ثبت ورود و خروج
کارمند خودش ورود و خروج را ثبت میکند — و این ثبتها بیدرنگ بهعنوان واقعیت در جدول حضور و غیاب ثبت میشوند (زبانه برنامه-واقعیت در بخش «کارمندان») و حقوق از همان محاسبه میشود. زمان همیشه توسط سرور تعیین میشود: نمیتوان آن را از دستگاه دستکاری کرد.
باز کردن: پنل مدیریت → کارمندان → دفتر من (کارمند) و کارمندان → ⚙ تنظیمات برنامه و ثبت (مالک، مدیر — فقط مشاهده).
چه چیزی در جدول حضور و غیاب ثبت میشود#
یک شیفت در جدول حضور و غیاب شامل برنامه (اگر شیفت در برنامه بود) و واقعیت است: زمان ورود، خروج و استراحتها. واقعیت همیشه یک منبع دارد:
| منبع | چگونگی ثبت واقعیت |
|---|---|
| خود کارمند | دکمههای «آمدم» / «رفتم» در دفتر شخصی — از تلفن یا رایانه مشترک |
| دستگاه شعبه | PIN روی تبلت دستگاه یا QR از مانیتور شعبه (پایین را ببینید) |
| صندوق | ثبت همکار از دستگاه POS مشترک با PIN خودش، یا توسط مدیر |
| حضور دستگاهها | حضور خودکار: پیشخدمت روی تبلت وارد شده — یعنی در شیفت است (گزینه شعبه) |
| دستی | مالک یا مدیر زمان را در برنامه-واقعیت اصلاح کرده است |
اصلاح دستی همیشه بر خودکار «اولویت» دارد: پس از آن، سیستمهای خودکار به شیفت دست نمیزنند.
اگر کارمندی بدون برنامه در جدول برنامه بیاید، ثبت او یک شیفت خارج از برنامه ایجاد میکند — که در برنامه-واقعیت با نشانهای جداگانه دیده میشود.
ثبت از تلفن کارمند#
در دفتر من در بخش «امروز» — وضعیت («در شیفت نیست» / «در شیفت از 09:02» / «شیفت از 18 سپتامبر بسته نشده») و دکمهها:
- آمدم — شیفت را باز میکند: اگر برای امروز شیفت برنامهای وجود داشته باشد، واقعیت به آن متصل میشود، در غیر این صورت شیفتی خارج از برنامه ایجاد میشود؛
- استراحت / برگشتم — استراحتهای واقعی داخل شیفت؛ اگر استراحتی تا زمان خروج بسته نشود، با زمان خروج بسته میشود؛
- رفتم — شیفت باز را میبندد (از جمله شیفت شبانهای که دیروز شروع شده و شیفتی که چند روز فراموش شده: «امروز» برای چنین شیفتی فقط همین دکمه و راهنمای اصلاح را نشان میدهد).
ثبت را فراموش کردهاید — در دفتر «ثبت را فراموش کردم» وجود دارد: درخواست اصلاح جدول حضور و غیاب که مدیر آن را تأیید میکند.
کجا ثبت مجاز است: موقعیت مکانی یا دستگاه#
تنظیم «دروازه ثبت» در «تنظیمات برنامه و ثبت» تعیین میکند که ثبت از هر جایی پذیرفته شود یا نه:
| حالت | رفتار |
|---|---|
| خاموش | ثبت از همهجا پذیرفته میشود، بدون بررسی |
| هشدار (پیشفرض) | مرورگر کارمند موقعیت مکانی را ارسال میکند؛ ثبتی که بیش از 300 متر از شعبه فاصله داشته باشد پذیرفته میشود، اما با نشان «خارج از شعبه» علامت میخورد — مدیر آن را در برنامه-واقعیت میبیند |
| سختگیرانه | ثبتی که فراتر از شعاع تعیینشده باشد با پیام «شما در 800 متری هستید، مجاز 300 متر» رد میشود. بدون موقعیت مکانی (مرورگر را مسدود کرده) — نیز رد میشود. ثبت همکار با PIN از صندوق — نیز همینطور: PIN تأیید میکند چه کسی ثبت میکند، نه کجا؛ صندوق را بهعنوان دستگاه متصل میکنند (پایین را ببینید) یا به آن اجازه موقعیت مکانی میدهند |
| فقط از دستگاه شعبه | ثبت فقط با اثبات دستگاه متصل پذیرفته میشود — تبلت، گوشی هوشمند یا مانیتوری که فیزیکاً در شعبه قرار دارد. موقعیت مکانی پرسیده نمیشود |
بررسی موقعیت مکانی مختصات مرورگر را با مختصات شعبه شیفت (که در کارت مکان تعیین میشود) مقایسه میکند. اگر شعبه مختصات نداشته باشد، دروازه مکانی چیزی برای بررسی ندارد و ثبت پذیرفته میشود.
