Означување на доаѓање и заминување

Вработениот сам го означува доаѓањето и заминувањето — и овие ознаки веднаш стануваат факт во табелата (табот План-факт од делот „Вработени“), од кој се пресметува платата. Времето секогаш го поставува серверот: не може да се „намести“ од уред.

Отвори: Админ-панел → Вработени → Мој кабинет (вработен) и Вработени → ⚙ Поставки за распоред и означување (сопственик, менаџер — само преглед).

Што влегува во табелата#

Една смена во табелата е план (ако смената стоела во распоредот) и факт: време на доаѓање, заминување и паузи. Фактот секогаш има извор:

Рачната поправка секогаш е „поважна“ од автоматиката: по неа автоматиката не ја чепка смената.

Ако вработениот дојде без план во распоредот, ознаката создава смена надвор од распоредот — таа се гледа во план-фактот со посебна ознака.

Означување од телефон на вработениот#

Во Мојот кабинет во блокот „Денес“ — статус („Не е на смена“ / „На смена од 09:02“ / „Не е затворена смена од 18 септември“) и копчиња:

• Дојдов — отвора смена: ако за денес има планирана смена, фактот се врзува за неа, инаку се создава смена надвор од распоредот;
• Пауза / Се вратив — фактички паузи во смената; ако паузата не е затворена до заминувањето, се затвора со времето на заминување;
• Заминав — ја затвора отворената смена (вклучително ноќна, започната вчера, и заборавена со денови: кај таква смена „Денес“ го покажува само ова копче и совет за корекција).

Ако заборавил да се означи — во кабинетот има „Заборавив да се означам“: барање за корекција на табелата, кое го потврдува менаџер.

Каде е дозволено означување: геопозиција или терминал#

Поставката „Гејт за означување“ во „Поставки за распоред и означување“ одлучува дали да се прифати ознака од каде било:

Геопроверката ги споредува координатите на прелистувачот со координатите на локацијата на смената (се задаваат во картонот на локацијата). Ако локацијата нема координати — гејтот по место нема со што да се провери, и ознаката поминува.

Гејтот не мора да биде еден за целиот објект. Подолу, во блокот „Преопределувања по локација и позиција“, режимот, радиусот и автозатворањето се задаваат одделно за конкретна локација и за конкретна позиција:

1. Кликнете „＋ Додај преопределување“, изберете „Локација“ или „Позиција“, а потоа — која точно (локациите се земаат од вашите локации, позициите — од тие на кои има вработени).
2. Пополнете само тоа што треба да се разликува. Сѐ што е оставено како „како во сметката“ продолжува да се зема од поставките погоре — тоа не е „исклучено“.
3. Зачувајте: блокот се зачувува сам, одделно од копчето „Зачувај“ на целиот панел.

Што е постаро од што, ако има повеќе правила: позиција на вработениот → локација на смената → сметка, при што по секое поле одделно. Односно „на локацијата во центар — строго, 80 м“ и „на куририте гејтот им е исклучен“ заедно значат: келнерот на оваа локација се означува во рамки од 80 м, а курирот — од каде било, бидејќи неговата позиција е постара од правилото на локацијата.

Терминал на локацијата: поврзување таблет или монитор#

Терминал — секој таблет, смартфон или компјутер со браузер, кој останува во локацијата. Една сметка може да поврзе неколку терминали (по еден-два на локација).

1. Отворете Админ-панел → Вработени → ⚙ Поставки за распоред и отметка на самиот уред што ќе стане терминал. Може да се најавите како сопственик, менаџер или со код на уред.
2. Во блокот „Терминали за отметка“ кликнете „Поврзи го овој уред“, дајте му име („Таблет кај влезот“) и по желба локација.
3. Уредот добива своја тајна и ја чува во браузерот — повеќе не се праќа на серверот и не се прикажува надвор. Плочката „Овој уред е терминал …“ и копчето „Отвори екран на терминал“ се појавуваат веднаш.
4. Префрлете ја портата за отметка на „Само од терминал на локацијата“ и зачувајте.
5. Отворете го екранот на терминалот (/clock-terminal) и оставете го вклучен: екранот сам не се гаси, а режимот (таблет или монитор) се памти во адресата.

