כספים

מדור כספים — לוחות בקרה ניהוליים המבוססים על ההזמנות שלכם, רכש המחסן ומשמרות העובדים. בלי ייצוא וטבלאות ידניים: הנתונים נאספים אוטומטית מפעילות העסק.

פתיחה: פאנל ניהול → כספים. תקופות: 7 / 30 / 90 ימים או 12 חודשים; אפשר לראות את כל הסניפים יחד או כל אחד בנפרד.

לשוניות#

כל מדדי המפתח מושווים לתקופה הקודמת — עלייה וירידה נראות מיד. היוצא מן הכלל הוא התקופה „12 חודשים“: אין לה השוואה, זהו חיתוך קלנדרי בלי קטע קודם.

ערוצי מכירה ותשלום#

ההכנסות מפולחות לפי ערוצים:

• אולם — הזמנות מהשולחנות (תפריט QR וקופה);
• משלוח — משלוח עצמאי;
• איסוף עצמי;
• Glovo, Wolt, Yandex Eats, Deliveroo — הזמנות מסוכנויות (דרך אינטגרציות);
• אחר.

פילוח נפרד — לפי אמצעי תשלום: מזומן, כרטיס בעת קבלה, מקוון.

עמלות ערוצים ונטו#

100 לארי מהאולם ו-100 לארי מסוכנות הם כסף שונה: הפלטפורמה מנכה אחוז ולעיתים גם סכום קבוע להזמנה. כל עוד העמלות לא הוגדרו, „הכנסות לפי ערוצים“ משווה דברים שאינם בני השוואה.

הגדירו אותן בהרחבות → לשונית „לפי סניפים“ → כרטיס „עמלות ערוצים“: לכל ערוץ — אחוז ותשלום קבוע להזמנה. השיעורים מוגדרים לצמד „סניף + ערוץ“: לעסקים שונים חוזים שונים.

לאחר מכן מופיעה בלשונית „מכירות“ הטבלה „גולמי → נטו לפי ערוצים“:

אותה אריתמטיקה חלה על מנות בודדות בהנדסת תפריט: מנה עם שוליים ממוצעים באולם עשויה לעבור להפסד בסוכנות עם עמלה של 30 %.

העמלה נשמרת בנפרד מהגדרות האינטגרציה עצמה, ולכן אפשר להגדיר אותה גם לערוצים בלי אינטגרציה (אתר עצמאי, אולם, איסוף עצמי), והזמנות של ערוץ שנוטרל אתמול ממשיכות להיספר לפי העמלה שהייתה.

בריאות ערוצי המשלוח#

הלשונית „ערוצי משלוח“ עונה על השאלה ההפוכה: כמה לא הרווחתם ולמה.

• הסטטוס הנוכחי של הסניף בכל פלטפורמה: מחובר / מושהה (השהיה שלכם) / מנותק (הפלטפורמה השביתה את הסניף);
• שעות השהיה וניתוק בתקופה;
• הערכת הכנסה שאבדה — שעות השבתה × ההכנסה השעתית הממוצעת של הערוץ באותה שעה בשבוע;
• ביטולים בפילוח לפי סיבה.

הסטטוס נדגם במשימת רקע כל ~10 דקות; בניתוק שלא ביוזמתכם נשלח לבעלים פוש.

רכש, food cost ורווח גולמי#

אם אתם מנהלים מחסן, מסמכי הקבלה יוצרים אוטומטית את חלק ההוצאות:

• רכש — סכום הקבלות בתקופה;
• Food cost — חלק הרכש בהכנסות;
• רווח גולמי — הכנסות פחות רכש.

כך לוח הבקרה מציג לא רק מחזור, אלא גם את הכלכלה האמיתית של העסק.

צוות#

הלשונית „צוות“ מסכמת שעות עבודה ממשמרות עובדים — תוכנית וביצוע לכל עובד ותפקיד בתקופה הנבחרת.

טיפים#

מדור כספים מתחשב בטיפים בנפרד מההכנסות: מדד „טיפים“ בלשונית „סקירה“ מציג את הסכום הכולל בתקופה, והלשונית „מכירות“ מפלחת אותו לפי מלצרים — נוח לחישוב תגמולים. טיפים אינם נכללים בהכנסות ואינם משפיעים על food cost; הם נאספים מהזמנות קופת POS ומהצ׳קאאוט של הלקוח.

מידע נוסף על הגדרת טיפים בעסק: טיפים.

