Posta e risponditore automatico IA

Per una piccola impresa la posta di solito arriva in due forme scomode: la casella personale del titolare, dove scrivono fornitori e ospiti, oppure un servizio di hosting email da acquistare e configurare a parte. La sezione «Posta» offre una terza via: caselle proprie della sede direttamente nel pannello, con un client completo per lavorarci.

Aprire: Pannello di amministrazione → Posta (admin.cenaly.com/mail, gruppo «Lavoro»). Non serve attivare alcuna estensione: la sezione è aperta a tutti i ruoli, l'unico gate è l'accesso alla sezione nelle impostazioni del ruolo. Il titolare vede e amministra tutte le caselle dell'account, il dipendente la propria (è il server a filtrare, non l'interfaccia).

Cosa serve per iniziare#

Passo 1. La prima casella#

Il pulsante «Nuova casella». Nel modulo ci sono quattro campi: «Nome prima della @» (lettere latine minuscole, cifre, punto, trattino, trattino basso — anna, info, orders), «Sede» — una sede specifica (l'indirizzo sarà sul suo sottodominio) oppure «Tutte le sedi» (in tal caso l'indirizzo vive sul sottodominio dell'azienda, che si imposta una volta sola), «Tipo» e «Nome visualizzato» — ciò che vedranno i destinatari.

Quattro tipi di casella:

Una casella si può disattivare (l'indirizzo smette di ricevere email) e eliminare. L'eliminazione è riservata al titolare: libera l'indirizzo per una nuova casella e cancella le email, perciò la conferma mostra l'indirizzo direttamente nel testo e non è annullabile. Per la casella di servizio «Chiamate» il pannello rimuoverà anche la scheda della sorgente nella sezione «Chiamate».

Statistiche della casella (scheda «Statistiche» nelle impostazioni della posta — la vede anche il dipendente sulla propria casella): ricevute, inviate, quante email in arrivo con allegati e quale volume — nelle ultime 24 ore, 7 giorni, 30 giorni e dall'inizio. I numeri sono calcolati in lettura dall'elenco delle email, quindi coincidono sempre con ciò che si vede nella cartella.

Passo 2. Un dominio proprio#

Il pulsante «Dominio proprio» — una procedura guidata in tre passi:

1. Inserire il dominio. La scelta più sicura è un sottodominio come mail.vostraazienda.ru: la posta che già funziona sul dominio principale continuerà a funzionare.
2. Aggiungere i record DNS presso il registrar. Ogni record ha un pulsante «Copia» e accanto due avvertenze, per le quali questo passo è descritto in dettaglio:
   • un MX sull'apex (il dominio stesso, non un sottodominio) disattiverà il servizio di posta che usate su di esso in questo momento (Google Workspace, Microsoft 365 e simili);
   • un secondo record SPF compromette del tutto la verifica — se l'SPF esiste già, occorre aggiungere il nostro frammento al record esistente, non crearne uno nuovo.
3. «Verifica». Il server confronta i record e indica per ciascuno: «record visibile» oppure «record non ancora presente». I record di solito si propagano in pochi minuti.

Il dominio pronto appare nel modulo di creazione della casella come gruppo separato — dopodiché le caselle su di esso si creano come al solito.

Passo 3. Collegare il proprio Gmail o Яндекс#

Se una casella ce l'avete già e non volete cambiare indirizzo, potete collegarla: le email arriveranno e partiranno direttamente dal pannello. Il pulsante «Collega la propria casella» — di nuovo tre passi:

1. Indirizzo email — completo, ad esempio info@vostro-ristorante.ru.
2. Il server determina il sistema di posta dai record DNS del dominio e mostra le istruzioni proprio di quel sistema nella vostra lingua: dove accedere e come ottenere la password per le app (tali sistemi non accettano la password normale dell'account). Se non è stato possibile determinare il sistema, gli indirizzi dei server IMAP e SMTP si possono inserire manualmente.
3. Riepilogo — quante email sono state scaricate subito. La password viene inviata al server una sola volta e non viene restituita.

Qui si sceglie anche a chi è accessibile la casella: al titolare e ai manager oppure a un singolo dipendente.

⚠️ Una casella altrui collegata si può solo disconnettere, non eliminare: le email restano presso il vostro provider, noi non le tocchiamo.

