Βάση γνώσεων — δικά σας έγγραφα, αναζήτηση με AI και εκπαίδευση προσωπικού

Η ενότητα «Βάση γνώσεων» είναι ένας ιδιωτικός χώρος αποθήκευσης των υλικών εργασίας της επιχείρησής σας: τιμοκατάλογοι, κανόνες επιστροφών και ραντεβού, κανονισμοί, οδηγίες, συμβάσεις, σελίδες ιστοτόπου. Από αυτά το AI ετοιμάζει επαληθευμένες απαντήσεις, και με βάση αυτές απαντούν οι βοηθοί σας — στους πελάτες σύμφωνα με τον τιμοκατάλογο και τους κανόνες, στους εργαζομένους σύμφωνα με τους κανονισμούς. Η ενότητα λειτουργεί το ίδιο για καφετέρια και εστιατόριο, κατάστημα, κομμωτήριο, ξενοδοχείο, κλινική, σχολείο και οποιαδήποτε άλλη επιχείρηση. Άνοιγμα: Πίνακας διαχείρισης → Βάση γνώσεων (admin.cenaly.com/knowledge-base).

Τρεις λέξεις με τις οποίες μιλάει η ενότητα:

• Υλικά — αυτά που προσθέσατε: αρχεία, σελίδες ιστοτόπου, φακέλους από τον υπολογιστή (καρτέλες «Πηγές» και «Βιβλιοθήκη»).
• Έτοιμες απαντήσεις — αυτά που συνέλεξε το AI από τα υλικά και επαλήθευσε ξανά με βάση αυτά: μόνο ό,τι επιβεβαιώνεται, με παραθέματα. Τεχνικά, το σύνολο τέτοιων απαντήσεων ονομάζεται συλλογή· μπορεί να υπάρχουν πολλές — για παράδειγμα, ξεχωριστά για πελάτες και για εργαζομένους.
• Συνδεδεμένοι βοηθοί — ποιοι απαντούν με βάση τις έτοιμες απαντήσεις: ο γραμματέας AI, το chat στον ιστότοπο, ο υποβολέας στις κλήσεις, η εκπαίδευση προσωπικού, η καρτέλα «Ερωτήσεις».

Για παράδειγμα, τι θα ρωτήσουν τη βάση: ένα κατάστημα — «Μπορώ να επιστρέψω ένα προϊόν χωρίς απόδειξη;» (χρειάζονται οι κανόνες επιστροφής), ένα κομμωτήριο — «Μπορώ να μεταφέρω το ραντεβού;», ένα ξενοδοχείο — «Υπάρχει δυνατότητα late check-out και πόσο κοστίζει;», μια κλινική — «Ποια έγγραφα να φέρω μαζί μου στο ραντεβού;», ένα σχολείο — «Μπορώ να αναπληρώσω ένα χαμένο μάθημα;», μια καφετέρια — «Το πιάτο περιέχει ξηρούς καρπούς;». Ο εργαζόμενος ρωτάει τα δικά του: «Πώς γίνεται η ανταλλαγή προϊόντος;», «Τι κάνουμε αν ο επισκέπτης έχασε την κάρτα-κλειδί;». Σε μια κενή ενότητα τέτοια παραδείγματα είναι προσαρμοσμένα στον τύπο του καταστήματός σας. Είναι υποδείξεις, όχι υπόσχεση: η βάση θα απαντήσει μόνο αν τέτοιοι κανόνες υπάρχουν στα υλικά σας.

Δύο επίπεδα: βιβλιοθήκη και βάση γνώσεων#

Η ενότητα είναι οργανωμένη σε δύο επίπεδα, και αξίζει να μην τα συγχέετε.

«Βιβλιοθήκη» — οι πρωτογενείς πηγές σας: τα αρχεία και οι σελίδες ιστοτόπου που ανεβάσατε, όπως είναι. Είναι ένας διαχειριστής αρχείων: φάκελοι και αρχεία σε έναν πίνακα, η διαδρομή σε breadcrumbs από πάνω, οι λεπτομέρειες του εγγράφου ανοίγουν απευθείας στη γραμμή. Μπορείτε να μεταφέρετε έγγραφα μεταξύ φακέλων με το ποντίκι — σύροντας τη γραμμή πάνω σε έναν φάκελο — ή με το δάχτυλο: σημειώστε τα επιθυμητά με τα κουτάκια και πατήστε «Μεταφορά».

«Βάση γνώσεων» — αυτά που συνέλεξε το σύστημα μόνο του ΑΠΟ τη βιβλιοθήκη: διατυπώνει πιθανές ερωτήσεις, επεξηγήσεις και οδηγίες, επαληθεύει ξανά κάθε ισχυρισμό με βάση τα δικά σας έγγραφα και αφήνει μόνο ό,τι επιβεβαιώνεται με παραθέματα. Ένα τέτοιο έτοιμο άρθρο απαντά έπειτα αμέσως, χωρίς να ξαναδιαβάζει ολόκληρη τη βιβλιοθήκη από την αρχή. Μέσα στη συλλογή φαίνονται οι τομείς γνώσης, τα άρθρα μέσα τους, και σε ξεχωριστή λίστα οι «ερωτήσεις χωρίς απάντηση»: αυτά που λείπουν από τα έγγραφά σας. Όταν η βιβλιοθήκη αλλάζει, εμφανίζεται υπενθύμιση για επανασυλλογή.

Πολλές βάσεις γνώσεων (συλλογές)#

Η βάση γνώσεων δεν είναι υποχρεωτικό να είναι μία. Η συλλογή είναι ένα ονομασμένο σύνολο εγγράφων της βιβλιοθήκης με δικό του σκοπό και δική του ξεχωριστή συλλογή: ας πούμε, «γραμματέας προϊόντων» από τιμοκαταλόγους και κάρτες προϊόντων — και ξεχωριστά «κανονισμοί αίθουσας» για την εκπαίδευση των σερβιτόρων.