Терминал со наведена локација прима приход само за смени на таа локација: смена на друга локација — одбивање „денешната смена е на друга локација“. Смена надвор од распоредот, започната од терминал на локацијата, ја добива таа локација автоматски.

Отповикување на терминал може од истиот список: уредот со старата тајна при следната отметка ќе добие одбивање. Тајната од браузерот се брише ако се избришат податоците на сајтот — тогаш уредот едноставно се поврзува повторно.

Под секој терминал во списокот се гледа кога е направена последната отметка од него („пред 5 мин“, „пред 3 ч“) или „сѐ уште не е користен“. Ако терминалот молчи повеќе од едно деноноќие, редот се истакнува со предупредување — проверете дали таблетот е вклучен, поврзан на мрежа и дали на него е отворен екранот на терминалот.

Режим „Таблет“: PIN-пад#

На екранот на терминалот има четири големи копчиња — Дојдов, Си отидов, Пауза, Се вратив од пауза. Вработениот го притиска потребното и го внесува својот PIN на касир (4–6 цифри, се издава во картонот на вработениот). Не треба ништо да се бара во списокот и никаде да се најавува: PIN-от е единствен во сметката и серверот сам разбира кој се отметнал — на екранот неколку секунди се појавува „Анна: приходот е отбележан во 09:02“.

Погрешен PIN се одбива со неутрално „Погрешен PIN“ со задоцнување, а по десет неуспешни обиди за четврт час терминалот (или вработениот што внесува PIN од телефон) се блокира на 15 минути — пребирањето туѓи PIN-ови е бесмислено. Сите грешки зборуваат со зборови: „приходот е веќе отбележан“, „во моментов нема пауза“, „месецот е затворен“, „не е затворена смената од 17 септември“.

Режим „Монитор“: QR на екранот#

Терминалот покажува голем QR-код што се обновува на секои 30 секунди. Вработениот го скенира со камерата на својот телефон — се отвора неговиот личен кабинет со зелена плочка „Терминалот на локацијата е потврден“ и обичните копчиња „Дојдов“ / „Си отидов“. Геопозиција не се бара: кодот од екранот веќе докажува дека човекот стои пред мониторот.

Кодот важи околу две минути по прикажувањето: ако не стигнете — плочката се менува во „QR-кодот е застарен, скенирајте повторно“. Едно скенирање е доволно за една отметка.

Секој QR е еднократен. Мониторот го добива од серверот повторно на секои 30 секунди, а по првата отметка кодот згаснува на серверот: препратена снимка од екранот ќе сработи еднаш — кај првиот што ја отворил — и само до истекот; на вториот кабинетот ќе му одговори „терминалот не е потврден, скенирајте повторно“. Ако мониторот ја изгуби мрежата, покажува код од стар образец (тој важи истите две минути, но не е еднократен) — екранот кај влезот не останува слеп.

Овој режим одговара на секој екран без сензор — телевизор кај влезот, монитор на бар — и не бара од вработениот ништо освен телефон, на кој и онака се најавува во кабинетот. Часовите не преминуваат кај тој што го фотографирал екранот: кодот е еднократен и живее две минути, а отметката оди од личната најава на вработениот.

Начини да регистрирате излез со минимални трошоци#

Излезот се заборава почесто од приходот: човекот е уморен и си отишол. Во Cenaly има неколку начини да се затвори смена, и тие можат да се комбинираат — од најевтиниот до најточниот:

Што не е направено намерно: геопозиција во позадина на телефон (во браузерот ја нема, а апликација што го следи вработениот по смената — прашање на приватност) и биометрија (посебен хардвер и повисоки барања за лични податоци).

