası (poçt parametrlərindəki «Statistika» sekmesi — əməkdaş da öz qutusunda görür): qəbul edilib, göndərilib, nə qədər gələn qoşma ilə və hansı həcmdə — 24 saat, 7 gün, 30 gün və bütün vaxt üzrə. Rəqəmlər məktub siyahısından oxunuş zamanı hesablanır, buna görə həmişə qovluqda görünənlə üst-üstə düşür.

Addım 2. Öz domeniniz#

«Öz domeniniz» düyməsi — üç addımdan ibarət master:

1. Domeni daxil edin. Ən təhlükəsiz variant mail.şirkətiniz.az kimi subdomendir: əsas domendə artıq işləyən poçt işləməyə davam edəcək.
2. Registratorunuzda DNS qeydlərini əlavə edin. Hər qeydin yanında «Kopyala» düyməsi və bu addımın ətraflı yazılmasına səbəb olan iki xəbərdarlıq var:
   • apeksdə (subdomen deyil, domenin özündə) MX hazırda orada istifadə etdiyiniz poçt xidmətini (Google Workspace, Microsoft 365 və s.) söndürəcək;
   • ikinci SPF qeydi yoxlamanı tamamilə pozur — SPF artıq varsa, yenisini əlavə etmək yerinə mövcud qeydə bizim fraqmenti əlavə etmək lazımdır.
3. «Yoxla». Server qeydləri tutuşdurur və hər biri üçün deyir: «qeyd görünür» və ya «qeyd hələ yoxdur». Qeydlər adətən bir neçə dəqiqə ərzində yayılır.

Hazır domen qutu yaratma formasında ayrı qrup kimi görünür — bundan sonra onun üzərində qutular adi qaydada yaradılır.

Addım 3. Öz Gmail və ya Yandex-i qoşmaq#

Qutunuz artıq varsa və ünvanı dəyişmək istəmirsinizsə, onu qoşmaq olar: məktublar birbaşa paneldən gələcək və göndəriləcək. «Öz qutunuzu qoşun» düyməsi — yenə üç addım:

1. Poçt ünvanı — tam şəkildə, məsələn info@restoraniniz.az.
2. Server domenin DNS qeydlərinə əsasən poçt sistemini müəyyən edir və məhz həmin sistemin təlimatını sizin dilinizdə göstərir: hara daxil olmaq və tətbiq parolunu necə almaq (belə sistemlər hesabın adi parolunu qəbul etmir). Sistem müəyyən edilə bilməzsə, IMAP və SMTP server ünvanlarını əl ilə yazmaq olar.
3. Nəticə — dərhal nə qədər məktub götürüldüyü. Parol serverə bir dəfə gedir və geri qaytarılmır.

Burada həmçinin qutunun kimə açıq olduğu seçilir: sahibə və menecerlərə, yoxsa bir əməkdaşa.

⚠️ Qoşulmuş başqasının qutusu yalnız söndürülür, silinmir: məktublar sizin provayderinizdə qalır, biz onlara toxunmuruq.

Addım 4. Oxumaq və yazmaq#

Solda — poçt qutuları paneli, yanında qovluq relsi: «Gələnlər» → qovluqlarınız → «Bütün məktublar» → «Göndərilənlər».

Siyahı və oxuma. Məktublar sürüşdükcə yüklənir; məktubun işarələri, «oxunub» və «Hamısını oxunmuş kimi işarələ» var. Məktubun yad markalanması təcrid olunmuş çərçivədə göstərilir və panelə təsir edə bilməz. Siyahının üstündə axtarış sətri və üç filtr var: «Oxunmamışlar», «Qoşmalılar» və işarələr üzrə (seçilənlərdən hər hansı biri). ⚠️ Axtarış siyahı sətirləri üzrə gedir — ünvanlar, mövzu və məktubun başlanğıcı — məktubların gövdəsi üzrə deyil: uzun məktubun ortasındakı sözü tapmayacaq.

Yazmaq. «Yaz» düyməsi adi dəsti olan pəncərə açır: «Kimə», «Kopya», «Mövzu», formatlaşdırılmış mətn, qoşmalar. İmza yeni məktuba özü əlavə olunur (parametrlərdə aktivləşdirilir), cavab şablonları — bütün hesab üçün ümumidir. Cavab orijinalı sitat gətirir: gövdə boş açılır, altında imza, daha aşağıda — «tarix, göndərən yazıb:» və ilkin məktubun mətni. Mətn sitat gətirilir, markalanma deyil; bir sitat məktub sayılmır — «Göndər» sizin öz mətniniz görünənə qədər gözləyir.

