רישום כניסה ויציאה

העובד עצמו מסמן כניסה ויציאה — והסימונים האלה הופכים מיד לעובדה בדוח הנוכחות (לשונית תכנון מול ביצוע במדור „עובדים“), שממנה מחושבת המשכורת. הזמן נקבע תמיד בשרת: אי אפשר „לסובב“ אותו מהמכשיר.

לפתוח: פאנל ניהול → עובדים → האזור האישי שלי (עובד) ועובדים → ⚙ הגדרות לוח זמנים וסימון (בעלים, מנהל — צפייה בלבד).

מה נכלל בדוח הנוכחות#

משמרת אחת בדוח הנוכחות היא תכנון (אם המשמרת הייתה בלוח הזמנים) וביצוע: שעת כניסה, יציאה והפסקות. לביצוע יש תמיד מקור:

תיקון ידני תמיד „גובר“ על האוטומציה: אחריו המנגנונים האוטומטיים לא נוגעים במשמרת.

אם העובד הגיע בלי תכנון בלוח הזמנים, הסימון יוצר משמרת מחוץ ללוח הזמנים — היא מופיעה בתכנון מול ביצוע בסימן נפרד.

סימון מהטלפון של העובד#

באזור האישי שלי, בבלוק „היום“ — סטטוס („לא במשמרת“ / „במשמרת מ-09:02“ / „משמרת לא סגורה מ-18 בספטמבר“) וכפתורים:

• הגעתי — פותח משמרת: אם יש משמרת מתוכננת להיום, הביצוע משויך אליה, אחרת נוצרת משמרת מחוץ ללוח הזמנים;
• הפסקה / חזרתי — הפסקות בפועל בתוך המשמרת; אם הפסקה לא נסגרה עד היציאה, היא נסגרת בזמן היציאה;
• יצאתי — סוגר את המשמרת הפתוחה (כולל משמרת לילה שהחלה אתמול, ומשמרת שנשכחה לכמה ימים: במשמרת כזו „היום“ מציג רק את הכפתור הזה והמלצה על תיקון).

שכחתם לסמן — באזור האישי יש „שכחתי לסמן“: בקשה לתיקון דוח הנוכחות, שאותה מאשר המנהל.

היכן הסימון מותר: מיקום גיאוגרפי או מסוף#

ההגדרה „שער סימון“ ב„הגדרות לוח זמנים וסימון“ קובעת אם לקבל סימון מכל מקום:

בדיקת המיקום משווה את קואורדינטות הדפדפן עם הקואורדינטות של סניף המשמרת (מוגדרות בכרטיס המיקום). אם לסניף אין קואורדינטות — אין במה לבדוק את השער לפי מקום, והסימון עובר.

השער לא חייב להיות אחד לכל העסק. בהמשך, בבלוק „עקיפות לפי סניף ותפקיד“, המצב, הרדיוס והסגירה האוטומטית מוגדרים בנפרד לסניף מסוים ולתפקיד מסוים:

1. לוחצים על „＋ הוספת עקיפה“, בוחרים „סניף“ או „תפקיד“, ואחר כך — איזה בדיוק (סניפים נלקחים מהמיקומים שלכם, תפקידים — מאלה שיש בהם עובדים).
2. ממלאים רק את מה שצריך להיות שונה. כל מה שנשאר כ**„כמו בחשבון“** ממשיך להילקח מההגדרות שלמעלה — זה לא „כבוי“.
3. שומרים: הבלוק נשמר מעצמו, בנפרד מהכפתור „שמירה“ של כל הפאנל.

מה גובר על מה, אם יש כמה כללים: התפקיד של העובד → סניף המשמרת → החשבון, ולכל שדה בנפרד. כלומר „בסניף במרכז — מחמיר, 80 מ'“ ו„לשליחים השער כבוי“ יחד אומרים: מלצר של הסניף הזה מסמן בטווח של 80 מ', ושליח — מכל מקום, כי התפקיד שלו גובר על כלל הסניף.

