Posta ve Yapay Zeka Otomatik Yanıtlayıcı

Küçük bir işletmenin postası genellikle iki elverişsiz biçimde gelir: tedarikçilerin ve misafirlerin yazdığı, sahibinin kişisel posta kutusu — ya da ayrıca satın alınıp yapılandırılması gereken posta barındırma hizmeti. "Posta" bölümü üçüncü bir yol sunar: işletmenin kendi posta kutuları doğrudan panelde — ve bunlarda çalışmak için eksiksiz bir istemci.

Açmak için: Yönetici paneli → Posta (admin.cenaly.com/mail, "Çalışma" grubu). Eklentiyi etkinleştirmek gerekmez: bölüm tüm rollere açıktır, tek kapı rol ayarlarındaki bölüm erişimidir. Hesap sahibi tüm posta kutularını görür ve yönetir, çalışan ise kendi kutusunu görür (bunu arayüz değil, sunucu filtreler).

Başlatmak için neler gerekir#

Adım 1. İlk posta kutusu#

"Yeni posta kutusu" düğmesi. Formda dört alan var: "@ öncesi ad" (küçük Latin harfleri, rakamlar, nokta, tire, alt çizgi — anna, info, orders), "Lokasyon" — belirli bir şube (adres onun alt alan adında olur) veya "Tüm lokasyonlar" (bu durumda adres, bir kez tanımlanan şirketin alt alan adında yaşar), "Tür" ve "Görünen ad" — alıcıların göreceği şey.

Dört posta kutusu türü:

Posta kutusu devre dışı bırakılabilir (adres artık e-posta almaz) ve silinebilir. Silme yalnızca sahipte vardır: adresi yeni bir posta kutusu için serbest bırakır ve e-postaları siler, bu nedenle onay, adresi doğrudan metinde gösterir ve geri alınamaz. "Çağrılar" hizmet kutusu için panel, "Çağrılar" bölümündeki kaynak kartını da kaldırır.

Posta kutusu istatistikleri (posta ayarlarındaki "İstatistikler" sekmesi — çalışan da kendi kutusunda görür): alınan, gönderilen, ekli kaç gelen olduğu ve hacmin ne olduğu — 24 saat, 7 gün, 30 gün ve tüm zamanlar için. Sayılar okuma sırasında e-posta listesinden hesaplanır, bu nedenle klasörde görünenle her zaman örtüşür.

Adım 2. Kendi alan adınız#

"Kendi alan adınız" düğmesi — üç adımlı bir sihirbaz:

1. Alan adını girin. En güvenlisi mail.sirketiniz.com.tr gibi bir alt alan adıdır: ana alan adında zaten çalışan posta çalışmaya devam eder.
2. Kayıt kuruluşunda DNS kayıtlarını ekleyin. Her kaydın "Kopyala" düğmesi ve yanında bu adımın bu kadar ayrıntılı anlatılmasının nedeni olan iki uyarı vardır:
   • apeksteki (alt alan adı değil, alan adının kendisi) MX, şu anda orada kullandığınız posta hizmetini (Google Workspace, Microsoft 365 vb.) devre dışı bırakır;
   • ikinci bir SPF kaydı doğrulamayı tamamen bozar — SPF zaten varsa, yeni bir kayıt eklemek yerine mevcut kayda bizim parçamızı eklemek gerekir.
3. "Kontrol et". Sunucu kayıtları karşılaştırır ve her biri için söyler: "kayıt görünüyor" veya "kayıt henüz yok". Kayıtlar genellikle birkaç dakika içinde yayılır.

Hazır alan adı, posta kutusu oluşturma formunda ayrı bir grup olarak görünür — sonrasında üzerindeki posta kutuları her zamanki gibi oluşturulur.