دروازه لازم نیست برای کل شعبه یکی باشد. در پایین، در بخش «بازنویسی بر اساس شعبه و سمت»، حالت، شعاع و بستن خودکار جداگانه برای یک شعبه مشخص و یک سمت مشخص تعیین میشوند:
- روی «+ افزودن بازنویسی» بزنید، «شعبه» یا «سمت» را انتخاب کنید و سپس مشخص کنید کدامیک (شعبهها از مکانهای شما و سمتها از سمتهایی که کارمند دارند گرفته میشوند).
- فقط چیزهایی را پر کنید که باید متفاوت باشند. هر چیزی که «مثل حساب» بماند، همچنان از تنظیمات بالا گرفته میشود — این «خاموش» نیست.
- ذخیره کنید: بخش خودش ذخیره میشود، جدا از دکمه «ذخیره» کل پنل.
اگر چند قاعده وجود داشته باشد، کدام بر دیگری اولویت دارد: سمت کارمند → شعبه شیفت → حساب، و برای هر فیلد جداگانه. یعنی «در شعبه مرکز — سختگیرانه، 80 متر» و «برای پیکها دروازه خاموش است» با هم یعنی: پیشخدمت این شعبه در محدوده 80 متر ثبت میکند، و پیک از هر جا، چون سمت او بر قاعده شعبه اولویت دارد.
دستگاه شعبه: اتصال تبلت یا مانیتور#
دستگاه یعنی هر تبلت، گوشی هوشمند یا رایانهای با مرورگر که در شعبه میماند. یک حساب میتواند چند دستگاه را متصل کند (یکی-دو تا برای هر شعبه).
- پنل مدیریت → کارکنان → ⚙ تنظیمات برنامه و ثبت را روی همان دستگاهی باز کنید که قرار است دستگاه شود. ورود با مالک، مدیر یا کد دستگاه امکانپذیر است.
- در بخش «دستگاههای ثبت» روی «اتصال این دستگاه» بزنید، یک نام برایش بگذارید («تبلت کنار ورودی») و در صورت تمایل شعبه را انتخاب کنید.
- دستگاه رمز مخصوص خود را میگیرد و آن را در مرورگر نگه میدارد — دیگر به سرور فرستاده نمیشود و به بیرون نشان داده نمیشود. نشان «این دستگاه — دستگاه ثبت …» و دکمه «باز کردن صفحه دستگاه» بلافاصله ظاهر میشوند.
- دروازه ثبت را روی «فقط از دستگاه شعبه» بگذارید و ذخیره کنید.
- صفحه دستگاه (
/clock-terminal) را باز کنید و آن را روشن بگذارید: صفحه خودش خاموش نمیشود و حالت (تبلت یا مانیتور) در نشانی ذخیره میشود.
دستگاهی که شعبه برایش تعیین شده، ورود را فقط برای شیفتهای همان شعبه میپذیرد: شیفت در شعبه دیگر — رد با پیام «شیفت امروز در شعبه دیگر است». شیفتی خارج از برنامه که از دستگاه یک شعبه آغاز شود، آن شعبه را بهطور خودکار میگیرد.
لغو اتصال دستگاه از همان فهرست انجام میشود: دستگاهی با رمز قبلی در ثبت بعدی رد میشود. اگر دادههای سایت پاک شود، رمز از مرورگر هم پاک میشود — در این صورت دستگاه را دوباره متصل میکنید.
