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Posta aziendale: email e accesso del team
Apri l'email di un cliente o di un fornitore nella casella aziendale, non nella casella personale del dipendente. Il team con accesso autorizzato vede la corrispondenza nello stesso posto e, dopo il turno di un dipendente, la cronologia delle risposte resta all'azienda.
La sezione «Posta» è inclusa nell'account; provider esterno, dominio e bozze IA sono separati.
Registrazione senza carta. Per una casella esterna servono accesso consentito e impostazioni del provider.
L'invio automatico non è necessario per iniziare. L'Assistente IA prepara una bozza; per il contenuto di una risposta ordinaria e per l'invio risponde una persona.
- Caselle proprie e caselle esterne collegate
- Diritti «leggere» e «inviare» per i dipendenti
- Risposte e allegati nella sezione di lavoro
- indirizzo di lavoro
- Casella
- leggere o rispondere
- Accesso
- a nome della casella
- Risposta
- ciò che è stato inviato
- Archivio
Email, risposta e lavoro successivo
Ricevere un'email
- Posta in arrivo della casella selezionata
- Ricerca, cartelle e tag
- Email e allegati da esaminare
Concedere l'accesso
- Casella di lavoro condivisa o personale
- Diritti di lettura separati dall'invio
- Lavoro dei dipendenti con i propri login
Rispondere
- Verifica dell'indirizzo del mittente e del destinatario
- Testo, firma e allegati
- Salvataggio della risposta inviata
Portare la questione a risultato
- Incarico separato per il lavoro successivo
- Email dall'attività con collegamento ad essa
- Verifica del risultato da parte del responsabile
Cosa serve per iniziare
Un unico indirizzo di lavoro
Scegliete una casella che serva davvero a più persone. Non trasferite tutte le email personali solo per il primo test.
Presso il provider: dominio, casella e DNS
La casella, il dominio e i record DNS restano presso il vostro provider; la variazione dei record MX è una decisione separata. Per una casella esterna seguite le istruzioni di connessione; potrebbe essere necessaria una password per le app. Condizioni e limiti sono stabiliti dal provider.
Nell'area riservata: lettura e risposte
Nominate un addetto al turno e assegnate i permessi «leggere» o «inviare». L'accesso condiviso di per sé non distribuisce la responsabilità per ogni email.
Scambio verificabile
Un secondo indirizzo proprio, un'email di test neutrale e un allegato sicuro. Verificate la ricezione, la risposta e l'effettivo recapito.
Primo scenario operativo
- 1
Collega un solo indirizzo
Nella sezione «Posta» crea una casella di lavoro o collega una esistente seguendo le istruzioni del suo provider. Verifica prima l'accesso, poi trasferisci gli altri indirizzi.
- 2
Separa i permessi
Il proprietario concede l'accesso ai dipendenti necessari: sola lettura oppure diritto di invio. Ognuno accede con il proprio login.
- 3
Esegui uno scambio completo
Invia un messaggio di prova in entrata da un altro tuo indirizzo, rispondi dalla casella di lavoro e controlla «Posta inviata» e la ricezione della risposta. Il lavoro successivo va impostato come attività separata.
Verificare sul proprio caso
Sequenza delle azioni nel prodotto. L'esempio non è una recensione né una promessa di risultato.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
Leggere un'email e inviare una risposta: permessi separati
Verificato con test locali sul server, sostituendo i servizi di posta e l'archivio. Non sono state inviate email esterne.
- 1
Lettore
Un dipendente con accesso in sola lettura vede la casella, ma il server rifiuta il suo tentativo di inviare un'email.
Accesso alla casella → - 2
Mittente
La risposta consentita viene trasmessa al servizio di posta e salvata in «Posta inviata». I test verificano questo percorso separatamente per entrambi i cloud.
Risposta e archivio → - 3
Verifica del recapito
Un record in «Posta inviata» non prova che l'email sia stata ricevuta dal destinatario. Prima di trasferire la corrispondenza, verificate lo scambio tra i vostri indirizzi.