Adım 3. Kendi Gmail veya Yandex'inizi bağlayın#

Posta kutunuz zaten varsa ve adresi değiştirmek istemiyorsanız, onu bağlayabilirsiniz: e-postalar doğrudan panelden gelir ve gönderilir. "Kendi posta kutunuzu bağlayın" düğmesi — yine üç adım:

1. E-posta adresi — tam olarak, örneğin info@sirketiniz.com.tr.
2. Sunucu, alan adının DNS kayıtlarından posta sistemini belirler ve tam olarak bu sistemin talimatını sizin dilinizde gösterir: nereye gidileceği ve uygulama şifresinin nasıl alınacağı (bu tür sistemler hesabın normal şifresini kabul etmez). Sistem belirlenemezse, IMAP ve SMTP sunucu adresleri elle girilebilir.
3. Sonuç — kaç e-postanın hemen alındığı. Şifre sunucuya bir kez gider ve geri dönmez.

Burada ayrıca posta kutusunun kime erişilebilir olduğu seçilir: sahibe ve yöneticilere veya tek bir çalışana.

⚠️ Bağlanan başkasına ait posta kutusu yalnızca devre dışı bırakılır, silinmez: e-postalar sağlayıcınızda kalır, biz onlara dokunmayız.

Adım 4. Okuma ve yazma#

Solda posta kutusu paneli, yanında klasör rayı: “Gelen Kutusu” → klasörleriniz → “Tüm E-postalar” → “Gönderilenler”.

Liste ve okuma. E-postalar kaydırdıkça yüklenir; her e-postanın etiketleri, “okundu” ve “Tümünü okundu olarak işaretle” vardır. Başkasının e-posta biçimlendirmesi yalıtılmış bir çerçevede gösterilir ve panele etki edemez. Listenin üstünde arama çubuğu ve üç filtre bulunur: “Okunmamış”, “Ekli olanlar” ve etiketlere göre (seçilenlerden herhangi biri). ⚠️ Arama liste satırlarında — adresler, konu ve e-postanın başlangıcı — yapılır, e-posta gövdelerinde değil: uzun bir e-postanın ortasındaki bir kelimeyi bulmaz.

Yazma. “Yaz” düğmesi olağan bir pencere açar: “Kime”, “Bilgi”, “Konu”, biçimlendirmeli metin, ekler. İmza yeni e-postaya kendiliğinden eklenir (ayarlardan açılır), yanıt şablonları tüm hesap için ortaktır. Yanıt, özgün e-postayı alıntılar: gövde boş açılır, altında imza, daha aşağıda “tarih, gönderen yazdı:” ve özgün e-postanın metni yer alır. Alıntılanan metindir, biçimlendirme değil; tek bir alıntı e-posta sayılmaz — “Gönder” siz kendi metninizi yazana kadar bekler.

Taslak kaybolmaz. Yazdıklarınız tarayıcıda saklanır: pencerenin dışına tıklamak, F5 veya şarjı biten bir tablet e-postayı silmez — geri döndüğünüzde “Taslak geri yüklendi” bildirimi ve “Temizle” düğmesi görünür. Taslak her posta kutusu ve her yanıt için ayrıdır; böylece ortak bir posta kutusundaki taslak kişisel kutuda görünmez.

Gönderilenin durumu. “Gönderilenler”de satırda teslim çipi görünür: “Teslim edildi”, “Teslim edilmedi” veya “Spam şikayeti”. Alan yoksa çip de hiç yoktur: “bilinmiyor” normal bir durumdur (olay henüz ulaşmamıştır) ve gri bir soru işareti her şeyin yolunda olduğu yerde korkutucu olurdu. “Teslim edilmedi” genellikle hizmetin bozulduğu değil, karşı tarafın adresinin var olmadığı anlamına gelir.

Adım 5. Klasörler ve yerleştirme kuralları#

Posta ayarlarındaki “Klasörler ve kurallar” sekmesi.

Klasörler. Her posta kutusu için en fazla 30 kendi klasörünüz: ad ve renk. E-posta, e-posta kartındaki seçiciyle elle taşınır, listede klasör çipi görünür. İlk klasör oluşur oluşmaz “Gelen Kutusu” “henüz yerleştirilmemiş” anlamına gelmeye başlar — bu yüzden yanında “Tüm E-postalar” görünür: aksi halde yerleştirilmiş bir e-posta kaybolmuş gibi görünürdü. Bir klasörü silmek e-postaları silmez — “Gelen Kutusu”na dönerler ve o klasöre koyan kurallar devre dışı kalır.