Автоматско затворање на заборавени смени#

Блокот „Автоматско затворање на заборавени смени“ во „Поставки за распоред и отметка“:

• Автоматски затворај отворени смени — прекинувач, стандардно исклучен;
• Чекај по планираниот крај, минути — грација (стандардно 30): ако во тоа време по планираниот крај не пристигне отметка за излез, смената се затвора со планираниот крај, а не со тековното време — автоматот не измислува часови над распоредот;
• Граница на смената надвор од распоредот, часови — за смени без план или започнати веќе по планираниот крај: затвори по N часови од доаѓањето (стандардно 12; 0 — не допирај, таквите смени ќе останат во списокот „незатворени“ на план-фактот).

Автоматското затворање исто така се преопределува: во блокот „Преопределувања по локација и позиција“ за локацијата или позицијата може да се зададат свои грација и граница (на пример, за курир — 8 часови наместо 12) или да се вклучи автоматско затворање само на една локација, оставајќи го исклучено на останатите.

Проверката се врши на секои 30 минути. Автоматски затворената смена се означува во табелот со ознаката „⏱ автозатворена · чека потврда“ (со совет што точно — распоредот или границата), а вработениот добива известување во работниот чат: „Излезот не беше отбележан — смената е затворена автоматски во 18:00 по распоред. Потврдете го времето во „Моите часови“; ако сте излегле во друго време, поднесете корекција“. Рачната исправка на времето ја симнува ознаката. Затворените месеци и смените на автотабелот по присутност автоматот не ги допира.

Изведеното време е претпоставка, а не отметка, затоа мора да го потврди човек:

• вработениот во „Моите часови“ кај таквата смена гледа две копчиња: „Точно“ — времето се потврдува како што е, и „Наведи излез“ — се отвора прозорец со изведеното време, каде што го впишува реалното; до раководителот оди обично барање за корекција, часовите се менуваат по неговото одобрување;
• раководителот при затворање на периодот гледа исклучок „Автозатворена смена не е потврдена“ и го решава со копчето „Потврди како што е“ — додека е отворен, периодот нема да се затвори;
• во черновата за плата редот на вработениот со таквите смени е означен со беџ ⏱ n — сумата се пресметува по изведените часови како што се, беџот само потсетува дека часовите се претпоставени.

По потврдата ознаката станува „⏱ автозатворена · потврдена“ (во советот — од кого). За салата и доставата смената е затворена од моментот на автоматското затворање — потврдата се однесува само на табелот и платата.

Извори на фактот и плата#

Платата се пресметува по часовите од табелот, затоа секој факт чува од каде потекнува, а план-фактот го покажува тоа со ознаки: „📡 авто“ кај присутноста, „⏱ автозатворена“ кај автоматското затворање, знаменце „надвор од локацијата“ кај далечната отметка. Терминалот што ја потврдил отметката исто така се запишува во смената. Менаџерот го гледа сето тоа во План-фактот, вработениот — во „Моите часови“, и двајцата можат да иницираат корекција пред затворањето на месецот.

Секоја смена со факт во План-фактот има икона 🕘 „Историја на отметки“: целосен список на обиди за таа смена — време, дејство (дојде / излезе / пауза), кој притиснал (самиот вработен, менаџерот по име или автоматот), од каде (телефон, каса, терминал по име, автоматско затворање) и резултат — запишана или одбиена со причина (погрешен PIN, „само од терминал“, надвор од локацијата). Одбивањата исто така се чуваат: серијата погрешни PIN од еден таблет се гледа веднаш.

Отметката не се губи при прекин на врската: ако телефонот не дочекал одговор од серверот, апликацијата самостојно го повторува истото барање, а серверот го препознава повторувањето и не запишува втора отметка — ќе ја видите истата смена, а не грешката „веќе отбележано“.

Често поставувани прашања#

Дали вработен без логин може да се пријавува?#

На терминал — да: таблетот прима PIN на секој вработен на кого му е издаден, логин за тоа не е потребен. Од телефон и преку QR — не: таму пријавувањето оди преку личен логин.