Qaralama itmir. Yazılan brauzerdə saxlanılır: pəncərədən yanlış keçmə, F5 və ya boşalmış planşet məktubu silmir — qayıtdıqda «Qaralama bərpa edildi» lövhəciyi və «Təmizlə» düyməsi görünəcək. Qaralama hər poçt qutusunun və hər cavabın özünə aiddir ki, ümumi qutudan olan qaralama şəxsi qutuda üzə çıxmasın.

Göndərilənin taleyi. «Göndərilənlər»də sətrin yanında çatdırılma çipi görünür: «Çatdırıldı», «Çatdırılmadı» və ya «Spam şikayəti». Sahə yoxdursa — çip də yoxdur: «bilinmir» normal haldır (hadisə hələ çatmayıb) və boz sual işarəsi hər şeyin qaydasında olduğu yerdə qorxudardı. «Çatdırılmadı» adətən mövcud olmayan yad ünvan deməkdir, xidmətin nasazlığı deyil.

Addım 5. Qovluqlar və yerləşdirmə qaydaları#

Poçt parametrlərində «Qovluqlar və qaydalar» sekmesi.

Qovluqlar. Hər poçt qutusunda 30-a qədər öz qovluğu: ad və rəng. Məktub məktub kartındakı seçici ilə əl ilə köçürülür, siyahıda qovluq çipi görünür. İlk qovluq yaranan kimi «Gələnlər» «hələ yerləşdirilməyib» mənasını verməyə başlayır — buna görə yanında «Bütün məktublar» peyda olur: əks halda yerləşdirilmiş məktub itmiş kimi görünərdi. Qovluğun silinməsi məktubları silmir — onlar «Gələnlər»ə qayıdır, ora qoyan qaydalar isə ləğv olunur.

Qaydalar. Hər qutu üçün 20-yə qədər, sıra həlledicidir: ilk uyğun gələn işə düşür, buna görə vacibləri yuxarı qaldırın. Qaydanın iki rejimi olur:

Fərq birbaşa interfeysdə deyilir; model çağırışı ödənişlidir və adi İİ xərcləri uçotundan keçir, cenaly.ru-da yerli model işləyir. Qayda eyni zamanda məktubu dərhal oxunmuş kimi işarələyə bilər, «Qutudakı məktublara tətbiq et» düyməsi isə qaydaları yuxarıdakı yerləşdirilməmiş məktublar üzrə işə salır. Əl ilə köçürmə qaydalardan güclüdür: təkrar çatdırılma və fon keçidi sizin yerləşdirmənizi dəyişmir.

⚠️ Nə bir şərti, nə də İİ üçün təsviri olan qayda bütün məktubları özünə götürəcək — panel bu barədə xəbərdarlıq edəcək və belə qaydanı saxlamayacaq.

Addım 6. Əməkdaşların poçt qutusuna girişi#

«Giriş» sekmesi (yalnız sahib). Loqini olan hər əməkdaş üçün üç səviyyədən biri:

Hər poçt qutusuna 50 nəfərə qədər. «Oxumaq» fiziki olaraq məktub göndərə bilməz: qadağa yalnız interfeysdə deyil, serverdə qoyulub. Poçt qutusunun öz parametrləri hər iki halda sahibin əlində qalır. Poçt qutusunun sahibi və hesabın sahibi siyahıda göstərilmir — onların girişi onsuz da tamdır.

Avtocavabverən#

Poçt parametrlərində «Avtocavabverən» bölməsi — İİ-agentdən başqa bütün poçt qutusu növlərində var (orada cavablara agentin özü baxır).

«Gələnlərə avtomatik cavab ver» açarı (işə salınmış avtocavabverən poçt qutuları panelində «↩» çipi ilə görünür), «Cavabın mövzusu» (boş — gələn məktubun mövzusu «Re:» ilə götürüləcək), «Cavabın mətni», «Qüvvədədir -dən» / «Qüvvədədir -dək» pəncərəsi (boş tarixlər — məhdudiyyətsiz, hər ikisi daxil olmaqla) və «Bir ünvana cavablar arasında fasilə, saat» — döngədən qorunma, sıfır serverin standart dəyərini bildirir.

Cavabı məktub çatdırılma anında server verir, açıq panel deyil, — sekməni bağlamaq lazım deyil. İki avtocavabverənin döngəsindən üç müstəqil maneə qoruyur: avtocavabların və göndərişlərin xidməti işarələrinin tanınması (bizim cavab da avtomatik kimi işarələnmiş gedir), göndərənə fasilə və «bu məktuba artıq cavab verilib» işarəsi — təkrar çatdırılma ikinci cavab yaratmayacaq.