زیر هر دستگاه در فهرست دیده میشود آخرین ثبت چه زمانی از آن انجام شده («۵ دقیقه پیش»، «۳ ساعت پیش») یا «هنوز استفاده نشده». اگر دستگاه بیش از یک شبانهروز ساکت بماند، آن سطر با هشدار برجسته میشود — بررسی کنید که تبلت روشن، متصل به شبکه و صفحه دستگاه روی آن باز باشد.
حالت «تبلت»: صفحه PIN#
روی صفحه دستگاه چهار دکمه بزرگ هست — آمدم، رفتم، استراحت، از استراحت برگشتم. کارمند دکمه لازم را میزند و PIN صندوقدار خودش را وارد میکند (۴ تا ۶ رقم، در کارت کارمند صادر میشود). لازم نیست چیزی را در فهرست بگردد یا جایی وارد شود: PIN در حساب یکتاست و سرور خودش میفهمد چه کسی ثبت کرده — چند ثانیه روی صفحه «آنا: ورود در ۰۹:۰۲ ثبت شد» نمایش داده میشود.
PIN نادرست با پیام بیطرف «PIN نادرست» و با تأخیر رد میشود، و پس از ده شکست در یک ربع ساعت، دستگاه (یا کارمندی که PIN را از گوشی وارد میکند) برای ۱۵ دقیقه قفل میشود — حدس زدن PIN دیگران بیفایده است. همه خطاها با جمله گفته میشوند: «ورود قبلاً ثبت شده»، «الان استراحت نیست»، «ماه بسته شده»، «شیفت ۱۷ سپتامبر بسته نشده است».
حالت «مانیتور»: QR روی صفحه#
دستگاه یک QR-کد بزرگ نشان میدهد که هر ۳۰ ثانیه بهروز میشود. کارمند آن را با دوربین گوشی خودش اسکن میکند — حساب شخصیاش با نشان سبز «دستگاه شعبه تأیید شد» و دکمههای معمول «آمدم» / «رفتم» باز میشود. موقعیت جغرافیایی پرسیده نمیشود: کد روی صفحه همین حالا ثابت میکند که فرد مقابل مانیتور ایستاده است.
کد حدود دو دقیقه پس از نمایش معتبر است: اگر دیر شد، نشان به «QR-کد منقضی شده، دوباره اسکن کنید» تغییر میکند. یک اسکن برای یک ثبت کافی است.
هر QR یکبارمصرف است. مانیتور آن را هر ۳۰ ثانیه از سرور از نو میگیرد و پس از نخستین ثبت، کد در سرور خاموش میشود: عکس صفحهای که فرستاده شده یک بار کار میکند — برای نخستین کسی که آن را باز کند — و فقط تا زمان انقضا؛ نفر دوم پاسخ «دستگاه تأیید نشد، دوباره اسکن کنید» را از حساب میگیرد. اگر شبکه مانیتور قطع شود، کد از نوع قدیمی را نشان میدهد (آن هم همان دو دقیقه معتبر است، اما یکبارمصرف نیست) — صفحه کنار ورودی کور نمیشود.
این حالت برای هر صفحه بدون لمس مناسب است — تلویزیون کنار ورودی، مانیتور روی بار — و از کارمند چیزی جز گوشی نمیخواهد، همان گوشیای که با آن به حساب وارد میشود. ساعتها به کسی که از صفحه عکس گرفته منتقل نمیشود: کد یکبارمصرف است و دو دقیقه زنده میماند، و ثبت از ورود شخصی کارمند انجام میشود.