Kurallar. Posta kutusu başına en fazla 20, sıra belirleyicidir: ilk eşleşen çalışır, bu yüzden önemli olanlar yukarı taşınır. Kuralın iki modu vardır:

Fark doğrudan arayüzde belirtilmiştir; model çağrısı ücretlidir ve olağan yapay zeka harcaması muhasebesinden geçer, cenaly.ru üzerinde yerel bir model çalışır. Kural ayrıca e-postayı hemen okundu olarak işaretleyebilir ve “Posta kutusundaki e-postalara uygula” düğmesi kuralları en üstteki yerleştirilmemiş e-postalar üzerinde çalıştırır. Elle taşıma kurallardan güçlüdür: yeniden teslim ve arka plan geçişi sizin yerleştirmenizi geçersiz kılmaz.

⚠️ Tek bir koşulu ve yapay zeka için açıklaması olmayan bir kural tüm e-postaları kendine alır — panel bunu bildirir ve böyle bir kuralı kaydetmez.

Adım 6. Çalışanların posta kutusuna erişimi#

“Erişim” sekmesi (yalnızca hesap sahibi). Oturum açan her çalışan için üç düzeyden biri:

Posta kutusu başına en fazla 50 kişi. “Okuma” fiziksel olarak e-posta gönderemez: yasak yalnızca arayüzde değil, sunucuda da vardır. Posta kutusunun kendi ayarları her iki durumda da hesap sahibinde kalır. Posta kutusu sahibi ve hesap sahibi listede gösterilmez — onların erişimi zaten tamdır.

Otomatik yanıtlayıcı#

Posta ayarlarındaki “Otomatik yanıtlayıcı” bölümü — yapay zeka aracı dışındaki tüm posta kutusu türlerinde vardır (orada yanıtlardan aracının kendisi sorumludur).

“Gelen e-postaları otomatik yanıtla” anahtarı (açık otomatik yanıtlayıcı, posta kutusu panelinde “↩” çipiyle görünür), “Yanıt konusu” (boş — gelen e-postanın konusu “Re:” ile alınır), “Yanıt metni”, “Geçerlilik başlangıcı” / “Geçerlilik bitişi” penceresi (boş tarihler — sınırlama yok, her ikisi de dahil) ve “Aynı adrese yanıtlar arasındaki duraklama, saat” — döngüye karşı koruma, sıfır sunucu varsayılan değeri anlamına gelir.

Yanıtı e-postanın teslim edildiği anda sunucu verir, açık panel değil — sekmeyi kapatmanız gerekmez. İki otomatik yanıtlayıcının döngüye girmesine karşı üç bağımsız engel vardır: otomatik yanıt ve bültenlerin servis işaretlerinin tanınması (bizim yanıtımız da otomatik olarak işaretlenerek gider), gönderen başına duraklama ve “bu e-posta zaten yanıtlandı” işareti — yeniden teslim ikinci bir yanıt doğurmaz.

⚠️ cenaly.ru üzerinde otomatik yanıtlayıcı yapılandırılır ancak yanıt vermez — onu yürüten hizmet yalnızca AWS ortamında çalışır. Ayarın kaydedildiği ama eylemin gerçekleşmediği tek yer burasıdır; bkz. “Sınırlamalar”.

Yapay zeka yanıt asistanları#

Bunlar otomatik değil, çağrı koçudur: taslağı onlar yazar, e-postayı siz gönderirsiniz.

Asistanları sahip, posta ayarları → "Asistanlar" bölümünden ekler (hesap başına en fazla 20). Her birinde:

• Ad — "Satış", "Destek", "Rezervasyonlar";
• Talimatlar (en fazla 4000 karakter) — kim olduğu ve nasıl yanıt verdiği: ne önereceği, nelerden kaçınacağı, şikayetlere nasıl tepki vereceği;
• Ton ve yanıt dili ("E-postadaki gibi" veya belirli bir dil);
• Adına yanıt verdiği Şube;
• Veri erişimi — anahtarlarla: "Katalog ve fiyatlar", "Gönderenin siparişleri" (adresine göre), "İşletme kartı" (ad, adres, telefon, çalışma saatleri) ve bilgi tabanı (kullanma / tamamı / en fazla üç seçili derleme).