⚠️ cenaly.ru-da avtocavabverən qurulur, amma cavab vermir — onu icra edən xidmət yalnız AWS konturunda işləyir. Bu, parametrin saxlanıldığı, amma hərəkətin baş vermədiyi yeganə yerdir; bax «Məhdudiyyətlər».

AI köməkçiləri cavab üçün#

Bunlar zəng məşqçiləridir, avtomatika deyil: onlar qaralama yazır, məktubu siz göndərirsiniz.

Köməkçiləri sahib poçt ayarlarında → «Köməkçilər» bölməsində yaradır (hesab üzrə 20-yə qədər). Hər birinin:

• Adı — «Satış», «Dəstək», «Rezervasiyalar»;
• Təlimatlar (4000 simvola qədər) — kim olduğu və necə cavab verdiyi: nə təklif etməli, nədən çəkinməli, şikayətlərə necə reaksiya verməli;
• Ton və cavab dili («Məktubda olduğu kimi» və ya konkret);
• Filial, onun adından cavab verdiyi;
• Məlumatlara giriş — açarlarla: «Kataloq və qiymətlər», «Göndərənin sifarişləri» (onun ünvanına görə), «Müəssisə kartı» (ad, ünvan, telefon, iş saatları) və bilik bazası (istifadə etməmək / hamısı / üç seçilmiş topluya qədər).

Cavab pəncərəsində əməkdaş siyahıdan köməkçini seçir, istəsə birdəfəlik ipucu verir («nəzakətlə imtina et») və «Cavab təklif et» düyməsini basır. Köməkçi daxil olan məktubu — cavab verdiyiniz həmin məktubu — oxuyur və qaralama qaytarır; orijinalı olmayan yeni məktubda panel bunu olduğu kimi bildirir. Heç nə səssizcə göndərilmir və yenidən yazılmır: mətn imzadan və sitatdan əvvəl sizin əlinizlə məktuba yerləşdirilir. Qaralamada «mən AI-yam» kimi ifadələr xəbərdarlıqla işıqlandırılır.

Sahib siyahının altında «Giriş: …» sətrini görür — seçilmiş köməkçidə hansı açarların aktiv olduğunu; əməkdaşa təlimatlar və açarlar göstərilmir. Köməkçi bilik bazasından yalnız müştərilərə açıq olan sənədləri götürür: cavab bayıra gedir.

Poçt qutusunun AI agenti#

Əgər poçt qutusu «AI agent» növü ilə yaradılıbsa, daxil olanları özü araşdırır. Ayarlar — beş vərəq:

Yoxlama üçün iki düymə var: «Yoxla» — qaydaların bayıra bir dənə də məktub getmədən işə salınması, nəticə jurnala düşür; «Agenti işə sal» — konkret məktubu cari ayarlarla agentə yenidən vermək.

Agentin şəxsi bilik bazasının sənədlərinə girişi sənədlərin özündə fərdi qaydada — «poçtdan əlçatandır» açarı ilə aktivləşdirilir.

Tapşırıqlar və CRM ilə əlaqə#

• Tapşırıqdan məktub. Tapşırıq kartındaki «✉️ Yaz» düyməsi məktub pəncərəsini tapşırığın üzərində açır — insan tapşırıqdan və yazışmadan kənara atılmır, — göndərilən məktub isə orada yadda saxlanılır: təchizatçıya artıq yazıldığı və cavabın gəlib-gəlmədiyi görünür. Bax «Tapşırıqlar lövhəsi».
• Qarşı tərəf kartındaki məktub. Çatdırılmış daxil olan məktub «Şirkətlər və fakturalar» bölməsində qarşı tərəf kartına fəaliyyət kimi düşür — uyğunluq ünvana görə axtarılır, CRM-in «Avtomatlaşdırma» bölməsində açar ilə aktivləşdirilir. Kartdan geriyə məktubun özünə, lazımi qovluğa birbaşa keçid var.
• AI köməkçisinin qığılcımı poçtun üç mürəkkəb səthində var — «Qovluqlar və qaydalar», AI agentin ayarları və «Öz domenləriniz»: o, məhz bu bloku izah edəcək.