Η καρτέλα είναι δύο επιπέδων. Η πρώτη οθόνη είναι η επισκόπηση όλων των συλλογών με κάρτες: σε καθεμία φαίνεται η σύνθεση, πότε συλλέχθηκε, τι δεν πάει καλά με αυτήν (η βιβλιοθήκη άλλαξε, τα δικαιώματα απέκλιναν, η ποιότητα δεν πέρασε, πόσες ερωτήσεις χωρίς απάντηση) και τρεις ενέργειες — «Άνοιγμα», «Συλλογή» / «Επανασυλλογή» και «Ρύθμιση». Εδώ βρίσκονται και όσα αφορούν όλες τις συλλογές ταυτόχρονα: οι υποψήφιες στενές βάσεις και το μητρώο δρομολόγησης.

Το κουμπί «Άνοιγμα» σας πηγαίνει μέσα στη συλλογή — εκεί υπάρχει κεφαλίδα με επιστροφή «← Όλες οι συλλογές», και μόνο εκεί ζουν οι λεπτομερείς ρυθμίσεις της: ο χάρτης αβεβαιότητας, οι οδηγίες κάλυψης, οι τομείς, τα άρθρα και οι «ερωτήσεις χωρίς απάντηση». Η ανοιχτή συλλογή εξακολουθεί να αποθηκεύεται στη διεύθυνση — μπορείτε να στείλετε τον σύνδεσμο σε συνάδελφο και θα φτάσει ακριβώς στο ίδιο σημείο. Η σύνθεση επεξεργάζεται σε ξεχωριστό παράθυρο, οι σκοποί ορίζονται κατά την εκκίνηση της συλλογής.

Ο κύριος λόγος για όλα αυτά είναι η σύνδεση του καταναλωτή με τη συλλογή. Δική της συλλογή επιλέγεται για το chat στον ιστότοπο, για τον γραμματέα AI, για τον υποβολέα του χειριστή, για την εκπαίδευση προσωπικού και για την καρτέλα «Ερωτήσεις». Έτσι το bot στον ιστότοπο απαντά με βάση τα προϊόντα και τους κανόνες παράδοσης, όχι με βάση τις συμβάσεις εργασίας που βρίσκονται στην ίδια βιβλιοθήκη. Το κουτάκι «Υποβολέας» σε μια συλλογή δεν είναι απλή σήμανση: μια τέτοια συλλογή συγκεντρώνει μόνη της ένα έτοιμο πακέτο υποδείξεων για τον υποβολέα, και ο χειριστής αλλάζει τη βάση την ώρα της κλήσης, χωρίς να βγει από τη συνομιλία.

Αν δεν αλλάξετε τίποτα, όλα λειτουργούν όπως πριν: η κύρια συλλογή είναι η «Ολόκληρη η βάση γνώσεων», και οι βάσεις που έχουν ήδη συλλεχθεί δεν χάνουν τίποτα.

Ποια συλλογή είναι διαθέσιμη σε ποιον. Στη συλλογή ορίζονται το κοινό (επισκέπτες / εργαζόμενοι / οποιοδήποτε), η προτεραιότητα και τα θέματα για τα οποία προτιμάται. Το κοινό είναι όριο πρόσβασης, όχι υπόδειξη: ο επισκέπτης δεν θα πάρει απάντηση από συλλογή για εργαζομένους σε καμία περίπτωση αντιστοίχισης. Για κάθε συγκεκριμένη ερώτηση το σύστημα επιλέγει μόνο του την κατάλληλη συλλογή και υποδεικνύει στην απάντηση από ποια ελήφθη· αν η απάντηση ήρθε από αλλού απ' ό,τι περιμένατε, δίπλα υπάρχει το κουμπί «Λάθος συλλογή» — είναι σήμα για βελτίωση.

Τα έτοιμα θέματα βρίσκονται μόνα τους. Δεν είναι απαραίτητο να ξέρετε εκ των προτέρων ότι στη βιβλιοθήκη υπάρχει ήδη υλικό για ξεχωριστή βάση. Το σύστημα περνάει από τα έγγραφα και φέρνει υποψήφιες στενές βάσεις: από τι αποτελείται, τι καλύπτει, ποια γεγονότα βρέθηκαν, πού τα έγγραφα αποκλίνουν και τι θα προσφέρει αυτό. Μια υποψηφιότητα που απορρίφθηκε δεν προτείνεται ξανά.

Σε ποιους μπορείτε να πείτε τι: χαρακτηρισμοί πρόσβασης#

Δεν είναι όλα όσα βρίσκονται στη βιβλιοθήκη κατάλληλα για τρίτους, και δεν αξίζει να τα αναδιηγείστε όλα. Κάθε έγγραφο έχει χαρακτηρισμό:

• για εξωτερικούς — επισκέπτης του ιστότοπου, τηλεφωνών, δημόσια βοήθεια;
• μόνο για εργαζόμενους — υπηρεσιακό, δεν βγαίνει προς τα έξω;
• ΕΠΥ — δεν μπαίνει καθόλου στις απαντήσεις: ένα τέτοιο έγγραφο χρησιμοποιείται μόνο για διασταύρωση αριθμών κατά τον έλεγχο άρθρων, και αποσπάσματα από αυτό δεν διατηρούνται.

Ένα έγγραφο χωρίς σήμανση θεωρείται εξωτερικό, επομένως σε βάσεις που ήδη λειτουργούν δεν αλλάζει τίποτα από μόνο του.

