Обука на вработени

Обуката во мал бизнис обично изгледа вака: на новиот му даваат папка со правилници, му покажуваат еднаш во смена и се надеваат дека запаметил. По еден месец излегува дека не запаметил, а се срамел да праша.

Делот „Обука“ од вашите сопствени документи прави работен тренинг: системот ги разложува правилниците и упатствата на процеси, поими и задачи, им ги дели на вработените во кратки сесии, го враќа заборавеното на повторување и ви покажува кого денес можете да го ставите во смена.

Отворете: Админ-панел → Обука (admin.cenaly.com/learning). Делот е видлив по стандард — не треба да се вклучува посебно проширување. А библиотеката со документи живее во базата на знаење и таа е скриена по стандард: вклучете ја картичката „База на знаење“ во продавницата за проширувања, ако сѐ уште не сте ја вклучиле.

Што е ова#

Поделбата е автоматска, не треба да се поставува: кој се најавил — тоа и го гледа. Најавите на вработените им се издаваат во делот „Вработени“.

Што е потребно за стартување#

Улоги: материјали составуваат и напредок гледаат сопственикот и менаџерот; обука поминуваат сите што имаат најава.

Чекор 1. Соберете ги материјалите за учење#

На јазичето „Преглед“ притиснете „Собери материјали за учење“. Составувањето оди во позадина и кажува со што е зафатено: „Ја читам базата на знаење…“ → „Ги издвојувам основните поими…“ → „Ги групирам во теми…“ → „Составувам квизови…“ → „Завршувам…“. Може да ја напуштите страницата — повторното притискање додека составувањето трае чесно одговара „материјалите веќе се собираат“.

Што се добива:

• Теми — по области на знаење од вашата база, со конспект;
• Поими — термини и правила со дефиниција, примери и врска до изворниот документ; ако поимот е потврден со фрагмент во кој има шема или фотографија, картичката добива слика од документот;
• Квизови — прашања кај кои точниот одговор е тврдење од статијата, а неточните варијанти се собрани од нејзините „што не смее да се каже“ и од соседните теми. Затоа прашањата го проверуваат вашиот правилник, а не општите претстави за учтивост.

Документите се смениле — над материјалите се појавува ознака „Документите се смениле — пресоберете ги материјалите“ и копче „Пресобери“. Пресобирањето е внимателно кон луѓето: преформулирањето на задача не поништува ништо, промената на точниот одговор поништува само сведоштвото за таа задача, а изменетото правило од правилникот им влегува на вработените во задолжителниот дел од следната сесија со ознака „изменето“.

Како да ги споделите материјалите со вработените#

Собраните материјали стануваат курс — по еден за секој состав на базата на знаење, па сопствената база на заведението и онаа инсталирана од каталогот живеат една до друга и не се пребришуваат. Во списокот курс на „Преглед“ кај секој стои прекинувач „Адресиран до вработените“ — тоа е „споделувањето“: го вклучивте и курсот го добиваат сите вработени со најава. Под прекинувачот директно пишува кој курсот го гледа сега: „Го гледаат сите вработени со најава“ или „Гледате само вие“. Сите курс се исклучени — екранот кажува и за тоа, бидејќи однадвор тоа изгледа како исчезната обука.

Да се назначува нешто на секој човек не треба: назначувањето со рок (јазиче „Вработени“) е веќе за „овој човек до петок“, а не за пристап до материјалите.

Додека нема материјали, екранот го покажува целиот пат: „додајте материјали → адресирајте го курсот до вработените → назначете адресно, ако треба“ — и две врати кон првиот чекор: „Додај документи“ и „Земи готова база“ (готовите бази за линеарен персонал се наоѓаат во каталогот внатре во „База на знаење“).

Чекор 2. Процеси: што точно да се учи#

Јазичето „Процеси“ е она по што обуката се разликува од збир тестови. Од документите се издвојуваат бизнис-процеси: чекори, разгранувања, услови, завршетоци — секој со цитат од документот.

До него е и пристапот на документот до обуката: на документот може да му се забранат задачи и дословни цитати, и тогаш тој останува извор на смисла, но не влегува буквално во тренингот.

Чекор 3. Како учи вработениот#

Вработениот го отвора Обучение и го гледа „Моето обучение“.