Connessione della posta →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
Dove questo aiuta il titolare
Richiesta del cliente
Esempio: un collaboratore risponde dalla casella di lavoro; il responsabile può aprire la risposta inviata senza inoltrarla alla posta personale.
Chiarimento con il fornitore
Esempio: dall'attività si invia un'email sulla data di consegna. Il link alla corrispondenza resta collegato all'incarico.
Nuovo collaboratore
Esempio: concedete prima la lettura, poi il diritto di rispondere dopo la verifica. La password della casella condivisa non va distribuita a tutti.
Esempi di situazioni operative. Valutare il risparmio di tempo e denaro sulle proprie operazioni.
Costo della casella e supporto IA sono spese diverse
Costo della casella e supporto IA sono spese diverse
La sezione «Posta» è un'estensione inclusa. Il piano dell'account, la posta esterna, il dominio e le operazioni IA a pagamento hanno condizioni proprie.
Cosa valutare prima di trasferire la posta
- L'estensione «Posta» è inclusa nell'Account
- Il provider di posta esterno e il dominio personale si pagano secondo le rispettive condizioni
- Le bozze IA e le azioni degli agenti usano un saldo separato e regole di accesso proprie
- Confrontate il tempo per cercare la corrispondenza e per passare la questione a un collega; il tempo di risposta al cliente lo stabilisce il vostro team
Cosa si può iniziare gratuitamente
Inizi con lettura e risposta manuali in una sola casella. Per questa verifica non servono Assistente IA né agente autonomo.
Attiva una casella di lavoroRegistrazione senza carta. Per una casella esterna servono accesso consentito e impostazioni del provider.
Cosa considerare prima di iniziare
- La connessione dipende dal protocollo disponibile, dalle impostazioni e dai limiti del provider esterno; nessuna casella è garantita senza verifica.
- Il dominio di posta personale richiede la configurazione del DNS. La Variazione dei record MX può interrompere la ricezione presso il provider precedente; iniziate con un test separato.
- «Inviato» non equivale a «letto» o «consegnato».
- Le caselle degli agenti sono una modalità separata con regole e azioni consentite; la posta ordinaria non risponde in autonomia.
Prima di trasferire i dati, verificare il proprio scenario e le integrazioni necessarie.
Domande frequenti
Occorre trasferire l'intero dominio di posta?
No. Iniziate con una sola casella esterna o nuova casella di lavoro. Il trasferimento del dominio è una configurazione separata dopo la verifica dello scambio.
Si può dare a un collaboratore solo la visualizzazione?
Sì. Il diritto di lettura è separato dal diritto di invio; il limite è verificato dal server.
L'IA invierà la risposta da sola?
L'Assistente IA prepara una bozza che viene verificata e inviata da una persona. L'agente autonomo è una modalità diversa con un'impostazione separata; su .ru non è disponibile.
È possibile preparare una risposta e riprenderla più tardi?
Sì. Il pulsante «Salva bozza» colloca la risposta nelle «Bozze» della casella sul server insieme alla citazione del messaggio originale — non andrà persa alla chiusura della scheda. La bozza è visibile a tutti coloro che hanno accesso alla casella; la modifica e l'invio spettano a un collaboratore con il diritto di invio. Al destinatario non arriva nulla finché la persona non preme «Invia».
I dettagli di ogni schermata sono disponibili nella guida. Da dove iniziare →
Attività correlate
Tutte le soluzioni →Chat di lavoro e compiti della squadra
Incarichi al team
Chi lo fa, entro quale scadenza e con quale conferma: l'incarico resta sulla bacheca anche quando la discussione è risalita in alto.
Telefonia per le aziende
Chiamate dei clienti
Numeri di lavoro, code e registrazione delle conversazioni. L'analisi delle chiamate e i suggerimenti aiutano il team a rispondere con maggiore sicurezza.
Verificate un messaggio, una risposta e l'accesso di un collega
Collegate l'indirizzo di lavoro, assegnate i diritti e provate lo scambio tra le vostre caselle. Successivamente trasferite il resto della corrispondenza.
Registrazione senza carta. Per una casella esterna servono accesso consentito e impostazioni del provider.