Η τοποθέτηση χαρακτηρισμού μεμονωμένα δεν είναι υποχρεωτική. Μπορείτε να τον ορίσετε σε φάκελο — κληρονομείται σε ολόκληρο τον κλάδο, και το παράθυρο δείχνει εκ των προτέρων πόσα έγγραφα θα επηρεαστούν και σε πόσα από αυτά υπάρχει δικός τους χαρακτηρισμός (πάντα υπερισχύει του φακέλου). Μπορείτε να επιλέξετε πολλά έγγραφα με σημάδια και να βάλετε χαρακτηρισμό σε μια παρτίδα ταυτόχρονα.

Σε ένα έτοιμο άρθρο ο χαρακτηρισμός υπολογίζεται αυτόματα — με βάση τα πιο κλειστά από τα έγγραφα-πηγές του. Μπορείτε να τον αυστηροποιήσετε χειροκίνητα, να τον χαλαρώσετε — όχι: η άρση της σήμανσης απλώς επαναφέρει την υπολογισμένη τιμή.

Ο χαρακτηρισμός ισχύει πριν από την αναζήτηση, και όχι ως «φίλτρο στην έξοδο»: το chat στον ιστότοπο και ο βοηθός AI μιλούν με τρίτους και λαμβάνουν μόνο εξωτερικά έγγραφα — αυτό αναγράφεται δίπλα στη ρύθμιση. Στον υποβολέα του χειριστή, η υπόδειξη από υπηρεσιακό έγγραφο επισημαίνεται «υπηρεσιακό — να μην διαβαστεί δυνατά»: ο εργαζόμενος τη βλέπει, αλλά δεν πρέπει να την αναδιηγηθεί στον επισκέπτη. Αν τα δικαιώματα άλλαξαν μετά την τελευταία συγκρότηση, στην καρτέλα θα εμφανιστεί ειδοποίηση που εξηγεί ποια επανασυγκρότηση χρειάζεται και γιατί.

Λέτε στη βάση τι να επεξεργαστεί βαθύτερα#

Μερικές φορές είναι γνωστό εκ των προτέρων ποιο θέμα είναι πιο σημαντικό από τα άλλα. Γι' αυτό υπάρχουν οι οδηγίες κάλυψης: διατυπώνετε το αίτημα με απλά λόγια — «βεβαιώσου ότι έχει συγκεντρωθεί λεπτομερώς το πώς γίνεται μια επιστροφή» — και η συγκρότηση υποχρεούται να το επεξεργαστεί.

Στη γραμμή της οδηγίας δεν βλέπετε ρυθμίσεις, αλλά την τύχη του αιτήματος: τι ζητήθηκε, πού το οδήγησε η συγκρότηση, πόσο επεξεργασμένο είναι το θέμα και τι εμποδίζει. Η ανάλυση κατ' σημείο ανοίγει ξεχωριστά — χρειάζεται όταν ψάχνετε γιατί το θέμα δεν έκλεισε τελικά. Η κάλυψη εδώ μετριέται, δεν δηλώνεται.

Η κύρια ενέργεια του μπλοκ είναι οι ερωτήσεις προς εσάς: ό,τι απλώς δεν υπάρχει στα έγγραφα, η βάση το ρωτά τον ιδιοκτήτη. Η απάντησή σας γίνεται πλήρες έγγραφο της βιβλιοθήκης (με κλάση κατ' επιλογή, από προεπιλογή «Συχνές ερωτήσεις») — αλλιώς η γνώση θα εμφανιζόταν χωρίς πηγή, και κανένας έλεγχος παραπομπών δεν θα την επιβεβαίωνε.

Βεβαιότητα και αποκλίσεις στις πηγές#

Κάθε ισχυρισμός στη βάση γνώσεων έχει επίπεδο βεβαιότητας, και αυτό υπολογίζεται όχι «με το μάτι», αλλά από τα ίδια τα έγγραφα: αν οι πηγές συμφωνούν μεταξύ τους, πόσο έγκυρο είναι το έγγραφο και πόσο πρόσφατο είναι.

Η πρακτική σημασία είναι απλή. Αν σε δύο τιμοκαταλόγους ένα προϊόν έχει διαφορετικές τιμές, η βάση ΔΕΝ θα απαντήσει με βεβαιότητα καμία από αυτές — αντί για έτοιμη απάντηση θα δείξει μπλοκ «Απόκλιση στις πηγές» με ambas τις τιμές και πρόταση για διευκρίνιση. Ο ίδιος κανόνας λειτουργεί αυστηρότερα σε κρίσιμα θέματα: τιμές, αλλεργιογόνα, νομικοί όροι, επιστροφές.

Η διαφωνία μπορεί να κλείσει χειροκίνητα — επιβεβαιώνοντας την επιθυμητή τιμή. Η επιβεβαίωση ισχύει αμέσως, και μπορείτε να την άρετε με ένα κουμπί: ο υπολογισμός επιστρέφει αμέσως, δεν χρειάζεται να περιμένετε την επόμενη συγκρότηση.

Ξεχωριστό πάνελ — ο χάρτης αβεβαιότητας, δηλαδή «τι να μελετήσετε πρώτα»: τα θέματα είναι ταξινομημένα κατά το πόση ζημιά προκαλεί η άγνοια (πόσο συχνά ρωτιέται × πόσο κρίσιμο είναι × τι λείπει), και σε κάθε γραμμή αναγράφεται η ενέργεια που το κλείνει.

Τι μπορεί να κάνει ένα άρθρο της βάσης γνώσεων#

Ένα άρθρο δεν είναι απλώς κείμενο. Έχει σύντομη απάντηση και ξεχωριστή ατάκα για το τηλέφωνο, πλαίσιο «πώς να απαντήσετε» (τι πρέπει οπωσδήποτε να πείτε, τι δεν επιτρέπεται να πείτε, τι να διευκρινίσετε πρώτα, με ποιον τόνο), παραλλαγές διατύπωσης της ερώτησης και προτεινόμενες ενέργειες. Ξεχωριστό είδος άρθρου — το όριο γνώσης: ειλικρινής απάντηση «αυτό η βάση δεν το γνωρίζει» αντί για επινόηση.