Məhdudiyyətlər#

• Axtarış məktubların gövdəsinə baxmır. O, ünvanlara, mövzuya və məktubun başlanğıcına görə gedir; qovluq siyahısı yuxarıdan məhduddur və tamamilə vərəqin yaddaşında saxlanılır.
• Server qaralamaları yoxdur. Qaralama brauzerdə yaşayır: başqa cihazda onu görməyəcəksiniz, həftədən köhnə olduqda isə təklif edilmir.
• cenaly.ru-da AI agent poçt qutuları, avtocavabdeh və çatdırılma çipi yoxdur. Orada «AI agent» növü ilə poçt qutusu yaratmaq mümkün deyil; avtocavabdehin ayarları saxlanılır, amma məktublara cavab verən yoxdur; çatdırılma və spam şikayətləri barədə hadisələr yalnız AWS konturunda gəlir. Qalan hər şey — poçt qutuları, qovluqlar, qaydalar, köməkçilər — hər iki buludda işləyir.
• «AI qərar verir» qaydaları dərhal işə düşmür — çatdırılmadan sonra bir neçə dəqiqə ərzində, və hər araşdırma adi AI çağırışı kimi tariflənir. Şərtlərə görə qaydalar dərhal və pulsuz işləyir.
• Qoşulmuş başqasının poçt qutusu silinmir, söndürülür — məktublar provayderdə qalır. Öz poçt qutunuzun silinməsi isə əksinə, geri dönməzdir: ünvan azad olur, məktublar silinir.
• Hədlər: poçt qutusu üzrə 30 qovluq və 20 yerləşdirmə qaydası, «Giriş»də poçt qutusu üzrə 50 nəfər, hesab üzrə 20 köməkçi, köməkçinin təlimatları 4000 simvola qədər. Poçt qutusunun gündəlik göndərmə həddi və alıcı sayı həddi var — onlara çatdıqda panel bunu bildirəcək.
• Domen dərhal təsdiqlənmir. Domenin ilk poçt qutusu yaradıldıqdan sonra ilk dəqiqələrdə göndərmə «domen hələ poçt provayderi tərəfindən təsdiqlənir» qeydi ilə rədd edilə bilər — bu normaldır.

Nasazlıqların aradan qaldırılması#

Simptomlar üzrə ümumi izah — nasazlıqların aradan qaldırılması; heç nə kömək etmədisə, bizə yazın — necə kömək almaq olar.

Tez-tez verilən suallar#

Poçt hostinqi almaq lazımdırmı?#

Xeyr. anna@точка.cenaly.com tipli qutular dərhal, domen və üçüncü tərəf provayderi olmadan işləyir. Öz domeniniz yalnız ünvanın özünüzə məxsus görünməsi lazım olduqda tələb olunur.

Öz Gmail-i saxlamaq və yenə də paneldə işləmək olarmı?#

Bəli — “Öz qutunuzu qoşun” sehrbazı üç addımda poçtu IMAP vasitəsilə götürəcək və sizin SMTP-niz vasitəsilə göndərəcək. Ünvan və məktublar bu halda sizin provayderinizdə qalır.

Cavab köməkçisi AI agentdən nə ilə fərqlənir?#

Köməkçi — zəng məşqçisidir: o, qaralama yazır, məktubu isə siz göndərirsiniz. Agent — qutunun ayrı növüdür: o, gələnləri sizin qaydalarınızla özü bölür və icazə verdiyiniz halda özü cavab verir. Agent yalnız AWS konturunda var.

Avtocavabverən cenaly.ru-da işləyirmi?#

Onu qurmaq olar, lakin orada avtocavablar getmir: məktublara cavab verən xidmət yalnız AWS konturunda işləyir. Hazırda bu, bölmədə qurmanın yadda saxlanıldığı, amma heç bir əməliyyatın baş vermədiyi yeganə yerdir.

Ümumi qutunun məktublarını kim oxuyacaq?#

Sahibin “Giriş” sekmesinde giriş verdiyi şəxslər və sahibin özü. “Oxumaq” səviyyəsi həqiqətən yalnız oxuyur: göndərmə qadağası serverdə qoyulub.

Qutu silinərsə, məktublara nə olacaq?#

Onlar silinəcək, ünvan isə yeni qutu üçün boşalacaq. Bu geri dönməzdir, buna görə təsdiq ünvanı birbaşa mətnin içində göstərir. Sadəcə poçt almağı dayandırmaq lazımdırsa — silmək yerinə qutunu söndürün.

Əlaqəli bölmələr#

• Əməkdaşlar və növbələr — qutuların yaradıldığı və giriş verildiyi loginlər
• İş söhbəti və qonaqlar — daxili yazışma və qonaqlarla dialoqlar, poçtla qarışdırılmamalıdır
• Növbə tapşırıqları lövhəsi — birbaşa tapşırıq kartından göndərilən məktub
• Şirkətlər və fakturalar — kontragent kartında fəaliyyət kimi gələn məktub
• Bilik bazası — köməkçilər və agent faktları haradan götürür
• AI modelləri və öz açarınız — poçtun AI funksiyaları hansı provayder vasitəsilə işləyir
• Zənglər — “Zənglər”in xidməti qutusu və söhbətlərin transkriptləri
• Məlumatlar və təhlükəsizlik — məktubların harada saxlandığı və onlara kimin girişi olduğu