משמרות קופה ודוחות Z#

הלשונית „משמרות קופה“ משקפת את היסטוריית משמרות הקופה הסגורות לפי כל קופאי וסניף. לכל משמרת נראים: קרן פתיחה, הכנסות במזומן ובאמצעים לא מזומנים, הפקדות, היתרה הצפויה בקופה והסכום שנספר בפועל. הפער (חוסר או עודף) מודגש בצבע. הנתונים מופיעים לאחר סגירת המשמרת — דוח Z קובע את המספרים הסופיים.

מידע נוסף על עבודה עם משמרת קופה ב-POS: משמרת קופה.

כרטיסי מתנה וחובות אורחים#

שני סכומים שאסור לבלבל עם הכנסות — המדור הפיננסי מציג בנפרד; שתי התקצירים נמצאים בלשונית „משמרות קופה“ ונ�_load בעת פתיחתה הראשונה:

• התחייבויות בגין כרטיסי מתנה — תקציר „הונפקו / נפדו / יתרה“. שובר שנמכר אינו כסף שנצבר, אלא הבטחה לספק סחורה: ההכנסה מוכרת ברגע שהאורח משלם בכרטיס, ולא ברגע שהוא קונה אותו. יתרת הכרטיסים היא מה שהעסק עדיין חייב לאורחים.
• חובות אורחים — סכומי הזמנות שנסגרו בקופה בטֶנדר „בחוב“, והחזרי החוב שלהם. חובות פתוחים והיתרה של כל אורח גלויים גם בלקוחות ובלשונית „בבקרה“ בצ׳אט העבודה.

מכירת כרטיס וסגירת הזמנה בחוב — הקופה מפיקה אותם לפי כללי המדינה (ברוסיה — „מקדמה“ ו„העברה באשראי“), ולכן ב-X- וב-Z-דוחות הם מופיעים כשורות של אמצעי תשלום — ראו משמרות קופה.

החזרות#

החזרות לפי קבלות מופחתות מההכנסות אוטומטית: מדד ה-KPI „החזרות“ בלשונית „סקירה“ מציג את סכום ההחזרות שהונפקו בתקופה, וההכנסה הכוללת כבר מביאה בחשבון את הניכוי הזה. כך ניתן לראות הכנסה נטו אמיתית בלי חישובים מחדש. החזרה גם משחזרת את היתרות במלאי, אם המנות הרלוונטיות מנוטרות במערכת.

מידע נוסף על הנפקת החזרות ומרשם הקבלות: קבלות והחזרות.

רכש ועלות מזון#

אם אתם מנהלים מלאי, מסמכי קבלת סחורה מספקים נכנסים אוטומטית לפיננסים ויוצרים את עלות המכר:

• רכש — הסכום הכולל של קבלות הסחורה בתקופה, בפילוח לפי מוצרים וספקים;
• עלות מזון — חלק הרכש בהכנסות (באחוזים);
• רווח גולמי — הכנסות פחות רכש.

הלשונית „רכש“ מציגה את מגמת ההוצאות ואת המוצרים והספקים המובילים לפי סכום — נוח לבקרת עלות המכר ולמשא ומתן עם ספקים. מידע נוסף על קבלות סחורה וניהול מלאי: מלאי.

מה נדרש להפעלה#

• מכירות מצטברות — לוחות המחוונים מחושבים לפי ההזמנות והקבלות שלכם; בהיסטוריה ריקה הם ריקים.
• כרטיסי טכנולוגיה עם מחירי רכש — עבור עלות המכר, עלות המזון והרווח הגולמי (מלאי).
• משמרות והגדרות שכר — עבור הלשונית „צוות“ (עובדים).
• עמלות ערוצים — כדי ש„נטו לפי ערוצים“ לא יחושב כאפס.
• הוצאות מוזנות ידנית (שכירות, חשבונות שירות, מנויים) — הן לא מגיעות משום מקום מעצמן.