Στην κάρτα του άρθρου φαίνεται και πού χρησιμοποιείται ήδη — στις υποδείξεις του υποβολέα, στο πακέτο του βοηθού AI ανά καταστήματα, στα εκπαιδευτικά υλικά. Η επεξεργασία δεν γίνεται πλέον στα τυφλά: είναι αμέσως σαφές τι θα επηρεάσει.

Κατά την εκκίνηση της συγκρότησης είναι διαθέσιμες εκτεταμένες επιλογές — αυστηρότητα, προϋπολογισμός, μέγεθος άρθρων, τόνος, κοινό, γλώσσες άρθρων, χειροκίνητη έγκριση και έλεγχος ποιότητας. Όλες είναι συμπτυγμένες και επισημασμένες σε ανθρώπινη γλώσσα· αν δεν αλλάξετε τίποτα, η συγκρότηση γίνεται όπως πριν.

Πηγές: από πού παίρνει έγγραφα η βάση#

Ό,τι γεμίζει τη βιβλιοθήκη είναι συγκεντρωμένο σε μία καρτέλα — «Πηγές». Δεν είναι φόρμα μεταφόρτωσης, αλλά λίστα συνδεδεμένων πηγών: μία γραμμή για καθεμία, με κατάσταση και ενέργειες. Το κουμπί «Προσθήκη πηγής» ανοίγει οδηγό, όπου επιλέγεται το είδος — αρχεία από τον υπολογιστή, ιστότοπος, κλειστή ενότητα μέσω επέκτασης περιηγητή ή φάκελος στον υπολογιστή εργασίας. Τον φάκελο «Βιβλιοθήκης» όπου θα τοποθετηθούν όλα τον ρωτούν εκεί: κάθε πηγή έχει τον δικό της.

Σε ξεχωριστή ομάδα εμφανίζονται οι πηγές που εμπλουτίζονται μόνος τους: οι δικές σας απαντήσεις στις ερωτήσεις της βάσης, η εξωτερική έρευνα AI και έγγραφα που γεννήθηκαν από τηλεφωνικές συνομιλίες. Δεν μπορούν να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν — απαντούν στην ερώτηση «από πού υπάρχουν στη βιβλιοθήκη έγγραφα που δεν μεταφόρτωσα».

Από ποιο μοντέλο επεξεργάζεται η βάση#

Στο κάτω μέρος της καρτέλας — το μπλοκ «Επεξεργασία AI»: με ποιο μοντέλο το σύστημα διαβάζει και συγκροτεί τα έγγραφά σας. Στο ρωσικό cloud από προεπιλογή λειτουργεί εγχώριο μοντέλο — το περιεχόμενο συμβάσεων και κανονισμών δεν εγκαταλείπει το ρωσικό περίγραμμα. Μπορείτε να αλλάξετε τη συγκρότηση σε ξένο μοντέλο, αλλά αυτό αποτελεί διασυνοριακή μεταφορά δεδομένων, και την ευθύνη φέρει ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης ως υπεύθυνος επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων, όχι η πλατφόρμα: η ενεργοποίηση απαιτεί ρητή ενημερωμένη συγκατάθεση, και αυτή καταγράφεται — ποιος, πότε και ποια έκδοση του κειμένου αποδέχτηκε. Η αντίστροφη αλλαγή δεν απαιτεί συγκατάθεση: είναι περιορισμός της μεταφοράς, όχι επέκτασή της. Στο διεθνές περίγραμμα (AWS) δεν υπάρχει επιλογή — το μπλοκ εκεί απλώς ενημερώνει με τι επεξεργάζονται τα έγγραφα.

Μεταφόρτωση εγγράφων#

Τα έγγραφα μεταφορτώνονται με σύρσιμο του αρχείου ή με το κουμπί μεταφόρτωσης. Υποστηρίζονται PDF, DOCX, υπολογιστικά φύλλα (XLSX/XLS/CSV), κείμενο/markdown (TXT/MD) και φωτογραφίες (JPG/PNG/WEBP — το κείμενο από τις φωτογραφίες αναγνωρίζεται αυτόματα). Το όριο είναι περίπου 25 MB ανά αρχείο.

Πριν από τη μεταφόρτωση μπορείτε να επιλέξετε αμέσως τον φάκελο προορισμού — τα αρχεία θα τοποθετηθούν εκεί που πρέπει, όχι σε έναν κοινό σωρό.

Μετά τη μεταφόρτωση, το έγγραφο επεξεργάζεται στο παρασκήνιο (φαίνεται ζωντανή πρόοδος ανά στάδιο), εξάγεται από αυτό το κείμενο και οι εικόνες, το κείμενο τεμαχίζεται σε σημασιολογικά αποσπάσματα και ευρετηριάζεται για αναζήτηση. Στη γραμμή του εγγράφου φαίνεται η κατάσταση — «Σε επεξεργασία», «Έτοιμο» ή «Σφάλμα» —, η σύνοψη, οι λέξεις-κλειδιά και ο φάκελος.

Οι εικόνες από τα έγγραφα και από τις σελίδες των ιστότοπων δεν αποθηκεύονται «έτσι απλά»: μαζί τους απομνημονεύεται η λεζάντα από την πηγή και το κείμενο γύρω τους, ενώ η τεχνητή νοημοσύνη συμπληρώνει τι απεικονίζεται σε αυτές. Χάρη σε αυτό, ένα σχήμα ή μια φωτογραφία εξοπλισμού εντοπίζονται με αναζήτηση και εμφανίζονται απευθείας στην απάντηση σε μια ερώτηση — με τη λεζάντα της πηγής και σύνδεσμο προς το έγγραφο από το οποίο προέρχεται η εικόνα.