راههای ثبت خروج با کمترین هزینه#
خروج بیشتر از ورود فراموش میشود: آدم خسته است و میرود. در Cenaly چند راه برای بستن شیفت هست و میتوان آنها را ترکیب کرد — از کمهزینهترین تا دقیقترین:
| راه | چه چیزی لازم است | دقت | چه زمانی فعال شود |
|---|---|---|---|
| بستن خودکار بر اساس برنامه | هیچ: تنظیم حساب | پایان برنامهای شیفت | همیشه بهعنوان پشتیبان، اگر برنامه نگه داشته میشود |
| بستن خودکار بر اساس سقف | همان تنظیم | ورود + N ساعت | برای شیفتهای خارج از برنامه تا هفتهها معلق نمانند |
| «رفتم» از گوشی | ورود شخصی | یک دقیقه | بهطور پیشفرض برای همه |
| PIN روی دستگاه | تبلت کنار خروجی | یک دقیقه | وقتی مهم است خروج در محل ثبت شود |
| QR از مانیتور | هر صفحهای | یک دقیقه | وقتی تبلت نیست و همه گوشی دارند |
| ثبت همکار از صندوق | دستگاه POS | یک دقیقه | خروج صندوقدار همراه با بستن شیفت صندوق |
| حضور دستگاهها | تبلتهای پیشخدمتها در Wi-Fi شعبه، گزینه شعبه | آخرین سیگنال تبلت | برنامه کاملاً خودکار برای سالن دارای تبلت |
| اصلاح «فراموش کردم ثبت کنم» | درخواست کارمند، تصمیم مدیر | به گفته کارمند | همیشه بهعنوان آخرین راه در دسترس |
چیزهایی که عمداً انجام نشده: موقعیت جغرافیایی پسزمینه گوشی (در مرورگر وجود ندارد، و برنامهای که پس از شیفت کارمند را دنبال کند مسئله حریم خصوصی است) و زیستسنجی (سختافزار جداگانه و الزامات سختگیرانهتر برای دادههای شخصی).
بستن خودکار شیفتهای فراموششده#
بلوک «بستن خودکار شیفتهای فراموششده» در «تنظیمات برنامه و ثبت ساعت»:
- بستن خودکار شیفتهای باز — کلید، بهطور پیشفرض خاموش؛
- انتظار پس از پایان برنامهریزیشده، دقیقه — مهلت (بهطور پیشفرض ۳۰): اگر در این مدت پس از پایان برنامهریزیشده ثبت خروج نیاید، شیفت با پایان برنامهریزیشده بسته میشود، نه با زمان کنونی — دستگاه ساعتی بیش از برنامه از خود نمیسازد؛
- سقف شیفت خارج از برنامه، ساعت — برای شیفتهای بدون برنامه یا شیفتهایی که پس از پایان برنامهریزیشده آغاز شدهاند: بستن پس از N ساعت از ورود (بهطور پیشفرض ۱۲؛ ۰ — دست نزن، چنین شیفتهایی در فهرست «بستهنشده» برنامه-واقعیت میمانند).
بستن خودکار نیز قابل بازتعریف است: در بلوک «بازتعریفها بر اساس شعبه و سمت» میتوان برای شعبه یا سمت، مهلت و سقف اختصاصی تعیین کرد (مثلاً برای پیک — ۸ ساعت بهجای ۱۲) یا بستن خودکار را فقط در یک شعبه روشن کرد و در بقیه خاموش گذاشت.
بررسی هر ۳۰ دقیقه انجام میشود. شیفت بستهشده توسط دستگاه در جدول ساعت با برچسب «⏱ بستن خودکار · در انتظار تأیید» علامت میخورد (با راهنمای اینکه به چه دلیل — برنامه یا سقف)، و کارمند در چت کاری اعلان میگیرد: «خروج ثبت نشده بود — شیفت بهطور خودکار در ۱۸:۰۰ طبق برنامه بسته شد. زمان را در «ساعتهای من» تأیید کنید؛ اگر در زمان دیگری رفتهاید، اصلاحیه ثبت کنید». ویرایش دستی زمان، برچسب را برمیدارد. ماههای بستهشده و شیفتهای جدول خودکار بر اساس حضور، توسط دستگاه دستکاری نمیشوند.