Што ако терминалот се расипал или го однеле?#

Откажете го во списокот терминали и за тоа време префрлете ја портата на „Строго“ или „Предупредување“ — вработените ќе се пријават од телефоните. Заборавените смени ќе ги затвори автоматското затворање.

Може ли терминалот да се вклучи само за една локација?#

Да. Во „Поставки за распоред и пријавување“ отворете го блокот „Отстапувања по локација и позиција“ → „＋ Додај отстапување“ → „Локација“ → изберете ја саканата и поставете ѝ порта „Само од терминалот на објектот“. Општата поставка на сметката притоа останува иста (на пример, „Предупредување“), а локациите без терминал работат како досега.

На истиот начин се симнува портата таму каде што пречи: отстапување за позицијата „Курир“ со вредност „Исклучено“ им дозволува на куририте да се пријавуваат од каде било, дури и ако на целата сметка стои „Строго“. Позицијата е постара од локацијата, локацијата — постара од сметката.

Вработениот влезе преку QR, но не притисна „Дојдов“#

Ништо не се случило: скенирањето само го потврдува присуството, самата пријава ја прави копчето. По две минути кодот станува неважечки и треба повторно да се скенира.

Дали автоматското затворање ќе ги зголеми часовите?#

Часови над распоредот автоматот не измислува: според распоредот смената се затвора со планираниот крај дури и ако проверката се активирала подоцна, а според горната граница — точно по зададениот број часови. Но автоматот не знае кога човекот навистина си заминал: на тој што заминал пред планираното, часовите ќе му се сметаат до планираниот крај, а на тој што останал подолго — само до него. Затоа прикажаното време не е факт, туку очекување потврда: смената е означена „⏱ автоматски затворена · чека потврда“, вработениот добива известување и во „Моите часови“ или притиска „Точно“, или „Наведи заминување“ и го внесува реалното време (ќе оди барање за корекција, менаџерот го одобрува). Додека смената не е потврдена, редот во нацртот за плата е означен, а периодот не се затвора — раководителот ги разгледува таквите смени со копчето „Потврди како што е“. Ако менаџерот потоа сам ја преотворил смената (го отстранил погрешното заминување), автоматот повеќе не ја чепка.

Вчера заборавив да го означам заминувањето — денес „Дојдов“ не работи#

Вработениот може да има само една отворена смена. Кабинетот, терминалот и јазичето „Ден“ на панелот за салата ќе кажат која точно виси („не е затворена смената од 17 септември“): притиснете „Заминав“ (на касата — „Замина“ во редот на вработениот) — таа ќе се затвори со тековното време, потоа означете го доаѓањето и поднесете корекција за вчерашното заминување. За да не се повторува ова, вклучете автоматско затворање.

„Табелата за овој месец е затворена“ — копчињата во кабинетот ги има, а пријавата не поминува#

Затворениот месец не прима ништо: ниту пријава за доаѓање и заминување, ниту исправка на смена, ниту барање за корекција — часовите во него се конечни, врз нив веќе се пресметува платата (автоматското затворање на заборавените смени во таков месец исто така молчи). Табелата ја затвораат раководителите — со копчето „Затвори табела“ во План-факт или „Затвори период“ при потврдување на табелата. Ова важи и за тековниот месец: ако го затворите во средината — до крајот на месецот нема да може да се пријавувате. Заклучот може да го отстрани само сопственикот на сметката (копчето „Отвори табела“ на истото место) — на менаџерот што го затворил периодот, тоа веќе нема да му биде доволно. Затоа кабинетот на вработениот му одговара „побарајте од сопственикот да ја отвори повторно“, а не „отворете ја сами“.

Поврзани раздели#

• Вработени и смени — улоги, распоред, план-факт, плата
• QR-кодови и уреди — кодови за влез за таблети и монитори
• Каса (POS) — пријавување на колегите од касовиот терминал
• Касовска смена — отворање и затворање на смената на касиерот
• Финансии — цена на трудот според одработените часови