Μεταφόρτωση ολόκληρου ιστότοπου#

Το κουμπί «Μεταφόρτωση ιστότοπου» σας απαλλάσσει από τη χειροκίνητη αποθήκευση σελίδων: υποδείξτε τη διεύθυνση του ιστότοπου ή έναν σύνδεσμο προς το sitemap.xml του — ο crawler θα διατρέξει τις σελίδες και θα τις προσθέσει στη βάση ως συνηθισμένα έγγραφα, με τα οποία στη συνέχεια λειτουργούν η ίδια αναζήτηση και οι ίδιες ερωτήσεις προς την τεχνητή νοημοσύνη.

• Η διάσχιση δεν ξεπερνά τη διεύθυνση που εισαγάγατε: λαμβάνεται η ίδια αυτή η σελίδα και ό,τι βρίσκεται βαθύτερα. Δώσατε site.ru/help — θα ληφθεί η ενότητα βοήθειας, όχι ολόκληρος ο ιστότοπος. Σελίδες του ίδιου ιστότοπου, μόνο μέσω HTTPS και με σεβασμό στο robots.txt.
• Η δομή του ιστότοπου γίνεται φάκελοι της βιβλιοθήκης: το site.ru/help/pos/smena θα τοποθετηθεί ως έγγραφο smena στον φάκελο site.ru/help/pos. Το μελλοντικό δέντρο φακέλων εμφανίζεται ακριβώς κάτω από το πεδίο της διεύθυνσης — πριν ακόμη από την εκκίνηση, ώστε να φαίνεται τι θα προκύψει. Απενεργοποιείται με ένα πλαίσιο επιλογής στις πρόσθετες παραμέτρους.
• Τα αρχεία στα οποία παραπέμπουν οι σελίδες (PDF, Word, Excel, CSV) λαμβάνονται ως ξεχωριστά έγγραφα και τοποθετούνται στον φάκελο της σελίδας που παραπέμπει σε αυτά. Λαμβάνονται μόνο αρχεία από τον ίδιο τον ιστότοπο και τους υποτομείς του — ένα ξένο έγγραφο μέσω εξωτερικού συνδέσμου δεν θα μπει στη βάση σας.
• Η ουρά χτίζεται πρώτα βάσει του χάρτη του ιστότοπου (sitemap.xml), ενώ η διάσχιση μέσω συνδέσμων εκτελείται παράλληλα και συμπληρώνει ό,τι δεν υπάρχει στον χάρτη. Στην αναφορά φαίνεται τι έδωσε ο χάρτης.
• Στις πρόσθετες παραμέτρους ορίζονται όρια: πόσες σελίδες και σε ποιο βάθος — έως 5000 σελίδες και 50 επίπεδα, υπάρχει πλαίσιο επιλογής «χωρίς όριο βάθους».
• Ένας μεγάλος ιστότοπος διατρέχεται ολόκληρος. Η εκτέλεση δεν περιορίζεται χρονικά: αν οι σελίδες είναι πολλές, η μεταφόρτωση συνεχίζεται μόνη της, ενώ εσείς βλέπετε μία μακρά εκτέλεση με ζωντανό μετρητή.
• Η μεταφόρτωση που βρίσκεται σε εξέλιξη μπορεί να διακοπεί με ένα κουμπί — οι σελίδες που έχουν ήδη τοποθετηθεί στη βάση παραμένουν.
• Στο τέλος εμφανίζεται αναφορά: πόσες σελίδες διατρέχθηκαν, τι δημιουργήθηκε ή ενημερώθηκε, τι έμεινε αμετάβλητο, τι παραλείφθηκε, πού υπήρξαν σφάλματα.
• Η επανάληψη της διάσχισης του ίδιου ιστότοπου ενημερώνει τα ίδια έγγραφα, αντί να δημιουργεί αντίγραφα· οι σελίδες που έχουν ήδη ευρετηριαστεί παραλείπονται ακαριαία.
• Το πλαίσιο επιλογής «αυτόματη ενημέρωση μία φορά την ημέρα» το μετατρέπει σε εργασία παρασκηνίου: η περιγραφή υπηρεσιών, ο τιμοκατάλογος ή οι κανόνες στον ιστότοπό σας αλλάζουν — η βάση τους ενημερώνει μόνη της.

Τυπική εφαρμογή: ο ιστότοπος της ίδιας της επιχείρησης, ο ιστότοπος ενός προμηθευτή, η δημόσια τεκμηρίωση του εξοπλισμού.

Ιστότοποι στη βάση γνώσεων#

Κάτω από τη φόρμα μεταφόρτωσης υπάρχει ο κατάλογος των ιστότοπων που έχετε ήδη μεταφορτώσει: κατάσταση της τελευταίας εκτέλεσης, διακόπτης αυτόματης ενημέρωσης, κουμπιά «Αναφορά», «Ενημέρωση», «Διακοπή» και «Διαγραφή».

Η «Διαγραφή» αφαιρεί τον ιστότοπο από τη βάση ολόκληρο: όλες τις σελίδες-έγγραφά του, τα αρχεία που λήφθηκαν από αυτές και την εγγραφή αυτόματης ενημέρωσης. Διαγράφεται ακριβώς ό,τι έφερε αυτή η διάσχιση — έγγραφα που μεταφορτώθηκαν χειροκίνητα ή συλλέχθηκαν από την επέκταση του προγράμματος περιήγησης δεν θίγονται. Όσο εκτελείται μεταφόρτωση, ο ιστότοπος δεν μπορεί να διαγραφεί: πρώτα «Διακοπή».