زمان استخراجشده یک گمان است، نه ثبت، بنابراین باید توسط انسان تأیید شود:
- کارمند در «ساعتهای من» برای چنین شیفتی دو دکمه میبیند: «درست است» — زمان همانطور که هست تأیید میشود، و «ثبت خروج» — پنجرهای با زمان استخراجشده باز میشود که زمان واقعی را در آن مینویسد؛ برای مدیر یک درخواست معمول اصلاحیه ارسال میشود و ساعت پس از تأیید آن تغییر میکند؛
- مدیر هنگام بستن دوره، استثنای «شیفت بستهشده خودکار تأیید نشده» را میبیند و آن را با دکمه «تأیید همانطور که هست» بررسی میکند — تا وقتی این استثنا باز است، دوره بسته نمیشود؛
- در پیشنویس حقوق، سطر کارمند با چنین شیفتهایی با نشان ⏱ n علامت خورده است — مبلغ بر اساس ساعتهای استخراجشده همانطور که هست محاسبه میشود، نشان فقط یادآوری میکند که ساعتها فرضی هستند.
پس از تأیید، برچسب به «⏱ بستن خودکار · تأییدشده» تبدیل میشود (در راهنما — توسط چه کسی). برای سالن و ارسال، شیفت از لحظه بستن خودکار بسته است — تأیید فقط به جدول ساعت و حقوق مربوط میشود.
منابع واقعیت و حقوق#
حقوق بر اساس ساعتهای جدول محاسبه میشود، بنابراین هر واقعیت نگه میدارد که از کجا آمده است، و برنامه-واقعیت این را با برچسبها نشان میدهد: «📡 خودکار» برای حضور، «⏱ بستن خودکار» برای بستن خودکار، پرچم «خارج از شعبه» برای ثبت دور. دستگاهی که ثبت را تأیید کرده نیز در شیفت نوشته میشود. مدیر همه اینها را در برنامه-واقعیت میبیند، کارمند در «ساعتهای من»، و هر دو میتوانند تا پیش از بستن ماه اصلاحیه ثبت کنند.
هر شیفت دارای واقعیت در برنامه-واقعیت، نماد 🕘 «تاریخچه ثبتها» را دارد: فهرست کامل تلاشها برای این شیفت — زمان، اقدام (آمد / رفت / استراحت)، چه کسی فشرده است (خود کارمند، مدیر با نام یا دستگاه)، از کجا (تلفن، صندوق، دستگاه با نام، بستن خودکار) و نتیجه — ثبتشده یا رد با دلیل (PIN نادرست، «فقط از دستگاه»، خارج از شعبه). ردها نیز ذخیره میشوند: زنجیره PINهای نادرست از یک تبلت بلافاصله دیده میشود.
ثبت هنگام قطع ارتباط از بین نمیرود: اگر تلفن پاسخ سرور را دریافت نکند، برنامه همان درخواست را خودش تکرار میکند، و سرور تکرار را تشخیص میدهد و ثبت دوم را نمینویسد — همان شیفت را میبینید، نه خطای «قبلاً ثبت شده».
پرسشهای پرتکرار#
آیا کارمند بدون ورود به حساب میتواند ثبت حضور کند؟#
روی دستگاه — بله: تبلت PIN هر کارمندی را که برایش صادر شده میپذیرد و برای این کار به ورود به حساب نیازی نیست. با تلفن و از طریق QR — خیر: آنجا ثبت از حساب شخصی انجام میشود.
اگر دستگاه خراب شود یا آن را ببرند چه؟#
آن را در فهرست دستگاهها لغو کنید و موقتاً دروازه را روی «سختگیرانه» یا «هشدار» بگذارید — کارمندان از تلفنهای خود ثبت میکنند. شیفتهای فراموششده را بستن خودکار میبندد.
آیا میتوان دستگاه را فقط برای یک شعبه فعال کرد؟#
بله. در «تنظیمات برنامه و ثبت حضور» بلوک «بازنویسی بر اساس شعبه و سمت» → «+ افزودن بازنویسی» → «شعبه» را باز کنید، شعبه موردنظر را انتخاب کنید و دروازه «فقط از دستگاه محل» را برایش بگذارید. تنظیم کلی حساب در این حالت بدون تغییر میماند (مثلاً «هشدار») و شعبههای بدون دستگاه مثل قبل کار میکنند.
