Jurnal de rezervări

Jurnalul de rezervări este ecranul de lucru al unui salon de înfrumusețare (și al altor servicii cu programări). Este o grilă zilnică: pe coloane — specialiștii, pe verticală — timpul. Aici creați programări pentru servicii, le reprogramați și le gestionați după statusuri.

Deschidere: Panou de administrare → Programări (admin.cenaly.com).

Cabinete, hardware și planificarea vizitei#

Specialiștii sunt gestionați ca persoane, cabinetele și aparatele — ca resurse separate de programare. Indicați ce resurse sunt necesare pentru fiecare serviciu. Verificarea disponibilității combină programul specialistului, ocuparea resurselor și pauzele serviciului.

În jurnalul personalului puteți compune o vizită din mai multe servicii sau o serie de vizite. Aceste acțiuni nu implică aceeași posibilitate în widgetul pentru oaspeți. Înainte de confirmare, verificați datele propuse și conflictele.

Programul folosește fusul orar al punctului de lucru. Setați-l înainte de deschiderea programării online, mai ales dacă registratorul lucrează din altă țară. Schimbarea statusului cu marcajul de așteptare necesită încă confirmarea serverului: eroarea sau acțiunea neconfirmată trebuie analizată înainte de a continua lucrul.

Pentru clinică alegeți presetul „Clinică”: medic, cabinet, pacient, consultație. Istoricul pacientului aici este administrativ; fișele medicale, diagnosticele și protocoalele de tratament nu fac parte din modul. Acțiunile medicului sunt limitate de rolul său și de vizitele atribuite lui.

În școală folosiți programarea pentru lecții de probă și individuale. Prezența la grupa permanentă și banii familiei țin de scenariul școlar, descris în prima zi.

Grila zilnică#

Sus se află panoul zilei cu butoanele astăzi / ziua precedentă / ziua următoare. Sub fiecare specialist — coloana sa cu programările în ordinea timpului; pentru programările fără specialist atribuit există o coloană separată „Fără specialist”. Grila se actualizează singură: o programare făcută de un oaspete sau de un coleg apare în ea fără reîncărcarea paginii.

Sunet și notificări despre programări noi#

Pictograma 🔔 / 🔕 din antetul jurnalului activează sunetul și notificările pop-up despre programările noi. Acestea funcționează doar cât timp această pagină este deschisă: dacă browserul a interzis notificările, butonul devine chihlimbar cu indicația de a le permite în setările site-ului.

De aceea, sub antet se află bannerul „Cât timp panoul de administrare este închis, nu veți afla despre programările noi” cu butonul „Conectați notificările Telegram” — acesta deschide asistentul de conectare direct pe loc, fără a vă duce în magazinul de aplicații. Când botul punctului de lucru este deja conectat, în locul bannerului rămâne o indicație discretă cu un link: trebuie deschis din acel cont Telegram care urmează să primească notificările. Bannerul poate fi ascuns cu butonul „Nu afișa”.

Registrul specialiștilor#

Butonul „Specialiști” deschide registrul specialiștilor. Specialistul este un angajat din registrul comun al angajaților cu rol de specialist; nu este obligatoriu să-i creați un login — puteți adăuga un „angajat-resursă”, care există doar ca o coloană în program. Pentru fiecare specialist:

• Nume;
• Culoare — cu care programările sale sunt evidențiate în grilă;
• Activ — dacă participă la program;
• Servicii — ce servicii prestează (toate sau cele selectate);
• Program de lucru — orele de lucru pe zile ale săptămânii; ziua fără bifă este considerată zi liberă;
• Pauze zilnice — prânzul și intervalele similare, care sunt eliminate din fiecare zi lucrătoare;
• Concediu și concediu medical — perioade de date în care specialistul este indisponibil, cu o mențiune opțională;
• Zile unice — excepție pentru o anumită dată: faceți-o zi liberă sau stabiliți ore speciale. Ziua unică are prioritate față de programul săptămânal — cu ea se închide „sâmbăta aceasta lucrăm până la 15:00” fără a modifica programul definitiv.