• Сесија. Значка „Време е за повторување: N“, копче „Започни сесија“. Занятието е објект на серверот: F5 или затворен таб го враќаат на истиот чекор, а не на почетокот.
• Мои процеси. Список на тоа што човекот го совладува, со статуси: „потребно е повторување“, „правилото е променето — потребно е повторување“, „теоријата е проверена“, „теоријата е за обновување“.
• Буџет за време. Чипови од 3, 5 и 10 минути: занятието се прилагодува на тоа колку време има човекот во моментот.
• Внатре во занятието. Мини-карта на деловите од процесот, термините се означени и даваат поповер со дефиниција и цитат (следниот одговор притоа се означува како „со отворена помош“), по одговорот следува разбор: точниот вариант, објаснување и „зошто“. Форматите не се само „избери вариант“: решение во контекст, следен чекор, пронаоѓање на прекршување, редослед на чекори со влечење, поврзување.
• Грешката не се „разработува“ веднаш. Задачата во која е направена грешка се враќа подоцна во занятието или во следното — така меморијата работи подобро отколку со непосредно повторување.
• „Задачата е двосмислена?“ — ако вработениот смета дека вердиктот е неточен, го кажува тоа со едно копче. Тоа е забелешка до сопственикот за материјалот, врз резултатот не влијае.
• „Мој напредок“. Совладаност по процеси, стрик, најблиски повторувања и „Историја на тренинзи“: минати занятия со датум, вид (тренинг / повторување / проверка), „N од M точно“ и разработени грешки — кој дел, кое прашање било, „неточно“ или „делумно точно“, ознаки „со отворена помош“ и „потоа одговориле сами“. Точниот одговор во историјата го нема намерно: оваа задача ќе се врати како повторување, а списокот со клучеви би го претворил повторувањето во препознавање на редот.
• „Знам — провери“. Искусниот вработен не мора да го помине процесот од почеток: копчето дава по една најтешка задача за секој дел. Ако одговори точно од прв пат и без помош — делот е потврден и оди на долг интервал; ако згреши — делот оди во вообичаената рута. Повторување веднаш во овој режим нема, и екранот го кажува тоа директно: ова е проверка, а не занятие.

Чекор 4. Испит, практика и дозвола#

Кога теоријата е доволно собрана, во процесот се појавува „Провери ја теоријата“.

Дозволата не е украс: на задача на таблата може да стои гејт „потребна е квалификација по процес X“, и без важечка дозвола таквата задача не се затвора.

Чекор 5. Контрола: кој е готов за смена#

Табот „Вработени“ одговара на едно прашање: кого денес може да се стави на процесот.

• Матрица „Процеси × тим“. Клетката на пресекот на вработениот и процесот е семафор: готов за проверка / теоријата е потврдена / чека сопственик на процесот / рокот е истечен / нема со што да се учи / не започнал. Две скали се префрлаат до него: „Задржување“ — прогноза дали човекот ќе го памети ова во моментот (згаснува само со времето), и „Докажано“ — факт: деловите поминати самостојно и без помош (не згаснува).
• „Бара решение“. Само тоа што бара акција: „N вработени не може да се стават на критичниот процес X“, „на N дозволата им истекува во следните 14 дена“, „на N им истече“. До него — „Назначи обучение“: трек, рок, кому — и луѓето добиваат порака во работниот чат.
• „Сомнителни задачи“. Три извори во еден список: поплаки од вработените, статистика (дел на грешки од прв обид, „разликувачка сила“ — дали грешат токму тие што го владеат соседниот материјал) и забелешки од самата сборка. Наодите се раздвоени: „Сборката одби да издава“ — овие задачи вработените воопшто не ги гледаат, се поправа со измена на документот; „Вреди да се погледне“ — задачата работи, сборката има само сомнеж.
• „Калибрација на распоредот“ — проверка на планерот: „ветивме да се потсетиме со веројатност 0,85 — се потсетивме во 0,71 од случаите“. Стои долу на табот, зашто тоа не е работа за денес.
• „Дозволи и готовност“ на „Преглед“ — истите факти како прв екран. Ако нема што да се решава, блокот воопшто го нема: банерите „сѐ е во ред“ создаваат навика да не се чита ова место.
• Писма. Еднаш неделно на сопственикот му доаѓа преглед: што истекува, што истекло, што чека негова потврда и по кои критични процеси не е готов ниту еден вработен. Ако нема за што да се пишува — писмо нема. На вработениот пред смена му доаѓа потсетник од видот „за 3 часа е смената — 4 задачи за 5 минути, од нив 1 задолжителна“.