به همین روش دروازه را جایی که مزاحم است برمیدارند: بازنویسی برای سمت «پیک» با مقدار «خاموش» به پیکها اجازه میدهد از هر جا ثبت کنند، حتی اگر روی کل حساب «سختگیرانه» باشد. سمت بالاتر از شعبه است و شعبه بالاتر از حساب.
کارمند از طریق QR وارد شد، اما «آمدن» را نزده است#
هیچ اتفاقی نیفتاده: اسکن فقط حضور را تأیید میکند و خود ثبت با دکمه انجام میشود. بعد از دو دقیقه کد منقضی میشود و باید دوباره اسکن شود.
آیا بستن خودکار ساعتها را بیشتر میکند؟#
دستگاه خودکار ساعتی بیش از برنامه نمیسازد: بر اساس برنامه، شیفت با پایان برنامهای بسته میشود حتی اگر بررسی دیرتر انجام شده باشد، و بر اساس سقف — دقیقاً پس از تعداد ساعت تعیینشده. اما دستگاه خودکار نمیداند فرد واقعاً چه زمانی رفته است: برای کسی که زودتر از برنامه رفته، ساعتها تا پایان برنامهای محاسبه میشود و برای کسی که مانده، فقط تا همان زمان. بنابراین زمان محاسبهشده واقعیت نیست، بلکه انتظار تأیید است: شیفت با برچسب «⏱ بستهشده خودکار · در انتظار تأیید» مشخص میشود، کارمند اعلان میگیرد و در «ساعتهای من» یا «درست است» را میزند یا «ثبت رفتن» را و زمان واقعی را وارد میکند (درخواست اصلاح ثبت میشود و مدیر آن را تأیید میکند). تا وقتی شیفت تأیید نشده، سطر در پیشنویس حقوق علامتدار است و دوره بسته نمیشود — مدیر با دکمه «تأیید به همین شکل» چنین شیفتهایی را بررسی میکند. اگر مدیر پس از آن خودش شیفت را دوباره باز کند (ثبت رفتن اشتباهی را بردارد)، دستگاه خودکار دیگر به آن دست نمیزند.
دیروز ثبت رفتن را فراموش کردم — امروز «آمدن» کار نمیکند#
کارمند میتواند فقط یک شیفت باز داشته باشد. حساب، دستگاه و زبانه «روز» پنل سالن میگویند کدام شیفت باز مانده است («شیفت ۱۷ سپتامبر بسته نشده»): «رفتم» را بزنید (روی صندوق — «رفت» در سطر کارمند) تا با زمان کنونی بسته شود، سپس آمدن را ثبت کنید و برای رفتن دیروز درخواست اصلاح بفرستید. برای اینکه این اتفاق تکرار نشود، بستن خودکار را روشن کنید.
«کارنامه این ماه بسته است» — دکمهها در حساب هست، اما ثبت انجام نمیشود#
ماه بسته هیچ چیزی را نمیپذیرد: نه ثبت آمدن و رفتن، نه ویرایش شیفت، نه درخواست اصلاح — ساعتهای آن قطعی است و حقوق بر همان اساس محاسبه شده است (بستن خودکار شیفتهای فراموششده در چنین ماهی هم ساکت است). کارنامه را مدیران میبندند — با دکمه «بستن کارنامه» در برنامه-واقعیت یا «بستن دوره» هنگام تأیید کارنامه. این برای ماه جاری هم کار میکند: اگر وسط ماه آن را ببندید، تا پایان ماه امکان ثبت نخواهد بود. فقط مالک حساب میتواند قفل را بردارد (دکمه «باز کردن کارنامه» همانجا) — مدیری که دوره را بسته، دیگر کافی نیست. به همین دلیل حساب به کارمند پاسخ میدهد «از مالک بخواهید آن را دوباره باز کند»، نه «خودتان باز کنید».
بخشهای مرتبط#
- کارمندان و شیفتها — نقشها، برنامه، برنامه-واقعیت، حقوق
- کدهای QR و دستگاهها — کدهای ورود برای تبلتها و نمایشگرها
- صندوق (POS) — ثبت همکاران از دستگاه صندوق
- شیفت صندوق — باز و بسته کردن شیفت صندوقدار
- مالی — هزینه کار بر اساس ساعتهای کارکرد