Programul, pauzele și concediul se aplică nu doar în jurnal, ci și în programarea online: aceste ore pur și simplu nu sunt propuse oaspetelui.

Dacă nu există încă specialiști, adăugați primul — fără ei grila nu poate fi completată.

Programare nouă#

Butonul „Programare nouă” deschide formularul:

• Client și telefon;
• Serviciu (din listă) și durata sa în minute;
• Specialist;
• Data și ora;
• Comentariu.

După salvare, programarea apare în grilă în coloana specialistului. Jurnalul nu va permite o programare „în gol”: dacă ora depășește orele de programare ale locației sau specialistul nu lucrează atunci, formularul vă va spune sincer acest lucru.

Statusurile vizitei#

Deschizând o programare, o gestionați după statusuri:

Există exact șase statusuri. Dacă a fost necesar un depozit, iar acesta nu a fost plătit în timpul de rezervare a intervalului orar, nu apare un status separat: programarea trece în „Anulată”, iar motivul — „depozitul nu a fost achitat la timp” — se adaugă la status în fișă.

Acțiunile (confirmare / „În fotoliu” / finalizare / neprezentare / anulare / reprogramare) comută statusul direct în fișa programării. Reprogramarea păstrează depozitul deja achitat — oaspetele nu trebuie să plătească din nou.

Depozit și penalizare pentru neprezentare#

Problema clasică a salonului — „s-a programat și nu a venit”. Împotriva ei există plata în avans: în fereastra „Setări programări” se activează blocul „Politica de depozit”:

• comutatorul „solicită depozit la programarea online”;
• suma — procent din costul serviciului sau sumă fixă (pentru un anumit serviciu se poate stabili o condiție proprie);
• anulare gratuită cu N ore înainte de vizită.

Cum arată în practică:

• clientul la programarea online vede suma și condițiile, intervalul orar se păstrează un timp limitat până la plată; dacă nu a plătit — programarea se anulează singură cu mențiunea „depozitul nu a fost achitat la timp”, iar timpul revine în vânzare;
• statusul depozitului se vede în fișa programării: achitat, în așteptarea plății, returnat, pierdut;
• dacă clientul a anulat la timp — banii se returnează automat; dacă a anulat târziu sau nu s-a prezentat — depozitul se reține, iar jurnalul afișează o notificare despre aceasta;
• reprogramarea nu resetează depozitul.

Depozitul necesită un acquiring online conectat. Un mecanism similar, dar configurabil mai flexibil, există la rezervările de mese — vezi Rezervări de mese.

Programarea online a clientului#

Clientul se poate programa singur — serviciu → specialist → interval orar liber → contacte:

• pe vitrina dumneavoastră;
• pe propriul dumneavoastră site — cu widgetul „Programare online”, vezi Site-ul meu. Widgetul apare când în meniu există cel puțin un articol cu tipul „Serviciu”;
• în Telegram — mini-aplicația de programare din botul dumneavoastră.

Toate programările, indiferent de unde vin, ajung în același jurnal.

Timpul liber se calculează după programul specialistului, pauzele, concediile și zilele singulare ale acestuia, după durata serviciului (plus pauza pentru curățarea locului de muncă, dacă este setată la serviciu) și după timpul deja ocupat. Cadrele generale pentru întreaga locație — roata dințată a setărilor secțiunii din jurnal, fereastra „Setări programări”, blocul „Ore de programare online”.

La serviciul propriu-zis, în secțiunea „Meniu”, se pot seta nu doar durata: pauza după vizită, câți clienți primește simultan, căror specialiști le este disponibil și condițiile proprii de depozit.

Dacă totul este ocupat, clientul poate apăsa „Anunță-mă dacă se eliberează” — și va primi o notificare când intervalul orar se deschide (inclusiv dacă s-a eliberat din cauza unui depozit neachitat la timp).