מגבלות#

• מקור הנתונים חשוב. משמרות קופה והיסטוריית ערוצים דורשים בסיס אנליטי; חישוב חלופי בדפדפן אינו משחזר אותם. במתחם הרוסי גם קריאה ישירה של היסטוריית הזמנות אינה זמינה. יש לטפל בשגיאת הבסיס, ולא לקבל אותה כתקופת מכירות ריקה.
• עמלות אגרגטורים — מוערכות: נלקחים שיעורים מהגדרות הערוצים, ולא ניכויים בפועל של הפלטפורמה.
• עלות העבודה מחושבת מבסיסי השכר, אך אינה מוצגת כשורת הוצאה בבסיס הפיננסי.
• אין מילון מונחים אחיד למדדים. אותה הכנסה ב„סטטיסטיקה“, ב„פיננסים“ ובקופה עשויה להיות מחושבת אחרת — כשמשווים מספרים, יש לבדוק את התקופה ואת מה שנכלל בחתך.
• אין התאמות סליקה ותשלומי אגרגטורים מול דף חשבון בנק.
• אין בונה דוחות מותאמים אישית — במכוון: לעת עתה מכסים זאת בלוחות מחוונים טיפוסיים ובייצוא.

פתרון תקלות#

המדור ריק או לא זמין. במותג הרוסי תראו הודעה „היסטוריית ההזמנות בענן הזה אינה זמינה לקריאה לעת עתה“ — כך זה אמור להיות, ואין לה כפתור „נסו שוב“. במותגים האחרים, ההודעה „לא ניתן היה לטעון את המספרים“ עם כפתור „נסו שוב“ משמעה כשל בקריאה — נסו שוב; אם פשוט אין מספרים, בדקו את התקופה: כברירת מחדל נלקחים 7 ימים.

המספרים אינם תואמים לקופה. חפשו את ההבדל בתקופה ובהרכב החתך: החזרות, טיפים, עמלות ערוצים והזמנות שלא נסגרו נכללים בדוחות שונים באופן שונה. אין עדיין „אמת אחת על המספר“, ואנחנו אומרים זאת ישירות.

עלות המזון אינה מחושבת. אין כרטיסי טכנולוגיה או מחירי רכש.

„נטו לפי ערוצים“ נראה גבוה מדי. העמלות נלקחות מהגדרות הערוצים שלכם — יש להשוות את השיעורים מול החוזה עם הפלטפורמה.

אין הוצאות ב-P&L. הוצאות שוטפות מוזנות ידנית — יש להזין אותן בלשונית ההוצאות.

מדורים קשורים#

• הזמנות — מקור הנתונים על מכירות
• טיפים — הגדרת טיפים לאורחים ולמלצרים
• משמרת קופה — פתיחה/סגירה של משמרת, X/Z-דוחות
• קבלות והחזרות — מרשם קבלות POS והנפקת החזרות
• מלאי — מקור הנתונים על רכש ועלות מזון
• עובדים ומשמרות — מקור הנתונים על הצוות
• אנליטיקה — התנהגות אורחים בתפריט (צפיות, מנות פופולריות)
• הנדסת תפריט — רווח מנה עם התאמה לעמלת הערוץ
• בקרת הפסדים — פערים בקופה והפסדי מלאי כהתראות-כללים

שאלות נפוצות#

במה „כספים“ שונה מ„אנליטיקה“?#

אנליטיקה עוסקת בהתנהגות האורחים בתפריט (צפיות, פופולריות של מנות). „כספים“ עוסק בכסף: הכנסות, חשבון ממוצע, רכש, רווח.

באיזו תדירות מתעדכנים הנתונים?#

מסד הנתונים האנליטי נבנה מחדש בשרת בערך כל חצי שעה. הכפתור „רענון“ מושך נתונים עדכניים מיד.

האם העובדים רואים את הכספים?#

כברירת מחדל לא: מלצר, טבח ושליח אינם רואים את הכספים. אבל הבעלים יכול להעניק גישה במכוון — למשל לתפקיד „רואה חשבון“, שתפקיד „כספים“ נכלל אצלו כברירת מחדל. בבונה התפקידים מדורים כאלה מסומנים באזהרה: אלה נתונים רגישים.

האם הזמנות מבוטלות נלקחות בחשבון?#

ביטולים מוצגים כמדד נפרד ואינם נכללים בהכנסות.

האם תשרים נכללים בהכנסות?#

לא. תשרים נספרים כ-KPI נפרד „תשרים“ ואינם מתווספים להכנסות — זה כסף לצוות, ולא מחזור של העסק.

למה ההכנסות קטנות מסכום ההזמנות?#

ייתכנו שתי סיבות: בוצעו החזרים (הם מנוכים מההכנסות) או שחלק מההזמנות בוטלו (ביטולים אינם נכללים בהכנסות). שני המדדים מוצגים בלשונית „סקירה“ כ-KPI נפרדים.