Корпоративни сметки — плаќање од страна на вработените од балансот на организацијата

Делот „Корпоративни сметки“ — евиденција на личните сметки на организациите чии вработени редовно се хранат кај вас (менза при канцеларија, корпоративна исхрана, договор со компанијата од соседството). Вработениот плаќа со кодот на својата сметка наместо со готовина или картичка, а трошоците автоматски се ставаат на сметката на неговата организација. Отворање: Админ-панел → Корпоративни сметки (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Делот работи одделно за секоја локација. По стандард тој е исклучен — вклучете го во Продавницата за апликации (додаток „Корпоративни сметки“) и тој ќе се појави во страничното мени.

Организации и сметки на вработени#

Моделот е двослоен:

Организација (работодавач) — назив на компанијата, контактно лице, телефон, е-пошта, белешки, валута на пресметки и (опционално) стандарден дневен лимит за сите нејзини вработени.
Сметка на вработен — поврзана со организацијата: име на вработениот, телефон, единствен код на сметката, тековен баланс и, по потреба, персонален дневен лимит што го надминува лимитот на организацијата.

Податоците за организацијата може да се поправат во секој момент: копчето ✎ до нејзиниот назив ја отвора истата форма како при додавање. Сметките на вработените и нивните баланси притоа не се менуваат, а новиот дневен лимит на организацијата веднаш важи за оние што немаат персонален.

Кодот на сметката може да се зададе рачно или да се генерира автоматски (формат од типот CA-XXXX-XXXX) — по создавањето тој се прикажува еднаш со копче за копирање, понатаму во интерфејсот се гледа само во маскирана форма (последните 4 симболи).

Полнење на балансот#

Балансот се полни рачно — од сопственикот или сметководителот на заведението:

Еднократно полнење — сума за една сметка;
Масовно полнење — список во текстуално поле, по еден ред за вработен: име, код (опционално), сума, телефон (опционално). Постојните вработени се наоѓаат по име, за новите — се создава сметка; по секој ред се прикажува резултатот.

Дневен лимит#

Лимитот на трошење е само дневен, а по смисла тоа е дневна дотација од работодавачот: колку компанијата е подготвена да му плати на вработениот дневно. Организацијата има стандардна вредност, а за поединечен вработен може да се зададе своја, која ја надминува неа.

Дотацијата се обнулува секој ден. Сумата достапна за одбивање е помалото од двете: остатокот од балансот и остатокот од денешната дотација. Ако дотацијата воопшто не е зададена, ограничување останува само балансот.

Враќањето по нарачка ја ослободува дотацијата назад: потрошеното за денот се намалува за сумата на враќањето.

Плаќање на каса#

Во Касата (POS) има посебно копче „Плати со корпоративна сметка“:

касирот го внесува кодот на сметката на вработениот;
системот го прикажува балансот и остатокот од дневниот лимит, ја одбива сумата на нарачката (или дел — остатокот може да се доплати на друг начин, плаќањето се комбинира);
ако платената нарачка подоцна се откаже, одбивањето од корпоративната сметка се реверзира автоматски — парите се враќаат на сметката, а дневната дотација се ослободува. Реверзот е идемпотентен: повторната обработка на откажувањето нема да ја врати сумата двапати.

Самостојно плаќање од гостин#

За локацијата може да се вклучи прекинувачот „Самопослужување на гостинот“ — тогаш вработениот во организацијата може сам, без касир, да ја плати својата нарачка директно на клиентското мени: при наплатата се појавува начин на плаќање „Корпоративна сметка“, каде што тој внесува телефон и код на сметката.

Проверката е иста како на касата: баланс, остаток од дневната дотација, идемпотентност на одбивањето.

Извештај за трошоците#

Извештајот за даден период покажува за секој вработен сумата потрошена и бројот на операции — со извоз во CSV за сметководството или за издавање фактура на организацијата по завршување на периодот.

Што е потребно за стартување#

Вклучен дел „Корпоративни сметки“ — по стандард тој е исклучен и се вклучува со прекинувач во продавницата за апликации.
Организација-работодавач и личните сметки на нејзините вработени.
Наполнет баланс — полнењето го внесува сопственикот или сметководството рачно.
Дневен лимит на дотацијата — колку вработениот може да потроши дневно на сметка на работодавачот.
Каса — плаќањето со корпоративна сметка се прифаќа како посебен начин на плаќање (POS).

Ограничувања#

Полнење само рачно. Посебен платежен кабинет за работодавачот во првата итерација нема — сметката ја полните вие по фактот на плаќање од организацијата.
Нарачка платена со корпоративна сметка не може да се спои со други сметки — касата за тоа чесно ќе одбие.
Дотацијата се ограничува на ден. Неделни и месечни лимити како посебна оска не се задаваат.
Извештајот за трошоците живее внатре во делот — на работодавачот му го извезувате вие.

Решавање на проблеми#

Делот го нема во панелот. Тој е исклучен по стандард — вклучете го со прекинувачот.

Вработениот не се наоѓа на касата. Проверете дали неговата сметка е заведена во вистинската организација и дали не е блокирана.

Плаќањето е одбиено. Најверојатно е исцрпен дневниот лимит на дотацијата или на сметката на организацијата нема средства.

Не се спојува со друга сметка. Тоа е забрана по замисла: нарачка со применето корпоративно плаќање не се спојува со сметките на други гости.

Работодавачот не ги гледа трошоците. Извештајот за трошоците се формира во делот и вие му го предавате на организацијата — работодавачот засега нема свој кабинет.

Поврзани раздели#

Каса (POS) — плаќање на нарачка од корпоративна сметка
Финансии — вкупната финансиска слика на заведението
Постојани гости — препознавање на гостите по број на телефон

Често поставувани прашања#

Може ли да се постави месечен наместо дневен лимит?#

Засега лимитот е само дневен — стандардно на ниво на организацијата и, доколку е потребно, одделно за секој вработен.

Кој го полни балансот — самата организација или заведението?#

Полнењето го врши сопственикот или сметководителот на заведението рачно (еднократно или со масовен список) — засега нема одделна лична сметка за самостојно полнење од страна на организацијата.

Што ако вработениот го заборавил кодот на сметката?#

Кодот е видлив во интерфејсот на заведението во маскирана форма — целосно може да се провери кај сопственикот/сметководителот што ја создал сметката.

Може ли со корпоративната сметка да се плати само дел од нарачката?#

Да, на касата е поддржано комбинирано плаќање — дел од сумата се одбива од корпоративната сметка (во рамки на остатокот од дневниот лимит), а остатокот се плаќа на кој било друг начин.