Mențiunea „Sunteți programat” clientul o vede doar după ce programarea este efectiv creată. Dacă în secundele cât completa contactele timpul a fost ocupat, clientul va primi un refuz sincer, iar grila se va recompune imediat — sistemul nu va permite doi clienți la aceeași oră la același specialist. Când clientul nu alege singur specialistul, îl atribuim pe cel liber la crearea programării.

Dacă confirmarea întârzie din anumite motive, în loc de „Sunteți programat” clientul va vedea „Confirmarea nu a sosit încă, unitatea vă va contacta”. O astfel de programare de obicei ajunge totuși în jurnal — verificați-o și sunați clientul.

Ce primește clientul imediat după programare#

Pe ecranul de confirmare — numărul programării, iar alături, în funcție de locația dumneavoastră:

• 🔔 Memento-uri în Telegram — butonul duce la botul dumneavoastră (apare dacă botul este conectat);
• Gestionează programarea — link către pagina de reprogramare și anulare;
• Adaugă în calendar — eveniment pentru calendarul telefonului sau al computerului;
• e-mail — dacă clientul a lăsat o adresă de e-mail.

Gestionarea programării prin link#

Linkul „Gestionează programarea” deschide o pagină separată. Clientul nu are nevoie nici de cont personal, nici de parolă, nici de aplicație — este suficient linkul în sine; acesta sosește și în e-mailul de confirmare.

Pe această pagină clientul poate:

• să vadă serviciul, specialistul, data și ora;
• să reprogrameze programarea pentru alt timp liber;
• să anuleze programarea;
• să achite depozitul, dacă este necesar (pentru programările din widgetul de pe site-ul dumneavoastră acesta este singurul loc de plată);
• să activeze memento-urile în Telegram.

Reprogramarea și anularea se văd imediat în jurnal — nu este nevoie să le confirmați separat.

⚠️ Linkul este chiar cheia programării: cel căruia clientul i l-a transmis va putea și el să reprogrameze sau să anuleze vizita.

E-mailul de confirmare#

În formularul de programare există un câmp opțional e-mail. Dacă clientul a lăsat adresa — imediat după confirmare i se trimite un e-mail: serviciul, data și ora (în fusul orar al unității), durata, adresa unității, numărul programării și butonul „Gestionează programarea”. Dacă nu a lăsat — pur și simplu nu trimitem nimic, acest lucru nu afectează deloc programarea în sine.

E-mailul nu se trimite dacă programarea a fost creată de administrator în jurnal, dacă sistemul a refuzat programarea sau dacă pentru serviciu este necesar un depozit și acesta nu este încă achitat. O nouă încercare a clientului nu generează un al doilea e-mail.

E-mailurile sosesc în opt limbi ale circuitului de programare — engleză, rusă, georgiană, turcă, albaneză, germană, ucraineană și armeană; limba se alege după cea în care clientul a efectuat programarea, pentru celelalte limbi e-mailul va fi în engleză.

Fusul orar al unității#

Partea pentru client funcționează în timpul unității, nu în timpul dispozitivului clientului. Un client din alt fus orar vede lângă selectarea orei mențiunea „ora unității (Asia/Tbilisi)”, iar în e-mail — rândul „Ora este indicată în fusul orar al unității”. În același fus orar se trimit e-mailurile și memento-urile.

În schimb, grila jurnalului se afișează în timpul dispozitivului administratorului: orele și minutele programării sunt afișate așa cum le vede browserul. Cât timp lucrați din țara dumneavoastră, nu există diferență; dacă administratorul deschide jurnalul din alt fus orar — verificați fusul, altfel o programare la 14:00 i se va afișa la altă oră.

Fusul orar se preia din setările locației — secțiunea „Locații”, câmpul fusului orar. Verificați-l înainte de a activa programarea online: mai ales dacă contul a fost creat din altă țară.