מסוף העסק: קישור טאבלט או מסך#

מסוף הוא כל טאבלט, סמארטפון או מחשב עם דפדפן שנשאר בעסק. חשבון אחד יכול לקשר כמה מסופים (אחד-שניים לכל סניף).

1. פתחו את פאנל הניהול → עובדים → ⚙ הגדרות לוח זמנים והחתמה על המכשיר עצמו שישמש כמסוף. אפשר להיכנס בתור הבעלים, מנהל או קוד מכשיר.
2. בבלוק „מסופי החתמה“ לחצו על „קשר מכשיר זה“, תנו לו שם („טאבלט בכניסה“) ובמידת הצורך בחרו סניף.
3. המכשיר מקבל סוד משלו ושומר אותו בדפדפן — לשרת הוא כבר לא נשלח ולא מוצג החוצה. התג „מכשיר זה הוא מסוף …“ והכפתור „פתח מסך מסוף“ מופיעים מיד.
4. העבירו את שער ההחתמה ל-„רק ממסוף העסק“ ושמרו.
5. פתחו את מסך המסוף (/clock-terminal) והשאירו אותו דלוק: המסך לא נכבה מעצמו, והמצב (טאבלט או מסך) נשמר בכתובת.

מסוף עם סניף מוגדר מקבל כניסה רק למשמרות של אותו סניף: משמרת בסניף אחר — סירוב „המשמרת של היום היא בסניף אחר“. משמרת מחוץ ללוח הזמנים שהתחילה ממסוף של סניף מקבלת את הסניף הזה אוטומטית.

אפשר לבטל מסוף מאותה רשימה: מכשיר עם הסוד הישן יקבל סירוב בהחתמה הבאה. הסוד בדפדפן נמחק אם מנקים את נתוני האתר — ואז פשוט מקשרים את המכשיר מחדש.

מתחת לכל מסוף ברשימה רואים מתי בוצעה ממנו ההחתמה האחרונה („לפני 5 דקות“, „לפני 3 שעות“) או „עדיין לא היה בשימוש“. אם המסוף שותק יותר מיממה, השורה מודגשת באזהרה — בדקו שהטאבלט דלוק, מחובר לרשת ומסך המסוף פתוח עליו.

מצב „טאבלט“: לוח PIN#

במסך המסוף יש ארבעה כפתורים גדולים — הגעתי, יצאתי, הפסקה, חזרתי מהפסקה. העובד לוחץ על הכפתור הרצוי ומזין את ה-PIN האישי שלו כקופאי (4–6 ספרות, מונפק בכרטיס העובד). אין צורך לחפש ברשימה או להתחבר לשום מקום: ה-PIN ייחודי בחשבון, והשרת מזהה בעצמו מי החתים — על המסך מופיע לכמה שניות „אנה: כניסה נרשמה ב-09:02“.

PIN שגוי נדחה בהודעה ניטרלית „PIN שגוי“ בהשהיה, ואחרי עשרה כשלונות ברבע שעה המסוף (או העובד שמזין PIN מהטלפון) נחסם ל-15 דקות — אין טעם לנסות לנחש PIN-ים של אחרים. כל השגיאות מנוסחות במילים: „כניסה כבר נרשמה“, „אין הפסקה כרגע“, „החודש סגור“, „המשמרת מ-17 בספטמבר לא נסגרה“.

מצב „מסך“: QR על המסך#

המסוף מציג קוד QR גדול שמתעדכן כל 30 שניות. העובד סורק אותו במצלמת הטלפון שלו — נפתח החשבון האישי שלו עם תג ירוק „מסוף העסק אומת“ והכפתורים הרגילים „הגעתי“ / „יצאתי“. אין שאלת מיקום: הקוד שעל המסך כבר מוכיח שהאדם עומד מול המסך.

הקוד תקף כשתי דקות מרגע ההצגה: לא הספקתם — התג מתחלף ל-„קוד ה-QR פג תוקף, סרקו שוב“. סריקה אחת מספיקה להחתמה אחת.