Ограничувања#

• Обуката произлегува од базата на знаење. Нема документи — нема материјали; слаб правилник дава слаби задачи. Сценариските формати и испитот функционираат таму каде што од документите успеале да извлечат процес; каде што нема процеси, часовите одат по теми.
• Практичната половина од дозволата зависи од поставеноста на платформата. Додека потписот на потврдите од набљудувачот не е вклучен во контурата, затворената практична задача не се засметува: теоријата се смета, а дозволата останува нецелосна (обуката притоа работи како и обично). Ако кај вас практиката се затвора, а дозвола не се издава — пишете ни на поддршката, тоа е поставка на наша страна.
• Ништо не се смета „на аларм“. Препресметувањето на роковите, разгледувањето на потврдите од практиката и потсетувањата се случуваат кога човекот ќе влезе во обуката (а дел — кога сопственикот ќе влезе во статистиката). Соработник што не влегува во делот нема да добие писмо за својата истечена дозвола — но тоа вие го гледате во матрицата.
• Потсетувањето пред смена бара распоред на смени. Нема распоред — нема потсетување: по календар не пишуваме. Смената е преместена — потсетувањето ќе оди во новото време.
• Матрицата ги прикажува првите 120 соработници и чесно го кажува тоа; статистиката за „сомнителни задачи“ исто така се смета по првите 120 датотеки со напредок.
• Калибрацијата се полни постепено и само по свежи одговори; корпата со помалку од 30 одговори покажува „малку податоци“, а не нула.
• Гејтот за дозвола работи само на таблата со задачи на смената. Дејствата на касата и во распоредот не проверуваат дозвола.
• Персонални рокови по процеси сѐ уште нема — назначувањата живеат како патеки на теми, затоа „до петок по процес X“ не може да се зададе.
• Нема посебен онбординг на касиерот по касата. Учење за работа на касата е можно само преку своите документи за неа.
• Подобрувањата на самите задачи доаѓаат со пресобирање. Додека не притиснете „Пресобери“, обуката оди по претходното собрание на материјали.
• Проверките-евристики грешат во двете насоки. „Две опции го кажуваат истото“ и „опцијата е земена од друг процес“ — се совети за сопственикот, а не пресуда за задачата: тие не ја блокираат.

Решавање проблеми#

Општ преглед по симптоми — решавање проблеми; ако ништо не помогна, пишете ни — како да добиете помош.

Често поставувани прашања#

Дали треба да се вклучи „База на знаење“ за да се обучуваат вработени?#

Делот „Обука“ е видлив веднаш, но материјалите се земаат од документите, а библиотеката со документи живее во „Базата на знаење“ — нејзината картичка во продавницата за проширувања ќе треба да се вклучи.

Како да се споделат материјалите за обука со вработените?#

Нема посебно копче „сподели“ — се споделува курсот. Соберете ги материјалите и вклучете го кај курсот прекинувачот „Адресиран до вработени“ на јазичето „Преглед“: тоа е доволно, обуките ќе одат кај сите што имаат логин. Споделување линкови или датотеки рачно не е потребно — и нема да успее: изворните документи намерно не му се прикажуваат на вработениот.

Дали вработениот ќе ги види моите документи?#

Не. На вработениот му е достапна само неговата обука: задачите, анализите и напредокот. Библиотеката, составите и картата на процеси остануваат кај сопственикот и управителот.

Од каде доаѓаат прашањата — дали вештачката интелигенција ги измислува „од глава“?#

Не. Секое прашање е составено од статија во вашиот состав: точниот одговор е тврдење од статијата, неточните варијанти се нејзиното „што не смее да се каже“ и соседните теми, а задачата има линк до изворниот документ.

Колку време трае обуката?#

Толку колку што ќе избере вработениот: чипови од 3, 5 или 10 минути. Задачите во обуката се избираат според тој буџет.

По што се разликува „теоријата“ од „дозволата“?#

Теорија — положен испит за процесот. Дозвола — теорија плус практика, затворена од набљудувач во смена, а кај критичниот процес и потврда од сопственикот на процесот. Човек на критичен процес треба да се стави по дозвола, а не по процент на тестот.

Што ќе се случи ако вработениот едноставно не влезе во обуката?#

Ништо нема да се расипе, но и нема да се помести: неговиот рок за дозвола никој нема да го обнови наместо него. Во матрицата „Процеси × тим“ тој ќе биде видлив со статус „рокот истече“ или „не започнал“, а „Бара решение“ ќе го покаже во редот за критичниот процес.

Може ли да се обучува на повеќе јазици?#

Да: материјалите се собираат на јазикот на вашите документи, а интерфејсот за обука е преведен. Сценариските формати се достапни за руски, англиски, грузиски и турски.

Ние сме мрежа — може ли да се обучува поинаку во различни локации?#

Процесот се доделува на работни места, а не на локации, и обуката е заедничка за сметката. Контурите на локациите може да се одделат со различни состави на базата на знаење; општата поставеност на мрежата е во управување со мрежа.

Поврзани раздели#

• База на знаење — библиотека со документи, состави и нивни цели: извор на сите материјали за обука
• Вработени и смени — логини, улоги и работни места: кому му се доделува обука
• Табла со задачи на смената — задача-практика под набљудувач и услов за дозвола кај задачата
• Работен чат и гости — каде пристигнуваат доделувањата за обука, потсетувањата пред смена и вестите за изменето правило
• Продавница за апликации — каде се вклучува „База на знаење“
• Модели на вештачка интелигенција и сопствен клуч — кој модел ги собира материјалите и задачите
• Претплата — биланс и трошење на вештачката интелигенција за составување материјали
• Како да добиете помош — ако дозволата не се издава или составот паѓа