Το κουμπί «⚙ Ρυθμίσεις» στην ίδια γραμμή επεξεργάζεται τις παραμέτρους ενός ιστότοπου που έχει ήδη προστεθεί, όχι μόνο μιας νέας μεταφόρτωσης: πόσες σελίδες και σε ποιο βάθος να λαμβάνονται, πόσο συχνά να ενημερώνεται, αν η δομή του ιστότοπου καθρεφτίζεται σε φακέλους, αν λαμβάνονται τα συνημμένα αρχεία και σε ποιον φάκελο της «Βιβλιοθήκης» να τοποθετούνται. Το παράθυρο είναι συμπληρωμένο με ό,τι ισχύει αυτή τη στιγμή, δίπλα στον διακόπτη φαίνεται μια σύντομη σύνοψη («έως 500 σελ · βάθος 5»), και μπορείτε να αποθηκεύσετε ως έχει ή αμέσως με επαναληπτική μεταφόρτωση. Η επεξεργασία των ορίων από μόνη της δεν ενεργοποιεί τις νυχτερινές ενημερώσεις — για αυτές εξακολουθεί να ευθύνεται ο διακόπτης.

Συλλογή σελίδων πίσω από σύνδεση (επέκταση προγράμματος περιήγησης)#

Μέρος των απαραίτητων εγγράφων δεν είναι αρχεία, αλλά σελίδες σε εσωτερικές πύλες προμηθευτών ή υπηρεσιών, όπου πρέπει πρώτα να συνδεθείτε. Για αυτό υπάρχει η επέκταση προγράμματος περιήγησης «Ψηφιακός εργαζόμενος» της Cenaly, λειτουργία «Βάση γνώσεων και αξιολογήσεις» (σύνδεσμος εγκατάστασης — ακριβώς στην ενότητα «Βάση γνώσεων»· αν η επέκταση είναι ήδη εγκατεστημένη για τον Ψηφιακό εργαζόμενο, δεν χρειάζεται δεύτερη): ανοίγει και «σαρώνει» τέτοιες σελίδες μέσα από τη δική σας συνεδρία του προγράμματος περιήγησης και τις προσθέτει στη βάση γνώσεων ως συνηθισμένα έγγραφα — στη συνέχεια λειτουργούν με αυτά η ίδια αναζήτηση και οι ίδιες ερωτήσεις προς την τεχνητή νοημοσύνη. Πριν από την πρώτη χρήση, η επέκταση ζητά τη συγκατάθεσή σας — η ευθύνη για την πρόσβαση σε ξένα συστήματα βαρύνει εσάς ως τον εμπνευστή, ενώ η πλατφόρμα λειτουργεί ως εργαλείο.

Οι σύγχρονες πύλες σπάνια εμφανίζουν τα πάντα αμέσως: το μισό κείμενο είναι κρυμμένο πίσω από καρτέλες, ενώ οι μεταβάσεις μεταξύ ενοτήτων δεν αλλάζουν τη διεύθυνση της σελίδας. Η επέκταση το λαμβάνει υπόψη — καταγράφει το περιεχόμενο των κρυμμένων καρτελών ως ξεχωριστά στιγμιότυπα και διατρέχει η ίδια τα στοιχεία του μενού, θεωρώντας μια τέτοια μετάβαση συνηθισμένη πλοήγηση. Η διαδρομή της σελίδας ανασυγκροτείται από τα breadcrumbs ή από το δέντρο ενοτήτων στα αριστερά, γι' αυτό τα έγγραφα τοποθετούνται σε κατανοητούς φακέλους ακόμη και εκεί όπου η διεύθυνση της ενότητας δεν εμφανίζεται καθόλου στη σελίδα. Στην κάρτα του εγγράφου υπάρχει γραμμή πηγής με breadcrumbs και κουμπί «Άνοιγμα σελίδας-πηγής».

Αναζήτηση AI και ερωτήσεις#

Στην καρτέλα «Αναζήτηση» — υβριδική αναζήτηση στα δικά σας έγγραφα (συνδυασμός ακριβούς αντιστοίχισης λέξεων και σημασιολογικής αναζήτησης), με επισήμανση των αποσπασμάτων που βρέθηκαν και των όρων που αντιστοίχισαν.

Στην καρτέλα «Ερωτήσεις» — συνομιλία: κάντε μια ερώτηση σε ελεύθερη μορφή και ο Βοηθός AI θα απαντήσει αυστηρά βάσει του περιεχομένου των φορτωμένων εγγράφων, με παραπομπές σε συγκεκριμένες πηγές ([1], [2]…, το κλικ ανοίγει το έγγραφο). Αν η απάντηση δεν υπάρχει στη βάση, ο Βοηθός AI το δηλώνει ειλικρινά αντί να επινοεί δεδομένα. Επαναλαμβανόμενες ίδιες ερωτήσεις απαντώνται ακαριαία από την προσωρινή μνήμη.

Οι συνομιλίες αποθηκεύονται: αριστερά υπάρχει λίστα προηγούμενων διαλόγων με αναζήτηση κατά τίτλο και κουμπί «Νέα συνομιλία», δεξιά — η ανοιχτή αλληλογραφία. Ο ανοιχτός διάλογος ζει στη διεύθυνση, γι' αυτό το F5 και ένας σύνδεσμος σε συνάδελφο επιστρέφουν ακριβώς στο ίδιο σημείο. Το πλαίσιο θυμάται σε όλο τον διάλογο, όχι μόνο στο τελευταίο μήνυμα: μια διευκρινιστική ερώτηση όπως «και αν έχει ανοιχτεί;» το σύστημα τη συμπληρώνει μόνο του σε πλήρη, προτού αναζητήσει στα έγγραφα.