Passaggio 4. Leggere e scrivere#

A sinistra c'è il pannello delle caselle, accanto la barra delle cartelle: «Posta in arrivo» → le vostre cartelle → «Tutti i messaggi» → «Posta inviata».

Elenco e lettura. I messaggi si caricano man mano che si scorre; ogni messaggio ha le etichette, «letto» e «Segna tutti come letti». La formattazione esterna di un messaggio viene mostrata in un riquadro isolato e non può influire sul pannello. Sopra l'elenco ci sono la barra di ricerca e tre filtri: «Non letti», «Con allegati» e per etichette (una qualsiasi tra quelle selezionate). ⚠️ La ricerca avviene sulle righe dell'elenco — indirizzi, oggetto e inizio del messaggio — e non sui corpi dei messaggi: una parola presa dalla metà di un messaggio lungo non verrà trovata.

Scrivere. Il pulsante «Scrivi» apre una finestra con il solito set: «A», «Copia», «Oggetto», testo con formattazione, allegati. La firma viene inserita da sola nel nuovo messaggio (si attiva nelle impostazioni), i modelli di risposta sono condivisi per tutto l'Account. La risposta cita l'originale: il corpo si apre vuoto, sotto c'è la firma, più in basso «data, il mittente ha scritto:» e il testo del messaggio originale. Viene citato il testo, non la formattazione; una sola citazione non conta come messaggio — «Invia» attende che compaia un vostro testo.

La bozza non si perde. Quanto digitato viene salvato nel browser: un clic fuori dalla finestra, F5 o un tablet scarico non cancellano il messaggio — al ritorno compare l'avviso «Bozza ripristinata» con il pulsante «Cancella». La bozza è propria di ogni casella e di ogni risposta, così che una bozza dalla casella condivisa non riaffiori in quella personale.

Sorte di ciò che è stato inviato. In «Posta inviata» sulla riga si vede il chip di consegna: «Consegnato», «Non consegnato» o «Segnalazione come spam». Se il campo non c'è, il chip non c'è affatto: «sconosciuto» è uno stato normale (l'evento non è ancora arrivato), e un punto interrogativo grigio spaventerebbe dove invece va tutto bene. «Non consegnato» di solito significa un indirizzo altrui inesistente, non un guasto del servizio.

Passaggio 5. Cartelle e regole di smistamento#

Scheda «Cartelle e regole» nelle impostazioni della posta.

Cartelle. Fino a 30 cartelle proprie per ogni casella: nome e colore. Il messaggio si sposta a mano con il selettore nella scheda del messaggio, nell'elenco se ne vede il chip della cartella. Appena compare la prima cartella, «Posta in arrivo» inizia a significare «non ancora smistato» — per questo accanto compare «Tutti i messaggi»: altrimenti un messaggio smistato sembrerebbe sparito. L'eliminazione di una cartella non elimina i messaggi — tornano in «Posta in arrivo», e le regole che ve li mettevano vengono rimosse.

Regole. Fino a 20 per casella, l'ordine decide: scatta la prima che corrisponde, quindi quelle importanti vanno messe più in alto. Una regola ha due modalità:

La differenza è dichiarata direttamente nell'interfaccia; la chiamata al modello è a pagamento e passa dalla normale contabilizzazione dei consumi IA, su cenaly.ru funziona un modello locale. La regola può anche segnare subito il messaggio come letto, e il pulsante «Applica ai messaggi nella casella» esegue le regole sui messaggi non smistati più in alto. Lo spostamento a mano prevale sulle regole: una seconda consegna e il passaggio in background non sovrascrivono il vostro smistamento.

⚠️ Una regola senza alcuna condizione e senza descrizione per l'IA si prenderà tutti i messaggi — il pannello lo segnalerà e non salverà una regola simile.

Passaggio 6. Accesso dei collaboratori alla casella#

Scheda «Accesso» (solo il proprietario). Per ogni collaboratore con login — uno dei tre livelli:

Fino a 50 persone per casella. «Lettura» non può fisicamente inviare un messaggio: il divieto è sul server, non solo nell'interfaccia. Le impostazioni della casella stessa in entrambi i casi restano al proprietario. Il proprietario della casella e il proprietario dell'Account non compaiono nell'elenco — hanno comunque accesso completo.

Segreteria automatica#

La sezione «Segreteria automatica» nelle impostazioni della posta — è presente in tutti i tipi di casella, tranne l'IA-agente (lì alle risposte pensa l'agente stesso).