כל QR הוא חד-פעמי. המסך מקבל אותו מהשרת מחדש כל 30 שניות, ואחרי ההחתמה הראשונה הקוד נכבה בשרת: צילום מסך שנשלח הלאה יעבוד פעם אחת — אצל הראשון שפתח אותו — ורק עד תום התוקף; לשני החשבון יענה „המסוף לא אומת, סרקו שוב“. אם למסך אין רשת, הוא מציג קוד מהסוג הישן (הוא תקף אותן שתי דקות, אבל אינו חד-פעמי) — כך המסך בכניסה לא מתעוור.

המצב הזה מתאים לכל מסך בלי מסך מגע — לטלוויזיה בכניסה, למסך בבר — ולא דורש מהעובד דבר מלבד טלפון שבו הוא ממילא נכנס לחשבון. השעות לא עוברות למי שצילם את המסך: הקוד חד-פעמי ותקף שתי דקות, וההחתמה נרשמת מהחשבון האישי של העובד.

דרכים לרשום יציאה במינימום מאמץ#

יציאה שוכחים יותר מכניסה: האדם עייף והלך. ב-Meni יש כמה דרכים לסגור משמרת, ואפשר לשלב ביניהן — מהזולה ביותר למדויקת ביותר:

מה שלא נעשה בכוונה: מיקום ברקע מהטלפון (אין אותו בדפדפן, ואפליקציה שעוקבת אחרי העובד אחרי המשמרת — זו שאלה של פרטיות) וביומטריה (חומרה נפרדת ודרישות מוגברות למידע אישי).

סגירה אוטומטית של משמרות שנשכחו#

הבלוק „סגירה אוטומטית של משמרות שנשכחו“ ב„הגדרות לוח זמנים וחתימה“:

• לסגור משמרות פתוחות אוטומטית — מתג, כברירת מחדל כבוי;
• להמתין לאחר סיום מתוכנן, דקות — חסד (כברירת מחדל 30): אם בזמן הזה לאחר הסיום המתוכנן לא התקבלה חתימת יציאה, המשמרת נסגרת בסיום המתוכנן, ולא בזמן הנוכחי — האוטומט לא ממציא שעות מעבר ללוח הזמנים;
• תקרת משמרת מחוץ ללוח הזמנים, שעות — למשמרות בלי תוכנית או כאלה שהתחילו כבר אחרי הסיום המתוכנן: לסגור לאחר N שעות מהכניסה (כברירת מחדל 12; 0 — לא לגעת, משמרות כאלה יישארו ברשימת „לא סגורות“ של תוכנית-ביצוע).

גם הסגירה האוטומטית ניתנת לדריסה: בבלוק „דריסות לפי סניף ותפקיד“ אפשר להגדיר לסניף או לתפקיד חסד ותקרה משל עצמם (למשל, לשליח — 8 שעות במקום 12) או להפעיל סגירה אוטומטית רק בסניף אחד, ולהשאיר אותה כבויה בשאר.

הבדיקה מתבצעת אחת ל-30 דקות. משמרת שנסגרה על ידי האוטומט מסומנת בלוח הנוכחות בתג „⏱ נסגרה אוטומטית · ממתינה לאישור“ (עם רמז מה סגר אותה — לוח הזמנים או התקרה), והעובד מקבל התראה בצ׳אט העבודה: „היציאה לא סומנה — המשמרת נסגרה אוטומטית ב-18:00 לפי לוח הזמנים. אשרו את הזמן ב„השעות שלי“; אם יצאתם בזמן אחר, הגישו תיקון“. תיקון ידני של הזמן מסיר את התג. חודשים סגורים ומשמרות של נוכחות אוטומטית האוטומט לא נוגע.