Υπάρχει διακόπτης «αναζήτηση σε όλες τις διαθέσιμες συλλογές» (ενεργός από προεπιλογή): η ερώτηση πηγαίνει όχι μόνο στην ανοιχτή συλλογή, αλλά και στις υπόλοιπες που είναι διαθέσιμες σε εσάς. Στην απάντηση φαίνεται από ποια συλλογή και ποιο άρθρο συγκεντρώθηκε, και αν οι πηγές διαφέρουν — αυτό δηλώνεται απευθείας στην απάντηση.

Ο κανονισμός ζυγίζει περισσότερο από τη διαφήμιση. Η κλάση του εγγράφου (κανονισμός, τιμοκατάλογος, ΣΑΕ, μάρκετινγκ, «από τις συνομιλίες») λαμβάνεται πλέον υπόψη και στην αναζήτηση: όταν δύο αποσπάσματα ταιριάζουν εξίσου στην ερώτηση, κερδίζει το πιο έγκυρο, ενώ τα κανονιστικά έγγραφα αντλούνται επιπλέον στην απάντηση. Η κλάση ορίζεται στην κάρτα του εγγράφου και είναι ορατή στη σύνθεση της συλλογής πριν από την εκκίνησή της.

Οι σύνδεσμοι μέσα στα έγγραφα είναι ζωντανοί. Το κλικ σε έναν σύνδεσμο στο κείμενο του εγγράφου ανοίγει το ζητούμενο έγγραφο ακριβώς εδώ, με βέλος «Πίσω»· αν αυτή η σελίδα δεν υπάρχει στη βάση, ανοίγει στον ιστότοπο-πηγή σε νέα καρτέλα.

Γλωσσάρι#

Ξεχωριστή καρτέλα «Γλωσσάρι» — πίνακας όρων και οντοτήτων (άτομα, οργανισμοί, ποσά, ημερομηνίες, προϊόντα) που ο Βοηθός AI εξήγαγε αυτόματα από όλα τα έγγραφά σας, με ορισμό και συνδέσμους στα έγγραφα όπου εμφανίζεται ο όρος. Στο επάνω μέρος — ζωντανή αναζήτηση κατά όρο, συνώνυμα και ορισμό, ενώ το κλικ σε ένα έγγραφο το ανοίγει αμέσως σε αυτόν τον όρο: το σημείο επισημαίνεται, η σελίδα κάνει κύλιση προς αυτό.

Εκπαιδευτικό υλικό με ένα κλικ#

Η εκπαίδευση ζει σε ξεχωριστή ενότητα του πίνακα — «Εκπαίδευση» (είναι ορατή σε όλους, ακόμη και αν η ίδια η βάση γνώσεων δεν είναι ακόμη ενεργοποιημένη)· η ίδια καρτέλα υπάρχει και μέσα στη βάση γνώσεων.

Το κουμπί «Συλλογή» δημιουργεί από το περιεχόμενο της βάσης:

• βασικές έννοιες — με σήμανση σημασίας (κύρια / συνοδευτική / δευτερεύουσα) και αυτολεξεί παραθέσεις από τα έγγραφα·
• 5–12 θέματα με σύνοψη για καθένα·
• κουίζ — ερωτήσεις με επιλογές απάντησης, εξήγηση και σύνδεσμο στο έγγραφο-πηγή κάθε ερώτησης.

Το υλικό «παλιώνει» αυτόματα, αν άλλαξε η σύνθεση των εγγράφων (κάτι φορτώθηκε ή διαγράφηκε) — η ενότητα θα προτείνει επανασυλλογή.

Εκπαίδευση προσωπικού#

Ο εργαζόμενος συνδέεται στο διαχειριστικό περιβάλλον με τα δικά του διαπιστευτήρια και βλέπει μόνο την ενότητα «Η εκπαίδευσή μου» — χωρίς πρόσβαση στις υπόλοιπες ενότητες του ιδιοκτήτη. Η συνεδρία εκπαίδευσης χτίζεται προσαρμοστικά:

• πρώτα — επανάληψη εννοιών και ερωτήσεων που είναι ώρα να επαναληφθούν (κατά την καμπύλη λήθης, η ίδια αρχή διαλειμματικής επανάληψης όπως σε εφαρμογές-εξασκητές σαν το Anki)·
• έπειτα — μια μικρή μερίδα νέων εννοιών, κατά προτεραιότητα εκείνων που βασίζονται σε ό,τι έχει ήδη κατακτηθεί.

Η ενότητα εμφανίζει το σήμα «ώρα για επανάληψη N», όταν έχουν συσσωρευτεί εκπρόθεσμες επαναλήψεις.

Στατιστικά για τον ιδιοκτήτη#

Στον ιδιοκτήτη είναι διαθέσιμη η καρτέλα «Εργαζόμενοι» με λεπτομερή στατιστικά για τον καθένα: κατάκτηση του υλικού ανά θέμα, ακρίβεια απαντήσεων για 7 και 30 ημέρες, αριθμός εκπρόθεσμων επαναλήψεων, σειρά συνεχόμενων ημερών (streak) και οι έννοιες που δυσκολεύουν περισσότερο.

Από εκεί επίσης ανατίθενται εργασίες: σε επιλεγμένους εργαζομένους ορίζεται εκπαιδευτική διαδρομή με προθεσμία, και στη λίστα φαίνεται ποιος ολοκλήρωσε, ποιος βρίσκεται σε εξέλιξη και ποιος έχει ήδη εκπρόθεσμη προθεσμία.