L'interruttore «Rispondi automaticamente ai messaggi in arrivo» (una segreteria automatica attiva si vede dal chip «↩» nel pannello delle caselle), «Oggetto della risposta» (vuoto — verrà preso l'oggetto del messaggio in arrivo con «Re:»), «Testo della risposta», la finestra «Attiva dal» / «Attiva fino al» (date vuote — senza limiti, entrambe incluse) e «Pausa tra le risposte a uno stesso indirizzo, ore» — protezione dal loop, zero significa il valore predefinito del server.

Risponde il server al momento della consegna del messaggio, non il pannello aperto — non serve chiudere la scheda. Contro il loop di due segreterie automatiche ci sono tre barriere indipendenti: il riconoscimento delle marcature di servizio delle segreterie automatiche e delle newsletter (anche la nostra risposta parte contrassegnata come automatica), la pausa per mittente e la nota «a questo messaggio è già stato risposto» — una seconda consegna non genererà una seconda risposta.

⚠️ Su cenaly.ru la segreteria automatica si configura, ma non risponde — il servizio che la esegue funziona solo nel perimetro AWS. È l'unico punto in cui l'impostazione viene salvata ma l'azione non avviene; vedi «Limitazioni».

Assistente IA per le risposte#

Sono Coach delle chiamate, non automazione: scrivono una bozza, ma l'email la invii tu.

Gli assistenti vengono creati dal titolare nelle impostazioni della posta → «Assistenti» (fino a 20 per account). Per ciascuno:

• Nome — «Vendite», «Supporto», «Prenotazioni»;
• Istruzioni (fino a 4000 caratteri) — chi è e come risponde: cosa proporre, cosa evitare, come reagire ai reclami;
• Tono e lingua di risposta («Come nell'email» o una specifica);
• Sede, a nome della quale risponde;
• Accesso ai dati — tramite interruttori: «Catalogo e prezzi», «Ordini del mittente» (in base al suo indirizzo), «Scheda della struttura» (nome, indirizzo, telefono, orari) e base di conoscenza (non usare / tutta / fino a tre raccolte selezionate).

Nella finestra di risposta il collaboratore seleziona l'assistente dall'elenco, se vuole fornisce un suggerimento una tantum («rifiuta con cortesia») e preme «Proponi risposta». L'assistente legge l'email in arrivo — quella a cui stai rispondendo — e restituisce una bozza; in una nuova email senza originale il pannello lo segnala. Nulla viene inviato o riscritto in silenzio: il testo viene inserito nell'email con la tua mano, prima della firma e della citazione. Frasi come «sono un'IA» nella bozza vengono evidenziate con un avviso.

Al titolare, sotto l'elenco, è visibile la riga «Accesso: …» — quali interruttori sono attivi per l'assistente selezionato; al collaboratore le istruzioni e gli interruttori non vengono mostrati. Dalla base di conoscenza l'assistente prende solo i documenti aperti ai clienti: la risposta esce all'esterno.

Agente IA della casella#

Se la casella è creata con il tipo «Agente IA», è lui stesso a smistare le email in arrivo. Le impostazioni sono cinque schede:

Ci sono due pulsanti per la verifica: «Verifica» — esecuzione delle regole senza inviare alcuna email all'esterno, il risultato finisce nel registro; «Esegui l'agente» — affidare di nuovo una specifica email all'agente con le impostazioni attuali.

L'accesso dell'agente ai documenti della base di conoscenza privata si abilita singolarmente sui documenti stessi — con l'interruttore «disponibile dalla posta».

Collegamento con attività e CRM#

• Email da un'attività. Il pulsante «✉️ Scrivi» nella scheda dell'attività apre la finestra dell'email sopra l'attività — non si viene espulsi dall'attività né dalla conversazione — e l'email inviata viene memorizzata in essa: si vede che al fornitore è già stato scritto e se è arrivata una risposta. Vedi «Bacheca delle attività».
• Email nella scheda della controparte. L'email in arrivo recapitata viene registrata come attività nella scheda della controparte in «Aziende e fatture» — la corrispondenza viene cercata per indirizzo, si abilita con un interruttore nella sezione «Automazione» del CRM. Dalla scheda, una voce di collegamento porta direttamente all'email, nella cartella giusta.
• La scintilla dell'Assistente IA è presente in tre superfici complesse della posta — «Cartelle e regole», le impostazioni dell'Agente IA e «Domini propri»: spiegherà proprio quel blocco.