הזמן הנגזר הוא השערה, לא חתימה, ולכן אדם חייב לאשר אותו:

• העובד ב**„השעות שלי“** רואה למשמרת כזו שני כפתורים: „נכון“ — הזמן מאושר כפי שהוא, ו**„לציין יציאה“** — ייפתח חלון עם הזמן הנגזר, שבו הוא רושם את הזמן האמיתי; למנהל תישלח בקשה רגילה לתיקון, והשעות ישתנו לאחר אישורה;
• המנהל בעת סגירת התקופה רואה חריגה „משמרת שנסגרה אוטומטית לא אושרה“ ומטפל בה בכפתור „לאשר כפי שהוא“ — כל עוד היא פתוחה, התקופה לא תיסגר;
• בטיוטת השכר השורה של העובד עם משמרות כאלה מסומנת בתג ⏱ n — הסכום מחושב לפי השעות הנגזרות כפי שהן, והתג רק מזכיר שהשעות משוערות.

לאחר האישור התג הופך ל**„⏱ נסגרה אוטומטית · אושרה“** (ברמז — על ידי מי). עבור אולם המסעדה והמשלוחים המשמרת סגורה מרגע הסגירה האוטומטית — האישור נוגע רק ללוח הנוכחות ולשכר.

מקורות העובדה והשכר#

השכר מחושב לפי השעות מלוח הנוכחות, ולכן כל עובדה שומרת מהיכן הגיעה, ותוכנית-ביצוע מציגה זאת בתגים: „📡 אוטומטי“ אצל נוכחות, „⏱ נסגרה אוטומטית“ אצל סגירה אוטומטית, ודגל „מחוץ לסניף“ אצל חתימה מרוחקת. גם המסוף שאישר את החתימה נרשם במשמרת. המנהל רואה את כל זה בתוכנית-ביצוע, העובד — ב**„השעות שלי“**, ושניהם יכולים ליזום תיקון לפני סגירת החודש.

לכל משמרת עם עובדה בתוכנית-ביצוע יש סמל 🕘 „היסטוריית חתימות“: רשימה מלאה של הניסיונות במשמרת הזו — זמן, פעולה (נכנס / יצא / הפסקה), מי לחץ (העובד עצמו, מנהל בשמו או האוטומט), מהיכן (טלפון, קופה, מסוף בשמו, סגירה אוטומטית) ותוצאה — נרשמה או סירוב עם סיבה (PIN שגוי, „רק מהמסוף“, מחוץ לסניף). גם סירובים נשמרים: סדרה של PIN שגוי מאותו מחשב לוח נראית מיד.

החתימה לא הולכת לאיבוד בעת ניתוק התקשורת: אם הטלפון לא המתין לתשובת השרת, האפליקציה חוזרת על אותה בקשה בעצמה, והשרת מזהה את החזרה ולא רושם חתימה שנייה — תראו את אותה משמרת, ולא שגיאה „כבר סומן“.

שאלות נפוצות#

האם עובד בלי התחברות יכול לסמן נוכחות?#

במסוף — כן: הטאבלט מקבל את ה-PIN של כל עובד שלו הונפק, ואין צורך בהתחברות לשם כך. מהטלפון ובאמצעות QR — לא: שם הסימון מבוצע מחשבון אישי.

מה אם המסוף התקלקל או נלקח?#

יש לבטל את המסוף ברשימת המסופים ולשנות זמנית את השער ל„מחמיר“ או ל„להתריע“ — העובדים יסמנו מהטלפונים. סגירה אוטומטית תסגור משמרות שנשכחו.

אפשר להפעיל מסוף רק עבור סניף אחד?#

כן. ב„הגדרות לוח זמנים וסימון“ יש לפתוח את הבלוק „דריסות לפי סניף ותפקיד“ → „＋ הוספת דריסה“ → „סניף“ → לבחור את הסניף הרצוי ולהגדיר לו שער „רק מהמסוף של העסק“. ההגדרה הכללית של החשבון נשארת כשהייתה (למשל, „להתריע“), וסניפים בלי מסוף ממשיכים לעבוד כמו קודם.