Yanıt penceresinde çalışan listeden bir asistan seçer, isterse tek seferlik bir ipucu verir ("nazikçe reddet") ve "Yanıt öner" düğmesine basar. Asistan gelen e-postayı — yanıtladığınız o e-postayı — okur ve bir taslak döndürür; orijinali olmayan yeni bir e-postada panel bunu açıkça söyler. Hiçbir şey sessizce gönderilmez veya yeniden yazılmaz: metin, imzanızdan ve alıntıdan önce e-postaya sizin elinizle eklenir. Taslakta "ben bir yapay zekayım" gibi ifadeler uyarıyla vurgulanır.

Sahip, listenin altında "Erişim: …" satırını görür — seçili asistanda hangi anahtarların açık olduğunu; çalışana talimatlar ve anahtarlar gösterilmez. Asistan bilgi tabanından yalnızca müşterilere açık belgeleri alır: yanıt dışarı gider.

Posta kutusunun yapay zeka ajanı#

Posta kutusu "Yapay zeka ajanı" türüyle açıldıysa, gelenleri ajanın kendisi işler. Ayarlar beş sekmeden oluşur:

Denemek için iki düğme vardır: "Denetle" — kuralları dışarı tek bir e-posta gitmeden çalıştırır, sonuç günlüğe düşer; "Ajanı çalıştır" — belirli bir e-postayı güncel ayarlarla ajana bir kez daha verir.

Ajanın özel bilgi tabanı belgelerine erişimi belgelerin kendisinde tek tek — "postadan erişilebilir" anahtarıyla — açılır.

Görevler ve CRM ile bağlantı#

• Görevden e-posta. Görev kartındaki "✉️ Yaz" düğmesi e-posta penceresini görevin üzerinde açar — kişi görevden ve yazışmadan kopmaz — ve gönderilen e-posta görevde saklanır: tedarikçiye yazıldığı ve yanıt gelip gelmediği görülür. Bkz. "Görev panosu".
• İş ortağı kartındaki e-posta. Gelen iletilen e-posta, "Şirketler ve faturalar" bölümündeki iş ortağı kartına etkinlik olarak düşer — eşleşme adrese göre aranır ve CRM'in "Otomasyon" bölümündeki bir anahtarla açılır. Karttan geriye, doğrudan e-postaya ve ilgili klasöre bir bağlantı gider.
• Yapay zeka asistanı kıvılcımı postanın üç karmaşık yüzeyinde bulunur — "Klasörler ve kurallar", yapay zeka ajanı ayarları ve "Kendi alan adlarınız": tam da bu bölümü açıklar.

Sınırlamalar#

• Arama, e-postaların gövdesine bakmaz. Adreslere, konuya ve e-postanın başlangıcına göre çalışır; klasör listesi yukarıdan sınırlıdır ve tamamen sekmenin belleğinde tutulur.
• Sunucu tarafında taslak yoktur. Taslak tarayıcıda yaşar: başka bir cihazda görmezsiniz ve bir haftadan eski olan önerilmez.
• cenaly.ru üzerinde yapay zeka ajanlı posta kutusu, otomatik yanıtlayıcı ve teslimat rozeti yoktur. Orada "Yapay zeka ajanı" türünde bir posta kutusu oluşturulamaz; otomatik yanıtlayıcı ayarları kaydedilir ama e-postaları yanıtlayacak kimse yoktur; teslimat ve spam şikayeti olayları yalnızca AWS ortamına gelir. Geri kalan her şey — posta kutuları, klasörler, kurallar, asistanlar — her iki bulutta da çalışır.
• "Yapay zeka karar verir" kuralları anında tetiklenmez — teslimattan sonra birkaç dakika içinde ve her işleme normal bir yapay zeka çağrısı olarak faturalandırılır. Koşula dayalı kurallar anında ve ücretsiz çalışır.
• Bağlanan başkasının posta kutusu silinmez, devre dışı bırakılır — e-postalar sağlayıcıda kalır. Kendi posta kutunuzu silmek ise geri alınamaz: adres serbest kalır, e-postalar silinir.
• Sınırlar: posta kutusu başına 30 klasör ve 20 yerleştirme kuralı, "Erişim"de posta kutusu başına 50 kişi, hesap başına 20 asistan, asistan talimatları en fazla 4000 karakter. Posta kutusunun günlük gönderim limiti ve alıcı sayısı sınırı vardır — bunlara takılırsanız panel size söyler.
• Alan adı hemen onaylanmaz. Alan adının ilk posta kutusu oluşturulduktan sonraki ilk dakikalarda gönderim, "alan adı henüz posta sağlayıcısı tarafından onaylanıyor" notuyla geri dönebilir — bu normaldir.