Limitazioni#

• La ricerca non guarda nel corpo delle email. Va per indirizzi, oggetto e inizio dell'email; l'elenco della cartella è limitato dall'alto e risiede interamente nella memoria della scheda.
• Non esistono bozze lato server. La bozza vive nel browser: su un altro dispositivo non la vedrai, e se ha più di una settimana non viene proposta.
• Su cenaly.ru non ci sono caselle con Agente IA, né segreteria automatica, né chip di consegna. Una casella con tipo «Agente IA» non si può creare; le impostazioni della segreteria automatica vengono salvate, ma non c'è nessuno che risponda alle email; gli eventi sulla consegna e i reclami per spam arrivano solo nel perimetro AWS. Tutto il resto — caselle, cartelle, regole, assistenti — funziona in entrambi i cloud.
• Le regole «Decide l'IA» non scattano all'istante — entro qualche minuto dalla consegna, e ogni elaborazione viene tariffata come una normale chiamata IA. Le regole per condizioni funzionano subito e gratuitamente.
• Una casella altrui collegata non viene eliminata, ma disconnessa — le email restano presso il provider. L'eliminazione di una casella propria, al contrario, è irreversibile: l'indirizzo viene liberato, le email cancellate.
• Limiti: 30 cartelle e 20 regole di smistamento per casella, 50 persone per casella in «Accesso», 20 assistenti per account, istruzioni dell'assistente fino a 4000 caratteri. La casella ha un limite giornaliero di invio e un limite al numero di destinatari — il pannello te lo segnalerà se li hai raggiunti.
• Il dominio non viene confermato subito. Nei primi minuti dopo la creazione della prima casella del dominio l'invio può essere respinto con la nota «il dominio è ancora in fase di conferma da parte del provider di posta» — è normale.

Risoluzione dei problemi#

Analisi generale per sintomi — risoluzione dei problemi; se nulla ha funzionato, scriveteci — come ottenere assistenza.

Domande frequenti#

È necessario acquistare un hosting di posta?#

No. Le caselle del tipo anna@точка.cenaly.com funzionano subito, senza dominio e senza provider esterni. Un dominio proprio serve solo se l'indirizzo deve apparire come il vostro.

Si può mantenere il proprio Gmail e lavorare comunque nel pannello?#

Sì — la procedura guidata «Collega la tua casella» in tre passaggi recupererà la posta via IMAP e invierà tramite il vostro SMTP. L'indirizzo e le email restano presso il vostro provider.

In cosa differisce l'assistente di risposta dall'agente IA?#

L'assistente è un Coach delle chiamate: scrive una bozza, ma l'email la inviate voi. L'agente è un tipo di casella separato: smista da solo la posta in arrivo secondo le vostre regole e, se lo avete autorizzato, risponde da solo. L'agente esiste solo nell'ambiente AWS.

Il risponditore automatico funziona su cenaly.ru?#

È possibile configurarlo, ma le risposte automatiche non partono: il servizio che risponde alle email funziona solo nell'ambiente AWS. Per ora è l'unico punto della sezione in cui la configurazione viene salvata ma l'azione non avviene.

Chi legge le email di una casella condivisa?#

Coloro a cui il titolare ha dato accesso nella scheda «Accesso», e il titolare stesso. Il livello «Lettura» effettivamente legge soltanto: il divieto di invio è impostato sul server.

Cosa succede alle email se si elimina la casella?#

Verranno cancellate e l'indirizzo sarà liberato per una nuova casella. L'operazione è irreversibile, perciò la conferma mostra l'indirizzo direttamente nel testo. Se serve solo smettere di ricevere posta — disattivare la casella invece di eliminarla.

Sezioni correlate#

• Dipendenti e turni — le credenziali per cui si creano caselle e si concede l'accesso
• Chat di lavoro e ospiti — corrispondenza interna e dialoghi con gli ospiti, da non confondere con la posta
• Bacheca delle attività del turno — email inviata direttamente dalla scheda dell'attività
• Aziende e fatture — email in arrivo come attività nella scheda della controparte
• Base di conoscenza — da dove assistenti e agente prendono i fatti
• Modelli IA e chiave propria — tramite quale provider funzionano le funzioni IA della posta
• Chiamate — la casella di servizio «Chiamate» e le trascrizioni delle conversazioni
• Dati e sicurezza — dove risiedono le email e chi vi ha accesso