באותה דרך מסירים את השער במקום שבו הוא מפריע: דריסה לתפקיד „שליח“ עם הערך „כבוי“ מאפשרת לשליחים לסמן מכל מקום, גם אם בכל החשבון מוגדר „מחמיר“. התפקיד גובר על הסניף, והסניף גובר על החשבון.

העובד נכנס דרך QR אבל לא לחץ „הגעתי“#

לא קרה דבר: הסריקה רק מאשרת נוכחות, ואת הסימון עצמו מבצע הכפתור. כעבור שתי דקות הקוד יפוג, ויהיה צורך לסרוק אותו מחדש.

סגירה אוטומטית תנפח את השעות?#

האוטומט לא ממציא שעות מעבר ללוח הזמנים: לפי לוח הזמנים המשמרת נסגרת בסוף המתוכנן גם אם הבדיקה הופעלה מאוחר יותר, ולפי התקרה — בדיוק לאחר מספר השעות שהוגדר. אבל האוטומט לא יודע מתי האדם באמת עזב: מי שעזב לפני המועד המתוכנן יזוכה בשעות עד הסוף המתוכנן, ומי שהתעכב — רק עד אליו. לכן הזמן המופק אינו עובדה אלא המתנה לאישור: המשמרת מסומנת „⏱ נסגרה אוטומטית · ממתינה לאישור“, העובד מקבל התראה וב„השעות שלי“要么 לוחץ „נכון“要么 „לציין יציאה“ ומזין את הזמן האמיתי (תישלח בקשה לתיקון, והמנהל יאשר אותה). כל עוד המשמרת לא אושרה, השורה בטיוטת השכר מסומנת, והתקופה לא נסגרת — המנהל מטפל במשמרות כאלה בכפתור „לאשר כפי שזה“. אם המנהל לאחר מכן פתח מחדש את המשמרת בעצמו (הסיר יציאה שגויה), האוטומט לא נוגע בה יותר.

אתמול שכחתי לסמן יציאה — היום „הגעתי“ לא עובד#

לעובד יכולה להיות רק משמרת פתוחה אחת. החשבון, המסוף והלשונית „יום“ בפאנל האולם יגידו איזו בדיוק תלויה („המשמרת מ-17 בספטמבר לא נסגרה“): יש ללחוץ „יצאתי“ (בקופה — „יצא“ בשורת העובד) — היא תיסגר בזמן הנוכחי, ואז לסמן הגעה ולהגיש בקשה לתיקון עבור היציאה של אתמול. כדי שזה לא יקרה שוב, יש להפעיל סגירה אוטומטית.

„לוח הנוכחות של החודש הזה סגור“ — הכפתורים בחשבון קיימים, אבל הסימון לא עובר#

חודש סגור לא מקבל דבר: לא סימון הגעה ויציאה, לא עריכת משמרת ולא בקשה לתיקון — השעות בו סופיות, ולפיהן כבר מחושבת השכר (גם סגירה אוטומטית של משמרות שנשכחו בחודש כזה שותקת). את לוח הנוכחות סוגרים המנהלים — בכפתור „לסגור לוח נוכחות“ בתכנון מול ביצוע או „לסגור תקופה“ בעת אישור לוח הנוכחות. זה עובד גם עבור החודש הנוכחי: סגרתם אותו באמצע — עד סוף החודש לא ניתן יהיה לסמן. רק בעל החשבון יכול להסיר את המנעול (בכפתור „לפתוח לוח נוכחות“ באותו מקום) — מנהל שסגר את התקופה כבר לא יספיק לכך. לכן החשבון עונה לעובד „בקשו מהבעלים לפתוח אותו מחדש“, ולא „פתחו אותו בעצמכם“.

מדורים קשורים#

• עובדים ומשמרות — תפקידים, לוח זמנים, תכנון מול ביצוע, שכר
• קודי QR ומכשירים — קודי כניסה לטאבלטים ולמסכים
• קופה (POS) — סימון עמיתים ממסוף הקופה
• משמרת קופה — פתיחה וסגירה של משמרת קופאי
• כספים — עלות העבודה לפי שעות שעבדו