Πρόσβαση του bot AI συνομιλίας και του βοηθού email#

Αν έχετε ενεργοποιημένη τη συνομιλία επισκεπτών με bot AI, μπορείτε να επιτρέψετε στο bot να αναζητά απαντήσεις στη βάση γνώσεών σας — σε όλα τα έγγραφα ή μόνο σε εκείνα που έχουν ρητά σημανθεί με τον διακόπτη «Διαθέσιμο στο chat-bot» στην κάρτα του εγγράφου. Από προεπιλογή τα εσωτερικά έγγραφα δεν είναι διαθέσιμα στο bot, μέχρι να τα ανοίξετε εσείς οι ίδιοι.

Ξεχωριστά ρυθμίζεται η πρόσβαση από το email — αν ο Βοηθός AI του γραμματοκιβωτίου της επιχείρησης μπορεί να βασίζεται σε ένα έγγραφο όταν συντάσσει μήνυμα. Τρία επίπεδα για κάθε έγγραφο: μη διαθέσιμο (από προεπιλογή), μόνο εσωτερικά μηνύματα, δυνατότητα σε εξωτερικά μηνύματα. Αυτό γίνεται σκόπιμα: οι τιμές προμηθειών και τα συμβόλαια δεν πρέπει να διαρρέουν προς τα έξω χωρίς τη ρητή απόφασή σας.

Δημοσίευση εγγράφου στο Κέντρο υποστήριξης#

Ένα εσωτερικό έγγραφο μπορεί να μετατραπεί σε δημόσιο άρθρο βοήθειας του ιστότοπού σας: κουμπί «Δημοσίευση στη βοήθεια» στο έτοιμο έγγραφο, επιλογή καταστήματος, τίτλου και κατηγορίας — και το άρθρο εμφανίζεται στο Κέντρο υποστήριξης αυτής της τοποθεσίας.

• Δημοσιεύεται μόνο το κείμενο — οι εικόνες από το έγγραφο δεν βγαίνουν προς τα έξω
• Το αναδυόμενο παράθυρο προειδοποιεί ρητά ότι το έγγραφο θα γίνει δημόσιο: ελέγξτε ότι δεν περιέχει τιμές προμηθειών και προσωπικά δεδομένα
• Το δημοσιευμένο άρθρο φαίνεται στην κάρτα του εγγράφου: μπορείτε να το ανοίξετε, να το ενημερώσετε μετά από αλλαγή της πηγής ή να το αποσύρετε από τη δημοσίευση

Έτσι το ίδιο κείμενο (για παράδειγμα, «Κανόνες επιστροφής» ή «Όροι παράδοσης») ζει σε ένα σημείο: οι εργαζόμενοι το βρίσκουν με αναζήτηση στη βάση, οι επισκέπτες — στη βοήθεια στον ιστότοπο.

Αναλυτικά στοιχεία βοήθειας#

Η καρτέλα «Αναλυτικά στοιχεία βοήθειας» δείχνει πώς οι επισκέπτες χρησιμοποιούν το Κέντρο υποστήριξής σας: προβολές άρθρων, αξιολογήσεις «βοήθησε το άρθρο;», αναζητήσεις και — το πιο χρήσιμο — αναζητήσεις χωρίς αποτέλεσμα. Οι τελευταίες είναι η λίστα θεμάτων που λείπουν από τη βοήθεια: φαίνονται ανά μήνα και από αυτές καταλαβαίνετε ποιο άρθρο να γράψετε στη συνέχεια.

Τα δεδομένα συλλέγονται και από τη σελίδα βοήθειας στον ιστότοπο και από την καρτέλα «Βοήθεια» στο widget συνομιλίας.

Σχετικές ενότητες#

• Συνομιλία με επισκέπτες — πρόσβαση του bot τεχνητής νοημοσύνης στη βάση γνώσεών σας
• Κέντρο υποστήριξης — όπου δημοσιεύονται τα άρθρα και από όπου προέρχονται τα analytics της βοήθειας
• Έγγραφα — πρότυπα συμβάσεων και εντολών, συμπλήρωση με τεχνητή νοημοσύνη
• Υπάλληλοι και βάρδιες — λίστα υπαλλήλων για την ανάθεση εκπαίδευσης

Συχνές ερωτήσεις#

Μπορεί η τεχνητή νοημοσύνη να απαντήσει σε κάτι που δεν υπάρχει στα έγγραφά μου;#

Όχι, οι απαντήσεις βασίζονται μόνο στο περιεχόμενο της βάσης που έχει φορτωθεί, με παραπομπές στις πηγές. Αν η ζητούμενη πληροφορία δεν υπάρχει στη βάση, η τεχνητή νοημοσύνη θα το πει ρητά.

Ποιος βλέπει τη βάση γνώσεών μου;#

Μόνο εσείς. Προς τα έξω το έγγραφο βγαίνει μόνο με δική σας ρητή απόφαση: αν το επιτρέψατε στο bot τεχνητής νοημοσύνης της συνομιλίας με επισκέπτες, αν του δώσατε πρόσβαση από το email ή αν το δημοσιεύσατε εσείς ως άρθρο στο Κέντρο υποστήριξης. Μεταξύ διαφορετικών λογαριασμών η βάση γνώσης δεν διασταυρώνεται.

Είναι υποχρεωτικό να συγκεντρώσω εκπαιδευτικό υλικό για να χρησιμοποιήσω την αναζήτηση;#

Όχι, η αναζήτηση και οι ερωτήσεις στα έγγραφα λειτουργούν αμέσως μετά τη φόρτωση — η συγκέντρωση εκπαιδευτικού υλικού χρειάζεται μόνο για την ενότητα «Εκπαίδευση».

Χρειάζεται ο υπάλληλος ξεχωριστό λογαριασμό;#

Ναι, για να ολοκληρώσει μόνος του την εκπαίδευση ο υπάλληλος συνδέεται με το δικό του login — το ίδιο που χρησιμοποιείται για την πρόσβαση στις άλλες εργασιακές ενότητές του.