Власнику · офіс-менеджеру · керівнику приймання звернень
Робоча пошта бізнесу: листи та доступ команди
Відкривайте лист клієнта чи постачальника в робочій скриньці бізнесу, а не в особистій скриньці співробітника. Команда з наданим доступом бачить листування там само, і після зміни співробітника історія відповідей залишається у бізнесу.
Розділ «Пошта» включено в обліковий запис; зовнішній провайдер, домен і ШІ-чернетки — окремо.
Реєстрація без картки. Для зовнішньої скриньки потрібні дозволений доступ і налаштування провайдера.
Автоматичне надсилання не потрібне для старту. ШІ-помічник готує чернетку; за зміст звичайної відповіді та надсилання відповідає людина.
- Власні та підключені зовнішні скриньки
- Права «читати» та «надсилати» для співробітників
- Відповіді та вкладення в робочому розділі
- робоча адреса
- Скринька
- читати або відповідати
- Доступ
- від імені скриньки
- Відповідь
- що надіслано
- Архів
Лист, відповідь і подальша робота
Прийняти лист
- Вхідні вибраної скриньки
- Пошук, папки й теги
- Лист і вкладення для опрацювання
Надати доступ
- Спільна або особиста робоча скринька
- Права читання окремо від надсилання
- Робота співробітників під власними логінами
Відповісти
- Перевірка адреси відправника й одержувача
- Текст, підпис і вкладення
- Збереження надісланої відповіді
Довести питання до результату
- Окреме доручення на подальшу роботу
- Лист із завдання з прив'язкою до нього
- Перевірка результату керівником
Що потрібно для старту
Одна робоча адреса
Виберіть ящик, який справді потрібен кільком людям. Не переносьте всі особисті листи заради першої перевірки.
У провайдера: домен, ящик і DNS
Ящик, домен і записи DNS залишаються у вашого провайдера; зміна MX — окреме рішення. Для зовнішнього ящика дотримуйтеся інструкції підключення; може знадобитися пароль додатка. Умови та ліміти задає провайдер.
В обліковому записі: читання та відповіді
Призначте чергового та надайте права «читати» або «надсилати». Спільний доступ сам не розподіляє відповідальність за кожен лист.
Перевірений обмін
Друга власна адреса, нейтральний тестовий лист і безпечне вкладення. Перевірте вхідний лист, відповідь і фактичне отримання.
Перший робочий сценарій
- 1
Підключіть одну адресу
У розділі «Пошта» створіть робочу скриньку або підключіть наявну за інструкцією її провайдера. Спершу перевірте доступ, потім переносьте решту адрес.
- 2
Розділіть права
Власник надає доступ потрібним співробітникам: лише читання або право надсилання. Кожен входить під своїм логіном.
- 3
Пройдіть повний обмін
Надішліть тестовий вхідний лист з іншої своєї адреси, дайте відповідь із робочої скриньки та перевірте «Надіслані» й отримання відповіді. Подальшу роботу оформіть окремим завданням.
Перевірте на своєму прикладі
Послідовність дій у продукті. Приклад не є відгуком або обіцянкою результату.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
Прочитати лист і надіслати відповідь: права розділені
Перевірено локальними серверними тестами із заміною поштових сервісів і сховища. Зовнішні листи не надсилалися.
- 1
Читач
Співробітник із доступом лише для читання бачить ящик, але сервер відхиляє його спробу надіслати лист.
Доступ до ящика → - 2
Відправник
Дозволена відповідь передається поштовому сервісу та зберігається в «Надісланих». Тести перевіряють цей шлях окремо для обох хмар.
Відповідь і архів → - 3
Перевірка отримання
Запис у «Надісланих» не доводить отримання листа адресатом. До перенесення листування перевірте обмін між своїми адресами.
Підключення пошти →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
Де це допомагає власнику
Запит клієнта
Приклад: співробітник відповідає з робочої скриньки, керівник може відкрити надіслану відповідь без пересилання на особисту пошту.
Уточнення в постачальника
Приклад: із завдання надсилають лист про строк постачання. Посилання на листування залишається в дорученні.
Новий співробітник
Приклад: спочатку надайте читання, потім право відповідати після перевірки. Пароль від спільної скриньки не потрібно роздавати кожному.
Приклади робочих ситуацій. Економію часу й грошей оцінюйте на своїх операціях.
Вартість скриньки та допомога ШІ — різні витрати
Вартість скриньки та допомога ШІ — різні витрати
Розділ «Пошта» — включене розширення. План облікового запису, зовнішня пошта, домен і платні операції ШІ мають свої умови.
Що врахувати до перенесення пошти
- Розширення «Пошта» включено в обліковий запис
- Зовнішній поштовий провайдер і власний домен оплачуються за своїми умовами
- ШІ-чернетки та агентські дії використовують окремий баланс і правила доступу
- Порівняйте час на пошук листування та передачу питання колезі; строк відповіді клієнту визначає ваша команда
Що можна почати безкоштовно
Почніть із ручного читання та відповіді в одній скриньці. ШІ-помічник і автономний агент для цієї перевірки не потрібні.
Підключити робочу скринькуРеєстрація без картки. Для зовнішньої скриньки потрібні дозволений доступ і налаштування провайдера.
Що врахувати до старту
- Підключення залежить від доступного протоколу, налаштувань і лімітів зовнішнього провайдера; будь-яка скринька без перевірки не обіцяється.
- Власний поштовий домен потребує налаштування DNS. Зміна MX може зупинити приймання в попереднього провайдера; почніть з окремого тесту.
- «Надіслано» не дорівнює «прочитано» або «доставлено».
- Агентські скриньки — окремий режим із правилами та дозволеними діями; звичайна пошта не відповідає автономно.
До перенесення даних перевірте свій сценарій і необхідні підключення.
Часті запитання
Чи потрібно переносити весь поштовий домен?
Ні. Почніть з однієї зовнішньої або нової робочої скриньки. Перенесення домену — окреме налаштування після перевірки обміну.
Чи можна надати співробітнику лише перегляд?
Так. Право читання окремо від права надсилання; обмеження перевіряє сервер.
Чи ШІ надішле відповідь сам?
Поштовий помічник готує чернетку, яку перевіряє та надсилає людина. Автономний агент — це інший режим з окремим налаштуванням; на .ru він недоступний.
Чи можна підготувати відповідь і повернутися до неї пізніше?
Так. Кнопка «Зберегти чернетку» кладе відповідь у «Чернетки» скриньки на сервері разом із цитатою вихідного листа — вона не зникне при закритті вкладки. Чернетку бачать усі, хто має доступ до скриньки; редагує та надсилає співробітник із правом надсилання. Одержувачу нічого не надходить, поки людина не натисне «Надіслати».
Докладніше про кожен екран — у довідці. З чого почати →
Суміжні завдання
Усі рішення →Робочий чат і задачі команди
Доручення команді
Хто робить, до якого строку і чим підтверджено: доручення залишається на дошці, навіть коли обговорення пішло вгору.
Телефонія бізнесу
Дзвінки клієнтів
Робочі номери, черги та запис розмов. Розбір дзвінків і підказки допомагають команді відповідати впевненіше.
Перевірте один лист, одну відповідь і доступ колеги
Підключіть робочу адресу, надайте права та пройдіть обмін між власними скриньками. Після цього переносьте решту листування.
Реєстрація без картки. Для зовнішньої скриньки потрібні дозволений доступ і налаштування провайдера.