Mementouri în Telegram#

Dacă la locație este conectat un bot Telegram, oaspetele care a făcut o programare prin el primește:

• confirmarea programării, precum și mesaje despre reprogramare și anulare;
• memento cu 24 de ore și cu 2 ore înainte de vizită, cu butoanele „Vin” și „Anulez” — apăsarea schimbă imediat statusul programării în jurnal.

Proprietarul și administratorul primesc notificări despre programările noi și anulări în chatul lor — un bloc separat de setări „Notificări pentru proprietar”.

Ora din toate mesajele este afișată în fusul orar al locației.

Textele mementourilor sunt traduse în patru limbi — engleză, rusă, georgiană și turcă (scrisorile pe e-mail pleacă însă în opt limbi). Dacă oaspetele a făcut programarea într-o altă limbă, mementoul va veni în engleză.

Anularea prin butonul din bot ține cont de depozit: dacă oaspetele s-a încadrat în intervalul de anulare gratuită, banii se returnează automat și botul scrie despre asta („depozitul se returnează pe același card”); dacă intervalul a trecut — anunță că depozitul a fost reținut. Returnarea manuală rămâne doar pentru cazurile în care returnarea automată nu a reușit, — atunci botul îl avertizează sincer pe oaspete că unitatea îl va contacta.

De unde au venit programările#

La programările pe care oaspetele le-a făcut prin widgetul de pe site-ul dumneavoastră, în jurnal apare pictograma 🌐 cu indiciul „De pe site” — se vede imediat dacă canalul funcționează sau nu.

Butonul „🌐 Widget pe site” deschide pâlnia widgetului pentru 7, 30 sau 90 de zile:

Separat sunt afișate „Intervalul a fost ocupat cât timp alegeau” (programări pierdute — motiv să adăugați un specialist sau să scurtați pașii), defecțiuni tehnice, câți oaspeți au văzut cerința de depozit și câți au rămas să îl aștepte, câți au conectat mementouri în Telegram și au adăugat vizita în calendar, precum și limbile în care a fost deschis widgetul. Acestea sunt doar contoare: nu conțin date personale ale oaspeților.

Abonamente#

Butonul „🎟️ Abonamente” deschide pachetele de servicii: descrieți un plan-șablon („10 tunsori”, „nelimitat pe o lună”), emiteți un abonament unui client anume, iar vizitele se scad din el pe măsură ce au loc. Este acceptată și reînnoirea regulată cu debitare automată.

Limitări#

• Widgetul de programare online nu apare întotdeauna. Are nevoie de rezervarea activată la locație și de cel puțin un articol cu tipul „Serviciu” în meniu — altfel widgetul nu se afișează în tăcere, ca să nu îi deschidă oaspetelui un panou gol.
• Reprogramarea și anularea unei vizite chiar în widget nu sunt posibile. Acest lucru se face pe o pagină separată, prin linkul „Gestionează programarea” — el ajunge la oaspete pe ecranul de confirmare și în scrisoare.
• Scrisoarea pleacă doar dacă oaspetele a lăsat un e-mail. Câmpul este opțional; nu există scrisori nici pentru programările create de administrator în jurnal, nici pentru depozitele neplătite.
• Ora este întotdeauna în fusul orar al unității. Un oaspete din alt fus vede eticheta fusului lângă alegerea orei — „14:00” înseamnă 14:00 la dumneavoastră.
• Timpul liber este calculat de sistem, nu de dumneavoastră. Asupra lui influențează programul specialistului, pauzele, concediile și zilele unice, durata serviciului cu pauza de după vizită și „Orele de programare online” ale locației — nu puteți „deschide” manual un interval orar ocupat în widget.
• Pe un site făcut cu constructorul nostru, widgetul este dezactivat implicit: el schimbă macheta paginii, de aceea este activat de dumneavoastră în cunoștință de cauză.

Remedierea problemelor#

Butonul „Programează-te” nu este pe site-ul meu.