Sorun giderme#

Belirtilere göre genel inceleme — sorun giderme; hiçbiri işe yaramadıysa bize yazın — nasıl yardım alınır.

Sık sorulan sorular#

Posta barındırma satın almak gerekli mi?#

Hayır. anna@şube.cenaly.com biçimindeki posta kutuları alan adı ve üçüncü taraf sağlayıcı olmadan hemen çalışır. Kendi alan adınız yalnızca adresin kendi adresiniz gibi görünmesi gerekiyorsa gereklidir.

Kendi Gmail'imi tutup yine de panelde çalışabilir miyim?#

Evet — "Kendi posta kutunuzu bağlayın" sihirbazı üç adımda IMAP üzerinden postayı alır ve sizin SMTP'niz üzerinden gönderir. Adres ve e-postalar bu durumda sağlayıcınızda kalır.

Yanıt asistanı ile yapay zeka ajanı arasındaki fark nedir?#

Asistan bir çağrı koçudur: taslağı yazar, e-postayı siz gönderirsiniz. Ajan ise ayrı bir posta kutusu türüdür: gelenleri sizin kurallarınıza göre kendisi ayrıştırır ve izin verdiyseniz kendisi yanıtlar. Ajan yalnızca AWS ortamında bulunur.

Otomatik yanıtlayıcı cenaly.ru üzerinde çalışıyor mu?#

Yapılandırılabilir, ancak orada otomatik yanıtlar gönderilmez: e-postaları yanıtlayan hizmet yalnızca AWS ortamında çalışır. Şu an bu, bölümde ayarın kaydedildiği ama işlemin gerçekleşmediği tek yerdir.

Ortak posta kutusunun e-postalarını kim okur?#

Sahibin "Erişim" sekmesinde erişim verdiği kişiler ve sahibin kendisi. "Oku" düzeyi gerçekten yalnızca okur: gönderme yasağı sunucuda tanımlıdır.

Posta kutusu silinirse e-postalara ne olur?#

Silinirler ve adres yeni bir posta kutusu için serbest kalır. Bu geri alınamaz, bu nedenle onay adresi doğrudan metinde gösterir. Yalnızca e-posta almayı durdurmak istiyorsanız, silmek yerine posta kutusunu devre dışı bırakın.

İlgili bölümler#

• Çalışanlar ve vardiyalar — posta kutusu açılan ve erişim verilen girişler
• İş sohbeti ve misafirler — dahili yazışma ve misafirlerle diyaloglar, posta ile karıştırmayın
• Vardiya görev panosu — doğrudan görev kartından gönderilen e-posta
• Şirketler ve faturalar — gelen e-posta, karşı taraf kartında etkinlik olarak
• Bilgi tabanı — asistanların ve ajanın olguları nereden aldığı
• Yapay zeka modelleri ve kendi anahtarınız — postanın yapay zeka işlevlerinin hangi sağlayıcı üzerinden çalıştığı
• Çağrılar — "Çağrılar" hizmet posta kutusu ve görüşme transkriptleri
• Veriler ve güvenlik — e-postaların nerede tutulduğu ve bunlara kimin erişimi olduğu