1. Nu există niciun articol-serviciu în meniu ori rezervarea este dezactivată la locație — widgetul nu se afișează în acest caz.
2. Eticheta nu a fost găsită — apăsați „Verifică instalarea” în secțiunea „Site-ul meu”. O etichetă inserată prin Google Tag Manager nu va fi văzută de verificare — priviți site-ul cu ochii dumneavoastră.
3. Modificările nu au ajuns — fișierele widgeturilor sunt distribuite prin CDN cu un cache de 5 minute: așteptați și reîmprospătați pagina cu golirea cache-ului.
4. Butonul a fost înghițit de butonul multiplu — dacă în evantaiul lui există punctul „Programează-te”, butonul propriu al widgetului este stins intenționat.

Oaspetele nu vede timp liber. Verificați pe rând: programul specialistului și pauzele lui, zilele unice și concediile, „Orele de programare online” din setările secțiunii, durata serviciului împreună cu pauza de după vizită și intervalele orare deja ocupate. Dacă totul este ocupat, oaspetele are la dispoziție butonul „Anunță dacă se eliberează”.

Linkul către un serviciu sau un specialist anume deschide pasul obișnuit, primul. Înseamnă că identificatorul este învechit — serviciul a fost redenumit sau specialistul a plecat. Widgetul nu se strică în acest caz, ci afișează alegerea obișnuită de la primul pas; corectați identificatorul în atributul etichetei.

Oaspetele a văzut „Confirmarea nu a venit încă”. Programarea ajunge de obicei totuși în jurnal — verificați-o în grilă și sunați oaspetele.

Programările de pe site nu se văd în statistici. Pâlnia widgetului este afișată de butonul „🌐 Widget pe site” din jurnalul de rezervări: de câte ori a fost văzut butonul, câți oaspeți au deschis panoul și câți s-au programat. Programările de pe site au ele însele insigna „De pe site”.

Secțiuni conexe#

• Site-ul meu — widgetul de programare online pentru un site extern
• Telegram — conectarea botului
• Angajați și schimburi — evidența timpului de lucru al personalului
• Oaspeți fideli — istoricul clienților
• Rezervarea meselor — logică similară de rezervare pentru restaurante

Întrebări frecvente#

Ce facem cu o programare fără specialist?#

Aceasta ajunge în coloana „Fără specialist” — atribuiți un specialist mai târziu, deschizând programarea.

De unde provin serviciile din formular?#

Din catalogul dumneavoastră de servicii; pentru fiecare este definită o durată, care este preluată automat în programare.

Cum marcăm că clientul nu a venit?#

În fișa programării selectați acțiunea „Neprezentare” — statusul se înregistrează ca no-show. Dacă pentru programare a fost plătit un depozit și reținerea acestuia este activată, acesta se debitează în favoarea unității, despre care jurnalul vă informează imediat.

Pot doi clienți să se programeze la aceeași oră la același specialist?#

Nu. Ora este rezervată programării în momentul creării: al doilea client va primi un refuz și va vedea grila actualizată cu orele libere.

Cum închidem pentru un specialist o zi sau o parte de zi?#

Pauza de masă și intervalele similare — „Pauze zilnice” în fișa specialistului, o dată anume — „Zile singulare” (zi liberă sau ore speciale pentru acea zi), perioadele lungi — „Concediu și medical”. Pentru a închide orele întregului punct de lucru, modificați „Orele de programare online” în setările programării.

Clientul s-a programat, dar e-mailul nu a sosit#

Verificați dacă acesta a lăsat un e-mail: câmpul este opțional. Nu se trimit e-mailuri pentru programările create în jurnal de administrator și pentru depozitele neplătite. Dacă adresa a fost furnizată — rugați clientul să verifice folderul „Spam”.

Clientul se află în alt fus orar — ce oră alege?#

Ora unității. Lângă selectorul de oră, widgetul afișează fusul orar, astfel încât „14:00” înseamnă exact 14:00 la dumneavoastră, nu la client.